Штатное расписание: быть или не быть?

19788
Какие локальные нормативные акты обязательно должны быть в организации? Конкретного ответа на этот вопрос в законе не найти. Анализ отдельных положений Трудового кодекса приводит к выводу, что к таким документам следует отнести Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, Положение о защите персональных данных работников. О необходимости разработки и утверждения штатного расписания прямого указания закон также не дает. Тем не менее на сегодняшний день, пожалуй, сложно найти руководителя компании и кадровика, которые не понимали бы, что штатное расписание - это основа основ любой организации.

Штатное расписание представляет собой перечень должностей (профессий, специальностей) в организации с указанием их количества и размеров тарифных ставок (должностных окладов и пр.).

Обратите внимание! Штатное расписание - организационный и первичный учетный документ

В Кодексе отсутствуют указание на обязательное наличие в организации штатного расписания, а также положения, регламентирующие состав сведений этого документа, порядок его разработки и принятия. Из этого, казалось бы, можно заключить, что утверждение штатного расписания является исключительно добровольным делом. Однако следует обратить внимание: ст. 57 и 81 ТК РФ прямо предусматривают необходимость наличия данного локального акта в организации. Так, согласно ст. 57 ТК РФ трудовая функция определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации. В пункте 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ речь идет о прекращении трудового договора в связи с сокращением штата, что также предполагает наличие данного документа.

Ранее, ст. 57 ТК РФ Теперь, ст. 57 ТК РФ (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ)

В трудовом договоре указываются:
... наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция

В трудовом договоре указываются:
... трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)

Вместе с тем в той же ст. 57 предусматривается возможность определить трудовую функцию конкретным видом поручаемой работнику работы. Например, выполнение работ по ремонту производственных помещений или благоустройству территории и т. п. Очевидно, что определенная таким образом трудовая функция не вносится в штатное расписание.

Несмотря на некоторую неоднозначность данного вопроса, полагаем, что составление штатного расписания имеет практическую целесообразность для любой организации. Если все трудовые функции будут обозначены конкретным видом выполняемой работы, это обязательно вызовет вопросы со стороны контролирующих органов. Кроме того, могут возникать и проблемы организационно-управленческого характера: например, станет невозможным сокращение штата (ст. 81 ТК РФ).

Судебная практика показывает, что суды, рассматривая вопрос о законности увольнения в связи с сокращением штата, в первую очередь проверяют факт исключения соответствующей должности из штатного расписания.

Следует отметить, что ранее ст. 57 ТК РФ не обязывала работодателей - физических лиц, включая индивидуальных предпринимателей, иметь штатное расписание, поскольку в ней прямо говорилось о «штатном расписании организации». В новой редакции Кодекса законодатель, напротив, сближает правовое положение работодателей - юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, отграничивая их от физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Принципиальное изменение подхода законодателя заключается в том, что в основу разграничения правового статуса работодателей положена цель использования наемного труда: для осуществления предпринимательской деятельности, извлечения прибыли или удовлетворения личных потребностей. Это касается и штатного расписания. Поскольку ст. 57 ТК РФ теперь говорит о «штатном расписании», а не о «штатном расписании организации», полагаем, что индивидуальные предприниматели также должны разработать и утвердить штатное расписание.

Цитируем документ

Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам

внутреннего трудового распорядка при обеспеченииработодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права,коллективным договором, соглашениями, локальныминормативными актами, трудовым договором.

Статья 15 Трудового кодекса РФ

В отношении бюджетных организаций составление штатного расписания, безусловно, является обязательным. При этом на практике подведомственным учреждениям штатное расписание обычно «спускается сверху».

Так, приказом ГФС России от 29.08.2008 № 262 предусмотрен Порядок утверждения штатных расписаний подведомственных организаций Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации. Согласно этому Порядку штатные расписания подведомственных организаций данной службы утверждает директор ГФС России.

Приказом МЧС России от 24.09.2008 № 563 «О Порядке утверждения штатных расписаний работников бюджетных учреждений МЧС России и гражданского персонала воинских частей войск гражданской обороны» предусматривается четкая процедура составления проектов штатных расписаний, их рассмотрения и утверждения в ведомственном порядке.

Согласно данному документу утверждение штатных расписаний в указанных учреждениях и воинских частях производится ежегодно. Основанием для составления штатных расписаний являются утвержденные в установленном порядке штатные перечни (штаты) учреждений и воинских частей, а также штатные нормативы. Разработанные штатные расписания представляются на утверждение и регистрацию:
1) учреждениями и воинскими частями (за исключением учреждений и воинских частей центрального подчинения, территориальных подразделений Государственной противопожарной службы МЧС России и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России) - начальникам региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;
2) учреждениями и воинскими частями центрального подчинения -соответствующему заместителю министра РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по подчиненности через Организационно-мобилизационный департамент МЧС России;
3) территориальными подразделениями Государственной противопожарной службы МЧС России и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России - начальникам главных управлений МЧС России по субъектам РФ.

К представляемым на утверждение и регистрацию штатным расписаниям прилагается пояснительная записка, в которой излагается характер деятельности, технические данные и краткие характеристики обслуживаемых объектов, сооружений и коммуникаций, объемные показатели, в зависимости от которых испрашивается численность по штатному расписанию, и другие документы, на основании которых производилось определение численности работников и гражданского персонала. Конкретный перечень и содержание документов, прилагаемых к штатным расписаниям, определяется органами (лицами), утверждающими и регистрирующими эти штатные расписания.

В тех случаях, когда утвержденные и зарегистрированные на текущий год штатные расписания в последующем году изменению не подлежат, расписания на последующий год не составляются. В этих случаях, но не более трех лет подряд, учреждения и воинские части представляют начальникам, утвердившим и зарегистрировавшим штатные расписания на текущий год, справки о продлении срока их действия на последующий год.

Регистрация штатных расписаний оформляется путем нанесения на них в верхнем правом углу надписи о номере, под которым данное штатное расписание зарегистрировано в журнале учета регистрации штатных расписаний, о штатной численности зарегистрированных должностей и фонде должностных окладов.

При выдаче справок о продлении действия штатного расписания, утвержденного и зарегистрированного на предыдущий год, на втором экземпляре расписания делается отметка следующего содержания: «Остается действующим на___год под №_____со среднесписочной численностью работников____ед.». Эта запись заверяется подписью должностного лица, в обязанности которого входит работа по регистрации штатных расписаний.

При регистрации изменений к зарегистрированным штатным расписаниям соответствующие надписи наносятся на изменения к документам. Работники, ответственные за эту работу, заносят данные о регистрации в журнал учета регистрации штатных расписаний.

После оформления регистрации штатных расписаний и занесения их в журнал учета зарегистрированные документы (первые экземпляры) возвращаются по принадлежности.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

Обычно штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы, главным бухгалтером и утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Трудовое законодательство не предусматривает обязательной процедуры учета мнения профсоюза при утверждении штатного расписания.

В постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате» указывается: штатное расписание - это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Этим же постановлением утверждена унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание».

Мы разработали свою форму штатного расписания организации, более удобную для нас. Все основные вопросы в ней отражены: и наименования должностей, и должностные оклады. Однако при проверке инспектор труда расценила это как нарушение и выдала предписание привести наш документ в соответствие с формой, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Насколько обязательной дляработодателя является указанная унифицированная форма штатного расписания?

Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129 - ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны включать следующие обязательные реквизиты:
• наименование документа;
• дату его составления;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц;

В этой связи мы рекомендуем всем работодателям использовать при составлении штатного расписания соответствующую унифицированную форму.

Штатное расписание имеет код по ОКУД - 0301017, срок его хранения по месту разработки и утверждения - постоянно, в других организациях -3 года.

Форма может быть заполнена как от руки, так и с помощью машинной техники (обычно с помощью компьютера), однако с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе. При ручном способе заполнения все записи должны быть сделаны чернилами или шариковой ручкой, четко и ясно, без помарок и подчисток.

Определенные особенности имеет порядок утверждения штатного расписания в бюджетных организациях, органах государственной власти и местного самоуправления. Штатное расписание в таких организациях и органах утверждается, как правило, их руководителями самостоятельно. Однако в отдельных случаях нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования штатного расписания с органом или организацией, в ведении которого находится данное учреждение (орган).

При утверждении структуры и штатного расписания в государственных органах власти должны учитываться пределы фонда оплаты труда и численность служащих, замещающих должности гражданской службы.

ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ

В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименование и код), должности (профессии), количество штатных единиц, тарифная ставка (оклад), надбавки, месячный фонд заработной платы. Эти данные представляются в штатном расписании в виде таблицы*.

Структурные подразделения

Наименования структурных подразделений, как правило, указываются в алфавитном порядке, без сокращений. Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности.

В настоящее время система кодирования подразделений обязательна лишь на государственных предприятиях. В негосударственных организациях она вводится в том случае, если в их состав входит большое количество структурных подразделений, а для управления персоналом используются автоматизированные системы.

Следует иметь в виду, что в определенных организациях от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит предоставление работникам определенных льгот. В этих случаях необходимо использовать отраслевые классификаторы вредных производств или иные документы, предусматривающие наименования структурных подразделений, работа в которых связана с предоставлением гарантий.

Должность (профессия)

В графе «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» указывается соответствующая должность или рабочая профессия. Наименования должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также профессий рабочих приводятся в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367.

Квалификационные характеристики («Должен знать») по соответствующим рабочим профессиям установлены Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), а по должностям руководителей и специалистов - Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.

Работодатель может вводить в штатное расписание должности, не предусмотренные в квалификационных справочниках (последние носят рекомендательный характер).

В случае введения в штатное расписание должности, не предусмотренной в квалификационном справочнике, в трудовом договоре, помимо указания ее наименования, должно содержаться и описание трудовой функции.

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие некоторых ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, установленном Правительством РФ*.

Например, дополнительные гарантии и льготы установлены в связи с вредными или опасными условиями труда. Так, для работающих по специальности «разливщик стали» предусмотрен дополнительный отпуск продолжительностью 12 дней.

НА № 10‘2008 Следует отметить: хотя ТК РФ и не закрепляет каких-либо изъятий из общего правила для бюджетных организаций, в таких организациях работодатель не обладает возможностью включать в штатное расписание должности, не предусмотренные квалификационными справочниками. В отношении бюджетных учреждений действует постановление Правительства РФ от 05.08.2008 № 583 «О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых в настоящее время осуществляется на основе единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений». Согласно этому документу системы оплаты труда работников устанавливаются с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, а также единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

Еще одной проблемой является то, что на сегодняшний день отсутствует такой документ, как «единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих». В связи с этим должности руководителей, специалистов и служащих в штатном расписании указываются в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Определенными особенностями обладает порядок включения должностей в штатное расписание государственного органа или органа местного самоуправления. В данном случае наименования должны отвечать соответствующим реестрам государственных или муниципальных должностей.

Согласно ст. 10 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее - Закон о государственной гражданской службе) Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы утверждается Указом Президента РФ.

Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта РФ утверждается законом или иным нормативным правовым актом структуры государственных органов, наименований, категорий и групп должностей государственной гражданской службы РФ, установленных Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы.

В соответствии со ст. 6 Федерального закона от 02.03.07 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» должности муниципальной службы устанавливаются муниципальными правовыми актами в соответствии с реестром должностей муниципальной службы в субъекте РФ, утверждаемым законом субъекта РФ.

В штатном расписании наименования профессий (должностей) указываются в составе структурных подразделений. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению следующая: сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть рабочие, то необходимо выделить сначала ИТР, затем рабочих. Указанные наименования должностей (профессий) должны приводиться полностью, т. е. сокращения «зав.», «зам.», «нач.» не допускаются.

Количество штатных единиц

Количество штатных единиц указывается в единицах по каждой должности или профессии.

У нас в организации есть ряд должностей, объем работы по которым небольшой и не предполагает наличие «целой» штатной единицы. На них мы принимаем совместителей (есть и внутренние, и внешние). Как отразить такие должности в штатном расписании? Нужно ли указывать, что на эту работу будет приниматься работник с неполным рабочим временем?

Должности, по которым предусматривается наличие неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,2; 0,4 и т. д.). Вместе с тем существует мнение, что и в таких случаях должность совместителя нужно указывать в штатном расписании как целую единицу. Оно мотивируется тем, что в случае принятия на эту должность основного работника специалисту кадровой службы не нужно будет вносить изменения в штатное расписание. При этом рекомендуется в трудовом договоре указать основание, по которому совместитель получает сумму меньше, чем предусмотрено в штатном расписании для основного работника: допустим, оклад выплачивается пропорционально отработанному времени.

Кстати сказать

В последнее время во многих организациях получила распространение практика использования иностранных названий должностей. Далеко не всем из них можно найти соответствие в трудовом законодательстве РФ.

В таких случаях в трудовых книжках нужно приводить полные и официально принятые наименования новых должностей, так как данные записи должны быть понятны и другим работодателям в будущем.

Данная точка зрения представляется нам не вполне верной, поскольку в этой ситуации возникает вопрос: почему работник отработал меньшее количество времени, а работодатель соответственно не обеспечил возможность выполнения норм труда?

Кроме того, если в трудовом договоре и штатном расписании указать, что совместителю установлено полное рабочее время (ставка), это будет прямым нарушением трудового законодательства. Статья 284 ТК РФ закрепляет пределы рабочего времени при работе по совместительству: его продолжительность не должна превышать четырех часов в день. В течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников. Нарушение данного правила будет рассматриваться как основание для привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» КоАП РФ.

Как видно, подобное «облегчение» труда кадровика может повлечь за собой довольно серьезные последствия.

Тарифная ставка (оклад)

В графе «Тарифная ставка (оклад)» указывается размер оклада или тарифной ставки.

Некоторые работодатели, чтобы установить разным сотрудникам, занимающим одну и ту же должность, различный оклад, используют так называемую «вилку», т. е. минимальный и максимальный пределы по данной должности (5000-8000руб.). Правомерно ли это?

С такой практикой нельзя согласиться, поскольку в соответствии со ст. 132 ТК РФ заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда. При этом запрещается какая бы то ни было дискриминация при установлении и изменении условий оплаты труда. В этой связи у контролирующих органов возникнет вполне закономерный вопрос: почему исполнение обязанностей по одной и той же должности разными лицами оплачивается различным образом? Это, в свою очередь, может повлечь применение мер ответственности к работодателю.

Как выйти из этой ситуации? Вполне законным способом дифференцированного подхода к размерам окладов сотрудников и исключения «уравниловки» является введение внутридолжностных категорий: «младший», «старший», «ведущий» и т. п.

Что касается бюджетных организаций, то дифференцированный подход к окладам в них существенно ограничен, поскольку здесь наименования должностей устанавливаются в соответствии с тарифно-квалификационными справочниками. И если соответствующий справочник не предусматривает внутридолжностного категорирования, то такие организации не могут ввести его произвольно.

Вместе с тем надо заметить, что действующим законодательством предусмотрена возможность установления не только повышающего коэффициента к окладу по занимаемой должности (он устанавливается для тех должностей, которые предполагают внутридолжностное категорирование), но и персонального повышающего коэффициента к окладу. Возможность установления такого коэффициента определена, в частности, приказом Минздравсоцразвития России от 14.08.2008 № 425н «Об утверждении рекомендаций по разработке федеральными государственными органами и учреждениями - главными распорядителями средств федерального бюджета примерных положений об оплате труда работников подведомственных федеральных бюджетных учреждений».

Решение об установлении персонального повышающего коэффициента к минимальному окладу (ставке) по соответствующим профессиональным квалификационным группам и его размерах принимается руководителем учреждения персонально в отношении конкретного работника. Персональный повышающий коэффициент к окладу (должностному окладу) рекомендуется устанавливать работнику, занимающему должность служащего, с учетом уровня его профессиональной подготовленности, сложности и важности выполняемой работы, степени самостоятельности и ответственности при решении поставленных задач, стажа работы в учреждении и других факторов.

Надбавки

В графе «Надбавки» можно указать надбавку определенному работнику за дополнительный объем работ. Например, за выслугу лет, ненормированный рабочий день и т. д. Естественно, надбавки также должны быть предусмотрены системой оплаты труда.

Обратите внимание! Виды надбавок, компенсационных и стимулирующих выплат работникам должны быть установлены в Положении об оплате труда, коллективном договоре

Виды компенсационных и стимулирующих выплат и условия их осуществления устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а в отношении бюджетных организаций - соответствующими перечнями компенсационных и стимулирующих выплат.

НА № 5‘2008Так, перечень выплат стимулирующего характера, производимых в федеральных бюджетных учреждениях, и разъяснение о порядке установления таких выплат предусмотрены приказом Минздравсоцразвития России от 29.12.2007 № 818. Аналогичный нормативный правовой акт принят и в отношении производимых в федеральных бюджетных учреждениях компенсационных выплат. Перечень таких выплат и разъяснение о порядке их установления утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 29.12.2007 № 822.

Виды стимулирующих и компенсационных выплат, порядок и условия их применения в организациях, финансируемых из бюджета субъекта РФ и местного бюджета, устанавливаются органами исполнительной власти соответствующего субъекта и органами местного самоуправления. Они могут быть аналогичны позициям федерального перечня, либо в них могут включаться дополнительные виды выплат.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль