Как быть новому кадровику, если до него в организации в течение нескольких лет не велись многие кадровые документы

60

Вопрос

Как быть новому кадровику, если до него в организации в течение нескольких лет не велись многие кадровые документы? В нашей организации до моего прихода кадровую работу вела главный бухгалтер, причем в очень упрощенном виде. Как выяснилось в ходе проведения внутреннего аудита, многие обязательные кадровые документы отсутствуют и, самое главное, не ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а прошло уже четыре года с момента образования организации. Восстановить Книгу практически невозможно. Как мне поступить в данной ситуации, и что говорить инспектору ГИТ в случае проверки?

Ответ

Отсутствие Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей является нарушением трудового законодательства. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), дается прямое указание на то, что у работодателя ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40) по установленной форме (шаблон).

В пункте 41 Правил, сказано, что Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Таким образом, наличие Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно для любого работодателя.

В данной ситуации вы не сможете ее восстановить, т.к. наверняка за время существования организации работники принимались на работу, увольнялись, и вам не известны номера и серии трудовых книжек уволенных работников. Вы также не сможете собрать все подписи уволенных работников. В этой ситуации самым правильным, на наш взгляд, будет завести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на момент начала вашей работы в должности инспектора по кадрам.

Нелишним в этой ситуации будет известить руководителя организации об имеющемся факте нарушения в письменной форме, например, составив докладную записку. Скорее всего, по результатам ее рассмотрения, руководитель организации издаст приказ об устранении недостатков в ведении кадрового делопроизводства, в частности, будет дано указание надлежащим образом оформить и вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если вы, как инспектор по кадрам, назначены ответственным за ведение и хранение трудовых книжек, то ответственность за оформление Книги будет возложена именно на вас. В Книгу необходимо будет внести сведения обо всех трудовых книжках работников, которые в настоящее время трудятся в организации.

Таким образом, вы предпримете все необходимые действия для того, чтобы исправить нарушения правил хранения трудовых книжек, допущенные вашим предшественником. Сам факт нарушения вам скрыть не удастся, не стоит даже пытаться это делать. В случае проверки, вы сможете объяснить инспектору ГИТ, как все обстоит на самом деле. В данной ситуации важную роль играет тот факт, что руководитель сам (без участия ГИТ) вовремя обнаружил нарушение и сам принял соответствующие меры в пределах своих полномочий. На наш взгляд, это поможет избежать административного наказания за нарушение законодательства о труде, в связи с отсутствием состава правонарушения (отсутствие вины).

20 лучших материалов по мнению наших читателей


—  Трудовая книжка от А до Я

—  Ответственность за невыплату заработной платы

—  Отпуск работнику: сложные случаи

—  Как оформляются командировки в 2017 году

—  Как уволить работника без проблем

—  Совместительство и совмещение, в чем разница?

—  Учебный отпуск: когда вы обязаны отпустить сотрудника

—  Прием на работу: пошаговая инструкция

—  Срочный трудовой договор: нюансы оформления
 


Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль