Трудовые книжки

Оформление трудовой книжки. Титульный лист трудовой книжки. Исправление ошибок на первой странице трудовой книжки. Запись в трудовой книжке при приеме на работу. Ведение трудовых книжек. Запись в трудовой книжке об образовании. Как исправить запись в трудовой книжке? Выдача трудовой книжки.

Оформление трудовой книжки

Основными нормативными документами, регламентирующими работу по ведению трудовых книжек, помимо Трудового кодекса РФ, являются:

  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках".
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

По общему правилу работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Таким образом, получается, что, если по каким-либо причинам работник проработал у работодателя менее пяти дней, запись в трудовую книжку работника делать не нужно.

Совет при оформлении трудовой книжки

Однако не рекомендуем трактовать данную норму закона о сроках внесения записей в трудовую книжку столь принципиально, ведь трудовой договор уже заключен, работник, хоть и три дня, но отработал, соответственно имеет право на отражение данной информации в своем основном документе о трудовой деятельности.

Поэтому, по нашему мнению, при наличии желания на то работника, необходимо внести ему запись о работе, даже если он отработал менее пяти дней.

На работника, поступающего на работу впервые, трудовую книжку нужно оформить не позднее недельного срока со дня приема работника на работу (п. 8 Правил). Обязанность по ведению трудовых книжек возлагается на всех работодателей (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), а именно:

  • на организации;
  • на индивидуальных предпринимателей.

По общему правилу, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). Однако из этого правила есть исключения:

  • работник поступает на работу и заключает трудовой договор впервые (т.е. он нигде раньше не работал по трудовому договору).

Обратите внимание при оформлении трудовой книжки впервые

Что нужно для оформления трудовой книжки? Трудовое законодательство не обязывает работника подтверждать письменно, что трудовая книжка у него действительно отсутствует, а также писать какие-либо заявления об этом, в случае если он устраивается на работу впервые. Данное заявление предусмотрено в ст. 65 ТК РФ лишь в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине.

На основании п. 9 Правил в трудовую книжку при ее оформлении должны быть внесены следующие сведения о работнике:

  1. Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  2. Образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Предусмотренные этим пунктом Правил сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются в соответствии с требованиями п. 2.1 Инструкции.

Оформление записи в трудовой книжке на первой странице (титульном листе) о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании, например, студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательной организации и т. п. После окончания работником учебного заведения на основании соответствующего документа о его окончании в трудовую книжку работника следует внести изменения, как того требует п. 2.4 Инструкции. Согласно этому пункту изменение на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей. При этом следует отметить, что ранее внесенные записи об образовании не зачеркиваются.

Очень часто в трудовых книжках применительно к рассматриваемой ситуации можно встретить запись о том, что до поступления на работу работник трудового стажа не имел. Между тем, законодательство не предусматривает внесение в трудовую книжку такого рода формулировок.

Также необходимо учитывать, что в соответствии с порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединением "Гознак", а работодатель может приобретать их у распространителей, отвечающих требованиям Объединения "Гознак". Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо осуществляется работодателем самостоятельно со склада

Объединения "Гознак" или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ. Кроме этого, в п. 44 Правил установлено, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вести учет бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в приходно-расходной книге. В этой книге отражаются только записи по новым (ранее не заполненным) бланкам. Форма книги имеет графу, в которой необходимо указать, от кого получен бланк трудовой книжки;

  • работник поступает на работу на условиях совместительства (в этом случае трудовая книжка ведется по основному месту работы (ст. 66ТК РФ));
  • трудовая книжка работника отсутствует в связи с утратой, повреждением или по иной причине (в этом случае работодатель должен оформить работнику новую на основании его письменного заявления с указанием причины отсутствия трудовой книжки).

Сведения о работе в трудовую книжку могут не вносится, а трудовая книжка может не оформляться при приеме работника на дистанционную работу, если на то есть соглашение сторон трудового договора (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

Титульный лист трудовой книжки

Трудовая книжка – личный документ работника. А вот оформляют его и вносят важнейшую информацию на первую страницу совершенно посторонние люди. И хорошо, если сотрудник отдела кадров за свою жизнь уже сотню трудовых книжек завел… Впрочем, ошибаются даже опытные и ответственные работники.

Последствия таких ошибок очень серьезные. При любом несовпадении в имени, отчестве, фамилии, дате рождения с паспортными данными у работника возникнут проблемы с назначением пенсии. Фотографии же в книжке нет! 

Как исправить ошибку в титульном листе трудовой книжки?

Заполнение титульного листа трудовой книжки часто приволит к ошибкам. Поэтому сотрудники службы кадров, работающие с трудовыми книжками, довольно часто находят там недочеты. Да и сами не застрахованы от ошибок в титульном листе трудовой книжки. Но, к сожалению, не всегда неточные сведения можно дополнить и  внести изменения в титульный лист трудовой книжки.

Кстати, многие кадровики не видят проблемы в исправлениях на титульном листе трудовой книжки, ссылаясь на то, что правила исправления подробно прописаны в нормативных актах и нужно только точно им следовать. Что ж, давайте вспомним, об исправлении каких ошибок говорится в нормативных актах.

Основной документ, которым руководствуются коллеги при ведении трудовых книжек, – Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» . В случае выявления в этом документе неправильной или неточной записи Правила предлагают ее исправить. Причем внести исправления может как работодатель, сделавший неправильную или неточную запись, так и работодатель по новому месту работы (п. 27 Правил).

Вроде бы все просто: обнаружили ошибку в титульном листе при приеме на работу – исправили сами или отправили сотрудника в организацию, где кадровик таким невнимательным оказался. Но на самом деле в титульном листе трудовой книжки исправления не предполагаются. Изменять ошибочные записи можно только в разделах, содержащих сведения о работе или о награждении.

Исправление ошибок на первой странице трудовой книжки

Многие кадровики, руководствуясь п. 26 Правил, исправляют ошибки в сведениях о работнике следующим образом: зачеркивают неправильно написанные фамилию, имя, отчество, дату рождения. Далее вписывают верный вариант и на обложке делают отметку, что исправления внесены на основании паспорта работника. Однако Правила не допускают подобные исправления.

В указанном пункте говорится об изменении сведений.
Правила (п. 27) содержат нормы об исправлении неправильных записей на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (а не на основании паспорта, свидетельства о рождении и других личных документов граждан), т. е. речь идет об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки. Аналогично в п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв.постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция), говорится о признании недействительными и исправлении только записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Работодатель по последнему месту работы может только изменить записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения (п. 26 Правил). Такие изменения делаются на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Сведения об образовании, профессии и специальности не изменяют, а дополняют на основании документов об образовании.

Правила заполнения титульного листа трудовой книжки

Первичное оформление трудовой книжки начинается с заполнения титульного листа, куда вписываются сведения о работнике (п. 9 Правил, п. 2.1–2.4 Инструкции):

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата рождения;
  • образование;
  • профессия, специальность.

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами.
Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год.
Даты записываются арабскими цифрами (по две для обозначения числа и месяца, четыре для года), например: дата рождения – 09.04.1983.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения сотрудника указываются на основании паспорта.

Внести в трудовую книжку запись об образовании можно на основании имеющихся у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации. Заполнение строки титульного листа трудовой книжки «Профессия, специальность» служат документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки).

Квалификация в титульном листе трудовой книжки

Например, вместо специальности «бухгалтерский учет, анализ и аудит» в титульном листе трудовой книжки записывают квалификацию «экономист». В некоторых ситуациях это происходит не столько от отсутствия знаний у кадровиков, сколько из-за невозможности выполнить все требования Инструкции: записи должны производиться «без каких-либо сокращений», а наименование специальности занимает много места. В титульном листе трудовой книжки этого места явно недостаточно, поэтому сделать правильную (точную) запись не всегда возможно. Так что в некоторых случаях указание квалификации вместо специальности в титульном листе объясняется нестыковкой между требованиями Инструкции, размерами бланка трудовой книжки и наименованиями, содержащимися в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию (ОКСО).

Такая вынужденная неточность при внесении сведений в трудовую книжку не влечет негативных последствий для работника. По нашему мнению, не должна она иметь последствий и для кадровика, который произвел подобную запись. Однако на практике инспекторы ГИТ, которые проводят проверку соблюдения правил ведения и хранения трудовых книжек, указывают на эти ошибки и вносят их в документы, составляемые по результатам проверки: акты, предписания, протоколы об административном правонарушении. В подобной ситуации предлагаем вам поинтересоваться у инспектора, как разместить на титульном листе трудовой книжки полное наименование специальности, если оно очень длинное.

Далее нужно указать дату заполнения трудовой книжки. Обратите внимание: она может не совпадать с датой начала работы. В этом нет ошибки, так как работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого проработавшего свыше пяти дней.

Кстати, несмотря на указание, данное в п. 1.1 Инструкции, во всех разделах записывать даты цифрами для «даты заполнения» оставлена строка: «     »  20      г.», явно требующая смешанного, буквенно-цифрового обозначения.

Внесенные в титульный лист сведения о работнике заверяются подписью работника в трудовой книжке.

Роспись в трудовой книжке

Прежде чем поставить подпись в трудовой книжке. работник должен проверить правильность внесенных сведений. Всегда обращайте внимание владельца документа на этот момент. В том числе и потому, что исправление ошибок в этой части трудовой невозможно.

Последний реквизит, который должен быть оформлен на титульном листе трудовой книжки, – это ваша подпись.

Совет при оформлении реквизита на титульном листе трудовой книжки

При оформлении реквизита «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» вместо подписи разборчиво пишите фамилию.

В титульном листе трудовой книжки указано, что подпись должна быть проставлена «разборчиво». Однако, по определению ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», подпись – это «собственноручная роспись», которая по определению не может быть разборчивой. В трудовых книжках можно увидеть, насколько по-разному понимают кадровики наказ о «разборчивой подписи»: ставят неразборчивую личную подпись; ставят подпись и ее расшифровку; не ставят подпись, а пишут фамилию. В связи с этим мы рекомендуем при оформлении титульного листа вместо личной подписи разборчиво писать свою фамилию. И кстати, указывать расшифровку подписи в этой строке не требуется.

Приведем пример правильно оформленной первой страницы трудовой книжки (скачать)

Обязательна ли печать на титульном листе трудовой книжки?

Титульный лист заверяется печатью работодателя, который впервые оформил работнику трудовую книжку (п. 35 Правил).

Как быть, если на титульном листе трудовой книжки нет печати? Недавно произошли изменения гражданского законодательства. Ранее все компании должны были иметь круглую печать, на которой указывалось наименование организации и адрес. С 7 апреля 2015 г. Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ печати признаны необязательным элементом делового оборота.

Таким образом, теперь работодатель может вообще не иметь печати. Как же быть в таком случае с требованиями п. 35 Правил? Специалисты дают разные рекомендации.

Мнение 1. От использования печатей отказываться не стоит. Хотя бы потому, что она необходима при заполнении трудовых книжек.

Мнение 2. Правила оформления документов, в т. ч. трудовых книжек, не должны влиять на решение руководства компании, использовать или нет печать. Требования федерального закона имеют преимущество перед нормами, установленными Правительством РФ.

Наша точка зрения. Полагаем, что, если печати в компании нет (сведения о ее наличии не внесены в Устав, и она не применяется при оформлении документов, будь то трудовые книжки, трудовые договоры, другие документы), это не должно повлечь негативных последствий, в т. ч. признания недействительными всех документов, оформленных без печати (если требования к наличию оттиска печати не установлены федеральным законом). Организация действует в рамках, предусмотренных законодательством, и это не может быть признано незаконным. Решение в любом случае остается за вашей компанией.

Но это все теория, а на практике ошибки все-таки случаются. Что же делать?

Трудовая книжка оформляется при заключении работником трудового договора впервые (ч. 4 ст. 65 Трудового кодекса РФ). Кроме того, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению на оформление трудовой книжки этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой) оформить новую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Таким образом, ТК РФ при оформлении приема на работу предусмотрены две ситуации. Давайте разберем правильные варианты исправления ошибок в каждой из них.

  • У работника нет трудовой книжки, и ее необходимо оформить.
  • У работника есть трудовая книжка, которую нужно проверить, зарегистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы.

Ситуация 1. Вы допустили ошибку в титульном листе трудовой книжки при ее оформлении.

Любая ошибка, допущенная при оформлении первой страницы трудовой книжки, означает, что бланк испорчен. И единственный верный вариант, предусмотренный нормативными актами, – это уничтожить его.

Работодатель обязан оплатить испорченный бланк трудовой книжки в случае неправильного первичного заполнения (п. 48 Правил).

Шаг 1. Уничтожение испорченного бланка трудовой книжки

Испорченные при заполнении бланки трудовой уничтожаются с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил).

В предыдущей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков и вкладышей в них. В настоящее время форма такого акта определяется работодателем самостоятельно.

Шаг 2. Получение в бухгалтерии нового бланка трудовой книжки

Приобретенные работодателем бланки и вкладыши учитываются и хранятся не у сотрудника, отвечающего за ведение трудовых книжек, а в бухгалтерии. В этом же подразделении ведется приходно-расходная книга по учету бланков (п. 41 Правил).

Так как бланки трудовой являются документами строгой отчетности, определен в т. ч. и порядок их выдачи лицу, ответственному за ведение книжек (п. 42 Правил). Бланки выдаются по заявлению на выдачу бланка трудовой книжки ответственного лица при возникновении необходимости, в нашей ситуации – для оформления бланка взамен испорченного при приеме на работу лица, не имеющего трудовой книжки.

Шаг 3. Включение информации об испорченном бланке в отчет

В конце каждого месяца вы обязаны представлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 42 Правил). Форма такого отчета устанавливается работодателем по своему усмотрению.

Ситуация 2. Вы обнаружили ошибку в титульном листе предъявленной работником книжки.

Как мы уже выяснили, исправить такую ошибку в трудовой книжке невозможно. Документы о порядке ведения трудовых не предусматривают этих правил – предполагается, что подобная ситуация не может возникнуть в принципе, раз испорченный при оформлении бланк должен быть уничтожен.

Но в жизни работники нередко предъявляют давно оформленные трудовые книжки с ошибкой в титульном листе. Посмотрим, что в этих случаях делают на практике.

По понятным причинам идеального варианта действий, к сожалению, не существует. Общий недостаток любого из предложенных способов – отсутствие правового регулирования, а порой и намеренное нарушение (хоть и в интересах работника) предписаний нормативных актов.

Вариант 1. Исправить ошибки в том же порядке, который предусмотрен для изменения сведений.

Для этого одной чертой зачеркивается прежняя запись и вносятся новые данные. Ссылку на соответствующий документ работника (паспорт) с указанием серии, номера и даты выдачи дают на внутренней стороне обложки, заверяя личной подписью и печатью (при ее наличии).

Но еще раз отметим: такой порядок исправления не предусмотрен нормативными актами, и в этом случае кадровики действуют на свой страх и риск.

Вариант 2. Оформить дубликат трудовой книжки.

По общему правилу дубликат трудовой книжки оформляется по последнему месту работы. Если сотрудник согласится обратиться за оформлением дубликата к предыдущему работодателю, то сделать это нужно до того, как вы примете на хранение его трудовую книжку. Работнику придется сказать, что он ее, например, потерял. И произвести процедуру оформления дубликата трудовой книжки при утере.

Пример оформления дубликата трудовой книжки лицу, утратившему трудовую книжку (скачать)

Если ошибка в титульном листе была обнаружена уже в процессе работы сотрудника в вашей компании или вы готовы взять на себя ответственность, то можете оформить дубликат. Иногда ведь трудовые книжки «приходят в негодность»…

Недостатки этого способа очевидны: реальных оснований для оформления дубликата нет. В действительности трудовая книжка не утеряна, не испорчена. Но, возможно, цель оправдывает средства. Преимущества, впрочем, тоже налицо: сотрудник получает надлежащим образом оформленный дубликат документа – без ошибок в титульном листе.

Вариант 3. Оформить работнику новую трудовую книжку.

Иногда трудовой стаж, который можно подтвердить книжкой, настолько незначителен, что ее владелец соглашается и на такой вариант – написать заявление, что трудовая книжка утеряна. И кадровик оформляет ему новую трудовую, без ошибок.

Вариант 4. Ничего не исправлять, но предупредить работника о возможных проблемах при оформлении пенсии.

Выбрав этот вариант, вы ничего не исправляете в титульном листе, не предпринимаете других прямо не предусмотренных законом действий, но объясняете работнику, что в будущем у него могут возникнуть проблемы с назначением пенсии.

Самое важное, что, на наш взгляд, вам следует помнить.

При оформлении трудовой книжки особенно внимательно заполняйте сведения на первой (титульной) странице. Убедитесь, что работник, прежде чем поставить подпись, их внимательно проверил.
Если вы допустили ошибку при оформлении трудовой книжки, уничтожайте испорченный бланк.
При обнаружении чужих недочетов обратите внимание работника на ошибки, которые могут помешать подтверждению трудового стажа. Вопрос о принадлежности трудовой книжки нередко может быть решен только в судебном порядке.

Запись в трудовой книжке при приеме на работу

При записи в трудовой о приеме на работу надо учесть: трудовая книжка заполняется впервые или ее заполнение продолжается после поступления владельца книжки на новое место работы.

При заполнении раздела трудовой книжки "Сведения о работе" впервые необходимо обратить внимание на следующие замечания:

1) если до поступления на работу впервые работник проходил военную службу, а также службу в органах внутренних дел, в Государственной противопожарной службе МЧС России, в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах, то при первичном заполнении раздела трудовой книжки "Сведения о работе"сначала вносятся сведения о службе, а затем о приеме на работу (подпункт "а" п. 21 Правил);

2) не следует вносить в трудовую книжку часто встречающуюся в практике, но не предусмотренную ни Правилами, ни Инструкцией запись "Стажа до поступления на работу не имел".

Запись о приеме на работу вносится с соблюдением следующих правил.

Отдельной строкой в виде заголовка в графе 3 раздела "Сведения о работе"должен быть назван работодатель, с которым работник заключил трудовой договор.

1. Если работодатель – юридическое лицо, то указывается наименование организации (предприятия). Требования к реквизиту документов "Наименование организации"содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"(п. 3.8). Представляется целесообразным руководствоваться этими требованиями при внесении данного реквизита в трудовую книжку:

  • наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах;
  • наименование организации должно быть указано полностью;
  • при наличии в учредительных документах организации сокращенного наименования оно приводится в скобках ниже полного наименования или за ним.

Если работодатель является физическим лицом – индивидуальным предпринимателем, то указываются его фамилия, имя и отчество.

2. Под заголовком – наименованием работодателя (без пропуска строки) в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (без добавления 0 для номеров записей с 1 по 9).

3. В графу 2 вносится дата приема на работу т. е. дата первого дня работы, а не дата внесения записи о работе в трудовую книжку. Следует заметить, что многих начинающих кадровиков "смущает" несоответствие дат в титульном листе трудовой книжки, где ставится дата ее первичного оформления (не позднее недельного срока со дня приема на работу), и в содержательной части, где необходимо показать дату начала работы, чтобы в дальнейшем использовать эту дату, а также дату увольнения для подсчета трудового стажа. Вполне естественно, что эти даты не совпадают: дата в титульном листе трудовой книжки является более поздней по сравнению с датой в содержательной части.

4. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

У практиков часто возникают вопросы:

  • должны ли наименования должностей работников соответствовать тем наименованиям, которые включены в Общероссийский классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих?
  • можно ли зафиксировать в трудовой книжке наименование должности, введенное самой организацией (нередко являющееся русскоязычной "калькой"зарубежных аналогов – супервайзер, офис-менеджер, мерчендайзер и т. п.)?

Ответы на эти вопросы содержатся в ст. 57 ТК РФ: должность указывается в соответствии со штатным расписанием организации, содержание которого, в свою очередь, разрабатывается по усмотрению самой организации. И только в случаях, когда в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ или соответствующим положениям профессиональных стандартов.

В пункте 10 Правил содержится требование о точном соответствии вносимых в трудовую книжку записей тексту приказа по личному составу. Это требование нередко воспринимается практиками не совсем верно: в трудовую книжку дословно переписывается весь текст приказа, за исключением сведений об оплате труда. В результате в книжке содержится информация: о сроке заключенного трудового договора; об установлении работнику испытания при приеме на работу (иногда и с указанием срока испытания); о причине отсутствия работника, для замещения которого временно принят на работу владелец данной трудовой книжки (отпуск по беременности и родам, болезнь, длительная командировка); о продолжительности работы (неполный рабочий день, неполная рабочая неделя); о характере работы (подвижной, разъездной, в пути) и т. п. Внесение подобной информации в запись о приеме на работу не предусмотрено п. 3.1 Инструкции.

Названная ошибка, очевидно, происходит от того, что не все работники, отвечающие за ведение трудовых книжек, правильно понимают, что именно в трудовой книжке должно точно соответствовать приказу. Для устранения этой ошибки надо уяснить, что в соответствии с п. 3.1Инструкции запись о приеме на работу фактически является краткой выпиской из приказа, в которой надо указать, в какое структурное подразделение и на какую должность (по какой специальности, профессии) принят работник к данному работодателю. Именно эта информация должна точно соответствовать приказу. Другие сведения из приказа по личному составу не переносятся в трудовую книжку работника.

5. В графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

6. Записи о выполняемой работе вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 10 Правил).

Довольно распространенной ошибкой, особенно у индивидуальных предпринимателей, которые стали вести трудовые книжки работников только с 06.10.2006, является удостоверение записи о приеме на работу подписью и печатью. Это прямое нарушение п. 3.1 Инструкции, т. к. реквизиты, удостоверяющие записи, внесенные в трудовую книжку (подписи и оттиск печати), проставляются только при увольнении работника.

Пример неправильного первичного внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу

Пример правильного первичного внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу

Пример первичного внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу работника, прошедшего военную службу

Ни в Правилах, ни в Инструкции не содержится указаний о порядке внесения записей о приеме работников на работу в обособленные подразделения организаций (филиалы, представительства). При наличии в организации обособленных подразделений кадровое делопроизводство может быть как централизованным, так и децентрализованным. При централизованной форме ведения кадрового делопроизводства все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по месту нахождения головной организации. Децентрализованная форма делопроизводства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях. Применение такой формы работы с кадровыми документами возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения на основании доверенности осуществляет права и обязанности работодателя в трудовых отношениях с работниками данного подразделения.

Независимо от формы ведения делопроизводства, при внесении в трудовые книжки записей о приеме на работу в обособленное подразделение в графе 3 раздела "Сведения о работе" должно быть указано наименование этого подразделения (либо в самой записи о приеме на работу, либо при указании наименования организации).

Внесенная в трудовую книжку запись о приеме на работу дублируется в личной карточке работника.

Пример внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу

Ведение трудовых книжек

Как оформить назначение ответственного за ведение трудовых книжек?

Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Таким образом, работодатель (руководитель организации или индивидуальный предприниматель) должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

Индивидуальные предприниматели, как правило, сами ведут трудовые книжки работников, в организациях и на предприятиях эту работу поручают кому-либо из сотрудников (кадровикам - при наличии в организации кадровой службы или другим работникам – секретарям, бухгалтерам, менеджерам и т.д., если организация небольшая и не имеет кадровой службы). В связи с этим работа с трудовыми книжками в организациях должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

При наличии в организации кадровой службы обязанности по ведению трудовых книжек выполняет один или несколько работников этой службы (в зависимости от объема работы). При этом учитывается необходимость замены временно отсутствующего работника, отвечающего за трудовые книжки (отпуск, болезнь, командировка и т.п.).

В связи с периодической сменой работников кадровой службы (увольнения, выход на пенсию), а также нередким временным их отсутствием (отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и др.) представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилии работающих в настоящий момент сотрудников, рациональнее ограничиться только названиями должностей. Иначе каждый раз при увольнении назначенного на эту работу специалиста придется переиздавать приказ с указанием нового работника, а приказ, не содержащий конкретных фамилий, будет действовать много лет, не требуя периодической замены.

Проект приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками подготавливается кадровой службой, согласовывается с заинтересованными должностными лицами и после подписания руководителем организации регистрируется в канцелярии (секретариате), т.к. относится к приказам по основной деятельности, а не по личному составу. Следует подчеркнуть, что издание данного приказа обязательно, несмотря на то, что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностную инструкцию работника, ведущего этот документ.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (скачать)

Пример приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (скачать)

Запись в трудовой книжке об образовании

5 правил внесения сведений об образовании работника в трудовую книжку

Действительно, нужно ли вносить запись о незаконченном (или неполном?) высшем образовании в титульный лист трудовой книжки работника, а после окончания им вуза добавлять запись о полученном высшем образовании? Или с записью об образовании студента, поступающего на работу, стоит повременить?

Давайте вспомним, что о внесении сведений об образовании в трудовую книжку говорят документы, регламентирующие заполнение трудовых книжек, в частности – когда вообще требуется указывать сведения об образовании в трудовой книжке работника?

В п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила) (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках") содержится норма о том, что в трудовую книжку при ее оформлении вносятся сведения об образовании, профессии, специальности только при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Аналогичное требование содержит п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция) (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"). Причем этим документом предлагаются следующие варианты записи об образовании:

  • основное общее,
  • среднее общее,
  • начальное профессиональное,
  • среднее профессиональное,
  • высшее профессиональное,
  • послевузовское профессиональное образование.

Получается, что Инструкция требует в обязательном порядке внести в трудовую книжку работника, поступающего на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, только запись о "законченных" этапах образования, оставляя за скобками те моменты, когда он продолжает обучение на соответствующем уровне. Напрашивается вывод, что работнику, который сразу после школы поступил в институт и пока еще его не окончил, в трудовую книжку следует внести запись о том образовании, которое им уже получено, т. е. о среднем общем… Но правильно ли это? К ответу на этот вопрос вернемся чуть позже.

А пока для себя отметим, что и Правила, и Инструкция требуют делать записи об образовании только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.).

Далее, п. 2.1 Инструкции предоставляет возможность внести в трудовую книжку работника запись о незаконченном образовании соответствующего уровня. Такая запись, как указано в этой норме, может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).

Итак, Инструкция содержит норму об обязательном указании сведений о законченном образовании и предоставляет возможность сделать в трудовой книжке студента запись о незаконченном образовании. Теперь посмотрим, как обстоят дела на практике.

Сначала определимся с тем образованием, которое работник получил до поступления в высшее учебное заведение. Тут возможно несколько вариантов.

Вариант 1. Работник до поступления в высшее учебное заведение получил начальное или среднее профессиональное образование. В этом случае при поступлении на работу, требующую специальных знаний, в его трудовую книжку следует внести запись о полученном работником образовании, т. к. при таком варианте развития событий можно говорить о том, что работник обладает теми знаниями, которые пригодятся в его будущей работе.

После того как работник окончит высшее учебное заведение, запись об образовании будет дополнена на основании полученного диплома.

Для дополнения сведений об образовании предусмотрены специальные правила. В соответствии с нормами, изложенными в п. 2.4 Инструкции, изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Вариант 2. Работник поступает на работу по своей будущей специальности, и из законченных этапов образования у него за плечами только школа. Если буквально следовать тексту Инструкции, как мы уже говорили, то именно об этом образовании (на основании аттестата) и следует сделать запись в титульном листе… Но давайте рассуждать шире. Те самые "специальные знания или специальная подготовка", о которых идет речь в Правилах и Инструкциях и которые требуются от вашего молодого специалиста в его будущей работе, вряд ли были получены им в среднем общеобразовательном учреждении. Поэтому, на наш взгляд, при этом варианте не стоит вносить в трудовую книжку запись об уже полученном работником образовании.

Теперь остановимся на незаконченном высшем образовании и тех ситуациях, когда запись о нем может быть внесена в трудовую книжку.

Вряд ли инициатива внесения такой записи будет исходить от работодателя. Скорее всего, именно студент, поступающий на работу по своей будущей специальности, может потребовать, чтобы в его трудовую книжку была внесена запись о незаконченном высшем образовании. В этом случае такая запись, напомним, вносится на основании справки учебного заведения, зачетной книжки, студенческого билета.

В будущем, когда работник окончит высшее учебное заведение, запись об образовании необходимо будет дополнить, руководствуясь изложенными выше правилами.

Но мы не советуем идти на поводу у работника в этой ситуации. Стоит ли вносить запись о незаконченном высшем образовании, если работник продолжает учиться (и тому есть соответствующие подтверждения), а окончание вуза "не за горами"? Уверены, что с записью об образовании в этой ситуации можно повременить, и вот почему.

Причина 1. Инструкция не содержит обязанности работодателя вносить запись о незаконченном высшем образовании в трудовую книжку работника, а только лишь предоставляет возможность внести такую запись на основании соответствующих документов.

Причина 2. Работник может получить не одно образование, а вот соответствующая строка на титульном листе трудовой книжки всего одна… И после внесения записи о незаконченном высшем образовании в этой строке элементарно не хватит места, чтобы эту запись дополнить.

Причина 3. Наконец, законом не предусмотрена ответственность работодателя в том случае, если запись об образовании будет внесена в трудовую книжку работника не при ее оформлении, а в течение его работы, когда образование соответствующего уровня будет получено.

Трудовая книжка – личный документ работника. Нередко на практике бывают такие ситуации, когда работник начинает настаивать на внесении в этот документ каких-либо записей, прямо не предусмотренных Правилами и Инструкцией и без которых действительно можно обойтись. Для того чтобы убедить работника подождать с внесением записи об образовании, может быть, будет достаточно показать ему, что собой представляет титульный лист трудовой книжки и сколько места предусмотрено для оформления сведений об образовании.

  • Сведения об образовании работника указываются в трудовой книжке только при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
  • Сведения об образовании работника вносятся в трудовую книжку только на основании надлежаще заверенных документов.
  • В трудовую книжку работника в обязательном порядке вносятся сведения о завершенном образовании.
  • В трудовую книжку работника может быть произведена запись о незаконченном образовании соответствующего уровня.
  • При получении работником нового образования изменение (дополнение) сведений об образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Как исправить запись в трудовой книжке

Как в трудовой книжке исправить ошибку в наименовании организации?

Порядок исправления наименования организации не закреплен ни Правилами, ни Инструкцией.

Согласно п. 1.2 Инструкции исправление записи о приеме на работу происходит так: после последней записи в разделе «Сведения о работе» проставляются последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 указывается: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем производится правильная запись.

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» до внесения записей о приеме на работу и награждении указываются в виде заголовков полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации (п. 3.1, 4 Инструкции). Нумерация для такой записи не предусмотрена. Поэтому соблюсти общий порядок внесения исправления в трудовую книжку невозможно.

В то же время п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции предусмотрено внесение изменений и исправлений в трудовую книжку в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» ошибочных или неточных записей путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Ошибку в наименовании организации в трудовой книжке можно исправить так:

  1. В строке ниже неправильной записи наименования организации в графу 3 «Сведения о работе» внести запись «Запись о наименовании организации недействительна».
  2. На следующей строке (ниже) в той же графе 3 указываются в виде заголовков правильное полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации.
  3. После внесения исправлений в наименование организации делается запись о приеме на работу в соответствии с разделом 3 Инструкции.

Образец исправления записи в трудовой книжке о наименовании организации (вариант 1) (скачать)

Образец исправления записи в трудовой книжке о наименовании организации (вариант 2) (скачать)

Отмена в трудовой книжке предшествующих записей для внесения пропущенной - ошибка!

Любой кадровик в своей практике может столкнуться с ситуацией, когда ему необходимо внести изменения в трудовую книжку при ошибке. Например, пропущенную запись. Например, пропущенной может быть запись о переводе работника на другую работу, о его квалификации или о награждении, произведенном работодателем.

Согласно п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках", все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

К тому же, согласно п. 45 Правил, лицо, уполномоченное приказом (распоряжением) работодателя, за нарушение ведения трудовых книжек несет ответственность, установленную законодательством РФ. Поэтому сотруднику, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо внести пропущенную запись сразу после обнаружения данной ошибки.

Многие кадровики считают, для того чтобы внести пропущенную запись в трудовую книжку, необходимо сначала отменить все те записи, которым по хронологии должна была предшествовать пропущенная запись, а затем уже внести пропущенную запись и все записи, которые должны следовать за ней. Объясняют это тем, как правило, что в трудовой книжке необходимо соблюдать последовательность дат. Это неверно, так как для отмены записей, внесенных в трудовую книжку без ошибок или неточностей, нет никаких оснований. Кроме того, признать недействительной, в соответствии с Правилами и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, можно только неправильную или неточную запись.

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку осуществляется следующим образом: в графе 1 необходимо поставить порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указать дату внесения пропущенной записи, в графу 3 внести пропущенную запись (без каких-либо дополнений), указав дату "пропущенного" события, а в графе 4 – дату и номер приказа.

Образец внесения пропущенной записи в трудовую книжку (о переводе работника на другую постоянную работу) скачать

Заверять пропущенную запись подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации не нужно. Только при увольнении работника, после того как уполномоченное лицо внесет в трудовую книжку соответствующую запись об увольнении, - печать организации, подписи ответственного за ведение трудовых книжек и самого работника будут являться заверением всех записей, которые были внесены за время работы в данной организации.

Хранение трудовых книжек

Правила ведения и хранения трудовой книжки, а так же учет трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Правила устанавливают порядок учета, ведения и хранения трудовых книжек, срок хранения трудовой книжки, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

За нарушение Правил ведения, учета и хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Выдача трудовой книжки

Долгие годы работники Пенсионного фонда РФ требовали оригинал трудовой книжки для оформления пенсии, а сотрудники отдела кадров компании, где хранилась книжка, не имели правовых оснований для выдачи этого документа и не могли избавить компанию от ответственности за его ненадлежащее хранение. Чего только кадровики не придумывали, пытаясь найти выход из этой ситуации! Выдавали по заявлению работодателю о выдаче трудовой книжки на свой страх и риск под расписки будущих пенсионеров, ездили с трудовыми в отделения Пенсионного фонда лично, только чтобы не выпускать их из рук.

А уж сколько книжек не вернулось из этого путешествия за оформлением пенсии — то ли по вине нерадивых владельцев, то ли из-за ошибок работников фонда — и не сосчитать… И вот наконец законодательное решение этой проблем найдено. Теперь работодатель не только может, но и обязан выдать работнику трудовую книжку для назначения пенсии. Каков порядок выдачи трудовой книжки? В нормативных правовых актах эти вопросы не решены, подскажем вариант оформления.

Без преувеличения долгожданные изменения были внесены в статью 62 Трудового кодекса РФ Федеральным законом от 21.07.2014 № 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов „О страховых пенсиях“ и „О накопительной пенсии“».

С 1 января 2015 г. по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему:

  • копии документов, связанных с работой;
  • трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения).

Нас интересует второй пункт — обязанность выдать трудовую книжку в целях обязательного социального страхования, что ранее было запрещено. Поступая на работу, сотрудник сдавал книжку работодателю и мог получить ее обратно только при увольнении. Другого нормативные правовые акты не предполагали.

В связи с нововведениями обязанности появились и у работника. Так, статья 62 ТК РФ дополнена частью 4, в соответствии с которой сотрудник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Обратите внимание
С 1 января 2015 г. для подтверждения страхового стажа работник должен предъявлять подлинник трудовой книжки — документа, подтверждающего периоды работы по трудовому договору (п. 11 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховой пенсии, утв. постановлением Правительства РФ от 02.10.2014№ 1015)

И хотя ТК РФ не перечисляет виды обязательного социального страхования, в целях которых выдается трудовая книжка, понятно, что речь идет прежде всего об обязательном пенсионном страховании. Можно предположить, что соответствующие изменения будут внесены также в административные регламенты по оформлению выплат в связи с обязательным социальным страхованием. И во всех случаях, когда для оформления потребуется оригинал трудовой, сотрудник должен будет написать соответствующее заявление, а работодатель не позднее трех рабочих дней (а лучше, конечно, как можно раньше) — выдать ему трудовую книжку.

Пример оформления заявления о выдаче трудовой книжки

Основная проблема, которую должны решить сейчас специалисты, ответственные за хранение и ведение трудовых книжек, — это как правильно оформить ее получение сотрудником, а затем возврат на хранение в организацию. Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», по-прежнему предусмотрен единственный случай выдачи работнику трудовой — при его увольнении (прекращении трудового договора). Как оформлять выдачу трудовой книжки для оформления пенсии в условиях недостаточной правовой регламентации? Нужно ли составлять акт выдачи труловой книжки?

Но для этих документов предусмотрена обязательная регистрация, причем форма регистрационной книги предусмотрена нормативными актами. Так, до 1 января 2015 г. трудовая книжка выдавалась лицом, ответственным за их учет и выдачу, только при увольнении и только под подпись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — Книга учета), форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Однако эта форма не предусматривает выдачи трудовой с возвратом в отдел кадров. Конечно, можно и сейчас при выдаче трудовой книжки в графе 12 Книги учета сделать, например, отметку о цели выдачи документа, а после его возвращения заново зарегистрировать прием трудовой на хранение. Но мы думаем, что это не совсем правильный вариант в рассматриваемой ситуации.

Книга учета предназначена для регистрации приема и выдачи трудовых книжек в момент приема на работу и увольнения. Полагаем, что для этих целей она и должна использоваться впредь. Тогда в одной строке, оформленной при приеме от работника трудовой книжки, будет содержаться вся необходимая информация, включая дату выдачи при увольнении и личную подпись владельца.

Пример оформления книги регистрации временной выдачи трудовых книжек и вкладышей в них

А вот для целей временной выдачи (таких случаев, кстати, может быть несколько даже в одном календарном году) мы рекомендуем завести отдельную регистрационную форму и фиксировать в ней причины и даты выдачи трудовых книжек, а также числа, когда они были возвращены на хранение работодателю.

Пример оформления книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Такая учетная форма, кстати, позволит отслеживать, где находится та или иная книжка и когда приблизительно стоит ожидать ее возвращения. Кстати, если за время работы в компании сотруднику был оформлен вкладыш, выдачи книжки с вкладышем также специально отражаются в обеих Книгах, что мы и показали в приложениях 2 и 3.

Дубликат трудовой книжки

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Порядок и условия выдачи дубликата трудовой книжки установлены Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках".

Предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата:

  • выдача дубликата трудовой книжки при утере;
  • внесение в трудовую книжку записей, признанных в установленном порядке недействительными;
  • трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, изорвана, испачкана);
  • утеря трудовой книжки работодателем, в том числе, массовая утрата трудовых книжек работодателем.

Первая страница дубликата трудовой книжки (титульный лист) оформляется по общим правилам, предусмотренным для заполнения трудовойкнижки, при этом в правом верхнем углу делается надпись "Дубликат". Все записи, внесенные в дубликат трудовой книжки, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью работника. На титульной странице трудовой книжки делается надпись "Взамен выдан дубликат", после чего возвращается ее владельцу.

Оформление дубликата трудовой книжки в каждом конкретном случае имеет ряд особенностей. В случае потери трудовой книжки работником он, согласно п. 31Правил, обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Не позднее 15 дней со дня подачи такого заявления работодатель должен выдать работнику дубликат трудовой книжки.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере включает:

  1. Сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
  2. Сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Как следует из п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1 – 6 Инструкции.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в при заполнении дубликата трудовой книжки при утере вносятся только имеющиеся в них сведения.

После этого общий стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

  • в графе 2 указывается дата приема на работу;
  • в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 отражается причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные;
  • в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

Внимание

Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

При получении дубликата трудовой книжки бывший работник должен:

  • расписаться на титульном листе дубликата трудовой книжки;
  • заверить личной подписью сведения в содержательной части документа, подтверждая правильность записей, внесенных в дубликат;
  • расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Согласно п. 33 Правил при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат. Расходы на приобретение бланка в этом случае несет работодатель (п. 48 Правил).

В связи с тем, что в трудовой книжке имеется запись, признанная недействительной, при оформлении дубликата в него переносятся все записи из оригинала трудовой книжки работника (из всех разделов), за исключением записи, признанной незаконной.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, изорвана, испачкана и т. п.).

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Комиссия принимает решение на основании документов, имеющихся у работника (справки, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.). В случае отсутствия таких документов понадобятся показания двух и более свидетелей, знающих работника по совместной деятельности у одного работодателя (п. 34 Правил).

В случае если до поступления на работу к данному работодателю работник уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

После проведенной работы комиссия составляет акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа. На основании акта комиссии работодатель осуществляет выдачу работнику дубликата трудовой книжки.

Что касается оплаты бланка трудовой книжки для оформления дубликата, то в соответствии с п. 47 Правил при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату за исключением следующих случаев:

  1. Массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций;
  2. Неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее;
  3. Порча трудовой книжки или вкладыша в нее не по вине работника.

Копия трудовой книжки

Кем заверяется копия трудовой книжки? Как правильно заверить копию трудовой книжки? Чем копия отличается от выписки из трудовой книжки?

В пункте 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, указано: "Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки".

Выписка из трудовой книжки обязательно должна включать в себя копию (например, ксерокопию) первой страницы, где указываются название документа, фамилия, имя, отчество владельца, год рождения, образование и профессия и т. д. Далее делаются копии тех выборочных страниц, которые нужны.

Копия трудовой книжки и выписка отличаются по объему – копия трудовой книжки содержит образ всех заполненных страниц, а выписка только выборочную информацию. Копия трудовой книжки или заверенная выписка из нее могут быть изготовлены как рукописным способом, так и с применением технических средств (ксерокопирование). Независимо от способа изготовления копия или выписка (рукописная или ксерокопия) должны быть заверены для придания им юридической силы.

Реквизит документа "Отметка о заверении копии" описан в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (п. 3.26). Данная отметка включает: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

В связи с тем, что копия трудовой книжки или выписка из нее выдаются работнику, как правило, для предъявления в другие организации, копию документа или выписку из него заверяют печатью.

Выдавать работнику копию трудовой книжки, заверенную работодателем, или выписку из нее имеют право работодатель или специально уполномоченное им лицо, которое приказом (распоряжением) работодателя (шаблон) назначено ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Если копия трудовой книжки или выписка из нее располагаются на нескольких страницах, то отметка о заверении копии при необходимости может помещаться в конце каждой страницы.

Также если документ содержит несколько страниц, их нумеруют (нумерация должна быть сквозная), прошивают и скрепляют печатью на прошивке и подписью лица, заверившего документ. В этом случае можно и не заверять каждый лист, достаточно будет проставить необходимые реквизиты на обороте последней страницы документа, т. е. там же, где документ скреплен.

Сейчас многие банки при выдаче кредита требуют у клиента заверенную копию трудовой книжки (причем должна быть заверена каждая страница), а на последней странице, кроме того, обязательна запись: "Работает по настоящее время. Должность, Ф.И.О., дата, подпись". Поэтому, заверяя копию трудовой книжки, по просьбе работника следует сделать такие записи.

Вкладыш в трудовую книжку

В каком случае оформляется вкладыш в трудовую книжку? Каковы правила заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец)?

Согласно п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), вкладыш в трудовую книжку оформляется в том случае, если все страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены.

По форме он повторяет трудовую книжку, но не имеет обложки. На его титульном листе содержится наименование "Вкладыш в трудовую книжку (без трудовой книжки недействителен)". Вкладыш вшивается в трудовую книжку. Заполнение вкладыша в трудовую книжку и ведение происходит в том же порядке, что и трудовой книжки.

При оформлении вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш", указываются его серия и номер. (п. 39 Правил). При каждой последующей выдаче вкладыша делаются новые записи такого же содержания.

Замена трудовой книжки

Можно ли обойтись без замены трудовой книжки (выдачи дубликата), если фамилия владельца читается двояко?

В данном случае просто нет оснований для выдачи дубликата трудовой книжки. Согласно пп. 31, 33, 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, дубликат выдается только в случаях:

  • утраты трудовой книжки работником;
  • при наличии признанной недействительной записи об увольнении или переводе на другую работу;
  • если трудовая книжка пришла в негодность (порвана, обгорела и т. п.);
  • если трудовые книжки были утрачены работодателем в результате чрезвычайной ситуации.

Коррективы, связанные с изменением фамилии, имени, отчества, вносятся работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии (п. 26 Правил).

При необходимости сведения о работнике на первой странице (титульном листе) могут быть изменены. Пунктами 2.3, 2.4 разд. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от  10.10.2003 № 69, предусмотрен порядок внесения изменений на первой странице трудовой книжки. «Устаревшие» фамилия, имя, отчество зачеркиваются одной чертой, далее вписываются новые. Реквизиты документов, послуживших основанием для внесения изменений, указываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью и печатью работодателя (либо печатью кадровой службы).

Записи в трудовой книжке при увольнении

В соответствии с ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.

В силу ч. 2 указанной статьи, днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

Особенности заполнения трудовой книжки при увольнении определяются п.п. 5.1-5.6 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69.

В частности, при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Пример внесения в трудовую книжку записи о прекращении трудового договора по соглашению сторон (вариант 1) (скачать)

Пример внесения в трудовую книжку записи о прекращении трудового договора по соглашению сторон (вариант 2) (скачать)

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин.

Согласно п. 35 "Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей", утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль