По общему правилу, перевод на другую работу допускается только по соглашению сторон трудового договора (ст. 72 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ). После того, как такое соглашение достигнуто, должен быть издан распорядительный акт - приказ.

Форма приказа

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу имеет две унифицированные формы: № Т-5 - на одного работника и № Т-5а - на группу работников (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Обутверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Этот приказ применяется для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Унифицированная форма приказа может быть заполнена как от руки (разборчиво), так и печатным способом, в т. ч. с использованием компьютерной техники

Содержание приказа

В приказе о переводе работника на другую работу указываются следующие сведения:
• дата перевода на другую работу;
• вид перевода;
• прежнее место работы;
• новое место работы;
• размер оклада и надбавки;
• основание перевода.

Однако оформление приказа внесением этих сведений не ограничивается. В документе должны быть заполнены все строки и графы, поэтому рассмотрим каждый реквизит приказа подробнее.

1. Наименование организации

Наименование организации позволяет ее индивидуализировать. Этот реквизит в приказе указывается в отдельной строке в полном соответствии с наименованием, предусмотренным в учредительных документах организации.

Если, помимо полного наименования, в учредительных документах организации определено ее сокращенное наименование, то его необходимо указать в приказе - в скобках, после полного наименования.

2. Код формы по ОКУД

Приказ о переводе работника на другую работу по ОКУД имеет код - 0301004. Его и нужно указать в графе приказа «Форма по ОКУД».

ПРИМЕР

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (фрагмент)

3. Код по ОКПО

Код по ОКПО состоит из восьми цифр, присваивается организации и сохраняется за ней на протяжении всего времени ее существования. Это уникальный номер, который не может повториться ни у какой другой организации.

4. Дата перевода работника на другую работу

Данный реквизит состоит из двух граф.

Графа «с» заполняется в соответствии с документом, являющимся основанием для перевода. Это может быть как дополнительное соглашение, так и иной документ, например, докладная записка, уведомление о переводе и т. д. Об этих документах мы поговорим ниже.

Допустим, вы заключили с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указали, что работник переводится на другую работу и должен приступить к выполнению обязанностей по новой должности 19 июля 2010 г. Эту дату и следует указать в приказе.

ПРИМЕР

Дополнительное соглашение к трудовому договору (фрагмент)

ПРИМЕР

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (фрагмент)

Графа «по» заполняется только в тех случаях, когда перевод осуществляется на определенный срок. При этом нужно помнить, что в случае временного перевода работника есть несколько вариантов заполнения графы «по». Так, если окончание срока перевода определяется конкретной датой, то в приказе указывается эта дата.

ПРИМЕР

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (фрагмент)

НАШ СОВЕТ

Если причиной перевода является замещение временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы, указывайте в приказе должность, фамилию и инициалы этого работника

 

Однако иногда точную дату окончания срока временного перевода определить невозможно. Например, при переводе работника на другую работу для замещения временно отсутствующего работника. В таком случае в строке «по» реквизита «Дата» необходимо указать событие, наступление которого обозначало бы окончание времени перевода работника.

Допустим, В. переводится на должность рекламного агента на время отпуска по уходу за ребенком рекламного агента П. Это указывается в дополнительном соглашении к трудовому договору и в приказе о переводе.

ПРИМЕР

Дополнительное соглашение к трудовому договору (фрагмент)

ПРИМЕР

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (фрагмент)

5. Табельный номер

В приказе (распоряжении) о переводе на другую работу должен быть указан табельный номер работника. Такой номер присваивается каждому работнику при приеме на работу и сохраняется за ним в течение всего срока работы у данного работодателя.

6. Фамилия, имя, отчество работника

Так как приказ (распоряжение) о переводе на другую работу издается на сотрудника, работающего в вашей компании, то сличать его фамилию, имя, отчество с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность, нет необходимости. При заполнении этой графы приказа нужно учесть, что фамилия, имя, отчество работника записываются полностью в винительном падеже.

7. Вид перевода

Одним из критериев, по которым классифицируются переводы, является их продолжительность. По сроку перевод может быть временным и постоянным. Это и нужно зафиксировать в отдельной графе «Вид перевода». Если работник переводится на другую временную работу, то в приказе обязательно должен быть указан срок перевода.

8. Прежнее место работы

Реквизит «Прежнее место работы» состоит из двух граф:
• структурное подразделение;
• должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификация.

Если структурное подразделение не было определено в трудовом договоре, графа «Структурное подразделение» не заполняется.

Наименование структурного подразделения записывается полностью с указанием внутреннего деления (департамент, отдел, группа и т. д.) в именительном падеже.

Наименование должности, профессии, специальности также записывается в именительном падеже. Здесь же указываются разряд, класс (категория) квалификации.

9. Причина перевода

Причин, по которым работник может быть переведен на другую работу, множество. Это может быть: необходимость замещения временно отсутствующего работника, устранения последствий производственной аварии, увеличение объемов производства, состояние здоровья работника, перевод организации в другую местность и т. д.

В приказе о переводе на другую работу не следует подробно расписывать причину перевода, достаточно сформулировать ее в нескольких словах, тем более что для этого в унифицированной форме отведено не так много места.

10. Новое место работы

Реквизит «Новое место работы» состоит из трех граф:
• структурное подразделение;
• должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификация;
• тарифная ставка (оклад), надбавка.

Наименования нового структурного подразделения и должности (профессии, специальности) при переводе по соглашению сторон указываются в приказе также в соответствии с дополнительным соглашением, а если это временный перевод без согласия работника - в соответствии со штатным расписанием.

Наименование структурного подразделения, должности (профессии, специальности) записывается в том же порядке, что и в реквизите «Прежнее место работы», - полностью, в именительном падеже.

Если при переводе меняется только трудовая функция, без изменения структурного подразделения, то в графе «Структурное подразделение» реквизита «Новое место работы» записывается наименование структурного подразделения, указанное в реквизите «Прежнее место работы». Так же работник может быть переведен в другое структурное подразделение без изменения наименования должности.

Размер тарифной ставки (оклада) указывается в соответствии с условиями дополнительного соглашения или в соответствии со штатным расписанием (при временном переводе без согласия работника) и проставляется в приказе цифрами.

Что касается указания в приказе размера надбавки, то здесь все зависит от того, определен ее размер в дополнительном соглашении или нет. В отличие от тарифной ставки (оклада), конкретный размер которой обязательно должен быть указан в дополнительном соглашении, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты могут как устанавливаться работнику, так и не устанавливаться. Если это условие в дополнительном соглашении не определено, то и в приказе о переводе работника на другую работу графа «Надбавки» не заполняется.

При временном переводе без согласия работника надбавка указывается в приказе о переводе только в том случае, если она предусмотрена штатным расписанием.

ПРИМЕР

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (фрагмент)

11. Основание издания приказа

По общему правилу перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника. Однако в ряде случаев закон допускает перевод работника на другую работу без его согласия (ч. 2 и 3 ст. 72 ТК РФ). При этом нужно помнить, что срок такого перевода не должен превышать 1 месяца.

Кроме того, следует учитывать: когда перевод производится в случае простоя, необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника, что вызвано чрезвычайными обстоятельствами и требует более низкой квалификации, он допускается только с письменного согласия работника (ч. 3 ст. 72 ТК РФ).

НЕЛЬЗЯ!

Указывать размер тарифной ставки (оклада) ссылкой на штатное расписание

Таким образом, основанием для издания приказа о переводе работника на другую работу, за исключением отдельных случаев, является заключенное сторонами дополнительное соглашение. Его реквизиты и вносятся в графу «Основание». Здесь же указываются реквизиты трудового договора, в который дополнительным соглашением вносятся изменения.

Помимо этих документов, в графе «Другой документ» реквизита «Основание» могут быть указаны, в частности, заявление работника, медицинское заключение, представление о переводе, предложение о переводе, уведомление о переводе, докладная записка и т. д.

ПРИМЕР

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (фрагмент)

В случае временного перевода без согласия работника заполнению подлежит только графа «Другой документ».

Если трудовой договор с работником письменно не оформлен - а такое возможно, если он принят на работу до 6 октября 1992 г., - при заполнении унифицированной формы № Т-5 в строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.). Реквизит «Изменение к трудовому договору» в таком случае не заполняется.

12. Подпись руководителя организации

Приказ подписывается руководителем организации (директором, генеральным директором и т. д.) или иным уполномоченным на то лицом в день его составления.

13. Дата составления приказа

Дата составления приказа - это фактически дата его подписания руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Она оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц фиксируются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 19 июля 2010 г. следует оформлять так: 19.07.2010.

14. Номер документа

Номер приказа о переводе работника на другую работу проставляется после его регистрации в специальной регистрационной форме. Так как приказ о переводе работника на другую работу хранится 75 лет, то регистрируется он отдельно или вместе с приказами, имеющими такой же срок хранения.

Журнал регистрации приказов по личному составу может иметь следующую форму:

ПРИМЕР

Журнал регистрации приказов по личному составу

Наша справка

Перевод на другую работу может быть:

Приказы по личному составу нумеруются в пределах календарного года, номер, как правило, дополняется буквенным индексом (обычно «к» или «лс»). Регистрация документа осуществляется после его подписания, поэтому регистрационный номер должен проставляться от руки или с использованием автоматического нумератора.

ПРИМЕР

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (фрагмент)

НЕ ЗАБЫТЬ!

На основании приказа о переводе на другую постоянную работу внести соответствующую запись в трудовую книжку и личную карточку работника

15. Виза ознакомления работника с приказом

Работник должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) о переводе на другую работу под роспись. При этом следует отметить, что, в отличие от приказа о приеме на работу, с которым работник должен быть ознакомлен в трехдневный срок со дня фактического начала работы, срок ознакомления работника с приказом о переводе законом не предусмотрен. Тем не менее, затягивать с ознакомлением не стоит. Особенно это важно, когда речь идет о временном переводе, осуществляемом без согласия работника.

Хранение приказа

Как правило, приказ изготавливается в одном экземпляре и остается на хранении в кадровой службе. В бухгалтерию и в другие заинтересованные структурные подразделения обычно передаются копии приказа. Однако, если в организации установлено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинники приказов, приказы по личному составу изготавливают и подписывают в двух экземплярах.

О направлении приказа о переводе на другую работу в дело проставляется отметка в левом нижнем углу приказа. Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности.