Прием на работу при фактическом допуске к работе

29351
Сначала подписываем трудовой договор, потом допускаем к работе - вот «классический» порядок приема на работу. Но на практике эта идеальная ситуация не всегда реализуема. Заболел кадровик - и некому подготовить проект трудового договора; уехал в командировку директор - и вопрос с подписанием договора «подвис», а работник-то нужен срочно! Как быть? Оказывается, все не так строго, и работник может приступить к работе даже без подписанного трудового договора. Да-да, Трудовой кодекс это разрешает. Но облегчит ли вашу работу, уважаемые кадровики, такой «упрощенный» порядок? Попробуем разобраться, по шагам пройдя процедуру фактического допуска к работе.

Трудовой кодекс РФ предусматривает два различных порядка приема на работу в зависимости от того, когда происходит фактический допуск работника к работе. «Классической» процедурой приема на работу, когда трудовой договор заключается и подписывается сторонами до фактического допущения к работе, мы открывали нашу рубрику «Распорядок действий: шаг за шагом...» в 2008 г.*.

Второй вариант развития событий - фактический допуск работника к работе до оформления трудового договора в письменном виде. При этом закон не освобождает работодателя от обязанности оформить все необходимые документы, а лишь меняет этапы процедуры приема на работу и устанавливает особенности.

Обратите внимание!Трудовой договор считается заключенным с момента фактического допуска к работе

Так, часть 2 ст. 67 ТК РФ предусматривает, что при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. Нет исключений и из общего правила ч. 2 ст. 68 ТК РФ: приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Как видим, количество обязанностей работодателя не уменьшилось. Наоборот, такая процедура приема на работу усложняется по сравнению с общими правилами и требует оформления дополнительных документов.

Ситуация, в которой работник допускается до работы, прежде чем будет письменно оформлен трудовой договор, является исключительной. Поэтому законодатель в целях защиты прав работника устанавливает дополнительные гарантии: даже если впоследствии необходимые документы не будут надлежащим образом оформлены, трудовой договор считается заключенным с момента фактического допуска работника к работе.

Нужно ли специальным образом оформлять фактическое допущение работника к работе или достаточно устного распоряжения об этом руководителя организации или иного уполномоченного лица?

Трудовое законодательство не регламентирует процедуру фактического допущения работника к работе и прямо не предусматривает, что в этом случае должны оформляться какие-либо документы. В части 2 ст. 67 ТК РФ делается акцент только на том, что «работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя».

Обратите внимание!Полномочия лица, имеющего право допуска работников к работе, должны быть надлежащим образом оформлены

Следует иметь в виду, что представителем работодателя в указанном случае является лицо, наделенное полномочиями по найму работников, которые могут быть установлены:
• в соответствии с законом;
• учредительными документами организации;
• локальными нормативными актами работодателя, в т. ч. должностными инструкциями.

Кроме того, эти полномочия должны быть закреплены в трудовых договорах с теми работниками, которые выступают представителями работодателя, в т. ч. имеют право принимать решения о фактическом допущении работников к работе.

Считаем, что фактическое допущение к работе целесообразно оформлять письменно. Создание соответствующих документов, например докладной записки, приказа о фактическом допущении к работе, закрепит факт возникновения трудовых отношений, подтвердит законность начала работником работы, а в будущем поможет при оформлении трудовых отношений.

Так, в приказе о фактическом допущении к работе можно предусмотреть все тонкости такой процедуры приема на работу, назначить лиц,ответственных за оформление документов, и т. д. К тому же при надлежащем документировании фактического допущения у проверяющих органов не возникнет сомнений по поводу того, был ли работник допущен к работе надлежащим лицом.

Таким образом, мы рекомендуем сопровождать фактическое допущение к работе оформлением специальных документов, однако и устное распоряжение уполномоченного лица не будет противоречить закону.

Итак, что же представляет собой процедура фактического допуска к работе до подписания трудового договора?

Этап 1Получение докладной записки
о необходимости фактического
допущения к работе

Этап 1 является рекомендательным и может отсутствовать.

Шаг 1Получаем и регистрируем
докладную записку

Необходимость фактического допущения работника к работе с отступлениями от обычной процедуры приема на работу может быть зафиксирована в докладной записке руководителя структурного подразделения.

Докладная записка должна быть зарегистрирована в день поступления в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в Журнале регистрации служебных записок.

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Присвоенный регистрационный номер проставляется на докладной записке.

Шаг 2Передаем докладную записку
на рассмотрение руководителю

Для принятия решения докладная записка направляется руководителю организации или иному должностному лицу, имеющему право принимать решение о заключении трудовых договоров и допуске работников к работе.

Шаг 3Получаем докладную записку
с резолюцией руководителя

В своей резолюции на докладной записке руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо определяет меры, которые необходимо принять в связи с тем, что имеется необходимость фактического допущения к работе.

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Этап 2Издание приказа о фактическом
допущении к работе

Этап 2 является рекомендательным и может отсутствовать.

Шаг 1Составляем
проект приказа

Приказ о фактическом допущении к работе является приказом по личному составу, составляемым в свободной текстовой форме. В тексте приказа необходимо указать дату, с которой работник допускается к работе.

Шаг 2Подписываем
приказ

Приказ о фактическом допущении к работе должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом.

Шаг 3Регистрируем
приказ

Приказ о фактическом допущении к работе необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации приказов по личному составу.

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Шаг 4Знакомим лицо, допускаемое к работе,
с приказом под роспись

С приказом о фактическом допущении к работе будущий работник должен быть ознакомлен под роспись.

Шаг 5Направляем
приказ в дело

Приказ о фактическом допущении к работе является приказом по личному составу, который хранится отдельно от приказов по основной деятельности.

О направлении приказа в дело делается отметка в левом нижнем углу приказа.

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Отметка о направлении приказа в дело проставляется и в регистрационной форме.

Этап 3Направление лица, допускаемого к работе,
на обязательный предварительный
медицинский осмотр (обследование)
в случаях, предусмотренных законом

Этап 3 является обязательным только в случаях, прямо предусмотренных законом.

Обратите внимание!Перечень работников, подлежащих обязательному предварительному медицинскому осмотру, см. на сайте www.sk.pro-personal.ru

В силу ст. 76 ТК РФ работодатель обязан не допускать к работе работника, не прошедшего в установленном порядке обязательный медицинский осмотр (обследование), а также обязательное психиатрическое освидетельствование в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Шаг 1Оформляем направление
на медицинский осмотр

В направлении на медицинский осмотр (обследование) указываются: причины направления кандидата на медосмотр; вредные, опасные вещества и производственные факторы, которые будут оказывать воздействие на него в процессе работы.

В направлении на психиатрическое освидетельствование указываются вид деятельности и условия труда работника, предусмотренные Перечнем медицинских психиатрических противопоказаний, паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Форма направления на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование) законодательством не предусмотрена. Как правило, направление составляется на бланке письма*.

Шаг 2Регистрируем направление
на медицинский осмотр

После подписания направления на медицинский осмотр полномочным представителем работодателя, ответственным за выдачу направлений, документ регистрируется в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации исходящих документов.

Шаг 3Выдаем лицу, допускаемому к работе,
направление на медицинский осмотр

Для прохождения лицом, принимаемым на работу, обязательного предварительного медицинского осмотра (обследования) работодатель обязан выдать ему направление на медицинский осмотр (обследование) для представления лечащему врачу лечебно-профилактического учреждения, проводящего медосмотр. Для прохождения психиатрического освидетельствования работодатель выдает лицу, поступающему на работу, соответствующее направление.

Медицинский осмотр (обследование) проводится в месячный срок с момента обращения лица. Психиатрическое освидетельствование проводится в срок не более 20 дней с даты обращения лица в комиссию.

Шаг 4Получаем от лица, допускаемого к работе,
медицинское заключение и оцениваем его результаты

Лицу, прошедшему предварительный медицинский осмотр (обследование) и признанному годным к работе с вредными, опасными веществами, производственными факторами, выдается заключение. Оно должно быть подписано лечащим врачом и иметь печать лечебно-профилактического учреждения.

Если лицу, поступающему на работу, работа с вредными, опасными веществами и производственными факторами противопоказана, копия заключения клинико-экспертной комиссии пересылается работодателю в трехдневный срок, а оригинал выдается на руки.

Фактическое допущение к работе и дальнейшее оформление приема на работу возможно только в том случае, если кандидат признан годным для выполнения соответствующей работы.

Этап 4Получение от лица, допускаемого
к работе, необходимых документов

Как мы уже отмечали, ч. 2 ст. 67 ТК РФ содержит правило: трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Впоследствии такой заключенный трудовой договор подлежит письменному оформлению. Статья 65 ТК РФ содержит перечень документов, которые поступающее на работу лицо предъявляет работодателю при заключении трудового договора.

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, предъявляет любое лицо при заключении трудового договора.

2. Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний предъявляют лица, поступающие на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

3. Документы воинского учета предъявляют военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу. Такими документами являются: удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - для призывников; военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - для военнообязанных.

После получения перечисленных выше документов следуют дальнейшие шаги.

Шаг 1Проверяем подлинность
предъявленных документов

Шаг 2Переносим необходимые сведения в личную карточку
работника (см. Этап 13)

Шаг 3При оформлении личных дел снимаем с документов копии,
заверяем их и помещаем в дело (см. Этап 14)

Шаг 4Возвращаем документы лицу,
допускаемому к работе

4. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

Вариант 1. Лицо поступает на работу не впервые

Действия работодателя - см. выше.

Вариант 2. Лицо поступает на работу впервые

Шаг 1Оформляем
страховое свидетельство

При заключении трудового договора впервые свидетельство государственного пенсионного страхования по форме, утв. постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 № 192п, оформляется работодателем.

Шаг 2Переносим необходимые сведения в личную карточку
работника (см. Этап 13)

Шаг 3При оформлении личных дел снимаем с документа копию,
заверяем ее и помещаем в дело (см. Этап 14)

Шаг 4Выдаем оформленное
страховое свидетельство работнику

5. Трудовая книжка.

Вариант 1. Лицо поступает на работу не впервые

Шаг 1Получаем у лица,
допускаемого к работе, трудовую книжку

Шаг 2Регистрируем принятую от лица,
допускаемого к работе, трудовую книжку
в Книге учета движения трудовых книжек
и вкладышей в них

Шаг 3Помещаем трудовую книжку
на хранение

Вариант 2. Лицо поступает на работу впервые

Работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые. Трудовая книжка впервые поступающему на работу должна быть оформлена не позднее недельного срока со дня приема на работу (дня фактического допущения к работе).

Шаг 1Пишем заявку в бухгалтерию
о предоставлении бланка трудовой книжки

Шаг 2Получаем бланк
трудовой книжки в бухгалтерии

Шаг 3Оформляем титульный лист
трудовой книжки

Шаг 4Получаем подпись работника
на титульном листе трудовой книжки

Шаг 5Подписываем титульный лист
трудовой книжки

Шаг 6Ставим на титульном листе
печать работодателя

Шаг 7Вносим сведения об оформленной трудовой книжке
в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Шаг 8Помещаем трудовую книжку
на хранение

Вариант 3. Лицо поступает на работу не впервые, но трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением не имеет и просит работодателя оформить новую трудовую книжку

Часть 5 ст. 65 ТК РФ предусматривает: в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку.

Обратите внимание: если поступающее на работу лицо не имеет трудовой книжки, но желает оформить не новую книжку, а дубликат старой, то с такой просьбой он должен обратиться к последнему работодателю (на предыдущее место работы).

Шаг 1Получаем заявление лица, допускаемого к работе,
о выдаче новой трудовой книжки

Шаг 2Регистрируем
заявление

Шаг 3Направляем
заявление руководителю

Шаг 4Получаем заявление
с резолюцией руководителя

Шаг 5Пишем заявку в бухгалтерию
о предоставлении бланка трудовой книжки

Шаг 6Получаем бланк новой трудовой книжки
из бухгалтерии

Шаг 7Оформляем титульный лист
новой трудовой книжки

Шаг 8Получаем подпись работника
на титульном листе трудовой книжки

Шаг 9Подписываем титульный лист
новой трудовой книжки

Шаг 10Ставим на титульном листе
печать работодателя

Шаг 11Вносим сведения об оформленной трудовой книжке
в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Шаг 12Помещаем трудовую книжку
на хранение

Этап 5Ознакомление лица, допускаемого к работе,
с правилами внутреннего трудового распорядка,
иными локальными нормативными актами,
непосредственно связанными с его трудовой
деятельностью, коллективным договором

При фактическом допущении к работе (до оформления и подписания сторонами трудового договора) работодатель обязан ознакомить лицо, поступающее на работу, с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Закон не устанавливает форму и порядок ознакомления работника с необходимыми документами работодателя. Установлены только два основных требования: ознакомление должно производиться под роспись и до момента подписания трудового договора.

Выполнить это требование можно следующими способами: 1. Приложить к каждому локальному нормативному акту работодателя и коллективному договору листы ознакомления, на которых лицо, допускаемое к работе, проставит визы ознакомления, включающие личную подпись, дату ознакомления с документом и расшифровку личной подписи.2. Оформить специальный Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами и коллективным договором.3. Составить перечень документов, с которыми должно быть ознакомлено лицо, допускаемое к работе, довести до его сведения каждый документ, оформить визы ознакомления. В дальнейшем приложить этот перечень к оформленному трудовому договору.

Этап 6Оформление соглашения
об испытании, если стороны
договорились об испытании

Этап 6 является обязательным, если стороны договорились об установлении работнику испытания.

Часть 1 ст. 70 ТК РФ содержит правило: в случае, когда работник фактически допущен к работе без оформления трудового договора, условие об испытании может быть включено в трудовой договор, только если стороны оформили его в виде дополнительного соглашения до начала работы.

Шаг 1Составляем
текст соглашения

В соглашении, оформляемом до начала работы, должно быть закреплено условие об испытании работника, а также срок, на который оно устанавливается. Соглашение сторон составляется в двух экземплярах.

Шаг 2Подписываем
соглашение

Каждый экземпляр соглашения должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным представителем работодателя и лицом, допускаемым к работе.

Шаг 3Регистрируем
соглашение

После подписания сторонами соглашение регистрируется в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации соглашений. Присвоенный регистрационный номер проставляется на соглашении.

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Шаг 4Передаем экземпляр соглашения лицу,
допускаемому к работе

Один экземпляр соглашения передается лицу, допускаемому к работе, о чем рекомендуем сделать отметку на экземпляре соглашения, хранящемся у работодателя.

Шаг 5Направляем экземпляр
соглашения в дело

Экземпляр соглашения работодателя оформляется для хранения в отдельное дело или - в случае ведения личных дел - подшивается в личное дело работника. О направлении экземпляра соглашения в дело делается отметка в левом нижнем углу документа.

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Этап 7Проведение
инструктажа
по охране труда

Для всех допускаемых к работе лиц работодатель обязан проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим.

Шаг 1Проводим вводный инструктаж
по охране труда

Вводный инструктаж по охране (безопасности) труда должен проводиться со всеми лицами, допускаемыми к работе, без исключения. Вводный инструктаж проводится специалистом по охране труда или работником, на которого возложены эти обязанности, по программе, разработанной на основе законодательства с учетом специфики деятельности и утвержденной работодателем.

Шаг 2Вносим сведения о проведении вводного инструктажа
по охране труда в регистрационную форму

О проведении вводного инструктажа делают запись в Журнале регистрации вводного инструктажа с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего с расшифровкой подписей и с указанием даты проведения инструктажа.

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Шаг 3 Проводим первичный инструктаж
на рабочем месте

Первичный инструктаж на рабочем месте проводится до начала самостоятельной работы с вновь принятыми работниками. Первичный инструктаж выполняется не для всех работников. Перечень профессий и должностей работников, освобождаемых от первичного инструктажа на рабочем месте, утверждает работодатель.

Шаг 4Вносим сведения о проведении первичного инструктажа
на рабочем месте в регистрационную форму

О проведении первичного инструктажа работников, не освобожденных от него, сотрудник, проводивший инструктаж, делает запись в Журнале регистрации инструктажа на рабочем месте с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего с расшифровкой подписей и с указанием даты проведения инструктажа.

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Этап 8Фактическое
допущение к работе

Фактическое допущение к работе в день, о котором стороны договорились, осуществляется только после:
• прохождения обязательного медицинского осмотра (обследования) в случаях, предусмотренных законом;
• предъявления лицом, допускаемым к работе, всех необходимых документов;
• ознакомления лица, допускаемого к работе, с документами работодателя;
• закрепления в письменной форме условия об испытании, если стороны договорились о таком условии;
• прохождения вводного инструктажа по охране труда и первичного инструктажа на рабочем месте.

Этап 9Включение сведений о работнике в
табель учета рабочего времени

НА № 6,7‘2004Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для этого применяется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма № Т-12) или табель учета рабочего времени при автоматизированной обработке учетных данных (унифицированная форма № Т-13), утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В табель рабочего времени вносятся следующие сведения: номер по порядку (в структурном подразделении, на которое заполняется табель), фамилия, инициалы, должность, табельный номер (переносится в табель позже, из приказа о приеме на работу), отметки о явках и неявках на работу (с первого дня, с которого работник приступил к работе).

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Этап 10Оформление трудового договора в
письменной форме

Итак, трудовой договор должен быть оформлен в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения к работе.

Шаг 1Составляем текст трудового
договора

Общепринятой унифицированной формы для составления трудового договора нет. Трудовой договор и соглашения к нему составляются в письменном виде по форме, разработанной работодателем, в двух экземплярах. Трудовой договор должен содержать все условия, обязательные для включения в него, в т. ч. фактическую дату начала работы.

Напомним, что условие об испытании может быть включено в трудовой договор, оформляемый после фактического допущения к работе, только если стороны заключили письменное соглашение об испытании до начала работы.

Шаг 2Подписываем
трудовой договор

Трудовой договор должен быть подписан обеими сторонами трудовых отношений.

Шаг 3Регистрируем
трудовой договор

Подписанный работником и работодателем трудовой договор регистрируется кадровой службой в специальной учетной форме, например в Журнале регистрации трудовых договоров и изменений к ним с оформлением на трудовом договоре реквизитов «Дата регистрации» и «Регистрационный номер».

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Шаг 4Передаем экземпляр трудового
договора работнику

Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Для этого необходимо, чтобы работник после подписания сторонами трудового договора и его регистрации сделал отметку о том, что ему вручен экземпляр трудового договора, расписался и проставил дату получения им экземпляра договора.

Шаг 5 Направляем экземпляр
трудового договора в дело

Экземпляр трудового договора работодателя оформляется для хранения в отдельное дело или - в случае ведения личных дел - подшивается в личное дело работника. Об этом делается отметка в левом нижнем углу последней страницы документа.

Этап 11Издание приказа о
приеме на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждена унифицированная форма приказа (распоряжения) о приеме работника на работу (форма № Т-1) и приказа (распоряжения) о приеме работников на работу (форма № Т-1а).

Шаг 1Составляем
проект приказа

В приказ о приеме на работу на основании трудового договора вносятся сведения:
• дата приема на работу (дата фактического допущения к работе);
• структурное подразделение и должность (специальность, профессия);
• условия приема на работу и характер работы;
• размер оклада и надбавки;
• срок испытания, если оно установлено сторонами до допущения к работе.

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Шаг 2Подписываем
приказ

Приказ о приеме работника на работу должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

Шаг 3Регистрируем
приказ

Приказ (распоряжение) о приеме на работу необходимо зарегистрировать в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов по личному составу. Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

Шаг 4Знакомим работника с
приказом под роспись

С приказом о приеме на работу работник должен быть ознакомлен под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Шаг 5Направляем приказ
в дело

Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. О направлении приказа о приеме на работу в дело делается отметка в левом нижнем углу приказа.

Этап 12Внесение записи о приеме на работу
в трудовую книжку работника

Трудовые книжки должны вестись на каждого работника, проработавшего у данного работодателя свыше пяти дней, в случае, когда эта работа является для работника основной.

Запись в трудовую книжку о приеме на работу вносится следующим образом:

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Этап 13оформление
личной карточки работника

На всех работников, с которыми заключен трудовой договор, заполняется личная карточка. Унифицированная форма № Т-2 личной карточки работника утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Шаг 1Заполняем личную
карточку

Личная карточка заполняется работником кадровой службы.

При заполнении личной карточки информация должна вноситься во все ее части, включая зоны кодирования.

Информация в личную карточку вносится на основании подлинных документов, предъявленных работником. Так, на основании документов заполняется раздел I «Общие сведения» личной карточки.

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Отдельные сведения могут быть внесены в карточку со слов работника, а также из автобиографии или личного листка по учету кадров, если работодателем предусмотрено ведение личных дел (см. Этап 14). Например, со слов работника может заполняться информация о состоянии в браке и составе семьи.

Шаг 2Подписываем личную
карточку

Работник кадровой службы, заполнивший личную карточку, ставит свою подпись на 2-й странице унифицированной формы № Т-2.

Шаг3 Получаем подпись работника
в личной карточке

Работник расписывается на 2-й странице унифицированной формы № Т-2.

При оформлении приема на работу вносится запись в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки. При этом работник должен расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки» личной карточки.

Шаг 4Регистрируем
личную карточку

Работодатель должен вести Книгу (журнал) учета личных карточек, которая имеет срок хранения 75 лет. Книга не имеет установленной формы и разрабатывается работодателем.

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Шаг 5 направляем личную карточку
в дело

Личные карточки работников хранятся в службе кадров отдельным массивом. Как правило, для хранения личных карточек используют отдельные коробки, в которых карточки стоят по алфавиту для систематизации и облегчения поиска.

Этап 14 Оформление личного дела, если
ведение личных дел
предусмотрено работодателем

Этап 14 обязателен только в том случае, если ведение личных дел предусмотрено работодателем.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело не является обязательным и оформляется по усмотрению работодателя, за исключением отдельных категорий работников, для которых ведение личного дела установлено нормативными правовыми актами.

В состав документов личного дела, как правило, входят: внутренняя опись, дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров, автобиография, копии документов работника.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу.

Шаг 1Помещаем в дело заверенные копии
документов работника и трудовой договор

Копии документов работника, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены в установленном порядке.

Шаг 2Оформляем автобиографию
и помещаем ее в дело

В автобиографии содержится краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности работника. Автобиография составляется работником в произвольной форме, как правило, от руки, без исправлений и помарок.

Шаг 3Оформляем личный листок
по учету кадров и помещаем его в дело

Личный листок по учету кадров разрабатывается в произвольной форме работодателем. Он заполняется работником от руки, без сокращений, исправлений и помарок.

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Шаг 4Оформляем дополнение к личному листку
по учету кадров и помещаем его в дело

Дополнение к личному листку по учету кадров для внесения последующих изменений в сведения о работнике разрабатывается в произвольной форме работодателем. Дополнение к личному листку по учету кадров заполняется работником кадровой службы после проверки правильности и полноты заполнения личного листка по учету кадров и помещается в дело первым документом, после внутренней описи документов личного дела.

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Шаг 5Оформляем внутреннюю опись
документов личного дела

Внутренняя опись оформляется при заведении личного дела и дополняется сведениями о поступивших в дело документах на протяжении всего периода работы. Форма внутренней описи нормативными актами не предусмотрена.

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Шаг 6Регистрируем
личное дело

НА № 2‘2005В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в Книге учета личных дел (п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов), разрабатываемой по усмотрению работодателя.

Шаг 7Помещаем личное дело
на хранение

Этап 15Воинский
учет

Работодатель обязан вести воинский учет граждан.

На основании п. 27 Положения о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, воинский учет граждан ведется по личным карточкам работников на основании военного билета или временного удостоверения, выданного взамен военного билета, - если гражданин пребывает в запасе, и удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Шаг 1Проверяем документы
воинского учета

Работник, ответственный за ведение воинского учета, проверяет у гражданина при приеме на работу наличие отметок в паспорте гражданина РФ о его отношении к воинской обязанности, наличие и подлинность основных документов воинского учета, а также подлинность записей о них, отметок о постановке на воинский учет по месту жительства, наличие мобилизационных предписаний. Во временных удостоверениях следует проверять и срок их действия.

Шаг 2Заполняем раздел II
личной карточки работника

Личная карточка работника заполняется на основании записей в основных документах воинского учета, при этом необходимо уточнять сведения о семейном положении, об образовании, месте жительства (пребывания) гражданина, другие сведения и военно-учетные признаки граждан, подлежащих постановке на воинский учет.

НА № 10‘2006Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях предусмотрен Порядок заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» личных карточек на граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу. Раздел II должен вестись аккуратно, без помарок и неустановленных сокращений, четким и разборчивым почерком. Записи должны производиться чернилами, шариковыми, гелевыми и другими ручками черного и синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов - простым карандашом.

Шаг 3Оформляем сведения о приеме на работу гражданина,
подлежащего воинскому учету

Для учета места работы и должности военнообязанного гражданина работодатель в двухнедельный срок с момента фактического допущения к работе направляет в соответствующий военный комиссариат сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету и принятом на работу.

Форма направления сведений предусмотрена в приложении № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, разработанным Генеральным штабом Вооруженных Сил РФ в 2008 г. Сведения оформляются на бланке письма.

Прием на работу при фактическом допуске к работе

Шаг 4Подписываем сведения о приеме на работу гражданина,
подлежащего воинскому учету

Сведения о приеме на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, подписываются руководителем организации и лицом, ответственным за военно-учетную работу.

Шаг 5 Регистрируем сведения о приеме на работу гражданина,
подлежащего воинскому учету

Документ регистрируется в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации исходящих документов.

После занесения данных в регистрационную форму на письме проставляются регистрационный номер и дата регистрации.

Шаг 6 Направляем сведения о приеме на работу гражданина,
подлежащего воинскому учету, в военный комиссариат

Прием на работу при фактическом допуске к работеПрием на работу при фактическом допуске к работеПрием на работу при фактическом допуске к работеПрием на работу при фактическом допуске к работеПрием на работу при фактическом допуске к работе



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль