Все под контролем: централизация и регламентация процесса найма персонала

12756
 Гудков А.
Не секрет, что один из наиболее приятных моментов в работе HR-менеджера - закрытие очередной вакансии. Успех при этом зависит от всех участников процесса: заказчика (руководителя подразделения), работника HR-службы и соискателя. Что же может помешать достижению желаемого результата? С чем приходится сталкиваться менеджерам по подбору персонала? Как преодолеть возникающие трудности?

Рассмотрим успешный опыт управляющей компании издательского холдинга «За рулем», в которой менее чем за год удалось трансформировать и регламентировать процесс найма персонала. Изначально в организации не было отдельной службы подбора, и линейные менеджеры были вынуждены искать специалистов для своих подразделений собственными силами.

ОАО «За Рулем» - управляющая компания крупного издательского холдинга, специализирующегося на выпуске и распространении продукции автомобильной тематики. Основано в 1992 г. Имеет пять дочерних организаций. Количество персонала - около 500 человек.

Понимая плюсы централизации найма, руководители компании поставили перед работниками созданного отдела персонала задачу по его реорганизации, исходя из следующих принципов:
• подбор кадров - это внутренняя услуга;
• отдел по подбору персонала -внутреннее «кадровое агентство»;
• руководители подразделений -внутренние заказчики;
• регламент найма включает технологии и принципы взаимодействия;
• критерии эффективности - рентабельность процесса, продуктивное взаимодействие с внутренними заказчиками.

Для выполнения поставленной задачи сотрудники образованной службы по подбору и оценке персонала разработали следующий план:

1. Определение желаемых результатов.

2. Комплексное исследование имеющегося процесса найма персонала.

3. Проектирование и оптимизация процесса.

4. Регламентация разработанного процесса.

5. Внедрение регламента найма.

Рассмотрим каждый из этапов.

Этап 1. Определение желаемых результатов

Работники HR-службы определили следующие результаты оптимизации процесса найма персонала:
• упорядочение и стандартизация процесса найма;
• уменьшение нагрузки на руководителей подразделений при найме персонала;
• возможность подбора наиболее подходящих работников;
• оптимизация затрат на данный процесс;
• сокращение времени закрытия вакансий;
• создание корпоративной базы резюме и кадрового резерва;
• повышение прозрачности процесса найма персонала;
• возможность внедрения разработанного процесса в дочерних предприятиях холдинга.

Этап 2. Комплексное исследование имеющегося процесса найма персонала

Чтобы выяснить, каково в холдинге положение дел с наймом персонала (начиная с выявления потребности в сотрудниках и заканчивая прохождением испытательного срока новичком), было решено провести комплексное исследование процесса в ОАО «За рулем» и на дочерних предприятиях.

Задачи исследования:

Для выполнения поставленной задачи сотрудники образованной службы по подбору и оценке персонала разработали следующий план:

1. Определение текущего положения дел с наймом персонала среди подразделений холдинга:
• выявление потребности в кадрах;
• определение используемых в настоящее время способов поиска и отбора претендентов на вакантные должности;
• оценка эффективности каналов привлечения и методов отбора (количественный анализ);
• выяснение уровня регламентации процесса и степени соблюдения существующего регламента найма;
• определение уровня текучести кадров и ее причин.

2. Выявление пожеланий топ-менеджеров и руководителей структурных подразделений относительно найма персонала и приемлемых механизмов взаимодействия с отделом подбора:
• выявление готовности управленцев к эффективному взаимодействию с отделом подбора персонала;
• получение информации о предпочтительных вариантах взаимодействия с отделом подбора.

Основным методом исследования стал экспертный опрос линейных руководителей. Была специально разработана анкета (см. Приложение), работники HR-службы проанализировали полученные результаты.

Проведенное исследование помогло HR-специалистам не только увидеть существующий процесс найма глазами начальников подразделений и выявить его плюсы и минусы, но и, что не менее важно, получить от руководителей подтверждение готовности к сотрудничеству, так как именно они выступают внутренними заказчиками. В противном случае все внедряемые изменения воспринимались бы как навязанные.

Сильными сторонами процесса подбора персонала в холдинге оказались эффективные «внутренние» источники кандидатов на вакансию (рекомендации, профессиональные знакомства, внутренний поиск), высокое качество профессиональной оценки кандидатов (особенно в редакциях). Слабые же места заключались в субъективности оценки претендентов на вакансии, отсутствии четкого представления о затратах на наем, нерезультативных «внешних» источниках кадров (например, для обслуживающих подразделений), неотработанных методах отбора.

Исследование позволило сделать линейных руководителей участниками предстоящих изменений, что, по мнению автора, имеет большое значение с психологической точки зрения.

Приведем результаты исследования, на основании которых и принимались решения по усовершенствованию процесса найма персонала:

1. Из всех существующих каналов привлечения кандидатов участники опроса выбрали: поиск внутри компании (30%), рекомендации специалистов (17%), объявления в СМИ (23%), прочее (30%).

2. Респонденты предпочитают следующие стили интервью: структурированное (14%), полуструктурированное (65%), неструктурированное (21%).

3. Только небольшая часть опрошенных руководителей (15%) используют должностную документацию при формулировании требований к соискателям.

4. Большинство топ-менеджеров и начальников подразделений (80%) в ходе опроса изъявили готовность к сотрудничеству с отделом найма персонала. Кроме того, на основании результатов исследования был составлен алгоритм такого взаимодействия: формирование требований к кандидату и подача заявки - поиск - первичный отсев - представление претендентов - финальный отбор - принятие решения. Необходимая при этом документация: регламент найма персонала, бланк заявки, стандартная форма для представления информации о кандидатах.

Все под контролем: централизация и регламентация процесса найма персонала

Этап 3. Проектирование и оптимизация бизнес-процесса найма персонала

На основании данных исследования и уже принятых в компании норм и положений специалисты службы подбора разработали две модели процесса найма персонала -«как есть» (см. рис. 1), которая отражает существующее положение дел, и «как надо» (см. рис. 2) - идеальную технологию того же процесса; а также подготовили программу перехода от первой модели ко второй (см. табл. 1), подразумевающую строго определенную последовательность действий.

Сотруднику, ответственному за трансформацию системы, важно не пренебрегать уже имеющимся у компании опытом, а использовать его, органично сочетая с новыми элементами процесса. При этом необходимо учитывать интересы всех его участников - работников отдела найма, кадровой службы, начальников подразделений, руководителей компании, а также соискателей.

Кроме того, следует сделать процесс «гибким», не утяжелять его, и четко обозначить зоны ответственности. Отметим, что они фиксируются в «Регламенте найма персонала».

Однако разработать бизнес-процесс - еще не значит добиться результата: куда труднее его внедрить. Для этого необходимо предусмотреть все возможные барьеры и способы их преодоления.

С целью оценки возможности проведения изменений рекомендуется использовать следующий метод. Для начала обозначить основные барьеры, которые, как правило, возникают на этом пути, затем разбить их на группы, например: «Финансы», «Персонал», «Законодательство».

К группе «Финансы» обычно относят препятствия, заключающиеся в излишних затратах на проведение изменений, - дополнительное привлечение персонала, покупка программного обеспечения и т.п. К данным расходам относятся те, которые компания понесет в текущем периоде, а также возможные инвестиции в новые технологии.

Все под контролем: централизация и регламентация процесса найма персонала

Важно понимать, что наем персонала - это дорогостоящий процесс, однако он может быть рентабельным, если затраты на него не превышают или нижесреднерыночной стоимости данной услуги. Отдел найма выступает в роли внутреннего кадрового агентства. Его затраты целесообразно условно разделить на:
• постоянные (зарплата, средства на поддержание мотивации, обеспечение рабочего места менеджера по подбору, телефонию и интернет и т.д.);
• переменные (расходы на закрытие одной вакансии, т.е. на платные интернет-ресурсы, услуги кадровых агентств, размещение объявлений в СМИ, бонус сотруднику, участвующему в акции «Приведи друга», и т.д., в зависимости от специфики вакансии).

Схема вычисления рентабельности процесса найма:
• подсчет постоянных расходов (на содержание отдела подбора);
• подсчет переменных затрат (на закрытие одной вакансии);
• умножение переменных затрат на количество вакансий;
• сложение полученного произведения и постоянных затрат;
• разделение суммы на количество закрытых вакансий, результат -стоимость закрытия своими силами одной вакансии;
• подсчет средней стоимости услуг кадровых агентств и умножение полученного результата на количество вакансий.

Таким образом, если стоимость услуг кадровых агентств меньше объема средств, затрачиваемых на подбор персонала своими силами, то процесс найма является нерентабельным. Результаты подсчетов позволяют сделать следующий вывод: чем больше вакансий закрывается с помощью внутренних ресурсов, тем дешевле обходится компании стоимость этого процесса.

К группе «Персонал» относятся препятствия, вызванные сопротивлением сотрудников. При внедрении изменений оно неизбежно, потому что модернизация и регламентация процедур всегда связаны с усилением индивидуальной ответственности. Вследствие этого возможен уход ценных сотрудников, ухудшение морально-психологического климата, снижение производительности труда. На преодоление препятствий данной группы также требуются финансовые ресурсы.

В ходе реализации программы авторы концепции ожидали сопротивления изменениям со стороны руководителей подразделений как непосредственных участников процесса подбора персонала и постарамени и средств при получении того или иного разрешения, квоты и т.п. Рассмотрение этих препятствий актуально в случае, если при оптимизации лись минимизировать силу этого барьера (см. табл. 2).

Все под контролем: централизация и регламентация процесса найма персонала

Препятствия группы «Законодательство» возникают из-за отдельных положений государственных нормативных актов. Под этими барьерами также подразумевается юридическая волокита, потеря вребизнес-процессов планируется перераспределение ответственности между сотрудниками организации, изменение принципов и схем мотивации либо сокращение персонала. При внедрении модели «как надо» в ОАО «За рулем» таких барьеров выявлено не было.

Следующим шагом стало описание и фиксация данного бизнес-процесса в виде внутреннего нормативного документа.

Этап 4. Регламентация разработанного процесса

Как правило, регламент процесса найма персонала нужен в случаях, когда необходима детализация важных аспектов взаимодействия нескольких подразделений, а также для описания тех элементов, с которыми часто возникают проблемы. Цель регламента - оптимизация бизнес-процесса и фиксация в письменном виде алгоритма его реализации. По мнению автора, регламент также необходим для установления критериев эффективности и сроков выполнения тех или иных операций участниками процесса, закрепления индивидуальных зон ответственности.

Все под контролем: централизация и регламентация процесса найма персонала

Регламентация найма персонала - это двунаправленный процесс: с одной стороны, он удерживает внутренних заказчиков от излишних «вольностей», с другой - обязывает HR-менеджеров качественно выполнять свою работу. В случае сбоя регламент помогает определить, на каком этапе он произошел, кто виноват и как исправить оплошность.

Таким образом, в ОАО «За рулем» был разработан «Регламент процесса найма персонала», в который вошли следующие разделы:

1. Общие положения: цель регламента, область и условия его применения, краткий перечень регламентируемых процедур.

2. Порядок подготовки к найму персонала: инициация найма, согласование и утверждение Заявки на подбор, составление сопроводительной документации (листа собеседования, формы объявления о вакансии и т.д.), калькуляция временных затрат.

3. Порядок поиска претендентов на вакантную должность: основные технологии поиска, источники и способы привлечения кандидатов, временные затраты на поиск, условия успешного найма.

4. Порядок отбора претендентов: этапы отбора (первичный, промежуточный, финальный), требования, предъявляемые на каждом этапе, временные затраты на отбор. 5. Завершение подбора: подписание трудового договора и должностной документации, представление нового сотрудника коллективу, вводный инструктаж, составление отзыва о прохождении работником испытательного срока. В этом же разделе указываются: принципы взаимодействия менеджера по персоналу с руководителем структурного подразделения и его новым подчиненным на протяжении испытательного срока.

Этап 5. Внедрение регламента найма

В настоящее время в ОАО «За рулем» подошло к концу тестирование нового бизнес-процесса найма персонала, базой для реализации которого служит подготовленный регламент. Перед тем как приступить к тестированию, сотрудники службы подбора провели презентацию данного документа для руководителей структурных подразделений.

В начале работы над проектом наблюдалась некоторая настороженность с их стороны, однако после удачного закрытия нескольких вакансий значимость деятельности сотрудников службы найма в компании существенно возросла, и теперь она обеспечивает подбор кадров почти на все вакансии предприятия. Важно, что сегодня руководство может четко контролировать затраты на наем, а благодаря внедрению «Регламента найма», удалось исключить негативное влияние человеческого фактора, выражающееся в субъективности оценки кандидатов. Результатом проведенных изменений стала прозрачность процесса найма, а также возможность легко контролировать его на любом из этапов.

Немаловажную роль при внедрении играет информационная поддержка участников и обратная связь. В ОАО «За рулем» она осуществлялась следующим образом.

На первом этапе сотрудники службы персонала провели презентацию нового регламента для руководства, изложили результаты исследования и обозначили выгоды для начальников подразделений, заранее условившись, что принятие положений документа к исполнению - дело добровольное, а линейный менеджер может выбирать; вести ли ему поиск и отбор кандидатов собственными силами или обратиться в отдел найма.

Автор статьи убежден в том, что хороший HR-менеджер должен не просто быть способным трансформировать внутреннюю среду предприятия, но и уметь реагировать на ее запросы, помня при этом о пользе производимых им изменений. Только так можно добиться положительных результатов и удовлетворенности своей работой.

Все под контролем: централизация и регламентация процесса найма персонала

Подписаться на журнал "Справочник по управлению персоналом" можно по этой ссылке.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль