Выдача трудовой книжки работнику

827
Долгие годы работники Пенсионного фонда РФ требовали оригинал трудовой книжки для оформления пенсии, а сотрудники отдела кадров компании, где хранилась книжка, не имели правовых оснований для выдачи этого документа и не могли избавить компанию от ответственности за его ненадлежащее хранение. Чего только кадровики не придумывали, пытаясь найти выход из этой ситуации! Выдавали книжки на свой страх и риск под расписки будущих пенсионеров, ездили с трудовыми в отделения Пенсионного фонда лично, только чтобы не выпускать их из рук. А уж сколько книжек не вернулось из этого путешествия за оформлением пенсии - то ли по вине нерадивых владельцев, то ли из-за ошибок работников фонда - и не сосчитать... И вот наконец законодательное решение этой проблемы найдено. Теперь работодатель не только может, но и обязан выдать работнику трудовую книжку для назначения пенсии. Но как правильно это сделать? В нормативных правовых актах эти вопросы не решены, подскажем вариант оформления.

Без преувеличения долгожданные изменения были внесены в статью 62 Трудового кодекса РФ Федеральным законом от 21.07.2014 № 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов „О страховых пенсиях“ и „О накопительной пенсии“».

С 1 января 2015 г. по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему:

  • копии документов, связанных с работой;
  • трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения).

Нас интересует второй пункт — обязанность выдать трудовую книжку в целях обязательного социального страхования, что ранее было запрещено. Поступая на работу, сотрудник сдавал книжку работодателю и мог получить ее обратно только при увольнении. Другого нормативные правовые акты не предполагали.

В связи с нововведениями обязанности появились и у работника. Так, статья 62 ТК РФ дополнена частью 4, в соответствии с которой сотрудник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Обратите внимание
С 1 января 2015 г. для подтверждения страхового стажа работник должен предъявлять подлинник трудовой книжки — документа, подтверждающего периоды работы по трудовому договору (п. 11 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховой пенсии, утв. постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015)

И хотя ТК РФ не перечисляет виды обязательного социального страхования, в целях которых выдается трудовая книжка, понятно, что речь идет прежде всего об обязательном пенсионном страховании. Можно предположить, что соответствующие изменения будут внесены также в административные регламенты по оформлению выплат в связи с обязательным социальным страхованием. И во всех случаях, когда для оформления потребуется оригинал трудовой, сотрудник должен будет написать соответствующее заявление, а работодатель не позднее трех рабочих дней (а лучше, конечно, как можно раньше) — выдать ему трудовую книжку.

Пример оформления заявления о выдаче трудовой книжки

Выдача трудовой книжки работнику

Увеличить изображение

Основная проблема, которую должны решить сейчас специалисты, ответственные за хранение и ведение трудовых книжек, — это как правильно оформить ее получение сотрудником, а затем возврат на хранение в организацию. Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», по-прежнему предусмотрен единственный случай выдачи работнику трудовой — при его увольнении (прекращении трудового договора). Как оформлять выдачу трудовой книжки для оформления пенсии в условиях недостаточной правовой регламентации?

Но для этих документов предусмотрена обязательная регистрация, причем форма регистрационной книги предусмотрена нормативными актами. Так, до 1 января 2015 г. трудовая книжка выдавалась лицом, ответственным за их учет и выдачу, только при увольнении и только под подпись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — Книга учета), форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Однако эта форма не предусматривает выдачи трудовой с возвратом в отдел кадров. Конечно, можно и сейчас при выдаче трудовой книжки в графе 12 Книги учета сделать, например, отметку о цели выдачи документа, а после его возвращения заново зарегистрировать прием трудовой на хранение. Но мы думаем, что это не совсем правильный вариант в рассматриваемой ситуации.

Книга учета предназначена для регистрации приема и выдачи трудовых книжек в момент приема на работу и увольнения. Полагаем, что для этих целей она и должна использоваться впредь. Тогда в одной строке, оформленной при приеме от работника трудовой книжки, будет содержаться вся необходимая информация, включая дату выдачи при увольнении и личную подпись владельца. А вот для целей временной выдачи (таких случаев, кстати, может быть несколько даже в одном календарном году) мы рекомендуем завести отдельную регистрационную форму и фиксировать в ней причины и даты выдачи трудовых книжек, а также числа, когда они были возвращены на хранение работодателю. Такая учетная форма, кстати, позволит отслеживать, где находится та или иная книжка и когда приблизительно стоит ожидать ее возвращения. Кстати, если за время работы в компании сотруднику был оформлен вкладыш, выдачи книжки с вкладышем также специально отражаются в обеих Книгах, что мы и показали в приложениях 2 и 3.

Пример оформления книги регистрации временной выдачи трудовых книжек и вкладышей в них (фрагмент)

Выдача трудовой книжки работнику

Увеличить изображение

Пример оформления книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (фрагмент)

Выдача трудовой книжки работнику

Увеличить изображение

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль