Разработка и утверждение штатного расписания

80999
Как и для большинства других кадровых документов, строгих требований к порядку разработки и утверждения штатного расписания нет. Руководитель вправе сам определить эту процедуру или поручить это кадровику. Чтобы вы ничего не упустили, составляя и утверждая данный локальный нормативный акт, мы решили по шагам расписать все необходимые действия.

Штатное расписание - это локальный нормативный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Оно содержит перечень структурных подразделений и должностей, сведения о количестве штатных единиц и размерах должностных окладов и надбавок, установленных у работодателя. Данный документ подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, а значит, работники кадровой службы и бухгалтерии несут ответственность за его составление и оформление. Несмотря на то, что штатное расписание относится к кадровым документам, с точки зрения содержания это прежде всего экономический документ, и его составление требует наличия определенных знаний в области экономики.

Разработку штатного расписания работодатель организует на свое усмотрение. Желательно, чтобы процедура, сроки составления и лица, ответственные за подготовку этого документа, были определены в локальных нормативных актах, например в Инструкции по делопроизводству. Здесь же обычно закрепляется процедура внесения изменений в этот документ.

Таким образом, в Инструкции по делопроизводству мы рекомендуем определить:
1) сроки разработки штатного расписания (внесения в него изменений) и приказа об утверждении штатного расписания (приказа о внесении изменений);
2) состав нормативных правовых актов и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых разрабатывается данный документ;
3) работников, ответственных за составление и оформление штатного расписания и приказа о его утверждении (за внесение в него изменений и составление и оформление приказа о внесении изменений);
4) работников, с которыми необходимо согласовывать проект этого локального нормативного акта (вносимые изменения).

Следует иметь в виду, что согласование проекта штатного расписания не является обязательным. Для придания этому документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования его содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Координировать работу по подготовке штатного расписания может отдельный работник, например заместитель руководителя организации, ответственный за персонал, или иное уполномоченное должностное лицо.

Составление проекта штатного расписания

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации применяется унифицированная форма № Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, составление штатного расписания - это обязанность экономиста по труду, который является работником отдела организации и оплаты труда. Однако в организации может не быть таких структурных подразделений и специалистов, и чаще всего на практике разработка штатного расписания поручается специалистам бухгалтерских, кадровых и юридических служб.

Штатное расписание составляется в форме таблицы, включающей десять граф.

Содержание штатного расписания

Разработка и утверждение штатного расписания

Увеличить изображение

Оформление штатного расписания

Оформление унифицированной формы

При составлении штатного расписания оформляются следующие реквизиты:

1. Наименование организации.

Указывается в соответствующей строке унифицированной формы № Т-3 в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

Разработка и утверждение штатного расписания

Увеличить изображение

2. Код организации.

Код, включающий восемь знаков, проставляется в зоне кодирования унифицированной формы № Т-3 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Разработка и утверждение штатного расписания

Увеличить изображение

3. Дата составления.

Оформляется цифровым способом в соответствующей графе. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами.

Разработка и утверждение штатного расписания

Увеличить изображение

4. Период действия.

В соответствующей строке унифицированной формы № Т-3 указывается, на какой период составлено штатное расписание и с какой даты оно начинает действовать.

Разработка и утверждение штатного расписания

Увеличить изображение

Подписываем штатное расписание

Штатное расписание должно быть подписано руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности, личную подпись и ее расшифровку.

Разработка и утверждение штатного расписания

Увеличить изображение

На практике широкое распространение получило установление в штатном расписании размера тарифных ставок (окладов) и надбавок в иностранной валюте. особенно часто таким образом заполняют графы 5-8 штатного расписания в организациях с иностранным капиталом, учредителями которых являются иностранные граждане или организации. При этом работодатели утверждают, что Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). И поскольку выплата заработной платы, размер которой определен в иностранной валюте, производится в рублевом эквиваленте, по курсу, установленному на день, определенный трудовым договором, то и нормы Кодекса не нарушаются.

Oднако при решении этого вопроса необходимо принимать во внимание и другие положения трудового законодательства. Например, ч. 3 ст. 129 ТК РФ содержит определения тарифной ставки и оклада.

Так, оклад (должностной оклад) - это фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. А тарифная ставка - это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Как видим, часть заработной платы - тарифная ставка (оклад) - должна быть неизменной в течение периода действия трудового договора, только если стороны не договорятся об изменении условий оплаты труда в общем порядке, предусмотренном нормами главы 12 ТК РФ. А это условие невыполнимо при установлении заработной платы в иностранной валюте, так как при перерасчете по курсу (например, на день выплаты или на последний день расчетного периода) все время будет получаться разная сумма.

Вопрос о возможности указания заработной платы в иностранной валюте в трудовых договорах неоднократно рассматривался специалистами Федеральной службы по труду и занятости. В письмах Роструда (от 24.06.2009 № 1810-6-1, от 11.03.2009 № 1145-ТЗ, от 31.10.2008 № 5919-ТЗ, от 10.10.2006 № 1688-6-1) указано: устанавливая в трудовом договоре размер оплаты труда в иностранной валюте, работодатель должен выплачивать заработную плату в рублях. При этом изменение курса рубля по отношению к иностранной валюте может привести к ухудшению условий оплаты труда работника. Таким образом, установление в трудовых договорах заработной платы в рублевом эквиваленте суммы в иностранной валюте не в полной мере соответствует трудовому законодательству и при определенных условиях ущемляет права работников. Поэтому заработная плата должна быть установлена в рублях.

Так как наименование должности работника и размер оплаты его труда в трудовом договоре указываются в соответствии со штатным расписанием, то графы 5-8 штатного расписания необходимо заполнять, указывая размеры тарифной ставки (оклада) и надбавок в рублях.

Регистрация штатного расписания

Унифицированная форма № Т-3 содержит графу «Номер документа».

Разработка и утверждение штатного расписания

Увеличить изображение

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание утверждается путем издания соответствующего приказа.

Проект приказа об утверждении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания является приказом по основной деятельности. В его тексте необходимо указать факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие.

Разработка и утверждение штатного расписания

Увеличить изображение

Согласование проекта приказа об утверждении штатного расписания

Согласование проекта приказа об утверждении штатного расписания не является обязательной процедурой. Однако это желательно делать для совершенствования содержания штатного расписания и приведения его в соответствие с нормами действующего законодательства.

Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой согласования. Реквизит «Виза» включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату согласования.

Разработка и утверждение штатного расписания

Увеличить изображение

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным проектом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п. При наличии замечаний проект штатного расписания дорабатывается до окончательного варианта. В том случае если в процессе согласования в проект штатного расписания были внесены существенные изменения, оно подлежит повторному визированию. Если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути, повторное визирование не требуется.

Подписываем приказ об утверждении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом.

Пример оформления приказа об утверждении штатного расписания

Разработка и утверждение штатного расписания

Увеличить изображение

Регистрируем приказ об утверждении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания регистрируется в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Разработка и утверждение штатного расписания

Увеличить изображение

Регистрационный номер проставляется на приказе.

Разработка и утверждение штатного расписания

Увеличить изображение

Oформляем гриф утверждения на штатном расписании

При утверждении документа приказом руководителя или иного уполномоченного лица гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Разработка и утверждение штатного расписания

Увеличить изображение

Направляем приказ и штатное расписание в дело

Обратите внимание! 
Срок хранения штатного расписания - постоянно.

Каждый работодатель определяет место хранения штатного расписания самостоятельно. Как правило, это место хранения приказов по основной деятельности.

Работодатель определяет и требуемое количество экземпляров штатного расписания, а также необходимость предоставления выписок из документа в соответствующие структурные подразделения.

Пример оформления штатного расписания (фрагмент)

Разработка и утверждение штатного расписания

Увеличить изображение

Разработка и утверждение штатного расписания

Увеличить изображение



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль