Планирование и бюджетирование в рекрутинге

8454
Подбор персонала - один из самых сложных HR-процессов в любой компании. Задача рекрутера - оптимизировать его, сделать максимально эффективным и низкозатратным без потери качества.

Один из путей достижения этой цели - планирование и бюджетирование процесса подбора персонала. Для этого должна быть четко описана структура компании. Идеальный вариант - когда имеется такой документ, как «Организационная структура управления», в котором отражены состав и линейная подчиненность подразделений, перечислены позиции всех сотрудников, кроме того, для каждой из них есть должностная инструкция или описание должности.

Компания «Эксмо» основана в 1991 г. как дистрибьютор книжной продукции. C 1993 г. занимается самостоятельной издательской деятельностью. Имеет 9 региональных дистрибьюторских центров. Численность персонала - более 1000 человек.

Прогнозирование потребностей в персонале - одно из важнейших направлений HR-работы, позволяющее установить необходимый на заданный период качественный (категории, профессии, специальности, квалификация) и количественный (численность) кадровый состав. Это начальная ступень кадрового планирования, которая базируется на штатном расписании, данных об имеющихся и предполагаемых рабочих местах. Потребность в персонале определяется в соответствии со стратегией компании по схеме: цели организации - функции, выполняемые сотрудниками для их реализации - ресурсы, необходые для этого. Если в компании будут создаваться новые подразделения или расширяться имеющиеся, то должны быть определены и описаны все новые должности, а также установлены сроки их замещения.

Создание новых подразделений

Процедура создания нового подразделения включает несколько этапов:

1. Подготовка обоснования, содержащего: описание целей и задач отдела, ожидаемых результатов деятельности.

2. Описание оргструктуры, ключевых бизнес-процессов.

3. Описание должностей, установление грейдов.

4. Расчет фонда оплаты труда.

5. Принятие генеральным директором решения о создании нового подразделения на основании следующих ключевых показателей:
• для «зарабатывающего» - период выхода на окупаемость и нормативную долю ФОТ в выручке (норматив основывается на внутренней статистике по «зарабатывающим» подразделениям и данных бенчмар-кинга - сравнения с аналогичными показателями западных и российских фирм);
• для «сервисного» - ожидаемый вклад подразделения в достижение стратегических целей компании (стоимость организации, ее доля на рынке и др.).

6. Внесение изменений в штатное расписание.

7. Формирование плана подбора и определение сроков начала работы.

Планирование и бюджетирование в рекрутинге

Численность персонала нового подразделения можно рассчитать:
• методом экспертных оценок - руководители, исходя из своего опыта, определяют потребность в сотрудниках в своем отделе;
• методом бенчмаркинга - сбора и сравнения данных о численности персонала с таким же показателем аналогичных подразделений основных конкурентов;
• методом внутренней оценки -сбора и сравнения данных о численности персонала с таким же показателем аналогичных подразделений своей компании.

Во многих случаях также заранее устанавливаются сроки замены имеющихся сотрудников, например, в связи с предстоящим уходом на пенсию, неудовлетворительными результатами аттестации и по другим причинам. В некоторых организациях можно прогнозировать текучесть персонала. Так, в крупных компаниях розничной торговли она довольно стабильна среди рядовых сотрудников. С учетом статистических данных об уровне текучести в планы подбора можно включать работу по поиску кандидатов для предполагаемой замены.

Если имеется правильно составленный план (на год, квартал, месяц), то экстренные ситуации, когда необходим срочный подбор, становятся скорее исключением, чем правилом. Тогда работа рекрутеров не превращается в сплошное «затыкание дыр».

Преимущества планирования:
• возможность прогнозирования количества вакансий;
• определение нужного числа менеджеров по подбору персонала;
• бюджетирование расходов на поиск, оценку;
• сведение к минимуму срочных, «горящих» вакансий, закрыть которые необходимо «еще вчера».

В компаниях, где процессы не стандартизированы, вакансии возникают не при анализе потребностей в персонале, а стихийно -либо «с подачи» линейного руководителя, либо по инициативе топ-менеджеров. Редко подбор осуществляется на плановой основе.

При открытии новой позиции следует опираться на данные анализа трудозатрат и использования рабочего времени. Это сложные процессы, но они позволяют определить, необходима ли должность, и когда ее следует заполнить. После того как установлено, что рабочее место действительно нужно, определен функционал, сроки, - можно составлять план подбора. Важно иметь в виду, что кадровое планирование эффективно только тогда, когда интегрировано в общее планирование в компании.

При определении потребности в персонале нужно получить ответы на следующие вопросы (см. рисунок): сколько сотрудников, какой квалификации, когда и где будут необходимы.

План позволяет установить оптимальные, реальные и предельно допустимые сроки закрытия той или иной вакансии, а также определить загруженность менеджеров по подбору персонала в разное время.

Любое планирование, касается ли оно переговоров с клиентом или затрат на покупку оборудования, - один из признаков высокой культуры менеджмента в компании. Наличие плана подбора персонала - необходимое условие для бюджетирования деятельности отдела рекрутинга, эффективность которого, в свою очередь, говорит о том, как поставлена работа с персоналом в компании.

Но как быть, если система менеджмента в организации еще далека от идеала? Рекомендуем составлять план подбора персонала в любом случае, а далее все зависит от сотрудников HR-отдела. Можно представить план руководству, рассказать, зачем он нужен, и показать его преимущества, общаясь с топ-менеджерами на языке бизнеса.

Подготовка плана подбора

План подбора персонала составляется поэтапно:

1. Руководители защищают перед генеральным директором штатное расписание своего подразделения (в документ уже должны быть включены вакантные должности), а также бюджет на оплату труда.

2. На основании утвержденного штатного расписания каждого подразделения и плановых сроков закрытия вакансий составляется план подбора всей компании на год.

3. Если в организации много вакансий, связанных с естественным замещением должностей, следует увеличить план подбора пропорционально среднему проценту текучести.

К сожалению, руководители подразделений не всегда заинтересованы в составлении планов подбора или относятся к этой процедуре формально. Это зависит от:
• уровня менеджмента в компании. В организациях, где он высок, действует система планирования и бюджетирования, в том числе и затрат на персонал, а фонд оплаты труда рассчитывается на основании плана подбора;
• позиционирования HR-службы. Важно, чтобы ее роль не ограничивалась кадровым администрированием, - тогда можно донести до руководства необходимость данной процедуры. Например, если все вакансии разделить на плановые (учтенные в плане подбора), принимаемые в работу «автоматически», и внеплановые (возникшие спонтанно), по которым необходимы альтернативные пути работы, -то мотивация начальников подразделений к участию в планировании может повыситься.

Бюджетирование расходов на подбор персонала

Бюджет на подбор персонала должен учитывать особенности поиска (насколько специалист является редким, трудно ли его найти).

Есть вакансии, закрывать которые следует преимущественно с помощью рекрутинговых компаний. Иначе экономия может привести в дальнейшем к потерям из-за некачественного или несвоевременного подбора.

Это касается горящего поиска руководителей высшего звена, узких специалистов.

Некоторые компании вообще не планируют бюджет на подбор персонала, т. е. не закладывают средства:
• на услуги кадровых агентств (руководитель считает, что сотрудники HR-службы должны «отрабатывать» свою зарплату);
• на платные интернет-источники (по мнению начальника, «резюме достаточно и на бесплатных сайтах»).

Такой вариант возможен, но при условии отсутствия претензий к срокам закрытия вакансий и уровню профессионализма кандидатов.

Нередко можно услышать такое мнение: «Потребности в персонале сложно прогнозировать в наше непредсказуемое время. Составление планов и бюджетов мешает гибко реагировать в быстро меняющейся действительности. Кроме того, нельзя заранее знать, будет ли компания располагать свободными средствами через определенный период» или «Важно не отказываться от намеченных планов, а регулярно их корректировать и приводить в соответствие с новыми условиями». В любом случае, важно помнить основной принцип планирования бюджета на подбор персонала: экономить на персонале нельзя, но можно избежать лишних расходов. Поэтому бюджет на рекрутинг составлять нужно, но он должен иметь четкое обоснование.

Приведем пример статей расходов на поиск и отбор персонала:

1. ФОТ сотрудников группы подбора персонала.

2. Обучение сотрудников группы подбора персонала.

3. Техника, оборудование (рабочие места, компьютеры, телефоны и проч.).

4. Услуги мобильной связи.

5. Подписка на профессиональную литературу.

6. Командировки сотрудников отдела подбора (в случае регионального подбора).

7. Административные расходы (аренда офиса, оплата телефонной связи, канцтоваров и проч.).

8. Расходы на размещение объявлений в СМИ.

9. Интернет.

10. Услуги кадровых агентств (гонорары).

11. Обзоры рынка труда.

14. Работа по привлечению молодых специалистов (дни открытых дверей, стипендии, практика студентов).

13. Бонус за рекомендацию. Далее рассмотрим подробнее отдельные статьи расходов.

Расходы на средства массовой информации

Расходы на размещение объявлений в СМИ, на платные интернет-ресурсы по трудоустройству включаются в бюджет дирекции по персоналу. Сумма рассчитывается исходя из плана подбора на текущий период:

1. Определите (по плану) приблизительное количество вакансий в месяц.

2. Проанализируйте, для каких вакансий целесообразно давать рекламу в печатных изданиях. В последнее время отдача от объявлений в газетах и журналах оправдывает себя только по вакансиям для младшего обслуживающего персонала, а также соискателей, которые не имеют возможности выхода в интернет дома или на работе (курьеры, уборщицы, няни, водители, экспедиторы и т. п.).

3. Просмотрите журнал или газету и решите, в каком виде подать объявление, чтобы оно привлекло максимальное количество соискателей. Строка, модуль, объявление на разворот - зависит от финансовых возможностей компании и целевой аудитории. Иногда и строчное объявление «выстреливает» лучше, чем модуль.

4. Суммируйте стоимость объявлений - это и будут приблизительные расходы на месяц. Умножив на 12, узнаете годовой расход. Не забудьте сделать поправку на декабрь и январь («мертвый» сезон для ре-крутинга), а также на сезонные особенности, характерные для конкретной компании.

5. В итоговом расчете учтите возможную инфляцию.

6. Добавьте средства на незапланированные вакансии (или увеличьте сумму пропорционально среднему проценту текучести).

Расходы на интернет

Расходы на интернет рассчитываются следующим образом:

1. Определите (по плану) приблизительное количество вакансий в месяц.

2. Проанализируйте, для каких вакансий целесообразно давать рекламу в интернете. В последнее время он дает большую отдачу при размещении объявлений, чем другие источники (например, печатные СМИ), и это нужно учитывать при бюджетировании. Различают «работные» сайты, профессиональные форумы, социальные сети. К счастью, платными для ре-крутеров пока являются только первые.

3. Через интернет предоставляются следующие платные услуги: публикация объявлений, обновление и рассылка вакансий, доступ к базе резюме, размещение баннеров, а также анонимных вакансий, выделение позиций в списке.

Что касается обновления вакансии (т. е. повышения ее места в рейтинге), то на некоторых сайтах оно по стоимости приравнивается к публикации. Тем не менее целесообразно делать это хотя бы раз в неделю, а для некоторых должностей - и чаще. Все эти расходы должны быть учтены. Если планируется осуществлять рассылки соискателям, размещать баннер, анонимные вакансии, выделять позиции в списке - также следует заложить необходимые средства.

По поводу базы резюме отметим, что при наличии филиалов или представительств дешевле оплатить единый доступ к ней по всем регионам и специальностям сразу, чем расходовать бюджет отдельных подразделений.

4. Посчитайте общую стоимость размещения объявлений и дополнительных услуг.

5. Доступ к базе резюме в итоге обойдется дешевле, если оплачивать его сразу на год, но не все компании готовы к таким «тяжелым» расходам, поэтому рекомендуется разбивать их на две части - и не так дорого, и не «больно».

Если при размещении объявлений в первый раз, как правило, известно лишь приблизительное их количество, то через определенный период, например, год, накопится статистика расходования средств по менеджерам, регионам, вакансиям, подразделениям и прочее (иногда такую услугу предоставляет «работный» сайт). Используя эту информацию, можно составлять более точные прогнозы.

Планирование и бюджетирование в рекрутинге

Расходы на кадровые агентства

В случае привлечения кадровых агентств затраты на подбор могут быть включены в бюджет как подразделения, от которого поступила вакансия, так и HR-службы, -это зависит от решения директора по персоналу. В первом случае функция рекрутера компании сводится к предоставлению заказчику (руководителю - инициатору поиска) следующей информации:

• месяц закрытия (на основании имеющихся данных о приблизительных сроках закрытия вакансии);
• стоимость услуг кадрового агентства (на основании договора);
• количество вакансий, к работе над которыми подключены кадровые агентства;
• итоговая сумма агентского гонорара - для внесения в бюджет.

Второй случай - когда затраты относятся на счет службы персонала - предпочтителен для нее (см. таблицу).

Расходы на кадровые агентства рассчитываются по следующему алгоритму:

1. Определите (по плану) приблизительный качественный и количественный состав вакансий на год.

2. Выделите вакансии, которые будут отданы в работу агентству, и обоснуйте это (конфиденциальные, топовые или сложные заявки).

3. Для точности расчета необходимо знать, какие конкретно агентства будут привлечены и их ценовую политику. На сегодняшний день рекрутинговые компании требуют гонорар в размере от 12 до 30% годового дохода подыскиваемого специалиста. Стоимость подбора по каждой вакансии высчитывается по следующей формуле: Доход сотрудника х 12 месяцев х гонорар агентства + НДС

Далее суммируются гонорары по всем вакансиям - так вычисляется общая цена услуг кадрового агентства.

4. Для итогового расчета необходимо учесть возможную индексацию гонорара.

Расходы на обзоры рынка труда

Раз в год крупные компании, такие как Ernst & Young, PricewaterhouseCoopers, делают общие обзоры заработных плат по рынку труда; агентство «Анкор» проводит их чаще - по полугодиям.

Суть общего обзора сводится к следующему: компании, участвующие в исследовании, обмениваются информацией о доходе сотрудников по заранее оговоренным позициям (важно, что при этом предоставляются описания должностей, а не названия). Указываются данные о структуре дохода, окладной и премиальной частях, бонусах, других компенсациях, составляющих соцпакета и т. д.

PricewaterhouseCoopers распространяет обзор за деньги исключительно среди участников; Ernst & Young, «Анкор» - для участников делают его бесплатно, остальные могут его купить по цене от 20 до 60 тыс. рублей , плюс НДС.

Специализированные обзоры (по отдельным должностям, рынку, перечню конкретных организаций) можно заказать профильным агентствам. Стоимость - около 150 тыс. рублей. Подготовка таких обзоров требует больших трудозотрат, но они имеют высокую достоверность. Структура их включает: описание компаний-конкурентов, исследованных позиций, схем оплаты, составляющих социальных пакетов, а также выводы, новости рынка, отставки и назначения.

Проводить обзоры собственными силами рекомендуется только по уникальным вакансиям, которые редко встречаются на рынке. Основные задачи такого мини-исследования - получение оперативных данных (информация нужна, что называется, «здесь и сейчас») или экономия средств. Также экспресс-обзоры нужны, когда есть сомнения в достоверности предоставленных данных или при резких рыночных изменениях, в этом случае их роль скорее проверочная, подтверждающая.

Расходы на работу по привлечению молодых специалистов

Расходы на привлечение молодых специалистов делятся на прямые и косвенные.

Прямые затраты связаны с подготовкой маркетинговых материалов, покупкой рекламных мест и проч. Например: стоимость дизайна и печати рекламных материалов составит примерно 57 тыс. рублей, львиная доля средств - около 570 тыс. рублей - уйдет на размещение рекламы в интернете (баннеры, интервью представителей компании, информация на специализированных сайтах для студентов и т. д.), рекламу в вузах - более 30 тыс. рублей (размещение плакатов, объявлений, баннеров на вузовских сайтах, работа со службами занятости учебных учреждений), аренду помещений для мероприятий, проводимых компанией для молодых специалистов (где они знакомятся с представителями бизнеса, возможностями организации) - около 85 тыс. рублей.*

Косвенные расходы связаны с выплатой гонорара компании-провайдеру за услугу по привлечению молодых специалистов (в виде почасовой ставки или фиксированной суммы). За подготовку материалов, работу с вузами, с кандидатами, осуществление обратной связи с трудоустроенными молодыми специалистами, организацию рекламных кампаний провайдер может запросить гонорар в сумме, например, 500 тыс. рублей.

В 2007 г. в крупных организациях бюджеты на работу с молодыми специалистами намного превысили стоимость проведения небольшой PR или рекламной кампании. В случае отсутствия средств на дорогостоящую разработку системы, альтернативой может быть самостоятельное привлечение молодых специалистов.

Расходы на бонусные вакансии

В условиях общего дефицита претендентов некоторые компании готовы материально поощрять сотрудников, предоставивших кандидатуру соискателя (если он прошел отбор и принят на работу в компанию). Размер бонуса рекомендате-ля зависит от уровня замещаемой должности.

Как правило, бонусные вакансии определяет директор по персоналу и утверждает генеральный директор на основании:
• значимости должности для бизнеса;
• уникальности позиции (например, если предполагается развитие нового направления);
• дефицитности специалистов данной категории на рынке труда.

Расходы на бонусы за рекомендацию рассчитываются так:

1. Определите приоритетные для вашей компании вакансии.

2. Уточните количество таких вакансий на период бюджетирования.

3. Число данных свободных позиций умножьте на сумму бонуса.

***

Планирование потребностей в персонале и бюджетирование расходов на подбор позволяют проанализировать и оценить результативность работы отдела рекрутинга и найти пути ее оптимизации.

Вы можете подписаться на журнал "Справочник по управлению персоналом" здесь.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль