Сокращаем HR-бюджет

9549
 Бодрова Ольга Артуровна
кандидат экономических наук, руководитель программы HR MBA бизнес школы МИРБИС
Когда дело касается сокращения расходов компании, руководители обычно ставят общую задачу, например: уменьшить затраты на персонал на 10, 15 или 20%. Детали для управленцев имеют второстепенное значение, поэтому определять, на каких статьях и каким образом экономить, HR-менеджеру предстоит самому

Российский телекоммуникационный холдинг Effortel Russia образован в июне 2007 г. и развивает ряд телекоммуникационных проектов фиксированной связи на территории России. Общее количество персонала - около 2000 человек.

В сложившейся на мировом рынке ситуации от регулярного секвестирования бюджетов «страдают» все подразделения компаний. Однако особенно руководители стараются экономить на затратах службы персонала, предполагая, что можно еще «чуть-чуть ужаться», ведь сокращать расходы на закупку сырья, оборудования, логистику можно только до определенного предела. Современному HR-менеджеру, таким образом, предстоит решить двойную задачу - сначала определить, за счет чего «урезать» бюджет, а затем найти аргументы для объяснения руководству того факта, что все резервы экономии исчерпаны и сокращать больше нечего, поскольку в бюджете остались средства, наличие которых продиктовано минимальной необходимостью или требуется по законодательству. Рассмотрим, какие расходы на персонал являются «неприкосновенными», а какие можно сократить в сложных экономических условиях.

Традиционная структура HR-бюджета - это фонд оплаты труда, в некоторых случаях - отдельный фонд для оплаты льгот, премиальный фонд (иногда закладывается в ФОТ), затраты на подбор, обучение, корпоративные мероприятия. Иногда бюджет включает статьи, из которых отдельно финансируются проекты в области управления персоналом. Примерный формат бюджета представлен в Приложении.

Обязательные затраты

В любом бюджете присутствует такая статья, как ФОТ, на нее бюджетный комитет всегда обращает максимум внимания. Что нужно сделать для того, чтобы оставить данную строку без изменений?

Если компания работает по сменам или без выходных (производство, розничные сети) - в ФОТ нужно дополнительно закладывать средства на оплату за работу в выходные и праздничные дни (как правило, в двойном размере). Также, несмотря на кризис и связанную с этим минимизацию численности персонала, работники продолжают уходить в отпуска, и их в это время должен кто-то заменять. Поэтому необходимо предусмотреть либо ФОТ для временного сотрудника, либо доплату для штатного. Если не учитывать данные затраты, ФОТ может быть перерасходован, что весьма негативно отразится на финансовой стабильности всей компании. Например, если в бухгалтерии или секретариате на период отпуска одного человека всегда можно разделить функционал между оставшимися сотрудниками, то на производстве рабочий вряд ли сможет обслужить за напарника в два раза больше станков или производить продукцию в двойном размере. В рознице продавец также не сумеет обслуживать покупателей быстрее, чем обычно, в результате чего магазин не досчитается выручки и обретет репутацию торговой точки с плохим сервисом.

Чтобы необходимость сохранения в бюджете заявленных сумм была очевидной, имеет смысл детализировать статью «ФОТ» и включить в нее следующие подстатьи:
•сумма окладов списочной численности и вакансий;
•суммы доплат за переработку/подмену работников; и суммы оплаты за работу в праздничные дни.

На некоторых предприятиях обязательные затраты на персонал включают в себя также расходы на спецодежду, молоко «за вредность» для некоторых профессий.

Другая статья обязательных затрат - обязательное обучение. Некоторые компании должны периодически направлять своих сотрудников на обучение технике безопасности, а также оплачивать им курсы с целью получения необходимых для работы на том или ином оборудовании сертификатов.

Чтобы проще было объяснить начальству нужность подобных затрат, лучше по аналогии с ФОТ выделить и вынести их в подстатью. Например, статья «Обучение» может включать:
•обязательное обучение (охрана труда, получение прав на вождение погрузчика и т. д.);
•обучение с целью профессионального развития (бухгалтерия, кадровое делопроизводство);
•обучение навыкам менеджмента (управление временем, мотивация подчиненных).

При детальном рассмотрении статей с подобной структурой те затраты, которые необходимо оставить, становятся очевидными - в данном случае это подстатья «обязательное обучение».

Сокращаемые расходы

Поскольку поиск и прием на работу новых сотрудников в период кризиса в большинстве компаний сведены к минимуму - статья «Подбор» сокращается. Возможные варианты снижения расходов на рекрутинг: отказ от услуг агентств, поиск персонала своими силами, уменьшение расходов на размешение объявлений. Например, стоит размещать их в виде рекламных блоков небольшого размера или заменить строчными объявлениями. Можно перейти на бесплатные работные сайты, искать кандидатов в блогах, на тематических интернет-ресурсах. В период кризиса соискатели чаще всего сами присылают свои резюме, не дожидаясь открытия вакансии, что заметно пополняет базу кандидатов компании. Есть смысл обзвонить претендентов, присылавших свои резюме ранее, - возможно, именно сейчас они готовы рассмотреть появившиеся вакансии. Кроме того, менеджеры по персоналу могут организовать акцию «Пригласи товарища»: объявлять сотрудникам своей организации об открывающихся вакансиях и поощрять инициативу рекомендации их своим знакомым (за это можно дать ценный подарок, предоставить внеочередную льготу или выходной день). Функционал отдельных позиций следует распределить среди имеющихся работников - постоянно или временно: в первом случае новые обязанности включаются в трудовой договор или дополняют должностную инструкцию в виде дополнительного соглашения, во втором - менеджер по персоналу может использовать схему внутреннего совместительства, либо оформить со штатным сотрудником соглашение на выполнение дополнительной работы в течение определенного периода. Можно предусмотреть надбавку - тоже на конкретный срок.

В сложившихся условиях очень эффективно привлекать персонал для оказания разовых услуг по договору подряда, использовать труд стажеров-студентов, заключать срочные трудовые договоры. Любой финансист подтвердит: чем меньше штатных (постоянных) сотрудников - тем лучше экономические показатели и управляемость предприятия, даже если временный персонал обходится в аналогичные или немного большие суммы.

Затраты на аутсорсинг отдельных функций (таких, как приготовление обедов для сотрудников, уборка офисов) тоже часто относят к расходам на персонал. Задача их сокращения может быть решена разными способами. Например, с целью уменьшения суммы контрактов можно провести тендер и выбрать нового, более дешевого подрядчика. Другой вариант - пересмотреть сроки предоставления услуг, периодичность, состав, условия того же подрядчика. Сэкономить на питании позволяет частичная оплата обедов сотрудниками.

Наиболее распространенная статья расходов - добровольное медицинское страхование. Затраты на него могут быть значительно снижены путем выбора более экономичных поликлиник, уменьшения количества и /или стоимости предоставляемых услуг, частичной оплаты страховки работниками. Крайний случай - полная оплата ими самими полисов, когда компания лишь организует подписание договора на льготных для своего персонала условиях и переводит средства за обслуживание на счет страховщика, одновременно вычитая их из заработной платы работников, согласно их заявлениям.

Затратами на корпоративные мероприятия в сложный для компании период также придется пожертвовать. Однако можно оформить некоторые из них как «Проекты» и отнести на одноименную статью. Так, «докризисный» праздник переоформляется как конференция по обмену опытом, куда съезжаются, например, лучшие торговые представители или «лучшие в профессии». Кроме того, в нынешней экономической ситуации уместны различные мероприятия, направленные на совершенствование работы с клиентами. В частности, для экономии бюджета можно объединить корпоративное мероприятие для сотрудников и конференцию, проводимую для ключевых клиентов, пригласив и тех, и других, или объединив бюджеты и усилия по организации конференции с маркетологами.

ФОТ — возможности оптимизации

Самая значительная статья в бюджете на персонал - фонд оплаты труда. Если большинство сотрудников остались в компании и получают прежнюю заработную плату, сократить ФОТ, не нарушая закона, весьма проблематично. Однако, приложив определенные усилия, HR-менеджер может добиться результата. Для этого придется пересмотреть некоторые бизнес-процессы и организацию работы.

Если ФОТ утвержден только в виде сумм окладов, то, во избежание незапланированных доплат, компании нужно максимально сократить количество переработок и работу в праздничные дни. Для тех, кому приходится трудиться в выходные, можно ввести сменный график, предупредив их об этом письменно за два месяца. Дополнительно к этому можно отсрочить оплату переработок, увеличив период учета суммированного рабочего времени.

Можно также реструктурировать бонусные схемы путем перераспределения сроков выплат премий. Например, вместо ежемесячных - ввести квартальные или годовые. Об изменениях в системе оплаты труда руководств должно предупредить персонал за два месяца путем издания приказа с обоснованием, внесения изменений в положение о премировании или оформления для всех дополнительных соглашений к трудовым договорам. Однако если работники не возражают против подобных нововведений, можно внедрить их и раньше. Аргументом в этом случае станет, к примеру, изменение стратегии продаж, структуры планов продаж или целевых групп клиентов, бизнес-процессов по обслуживанию клиентов, по поставкам продукции или оборудования. В некоторых компаниях условия выплаты премий весьма жестки - даже годовая не начисляется, если имело место дисциплинарное взыскание или нарушение техники безопасности.

В ситуациях, позволяющих избежать найма постоянного сотрудника (например, сезонные работы, трудоустройство на период декретного отпуска), сэкономить на ФОТ можно посредством оформления совместительства или доплаты штатному специалисту. Нелишним для компании в период сложной экономической ситуации будет и ограничение приема новичков. Благодаря естественной убыли (текучести кадров) численность персонала постепенно снизится.

Целесообразно ввести правило: на основании планов производства/продаж и по результатам предыдущего периода пересматривать и заново утверждать штатное расписание каждый месяц, строго следя за численностью. Как известно, компания не только начисляет каждому сотруднику деньги за выполнение обязанностей, но и оплачивает содержание его рабочего места, Интернет, связь, прочие ресурсы (в зависимости от комфортности офиса эта сумма может достигать 35 тыс. рублей на человека).

Стимулировать руководителей к снижению численности позволяет следующий способ: при освобождении штатной единицы менеджер по персоналу может разрешить линейным начальникам распределить 50% ФОТ уволившегося между двумя тремя сотрудниками, вместе с функционалом. В результате подобных действий снижается количество персонала, экономится ФОТ (за счет оставшихся 50%), работа распределяется более оптимально, а главное - и руководители, и подчиненные остаются довольны.

Работники «про запас»

Как бы ни перекраивался ФОТ, реально уменьшить его, не снижая зарплат, можно только путем снижения численности, т. е. пересмотра функционала существующих сотрудников. К сожалению, в период стабильности у руководства многих компаний до этого просто «не доходили руки». Например, с целью введения новых штатных единиц, часто менеджеры в форме ультиматума заявляли о необходимости обеспечения своих отделов дополнительными трудовыми ресурсами, если же новые вакансии приводили к избытку сотрудников - об этом предпочитали умалчивать, держа лишних «про запас». Задачу регулирования данного показателя можно решить либо с помощью сбора и анализа данных по численности и функционалу аналогичных предприятий (benchmarking), либо посредством нормирования труда. При этом последнее представляет особую сложность в отношении офисного персонала. Приведем средние нормы труда, основанные на опыте нескольких компаний:
• рекрутер без помощи кадровых агентств может качественно подобрать от 4 до 6 кандидатов в месяц, на рабочие/массовые позиции - от 9 до 12 человек;
•кадровик при наличии автоматизации (минимально - 1С) может вести 400-600 сотрудников, в зависимости от контингента, текучести и сферы деятельности компании;
•менеджер по персоналу в единственном лице (т. е. выполняющий все функции) может вести до 100 сотрудников;
•специалист по обучению в организации может быть 1 на 500 человек;
• тренер способен качественно отрабатывать до 132 учебных дней по отлаженным готовым программам, разработать и провести несколько новых тренингов, без выполнения другой работы;
•для сотрудников кадровой службы разных направлений, включая директора/руководителя (с ОТиЗом, но без расчета заработной платы) соотношение составляет 1 человек на 90-110 сотрудников, в зависимости от компании;
•численность персонала бухгалтерия вместе с финансистами может составлять примерно 10% от общей численности персонала организации;
•руководители (как категория) могут составлять не более 5% от численности компании.

Указанные нормы эффективны для стабильно работающих предприятий с отлаженными бизнес-процессами. В противном случае сотрудников потребуется значительно больше. Данные, максимально приближенные к реальным, можно собрать только путем анализа компаний, работающих в одной и той же отрасли, местности, имеющих близкую численность, аналогичный оборот, технологии, что практически невозможно.

Если говорить об экономии затрат не по отдельным статьям, а в целом - эффективен следующий способ. Можно установить директору по персоналу личный показатель эффективности - «экономия бюджета на персонал» - и выплатить годовой бонус как процент от сэкономленной суммы. Тот же принцип применим к линейным руководителям, если бюджет затрат на персонал в компании распределяется или рассчитывается по подразделениям.

Инвестиции в персонал

В каждой компании есть ключевые сотрудники, уход которых может прямо повлиять на эффективность бизнеса. Важно знать свою «золотую сотню» и предусмотреть в бюджете средства на удержание этой категории. При падающем рынке и снижении бонусов «продавцам-звездам» можно ввести льготы от компании, назначить их оплачиваемыми наставниками или внутренними тренерами, предоставить гибкий график, словом - максимально учесть мотивационный профиль каждого. Например, в телекоммуникационной компании «АС-телеком» значительно сократили численность бухгалтерии, а обязанности распределили среди оставшихся коллег. Организация не могла доплачивать им за дополнительные обязанности, но людям дали возможность трудиться по гибкому графику, так как объем работы, и прежде немалый, еще больше увеличился, и сотрудникам приходилось брать дела на дом, на выходные или оставаться после работы. Теперь у них появилось законное право устанавливать часы присутствия в офисе по своему усмотрению, обязательным оставался период с 12 до 16 часов, т. е. в середине дня, когда все должны быть на месте.

Для карьерного роста многих сотрудников важно обучение, а при отсутствии «гонки» за план у них появляется время получить образование, которое в той или иной степени оплачивается компанией. Тем более что Трудовой кодекс теперь позволяет заключить ученический договор, защищающий инвестиции организации в обучение. Интересен опыт компании «Русский продукт»: в отсутствие возможности роста, для удержания некоторых ключевых менеджеров по закупкам руководство нашло возможность частично оплатить им бизнес-образование. С сотрудниками была установлена договоренность, что через два года (после окончания обучения) они будут готовы поехать на работу в регионы для открытия там филиалов, поскольку предприятию пришлось на этот период отложить стратегические планы по региональной экспансии. Компания «Техно-сервис» до кризиса оплачивала обучение своих мастеров по ремонту садовой техники у фирм-поставщиков этого оборудования, теперь роль тренеров-наставников передана наиболее опытным профессионалам, которые получают за проводимые занятия небольшую доплату. Таким образом, организация сэкономила значительные средства, но преемственность и качество обучения сохранила.

Некоторые предприятия вместо очных тренингов переходят на дистанционное обучение. Например, в компании «Экологический инжиниринг» есть представители в регионах. До кризиса организация ежеквартально собирала их в Москве, проводя обучающие конференции. Теперь все новые материалы размещаются на внутреннем портале, а сотрудники после их самостоятельного изучения раз в квартал проходят заочный тест.

В отсутствие роста зарплат для поддержания мотивации работников можно сохранить или более гибко использовать некоторые льготы - добровольное медицинское страхование, спортивные мероприятия. Средств для этого нужно немного, а эффект скажется на сохранении устойчивости компании.

Сокращаем HR-бюджет



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль