Аудит внутренних коммуникаций компании

13037
Важность поративных каций в организации признается всеми: в этом вопросе единодушны менеджеры по HR и PR, представители научного сообщества от социологии, психологии и экономики, сотрудники компаний. Множество исследований подтверждают что качество внутренних коммуникаций влияет на степень удовлетворенности персонала.

От коммуникационного стиля руководства, степени доверия начальников и подчиненных, уровня информированности персонала зависит, разделяют ли люди ценности организации, в которой работают, довольны ли своей принадлежностью к ней. Значимость этих факторов для сохранения и развития бизнеса, а также эффективного HR-управления сложно переоценить, особенно сейчас, когда кризис заставляет снижать издержки, отказываться от бонусов и компенсационных пакетов.

Существуют разные мнения о роли внутренних коммуникаций в компании. Специалисты в области организационной психологии и большинство менеджеров считают их элементом мотивационной системы, который обеспечивает необходимый уровень вовлеченности персонала и влияет на результаты деятельности. Влияние на продуктивность работы, по данным психологических исследований, может происходить вследствие повышения самооценки подчиненного, формирования мотивации достижений, признания его заслуг руководством или же оказания организационного давления относительно исполнения корпоративных стандартов ведения работ. Кроме того, установлено, что низкое качество внутренних коммуникаций ведет к некачественному исполнению сотрудниками своих обязанностей. Мало того, что недостаток информации просто не позволяет принимать правильные решения и соответствующим образом организовывать их реализацию, все это дополнительно приводит к постоянной необходимости работать в условиях неопределенности. А это, как мы знаем, рано или поздно вызывает стресс и выгорание.

Однако многие эксперты не уверены в существенном влиянии внутренних коммуникаций на производительность. Сомнения связаны с тем, что информирование - это необходимое, но недостаточное условие для стимулирования персонала и повышения качества труда.

Определить, какую же роль играют внутренние коммуникации в конкретной компании, и насколько они эффективны, поможет специальное исследование, или коммуникационный аудит. Робертс и О'Рейли выделили 7 критериев, с помощью которых и осуществляется их оценка: доверие к непосредственному руководителю, степень влияния на его решения, готовность к взаимодействию, удовлетворенность процессом коммуникаций, достоверность предоставляемой информации, уровень информационной нагрузки (недогруженность/перегруженность) и направленность коммуникаций (восходящие, нисходящие или горизонтальные). Для проведения данного аудита разработаны специальные инструменты.

Цели и методы проведения

Коммуникационный аудит -это анализ внутренних и внешних информационных потоков компании, а также метод получения обратной связи об эффективности информационной политики и степени достижения стратегических целей. Данный инструмент используется также при оценке отношений бизнес-структуры и ее целевой аудитории (насколько они соответствуют ожидаемым).

Рассмотрим подробнее аудит внутренних коммуникаций компании. Он помогает решить следующие задачи:

  • изучить особенности восприятия персоналом информации, передаваемой через разные каналы;
  • получить обратную связь от сотрудников, подтверждающую понимание получаемых сведений и эффективность каналов их распространения;
  • описать образ компании, который создается с помощью средств внутренних коммуникаций;
  • оценить качество коммуникации менеджеров и сотрудников;
  • описать атмосферу в коллективе.

Методы проведения внутреннего коммуникационного аудита:

  • глубинные опросы представителей высшего и среднего управленческого звена;
  • опросы и анкетирование (см. Приложение) сотрудников разных категорий, фокусированные беседы в группах;
  • анализ содержания внутренних информационных изданий;
  • наблюдение за поведением персонала на официальных и неофициальных мероприятиях.

Аудит внутренних коммуникаций организации помогает выявить следующие проблемы:

  • отсутствие представлений о миссии компании (первое лицо, топ-менеджеры и представители среднего управленческого звена по-разному понимают цели и задачи);
  • отсутствие единых, разделяемых всеми корпоративных ценностей;
  • противоречия во взаимоотношениях между топменеджментом и персоналом структурных подразделений;
  • непонимание рядовыми сотрудниками решений высших руководителей;
  • неэффективное использование информационной системы компании;
  • неинформативность корпоративных СМИ, что не способствует достижению корпоративных задач;
  • противоречие стиля управления отдельных начальников принципам корпоративной культуры организации.

Отношение персонала к опросам

Как указано выше, один из методов проведения коммуникационного аудита - опрос сотрудников. Обычно они приветствуют возможность участия в подобного рода анкетированиях. С их точки зрения, это свидетельство внимательного отношения менеджеров к их мнению, способ повлиять на некоторые аспекты своей работы. С другой стороны, откровенность людей в этом случае сильно зависит от того, как процесс организован. Они должны быть уверены, что соблюдается анонимность, поэтому целесообразно для проведения опроса приглашать независимых экспертов - представителей консалтинговой компании или отдельно нанимать менеджера проекта, обладающего соответствующей квалификацией.

Линейные руководители в большей степени склонны сопротивляться подобным обследованиям персонала. Они чувствуют угрозу в возможности оценки их управленческих способностей подчиненными. Кроме того, до сих пор существует мнение, что для исполнительской дисциплины полнота информации вредна. Дозируя ее, начальник может добиваться слаженности работы людей. Однако также известно, что подобные технологии эффективны только в строго определенных условиях повседневнойстандартизованной деятельности.

Если ситуация в компании меняется, сотрудники, не владеющие полной информацией, теряют способность нормально осуществлять рабочий процесс.

Требуется вмешательство супервайзера или руководителя более высокого уровня. Но в организациях, в которых регулярно проводятся подобные опросы, линейные менеджеры стремятся извлекать пользу из получаемой обратной связи, что приводит к снижению уровня сопротивления.

Среди топ-менеджеров большинство с охотой проводят подобные исследования. Понятно, что при правильном сборе данных и обработке их квалифицированными специалистами высшее руководство может получить много информации о потенциальных возможностях и угрозах, качестве работы мидл-менеджеров и состоянии трудовых ресурсов компании, о том, не происходит ли искажений при передаче сообщений через посредников в лице линейных менеджеров непосредственным исполнителям.

Что делать с результатами

Важно, чтобы в беседе были затронуты все источники неудовлетворенности сотрудников, например, недостаточная или, наоборот, избыточная информированность, качество получаемых сведений, способ их доведения до персонала.

Практика показывает, что эффективность коммуникационного аудита и отношение к нему персонала всех категорий во многом зависит от того, какие действия предпримут менеджеры по его итогам, а также от степени прозрачности и доступности результатов. Хорошо, если есть возможность опубликовать их в корпоративной газете или на внутреннем портале. Но этого недостаточно. Важно, чтобы начальники обсудили их со своими подчиненными. Изъяны системы коммуникаций невозможно устранить иначе, кроме как совместными усилиями и в непосредственном диалоге. Для проведения таких бесед по результатам данного аудита руководителей необходимо специально обучать, иначе могут быть сведены на нет все усилия по диагностике системы организационных коммуникаций. Тогда как правильно проведенная встреча с сотрудниками может существенно повлиять на ситуацию благоприятным образом и повысить доверие подчиненных своему начальнику.

Совещание должно включать анализ данных в целом по предприятию, их сопоставление с показателями конкретного подразделения.

Необходимо вместе наметить пути решения проблем, возникающих в ходе коммуникаций руководителя с подчиненными. И, конечно, следует подумать о том, как развить систему информирования работников и сбора обратной связи.

Кроме того, если те или иные организационные или кадровые решения будут приняты вследствие проведенного коммуникационного аудита, сотрудников следует обязательно о них проинформировать. Это повысит степень прозрачности управленческой системы для персонала всех уровней, а также увеличит значимость самого механизма диагностики внутренних коммуникаций.

Приложение 1.

Пример опросника для проведения внутреннего коммуникационного аудита

Отвечая на каждый вопрос, оцените свою удовлетворенность количеством и качеством получаемой информации по 5-балльной шкале: 1 - очень слабо удовлетворен/ очень низко;
2 - скорее неудовлетворен/ низко;
3 - затрудняюсь ответить;
4 - скорее удовлетворен/ высоко;
5 - абсолютно удовлетворен/ очень высоко.

Аудит внутренних коммуникаций компании

Аудит внутренних коммуникаций компании

Мнение эксперта

Сергей Ряковский,
директор Дирекции Корпоративного университета, Холдинг «Сухой», г. Москва

Аудит внутренних коммуникаций компании

Аудит внутренних коммуникаций компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Продолжите чтение после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 500 полезным статьям по управлению персоналом, важным документам и ценным советам от экспертов HR отрасли.

Читайте после регистрации:

  • Примеры составления KPI
  • Выявляем мотивы для повышения эффективности работы подразделения
  • Оценка результатов труда персонала
  • Анкета для проведения структурированного интервью
  • и другие полезные статьи

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль