Документ: заявление

32055
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Какой документ должен быть создан в той или иной ситуации, какие реквизиты придадут ему юридическую силу, как специалисту кадровой службы работать с документом - на эти и многие другие вопросы поможет ответить традиционная рубрика «Заполняем без ошибок» в новом, нетрадиционном формате...

Официальное определение заявления дается в единственном нормативном акте, не имеющем отношения к кадровому делопроизводству. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» определяет заявление как просьбу гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Используя основные признаки, дадим определение заявления применительно к трудовым отношениям: заявление - это личная просьба работника, направленная на реализацию его трудовых прав. В тех случаях, когда личная просьба работника облекается в письменную форму, и создается данный документ - заявление.

НУЖНО ИЛИ НЕТ?

Традиционный вопрос работников кадровой службы: должен ли работник писать заявление в той или иной ситуации или достаточно устного обращения к работодателю?

Ответить на него не так просто, как может показаться на первый взгляд. Только в ТК РФ, не говоря уже о других федеральных законах и иных нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права, существует несколько обозначений для ситуаций, в которых работник должен или может обратиться к работодателю с определенной просьбой (см. таблицу).

Очевидно, что письменная форма обращения работника к работодателю обязательна тогда, когда работодатель должен совершать какие-либо действия только «по письменному заявлению» или «по письменной просьбе» работника.

Например, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ).

Также не вызывает сомнений, что письменное заявление не требуется в тех случаях, когда речь не идет о волеизъявлении работника.

Например, прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основе заключенного работником и работодателем трудового договора. Очевидно, что заявление о приеме на работу - это лишний документ, так как вопрос о приеме на работу должен решаться не по просьбе работника, а по соглашению сторон.

В подобных ситуациях письменное оформление волеизъявления работника не является нарушением трудового законодательства. Однако оно нежелательно, потому что создаются лишние документы, усложняющие процедуры оформления.

Обратите внимание!
Заявление о приеме на работу - лишний документ, его подача законом не предусмотрена

В ТК РФ указывается, что многие вопросы должны решаться «по соглашению сторон» или «с согласия работника». В этих ситуациях, как правило, создаются не заявления, а другие документы - заключаются письменные соглашения; работнику направляются письменные предложения и др. Необходимо учитывать, что просить о чем-либо и давать свое согласие - это разные процессы, которые не могут оформляться одним и тем же документом.

Например, работник может обратиться к работодателю с просьбой о переводе его на другую постоянную работу, написав соответствующее заявление. В случае же, когда инициатором такого перевода выступает работодатель, личной просьбы работника нет, нет и заявления, но есть, например, виза работника на полученном предложении о переводе, в которой он выражает свое согласие на перевод.

Основные затруднения вызывают указанные в ТК РФ ситуации, когда работодатель может или должен произвести какие-либо действия «по заявлению», «по просьбе» или «по желанию» работника.

Сотрудница нашей компании - бухгалтер Н. вот уже несколько лет по совместительству работает бухгалтером в другой организации. Мы об этом знаем, и никаких проблем никогда не возникало. Недавно она зашла к нам в отдел кадров и попросила внести ей в трудовую книжку запись о работе по совместительству, представив копию приказа о приеме на работу в ту организацию. Должна ли она эту просьбу изложить в заявлении или достаточно устного обращения? Кодекс говорит, что такая запись вносится «по желанию» работника. А должно ли оно быть формализовано?

В крупных организациях с большим документооборотом, как правило, все просьбы работника оформляются письменно. Это облегчает работу канцелярии и отдела кадров, да и работник всегда уверен, что его заявление зарегистрировано и на просьбу ответят по существу. Однако в небольших организациях, где любой работник всегда может достичь соглашения с работодателем, например побывав на приеме у руководителя организации, потребности в письменных заявлениях по каждому вопросу, конечно же, нет (если только Кодексом не предусмотрена обязательная письменная форма обращения работника).

Наш совет
Зафиксируйте случаи обязательного оформления письменного заявления работника в локальном акте. Это снимет много вопросов и поможет избежать конфликтных ситуаций в дальнейшем

Желательно, чтобы случаи обязательного оформления письменного заявления были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по делопроизводству.

Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству

Документ: заявление

Увеличить изображение

 

Кроме работника, к работодателю с соответствующими заявлениями могут обратиться:
1. Лицо, которому отказано в заключении трудового договора, с требованием о сообщении причины отказа в письменной форме (ч. 5 ст. 64 ТК РФ).

Пример оформления требования сообщить причину отказа в заключении трудового договора

Документ: заявление

Увеличить изображение

2. Лицо, поступающее на работу, с письменным заявлением об оформлении новой трудовой книжки (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Пример оформления заявления о выдаче новой трудовой книжки

Документ: заявление

Увеличить изображение

3. Бывший работник, не получивший трудовую книжку после увольнения, с письменным обращением о выдаче трудовой книжки (ч. 6 ст. 841 ТК РФ).

Пример оформления заявления о выдаче трудовой книжки

Документ: заявление

Увеличить изображение

4. Бывший работник, утративший трудовую книжку, с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

Пример оформления заявления о выдаче дубликата трудовой книжки работнику

Документ: заявление

Увеличить изображение

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

Прежде всего, следует отметить, что заявление - это документ, который составляется работником в свободной форме.

Внимание, ошибка!
Неправомерно требовать, чтобы работник переписал заявление, если оно составлено «не по форме» или при его написании работником допущены грамматические и орфографические ошибки

Основная часть заявления - это текст, содержащий личную просьбу заявителя (работника или иного лица из перечисленных выше). Текст может быть написан заявителем от руки или полностью набран на компьютере.

Пример оформления заявления о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Документ: заявление

Увеличить изображение

Заявление содержит следующие реквизиты:
1) данные об адресате - работодателе и его представителе: название организации, фамилия, имя, отчество руководителя организации или иного полномочного должностного лица, которые указываются в дательном падеже;
2) данные об авторе заявления (адресанте): фамилия, имя, отчество заявителя (работника или иного лица из числа названных выше) в родительном падеже (без предлога «от»!); при необходимости - адрес места жительства заявителя;
3) наименование вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ);
4) опись приложений, если они имеются - медицинское заключение, решение суда, архивные справки и другие документы;
5) дата составления заявления;
6) подпись заявителя.

Работница К. была вынуждена срочно уехать в другой город (тяжело заболела мать), взяв для этого отпуск. Когда отпуск подходил к концу, в телефонном разговоре с непосредственным руководителем К. сообщила, что состояние матери не улучшается, за ней необходим уход, поэтому на работу она выйти не сможет. Руководитель был крайне недоволен. Произошел конфликт. После этого К. направила нам телеграмму с просьбой об увольнении по собственному желанию. Можно ли такую телеграмму воспринимать как аналог заявления об увольнении?

Необходимо помнить, что заявление недействительно без личной подписи заявителя. Поэтому на вопрос, можете ли вы уволить работника, получив заявление об увольнении в виде телеграммы, следует ответить отрицательно. В телеграмме нет подписи, а заявление без личной подписи заявителя недействительно.

Расположение реквизитов на заявлении различное, в зависимости от того, является ли заявитель работником организации или нет.

Для заявлений, составленных лицами, не являющимися работниками организации, расположение реквизитов обычно следующее:

Документ: заявление

Увеличить изображение

Работники, как правило, составляют заявление на бланке со следующим расположением реквизитов:

Документ: заявление

Увеличить изображение

ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

Заявления, поступающие от граждан, не являющихся работниками организации, регистрируются в день поступления. Обычно для их регистрации используют журнал, предназначенный для регистрации входящей документации. Форма журнала разрабатывается работодателем.

Пример оформления Журнала регистрации входящих документов

Документ: заявление

Увеличить изображение

При регистрации входящему документу присваивается регистрационный номер, а на заявлении в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа в организацию - с помощью специального регистрационного штампа или от руки.

В регистрационный штамп входят: наименование организации - получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного номера. При отсутствии такого штампа от руки пишутся регистрационный номер и дата поступления документа.

Обратите внимание!
Заявления, поступающие от работников организации, регистрируются в день их подписания работником и поступления для передачи уполномоченному представителю работодателя

Обычно для регистрации заявлений используют журнал, предназначенный для регистрации внутренних документов. Это может быть отдельная регистрационная форма, предназначенная для учета только заявлений работников. При регистрации документу присваивается регистрационный номер, который проставляется на заявлении рядом с датой, проставленной работником.

Пример оформления Журнала регистрации заявлений работников

Документ: заявление

Увеличить изображение

Пример оформления заявления об увольнении (в случае, когда работодатель обязан уволить работника в указанную им дату)

Документ: заявление

Увеличить изображение

После регистрации заявление передается руководителю организации или иному уполномоченному представителю работодателя для решения вопроса по существу. Руководитель организации проставляет на заявлении резолюцию, содержащую принятое им решение.

На заявлениях, написанных гражданами, не являющимися работниками организации, резолюция проставляется, как правило, в левом верхнем углу документа. На остальных заявлениях - в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст».

Пример оформления заявления о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (в случае, когда работодатель обязан предоставить отпуск)

Документ: заявление

Увеличить изображение

Пример оформления заявления об увольнении

Документ: заявление

Увеличить изображение

 

В резолюции фиксируется решение, принятое по существу заявленной работником просьбы. Причем трудовое законодательство выделяет ситуации, в которых работодатель обязан удовлетворить просьбу работника, и отдельно - ситуации, в которых тот или иной вопрос должен решаться по соглашению сторон трудового договора (см. таблицу на с. 95).

Если руководитель организации или иной полномочный представитель работодателя не должен удовлетворить просьбу работника и не согласен ее выполнить, то это и следует отразить в резолюции (приложение 6), а не подменять волеизъявление работника своим решением.

Заявление об увольнении по собственному желанию подано работником и зарегистрировано работодателем 2 ноября 2009 г. Работник в заявлении просит уволить его 6 ноября 2009 г. (т. е. до истечения двухнедельного срока предупреждения об увольнении). Руководитель возражает и настаивает на «отработке» двух недель. При этом у работника нет обстоятельств, в связи с которыми работодатель обязан уволить его в срок, указанный в заявлении.

Ошибка!

На заявлении работника, зарегистрированном работодателем 2 ноября 2009 г., с просьбой об увольнении 6 ноября 2009 г., руководитель организации проставляет резолюцию:

Документ: заявление

Увеличить изображение

Между тем в приведенном примере работник не просит уволить его 16 ноября 2009 г.

Правильное решение

Если работником не соблюден срок предупреждения об увольнении, а работодатель не согласен прекратить трудовые отношения в срок, указанный работником, то руководитель организации должен проставить резолюцию:

Документ: заявление

Увеличить изображение

В резолюции называется работник, ответственный за выполнение поручения. После того как к нему поступило заявление, он должен оформить соответствующие кадровые документы в срок, указанный в резолюции (приложение 8).

Исполненные документы, в т. ч. заявления, оформляются для последующего хранения. На заявлении в левом нижнем углу проставляется отметка об исполнении и направлении в дело.

Заявления, вошедшие в состав личных дел сотрудников (если они ведутся работодателем), хранятся 75 лет (ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000); не вошедшие в состав личных дел - 5 лет (ст. 343 указанного Перечня).

Случаи обращения работника к работодателю с личной просьбой, предусмотренные ТК РФ

Формулировка, использованная в ТК РФ для обозначения личного волеизъявления работника Случаи обращения работника к работодателю с личной просьбой, предусмотренные ТК РФ Статья
ТК РФ
Письменное заявление работника (лица, поступающего на работу) Получение копий документов, связанных с работой Статья 62
Оформление новой трудовой книжки лицу, поступающему на работу, в случае отсутствия трудовой книжки в связи с её утратой, повреждением или по иной причине Часть 5
ст. 65
Предупреждение работодателя об увольнении по собственному желанию Части 1 и 3
ст. 80
Получение документов, связанных с работой, в последний день работы при увольнении по собственному желанию Часть 5
ст. 80
Дополнение персональных данных оценочного характера заявлением, выражащим точку зрения работника Часть 1
ст. 89
Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска на другой срок, согласованный с рабоником, в случаях, если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодно оплачиваемого отпуска либо работник был предупреждён о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала Часть 2
ст. 124
Замена части ежегодного отпуска, превышающая 28 календарных дней, денежной компенсацией Часть 1
ст. 126
Использование отпуска с последующим увольнением Часть 2
ст. 127
Использование отпуска без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем Часть 1
ст. 128
Использование отпуска без сохранения заработной платы определённой продолжительности:
 - участниками Великой Отечественной войны;
 - работающими пенсионерами по старости (по возрасту);
 - родителями и супругами военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы;
 - работающими инвалидами;
 - работниками в случаях рождения ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников;
 - в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором.
Часть 2
ст. 128
Получение заработной платы в неденежной форме, не противоречащей законодательству и международным договорам, в соответствии с коллективными договором или трудовым договором Часть 2
ст. 131
Замена выдачи по установленным нормам молока или других равноценных пищевых продуктов компенсационной выплатой в соответствующем размере Часть 1
ст. 222
Продление срока действия срочного трудового договора до окончания срока беременности Часть 2
ст. 261
Использование четырёх дополнительных оплачиваемых выходных дней в месяц лицами, осуществляющими уход за детьми-инвалидами Часть 1
ст. 261
Использование одного дополнительного выходного дня в месяц без сохранения заработной платы женщинами, работающими в сельской местности Часть 2
ст. 262
Присоединение к ежегодному оплачиваемому отпуску (или использование отдельно полностью или по частям) дополнительного отпуска без сохранения заработной платы, установленного коллективным договором лицам, осуществляющим уход за детьми Статья 263
Использование дополнительного выходного дня без сохранения заработной платы одним из родителей, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеющим ребёнка в возрасте до 16 лет Статья 319
Бесплатное перечисление работодателем на счёт профсоюзной организации членских профоюзных взносов из заработной платы работников, являющихся членами профсоюзной организации Часть 5
ст. 377
Заявление работника Использование оплачиваемого отпуска до истечения шести месяцев непрерывной работы Часть 3
ст. 122
Возмещение ущерба, причинённого работодателем имуществу работника Часть 3
ст. 235
Снижение нормы выработки, нормы обслуживанию либо перевод на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе, беременным женщинам в соответствии с медицинским заключением Часть 1
ст. 254
Перевод на другую работу с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе, женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет, в случае невозможности выполнения прежней работы Часть 4
ст. 254
Использование отпуска по беременности и родам Часть 1
ст. 255
Использование отпуска по уходу за ребёнком до достижения им возраста трёх лет Часть 1
ст. 256
Работа на условиях неполного рабочего времени или на дому во время нахождения в отпуске по уходу за ребёнком Часть 3
ст. 256
Присоединение перерывов для кормления ребёнка к перерыву для отдыха и питания либо перенесение их в суммированном виде на начало или на конец рабочего дня с соответствующим его сокращением Часть 3
ст. 258
Оплата стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работников организаций, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей и обратно Часть 4
ст. 325
Письменная просьба работника Перевод работника на постоянную работу к другому работодателю Часть 1
ст. 721
Просьба работника Установление неполного рабочего дня (смены) или неполной рабочей недели беременным женщинам, одному из родителей, имеющему ребёнка в возрасте до 14 лет (ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет), а также лицам, осуществляющим уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением Часть 1
ст. 93
Снятие дисциплинарного взыскания до истечения года со дня его применения Часть 2
ст. 194
Использование отпуска без сохранения заработной платы на работе по совместительству, если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника на работе по совместительству меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы Часть 2
ст. 286
Использование ежегодного оплачиваемого отпуска или его части лицами, работающими в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, для сопровождения ребёнка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности Часть 5
ст. 322
Прохождение внеочередных медицинских осмотров (обследований) спортсменами в соответствии с медицинскими рекомендациями Часть 3
ст. 3483
Желание работника Внесение в трудовую книжку по месту основной работы сведений о работе по совместительству Часть 5
ст. 66
Использование отдельными категориями работников ежегодно оплачиваемого отпуска в удобное для них время Часть 4
ст. 123
Компенсация сверхурочной работы вместо повышений оплаты труда предоставлением дополнительного времени отдыха, не менее времени, отработанного сверхурочно Статья 152
Использование другого дня отдыха за работу в выходной или нерабочий праздничный день Часть 3
ст. 153
Установление сокращённой на 7 часов рабочей недели работникам, обучающимся по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования, на период 10 учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта или сдачи государственных экзаменов Часть 4
ст. 173
Установление сокращённой на один рабочий день или на соответствующее ему количество часов рабочей недели работникам, обучающимся в вечерних (сменных) образовательных учреждениях, в период учебного года Часть 3
ст. 176
Использование другого дня отдыха за выход работника по соглашению с работодателем на работу в день сдачи крови и её компонентов Часть 2
ст. 186
Использование другого дня отдыха в случае сдачи крови и её компонентов работником в период ежегодного оплачиваемого отпуска, в выходной или нерабочий праздничный день Часть 3
ст. 186
Присоединение дополнительного дня отдыха за каждый день сдачи крови и её компонентов к ежегодному оплачиваемому отпуску или использование дополнительного дня отдыха в любое время в течение года после сдачи крови и её компонентов Часть 4
ст. 186
Использование отпуска по уходу за ребёнком до достижения им возраста трёх лет работниками, усыновившими ребёнка Часть 2
ст. 257
Использование отпуска по беременности и родам на период со дня усыновления ребёнка и до истечения 70 календарных дней, а при одновременном усыновлении двух и более детей - 110 календарных дней со дня их рождения женщинами, усыновившими ребёнка (детей) Часть 4
ст. 257
Использование ежегодного оплачиваемого отпуска перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребёнком Статья 260

Курсивом выделены те случаи, в которых работодатель может, но не обязан удовлетворить просьбу работника (во всех остальных случаях работодатель обязан удовлетворить просьбу работника)

Скачать таблицу




 


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль