График отпусков – необходимость, а не формальность

2298
Одни специалисты считают график отпусков локальным нормативным актом, другие утверждают, что это локальный документ работодателя (и они правы, поскольку график не содержит никаких нормативных положений). Но если о статусе графика можно спорить, то его обязательность ни у кого не вызывает сомнений. График отпусков прямо назван в Трудовом кодексе РФ, так что за его отсутствие работодателя могут оштрафовать. ну, а в разгар сезона отпусков польза графика и вовсе очевидна.
График отпусков – документ, определяющий порядок предоставления работникам отпусков в течение календарного года.

Право на отпуск по общему правилу возникает у сотрудника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в организации. Причем в первый год работы сотрудник идет в отпуск по своему заявлению, а далее в порядке очередности, которая установлена работодателем.

Согласно ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков (основных и дополнительных) определяется соответствующим графиком, который утверждается ежегодно не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является обязательным как для работников, так и для работодателя.

Правда, многие работодатели, утверждая этот документ для проформы, считают, что занимаются мартышкиным трудом, поскольку отпуска сотрудники все равно используют по заявлениям, а значит, график – пустая формальность.

Не пустая. И не формальность. Приведем основные доводы в пользу составления графика.

Планирование рабочего процесса и расходов компании

Обратите внимание

При планировании отпусков сотрудников можно и нужно принимать во внимание рекомендации менеджеров, которые организуют работу структурных подразделений.

1. График отпусков является обязательным для работников документом. Требовать предоставления отпуска вне графика могут лишь отдельные сотрудники – большинство из них таким правом не обладает. Утвержденный график дает полное представление о том, когда кто будет отсутствовать, и, следовательно, позволяет планировать работу конкретного сотрудника, его коллег и целых структурных подразделений на год вперед.
Здесь нужно добавить, что вопреки распространенному мнению при составлении графика работодатель не обязан учитывать пожелания работников. В обязательном порядке учитывается только мнение выборного органа первичной профсоюзной организации. Да и то при условии, что в компании есть профсоюз (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Об учете пожеланий работников при составлении графика отпусков говорилось в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от  05.01.2004 № 1. Но эти Указания носят исключительно рекомендательный характер.
Более того, сам факт учета пожеланий и даже мотивированного мнения профкома не предполагает согласования графика с работниками и профсоюзом. Решающее слово все равно остается за работодателем. График отпусков он утверждает самостоятельно.

2. При наличии графика работодателю намного проще сформировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков.
Так, в соответствии с п. 1 ст. 324.1 Налогового кодекса РФ налогоплательщик, принявший решение о равномерном учете для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков работникам, обязан отразить в учетной политике для целей налогообложения принятый им способ резервирования, определить предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.
Как формируется резерв расходов на оплату отпусков? Налогоплательщик должен составить смету, в которой отражается расчет размера ежемесячных отчислений в резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов с этих расходов:

  • на обязательное пенсионное страхование;
  • обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
  • обязательное медицинское страхование;
  • обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

При этом процент отчислений в резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

НА ЗАМЕТКУ

При составлении графика отпусков нельзя допускать дискриминации отдельных сотрудников

Дискриминация, какой бы она ни была, прямо запрещается законом (ст. 3 ТК РФ).

Работодателю предоставлено исключительное право определять даты отпусков. Но это не значит, что он может злоупотреблять таким правом. Представим себе следующую ситуацию: работник мечтает уйти в отпуск летом, а работодатель, зная об этом, намеренно отправляет его в отпуск зимой. И так на протяжении нескольких лет подряд. Справедливо ли это? Нет, конечно.

А если другому сотруднику работодатель идет навстречу и предоставляет отпуск, когда тому захочется, даже в летнее время, то это уже самая настоящая дискриминация по отношению к работнику, которому отпуск стабильно без всякой производственной необходимости назначается зимой.

Увольнение за самовольный уход в отпуск

Нарушения, признаваемые прогулом

1. Невыход на работу в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности.

2. Отсутствие на рабочем месте более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).

3. Уход с работы без предупреждения работодателя, в т. ч. до окончания действия трудового договора и до истечения срока предупреждения об увольнении.

4. Самовольное использование дней отгулов, а также самовольный уход в отпуск (основной, дополнительный).

Если работник уйдет в отпуск не по графику и без согласования с работодателем, его можно будет уволить за прогул на основании подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ.

При этом необходимо учитывать, что не является прогулом использование работником дней отдыха, если:

  • работодатель в нарушение предусмотренной законом обязанности отказал в их предоставлении;
  • время использования работником таких дней не зависело от усмотрения работодателя.

Так, в законе перечислены случаи, когда отпуск предоставляется работнику по заявлению независимо от того, какие даты были запланированы в графике.

1. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

2. Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если совместитель еще не отработал шести месяцев, то авансом (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).

3. Супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих и той же продолжительности. Часть отпуска супругов военнослужащих, превышающая длительность ежегодного отпуска по основному месту их работы, предоставляется без сохранения заработной платы (п. 11 ст. 11 Федерального закона от  27.05.1998 №  76-ФЗ «О статусе военнослужащих»).

Все перечисленные работники не обязаны заранее сообщать работодателю, когда они планируют использовать свой отпуск.

Иногда работодатели пытаются не пустить «льготников» в отпуск: мол, сами виноваты – не предупредили при составлении графика о намерении использовать отпуск вместе с  супругом-военнослужащим или одновременно с отпуском по основному месту работы.

Во всех остальных случаях, когда у работника нет права требовать предоставления отпуска вне графика, запланированные даты для него обязательны. Если он захочет отдохнуть в другое время, то должен будет согласовать это с работодателем: отпуск вне графика предоставляется только по соглашению сторон. В противном случае работодатель может уволить работника за самовольное использование отпуска, а одним из доказательств прогула будет утвержденный график отпусков.

Если график не утвержден

Обратите внимание

График отпусков хранится в течение одного года, следующего за годом предоставления отпусков.

Требование о наличии графика отпусков предусмотрено ч. 1 ст. 123 ТК РФ, а значит, за его отсутствие работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

пример

Государственная инспекция труда Чеченской Республики в 2013 г. провела 234 проверки по вопросам использования рабочего времени и времени отдыха, выявив 341 нарушение действующего законодательства.

Наиболее характерными нарушениями режима труда и отдыха названы:

  • отсутствие графика отпусков;
  • предоставление, а также оплата ежегодных оплачиваемых отпусков сверх установленных законом сроков;
  • отсутствие предупреждений (не менее чем за две недели) о времени начала отпуска.

Таким образом, работодатель должен быть готов к тому, что во время проверки инспектор труда попросит предъявить график отпусков на текущий и за предыдущий годы, а в случае их отсутствия укажет на нарушение трудового законодательства и выдаст предписание об устранении данного нарушения, подлежащее обязательному исполнению.

Чтобы отсутствие графиков за все предыдущие годы не было расценено как нарушение, необходимо провести экспертизу ценности документов и выделить их к уничтожению, а сами графики ликвидировать, составив акт об уничтожении дел с истекшими сроками хранения.

НА ЗАМЕТКУ

Индивидуальные предприниматели могут обходиться без графика отпусков

В статье 305 ТК РФ сказано, что порядок предоставления выходных дней и ежегодных оплачиваемых отпусков работникам, занятым у работодателей – физических лиц, определяется по соглашению между ними. При этом продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска у таких работников не может быть меньше установленной ТК РФ.

Если учесть, что норма ст. 305 ТК РФ является специальной по отношению к норме ст. 123 ТК РФ, получается, что работодатели – физические лица, включая индивидуальных предпринимателей, не обязаны утверждать график отпусков.

Роструд в целом придерживается такого же мнения. В его письме от  20.12.2011 №  3683-6-1 отмечается, что для указанных работодателей график отпусков не является обязательным документом, но при большом количестве работников его составление целесообразно.

График отпусков – необходимость, а не формальность



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль