Командировка: сложные ситуации

3493
Командировка - это маленькая жизнь. И у нее свои законы. Разумеется, служебные поездки проходят по-разному, но основные правила направления в них и порядок оформления командировочных документов общие. Работодатели должны руководствоваться ими как при установлении локальных правил о командировках, так и при планировании конкретной служебной поездки каждого сотрудника.

Основные условия признания поездки командировкой

1. В поездку направлен работник.

2. Поездка осуществляется в место, находящееся вне места постоянной работы.

3. Поручение работодателя носит производственный характер.

4. Срок поездки определен с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ). При этом не являются командировками служебные поездки сотрудников, которые постоянно работают в пути (например, проводников на железнодорожном транспорте) или которым установлен разъездной характер работы, а также поездки работников на вахту.

Работники могут быть направлены выполнять поручение работодателя в компании, находящиеся как на территории России, так и за границей.

При этом под местом постоянной работы нужно понимать место расположения организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором.

Пример

Если работодатель направляет сотрудника в свое обособленное структурное подразделение, расположенное в другой местности, то это служебная командировка.

Применительно к заграничным командировкам речь может идти о направлении работника в представительство российской компании, находящееся за границей. А может быть и наоборот: работник постоянно работает в российском представительстве иностранной компании и командируется за границу в головной офис или другое заграничное подразделение.

Срок командировки

Срок командировки – период времени, который начинается со дня выезда работника в командировку и заканчивается днем приезда из нее.

Закон не ограничивает стороны в установлении периода поездок и не определяет минимальный и максимальный сроки ни для внутренних, ни для заграничных командировок.

Этот срок целиком зависит от усмотрения работодателя и оценки им объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение), утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 в редакции от 29.07.2015).

Это, конечно, не означает, что работник может быть командирован бессрочно. Командировкой по определению считается служебная поездка на определенный срок, который дается для выполнения работником конкретного служебного поручения. Полагаем, что эту норму следует трактовать буквально и под поручением понимать отдельное задание (пусть и требующее немало времени для его выполнения), но не выполнение всех обязанностей работника, установленных в трудовом договоре. Иначе это было бы уже направлением на работу в другую местность, а не выполнением конкретного служебного задания.

Перед направлением сотрудника в командировку работодатель должен как можно точнее определить ее срок, который и будет указан в командировочных документах.

Еще одна весомая причина правильного определения срока командировки до ее начала – необходимость расчета авансовых выплат, которые работодатель должен выдать сотруднику перед командировкой.

Ситуация 1. Срок командировки изменился

Конечно, иногда поездки завершаются до истечения запланированного срока (работник выполняет весь объем работ в командировке быстрее, чем предполагалось) либо наоборот, командировка длится дольше, чем планировалось. В первом случае оформляется досрочный отзыв из командировки, во втором – ее продление (с пересчетом командировочных расходов).

Ситуация 2. Командировка начинается/заканчивается ночью

Днем выезда в командировку является дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия ТС в место постоянной работы (п. 4 Положения).

Однако нередко работники выезжают в командировки ночью. В таких случаях нужно учитывать, что при отправлении ТС до 24 часов включительно днем отъезда в командировку (приезда из командировки) считают текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

Пример

Если работник едет в командировку на поезде, который отправляется 21 сентября в 23 ч 50 мин, то днем начала командировки будет считаться 21 сентября, несмотря на то что до наступления следующих суток остается всего 10 минут. А значит, сотруднику должны быть выплачены суточные за этот день в полном размере.

Аналогичным образом решается вопрос о дне возвращения работника из командировки, когда самолет (или другое ТС, на котором возвращается работник) прибывает вскоре после наступления полуночи, например в 00 ч 10 мин 23 сентября. Днем прибытия из командировки в этой ситуации будет 23 сентября, и за этот день работнику также положены суточные в полном размере.

Ситуация 3. Вокзал расположен за чертой населенного пункта

Довольно часто, особенно в крупных населенных пунктах, железнодорожная станция, аэропорт или пристань находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена командирующая организация. В этом случае при определении срока командировки нужно также учитывать время, которое необходимо работнику, чтобы доехать до станции, аэропорта или пристани (п. 4 Положения).

Пример

Самолет вылетает 24 сентября в 00 ч 40 мин. Чтобы вовремя попасть в аэропорт, работнику нужно выехать 23 сентября в 20 ч 40 мин. В такой ситуации днем начала командировки будет являться 23 сентября, несмотря на то что в билете указана другая календарная дата.

Командировка: сложные ситуации

Гарантия командированному: сохранение среднего заработка

1. Сохранение места работы (должности) и среднего заработка.

2. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой:
по проезду;
найму жилого помещения;
связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иных произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Средний заработок при командировке рассчитывается стандартным образом согласно ст. 139 ТК РФ и постановлению Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы». Напомним, что при любом режиме работы расчет средней заработной платы сотрудника производится исходя из фактически начисленной ему зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за ним сохраняется средняя зарплата.

Важно учитывать несколько моментов.

1. Выплата сотруднику зарплаты за период командировки будет противоречить положениям ТК РФ, т. к. законом предусмотрено сохранение именно среднего заработка (письмо Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0).

2. Средний заработок за период командировки (включая дни нахождения в пути, в т. ч. время вынужденной остановки в пути) сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения). За приходящиеся на период командировки выходные дни средний заработок не начисляется.

Ситуация 1. Работник привлекался к работе в выходной день

Если в командировке работник привлекался к работе в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле учета рабочего времени дополнительно проставляется код «РВ» (письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291). Если такая необходимость возникла еще до направления работника в командировку, это следует отразить в приказе.

Командированный сотрудник может быть привлечен к работе в выходной принимающей стороной. По возвращении из командировки он должен документально подтвердить эту внеплановую работу.

Если работник во время командировки привлекался к работе в выходной или нерабочий праздничный день, то за такие дни средний заработок не сохраняется, а работа в эти дни оплачивается в соответствии с ТК РФ не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения; письмо Минтруда России от 25.12.2013 № 14-2-337). Работнику по его желанию может быть предоставлен другой день отдыха. Тогда работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается (письмо Минтруда России от 05.09.2013 № 14–2/3044898–4415).

Ситуация 2. В командировку направлен внешний совместитель

При командировании совместителя средний заработок за ним сохраняет тот работодатель, по поручению которого он направлен в служебную поездку.

Пункт 9 Положения предусматривает, что сохранение среднего заработка на обоих местах работы возможно, только если работник направлен в командировку одновременно по основной работе и работе по совместительству. При этом возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

Ситуация 3. В командировку направлен внутренний совместитель

Обратите внимание

Не допускается начисление работнику за один и тот же день (часы) заработной платы и среднего заработка.

Если работник направлен в командировку для выполнения служебного поручения в рамках двух трудовых функций, то за ним сохраняется средний заработок по обоим местам работы.

Он сохраняется и в том случае, если работник командирован для выполнения задания в рамках одного трудового договора, и вот почему. По второму договору заработок будет сохраняться в порядке ст. 155 ТК РФ как за период неисполнения должностных обязанностей по вине работодателя. Это следует отразить в приказе о направлении внутреннего совместителя в командировку.

Гарантия командированному: возмещение расходов

Все остальное, что работодатель должен выплатить работнику, – это расходы, связанные с командировкой. Порядок и размеры их возмещения определяются разными правовыми актами – в зависимости от того, где трудится работник.

Если он работает в федеральном госоргане, государственном внебюджетном фонде РФ, федеральном государственном учреждении, то эти вопросы регулируются Президентом РФ и Правительством РФ (постановления от 02.10.2002 № 729 и от 26.12.2005 № 812, Указ Президента РФ от 18.07.2005 № 813).

Если речь идет о работе в госоргане субъекта РФ, госучреждении субъекта РФ, в органе местного самоуправления, в муниципальном учреждении, то порядок и размеры возмещения расходов определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Не упустите из виду

Остальные работодатели должны закрепить размеры и порядок возмещения командировочных расходов в коллективных договорах или локальных нормативных актах.

Пример оформления Положения о направлении в служебные командировки работников (фрагмент)

Командировка: сложные ситуации

По мнению Роструда, для разных категорий работников (работников, занимающих различные должности) можно предусмотреть дифференцированный размер возмещения командировочных расходов (письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1).

Расходы по проезду

Документы, которыми работник может подтвердить расходы по проезду

1. Авиабилеты или железнодорожные билеты.

2. Чек об оплате проезда на такси.

3. Документы об оплате услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

4. Оправдательные документы, подтверждающие использование служебного транспорта, транспорта, находящегося в собственности работника или в собственности третьих лиц (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

5. Проездные документы, оформленные в электронном виде:
• железнодорожный билет – контрольный купон электронного проездного документа;
• билет на самолет –  маршрут-квитанция  электронного билета и багажная квитанция на бумажном носителе, а также посадочный талон.

Такие расходы командированного, как и любые другие, должны быть подтверждены. Для этого работник должен по возвращении из командировки представить в бухгалтерию проездные документы.

Совет

Построчно переведите на русский язык реквизиты авиабилетов на иностранном языке (Ф. И. О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета). На этом настаивает Минфин России (письмо от 22.03.2010 № 03-03-05/57). Это касается как бумажных, так и электронных проездных документов.

Особо отметим, что проездные документы (а при использовании служебного или личного транспорта – служебная записка с оправдательными документами) служат не только для подтверждения расходов на проезд, но и для определения фактического срока пребывания работника в месте командирования. Поэтому эти документы также подтверждают обоснованность отнесения к командировочным расходам суточных, выплаченных сотруднику.

Расходы по найму жилого помещения

Эти расходы (и срок пребывания) подтверждаются, например, документами по найму жилого помещения, а при проживании в гостинице квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от  25.04.1997 № 490.

Документ о найме жилого помещения, выданный в зарубежном отеле, так же как и проездные документы, нужно построчно перевести на русский язык. Перевод всех подтверждающих документов на русский язык должен осуществляться за счет средств работодателя, т. к. эти расходы связаны со служебной командировкой (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Поэтому если сотрудник самостоятельно оплатил услуги переводчика, то работодатель должен возместить затраты на основании подтверждающего документа.

Не упустите из виду

Перевести упомянутые документы может и работник самой организации-работодателя, если это входит в его обязанности (письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

Учет расходов в целях налогообложения прибыли возможен, если они:

 экономически оправданны;
документально подтверждены

НАЛОГОВЫЙ ВОПРОС

Средний заработок, сохраняемый за работником за период служебной командировки, в соответствии с п. 6 ст. 255 Налогового кодекса РФ включается в состав расходов на оплату труда, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, только если командировка носит производственный характер. Также суммы среднего заработка облагаются налогом на доходы физических лиц и включаются в базу для начисления страховых взносов.

Суточные

Суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием работника вне места жительства.

Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в т. ч. за время вынужденной остановки в пути. Суточные, как правило, устанавливаются дифференцированно – для командировок по России и загранкомандировок (могут быть установлены разные размеры суточных для поездок по странам СНГ, Западной Европы, Америки и т. п.).

При дифференцированных размерах суточных командированному работнику за время нахождения в пути они выплачиваются:

  • при проезде по территории России – в размере, определенном для командировок по России, если иное не установлено трудовым законодательством;
  • при проезде по территории иностранного государства – в размере, установленном для загранкомандировок, если иное не установлено трудовым законодательством.

Таким образом, размер суточных меняется с российского на заграничный не с того дня, когда транспортное средство достигнет места назначения, а со дня пересечения российской границы (это актуально при перемещении на поезде, а также при длительных авиаперелетах за границу с пересадками).

Не упустите из виду

Особые правила действуют в отношении валюты, в которой выплачиваются суточные при загранкомандировках. Так, при выезде из России суточные за день пересечения границы выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом. При въезде в Россию суточные за день пересечения российской границы выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ (п. 18 Положения).

Если работник направлен в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник.

пример

В локальном нормативном акте организации установлен следующий размер суточных: 2,5 тыс. руб. – при командировках в страны СНГ, 3 тыс. руб. – при командировках в страны Евросоюза. Работник 23 сентября прилетает из Москвы в Варшаву, а 24 сентября – из Варшавы в Минск. За 23 сентября ему выплачиваются суточные в евро в размере, эквивалентном 3 тыс. руб., а за 24 сентября – в белорусских рублях в размере, эквивалентном 2,5 тыс. руб.

Обратите внимание

С 8 августа 2015 г. в случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования.

Даты пересечения границы (выбытия из одной страны в другую) определяются по отметкам пограничных органов в загранпаспорте работника (п. 18 Положения). При командировках в страны СНГ, на границе с которыми в документах не проставляются отметки о выезде и въезде, даты пересечения границы определяются по проездным документам (п. 19 Положения).

Для однодневных загранкомандировок установлено особое правило о размерах суточных: в этом случае по общему правилу они выплачиваются в иностранной валюте в размере 50% от размера, установленного для загранкомандировок коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 20 Положения).

СИТУАЦИЯ

Наш сотрудник задержался с возвращением из командировки. Фактически вышел на работу на день позже. Как он утверждает, его вины в этом нет – задержка была вызвана переносом рейса из-за плохих метеоусловий. Что мы должны предпринять? Должна ли бухгалтерия оплачивать этот дополнительный (незапланированный!) день командировки?

Работники нередко задерживаются в пути в связи с переносом рейса или по иной уважительной причине. В этом случае они должны по приезде представить работодателю документ, подтверждающий причину задержки. Например, в вашем случае это может быть справка от авиакомпании о задержке рейса.

При наличии такого документа вы обязаны заплатить сотруднику суточные и сохранить средний заработок еще и за день задержки.

Кстати, если работник в период задержки проживал в гостинице, то на основании счета из нее вы должны компенсировать и расходы за наем жилья (п. 19 Положения, письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-04/2/244).

Иные командировочные расходы

Помимо расходов на проезд, наем жилого помещения и суточных у работника могут возникнуть и иные расходы, производимые с разрешения или с ведома работодателя. Каждый работодатель вправе решить, какие расходы, при каких условиях и в каких размерах он будет возмещать, а также предусмотреть их перечень в своем локальном нормативном акте.

При загранкомандировке это могут быть (п. 23 Положения):

  • расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи и сборы.

Для возмещения данных расходов работник также должен подтвердить их соответствующими документами, например счетами.

СИТУАЦИЯ

Вернувшись из командировки, сотрудник представил документы, подтверждающие его расходы. В результате выяснилось, что они меньше выданного ему аванса. Имеем ли мы право удержать излишне выплаченные суммы из зарплаты, или работник сам должен вернуть их в кассу организации?

Неизрасходованные суммы, как мы уже говорили, работник должен вернуть в кассу организации. Если он этого не сделал, то соответствующая сумма может быть удержана вами из его зарплаты (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

По закону решение об удержании работодатель вправе принять в течение месяца со дня окончания срока, который был определен для возвращения аванса. Однако учтите, что сделать это можно, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

В противном случае взыскать с работника невозвращенные суммы аванса можно будет только через суд.

Командировка: сложные ситуации

Страна Командировка
Мальчик Коля из мультфильма «Наш друг Пишичитай» думал, что Командировка – это суровая страна, где живут одни командиры. Туда не берут маленьких и даже мам. Командиры в шлемах с саблями скачут на конях, им нельзя отдохнуть до конца Командировки, а она длинная. И командиры скучают по дому на полном скаку…
А что думают о командировках современные взрослые? Это выяснял в своем опросе портал hh.ru.

Направление в командировку

Направление в командировку и оформление командировочных документов проходит в несколько этапов.

ЭТАП 1. Убедиться, что работника можно направить в командировку

Запрещено направлять в командировку (даже с их согласия):

Единственное исключение: данный запрет не распространяется на несовершеннолетних, относящихся к творческим работникам, а также к профессиональным спортсменам (ст. 268, ч. 3 ст. 3488 ТК РФ).

ЭТАП 2. Получить письменное согласие работника (если требуется)

У отдельных категорий работников предварительно (до издания приказа о направлении в командировку) требуется получить письменное согласие на командировку. К ним относятся:

  • женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
  • матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без матери;
  • работники, имеющие детей-инвалидов;
  • работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Однако для направления подобных сотрудников только письменного согласия недостаточно. У них также должны отсутствовать противопоказания по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением. Причем работодатель обязан письменно уведомить этих работников о праве на отказ от направления в командировку.

Таким образом, если речь идет именно о таком работнике, то работодатель на этом этапе должен:

  • письменно уведомить работника о его праве отказаться от командировки;
  • получить письменное согласие работника на его направление в командировку;
  • получить от работника медицинское заключение, подтверждающее отсутствие противопоказаний для направления в командировку.

Только после совершения этих действий можно переходить к следующему этапу.

ЭТАП 3. Издать приказ о направлении работника в командировку

С 8 января 2015 г. процедура оформления командировки заметно упрощена: теперь не обязательно составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение и получать у работника отчет о выполненном поручении. Многие работодатели посчитали нужным придерживаться прежнего порядка: они не вносили изменения в свои локальные положения, а формы документов будут утверждать в составе бухгалтерской учетной политики на следующий календарный год. Тем работодателям, которые перешли на упрощенный порядок, достаточно зафиксировать цель и даты командировки в приказе о направлении работника в командировку. На то, что работник направляется в командировку на основании письменного решения работодателя, указывает п. 3 Положения в новой редакции.

В компаниях негосударственного сектора этот приказ разрабатывается работодателем и утверждается им в составе учетной бухгалтерской политики. Госкомпании продолжают использовать унифицированные формы № Т-9 и Т-9а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Правильное оформление:

Если в вашей компании принято решение больше не оформлять служебное задание, то в качестве основания издания приказа можно приводить реквизиты документа, исходя из которого формулируется цель командировки. Например, это может быть приказ о назначении проверки в филиале организации, приглашение на конференцию, полученное из другой организации, и др.

С приказом о направлении в командировку работник должен быть ознакомлен под подпись.

ЭТАП 4. Выдать работнику аванс

Способы выдачи аванса

  • наличными в кассе организации (письмо Банка России от 30.07.2007 № 36–3/1381);
  • на банковскую карту с корпоративного счета организации в иностранной валюте;
  • на зарплатную банковскую карту сотрудника.

Для оплаты проезда, найма жилья и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, перед отъездом в командировку работодатель обязан выдать работнику аванс (п. 10 Положения). Для этого бухгалтер составляет соответствующую смету (расчет) исходя из предполагаемой продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации. Смета подписывается главным бухгалтером и руководителем организации.

ЭТАП 5. Проставить отметку о выбытии в журнале учета командировок

Информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н).

Правительство РФ своим постановлением от 29.07.2015 № 771, вступившим в силу 8 августа 2015 г., исключило из Положения п. 8, устанавливающий, что порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Минтрудом России. В то же время указанный выше приказ Минздравсоцразвития России не отменен.

ЭТАП 6. Отразить командировку работника в табеле учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), в т. ч. и в период командирования.

При заполнении табеля учета рабочего времени дни, приходящиеся на период командировки, отмечаются буквенным (К) или цифровым (06) кодом, продолжительность отработанного времени не указывается (при работе в выходной день используется дополнительный код «РВ»).

ЭТАП 7. Возместить работнику расходы, произведенные в командировке

По возвращении сотрудника из командировки важно определить фактический срок его пребывания в поездке.

Это позволит вам:

  • пересчитать суммы командировочных расходов (если срок командировки оказался длиннее или короче первоначально запланированного);
  • подтвердить целевое расходование аванса, выданного работнику.

Не упустите из виду

По возвращении из командировки работник должен в течение трех рабочих дней представить работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах (п. 26 Положения). К нему сотрудник должен приложить документы о расходах, связанных с командировкой. На основании полученных документов работодатель обязан возместить ему все расходы, понесенные в связи с поездкой. Если выяснится, что работник израсходовал б’ольшую сумму, чем выданный аванс, работодатель должен возместить ему перерасход. И наоборот, неизрасходованные суммы командированный обязан вернуть в кассу работодателя. В случае с загранкомандировкой работник может вернуть неизрасходованные суммы как в иностранной валюте, в которой они были выданы, так и в российских рублях.

Если командированный сотрудник тратил деньги за границей в иностранной валюте, то величина командировочных расходов должна определяться исходя из потраченной им суммы, подтвержденной справкой о покупке валюты (письмо ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408). Если же справки о покупке валюты не сохранились, командировочные расходы определяются по курсу на дату утверждения авансового отчета.

Командировка: сложные ситуацииМНЕНИЕ ЭКСПЕРТА
О планировании служебной командировки

Татьяна Скоробогатова, менеджер по персоналу ЗАО «Юнитэк-Инжениринг»

Командировки помимо решения организационных и финансовых вопросов требуют еще и больших затрат рабочего и личного времени сотрудников. Чтобы избежать значительных потерь времени и неудобств в служебной поездке, нужно заранее:

  • подготовить необходимые документы;
  • разработать маршрут деловой поездки;
  • определить, какой вид транспорта и какой класс комфорта использовать;
  • подобрать место проживания.

Для работника нелишним будет заранее решить и личные вопросы: какую одежду, вещи и документы нужно взять в поездку, собрать багаж и т. д. Цели и срок командировки определяет работодатель. В некоторых компаниях для удобства заполняется заявка на командировку.

Пример оформления заявки на командировку

Командировка: сложные ситуации

В ней подробно описываются место поездки, запланированные сроки, решаемые задачи, встречи с контактными лицами, статьи расходов и т. д.Если работник отправляется в служебную поездку впервые, желательно подготовить для него ознакомительную инструкцию – памятку, в которой по шагам расписать все необходимые действия.

Пример оформления инструкции для сотрудника, выезжающего в командировку

Командировка: сложные ситуации

После того как работодатель определится с поручением, сроками его выполнения и издаст приказ о направлении работника в командировку, копию документа следует направить в бухгалтерию для начисления аванса, а также в секретариат или другое подразделение, сотрудники которого отвечают за заказ билетов, такси, бронирование гостиницы и т. д. 

Пример оформления приказа о направлении работника в служебную командировку

Командировка: сложные ситуации

Ниже представлена заполненная форма для организации деловой поездки, в соответствии с которой секретарь компании будет осуществлять заказ необходимых документов: виз, авиа- и железнодорожных билетов, страховок, гостиниц, VIP-услуг и/или организацию трансфера.

Форма для организации деловой поездки

Командировка: сложные ситуации



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль