Принцип единства: HRM-системадляхолдинга

3192
 Стоян В.
Автор: Стоян В.
«Вимм-Билль-Данн» - крупный, территориально распределенный холдинг, управление которым требует развитой ИТ-инфраструктуры с консолидацией в центре. В 2001 г. создана управляющая компания ОАО «Вимм-Билль-Данн Продукты Питания». В 2007 г. начато внедрение ERP-системы, задающей единый «корпоративный стандарт» работы. Важная составляющая данного проекта - новая автоматизированная система управления персоналом.

Выбор программного продукта

Исторически управление кадровыми процессами в «Вимм-Билль-Данн» осуществлялось с помощью программного продукта собственной разработки. Однако по мере роста компании, увеличения количества структурных подразделений и численности персонала стало очевидно, что используемая HRM-система не позволяет гибко разграничивать уровни доступа сотрудников к кадровым данным и оперативно отслеживать постоянно появляющиеся изменения в законодательстве.

Компания «Вимм-Билль-Данн» основана в 1992 г. Крупнейший отечественный производитель соков и молочных продуктов, которому принадлежат 37 перерабатывающих предприятий и торговые филиалы в 26 крупнейших городах России и СНГ. Численность персонала - более 18 тыс. человек.

В 2001 г. в одной из компаний холдинга - ОАО «Вимм-Билль-Данн Напитки» - было решено испытать в действии новую систему управления персоналом, а именно, отечественный продукт - систему «БОСС-Кадровик». Основными аргументами в ее пользу при выборе были:
• наличие необходимого функционала для использования современных методов управления персоналом;
• высокая производительность, защита данных от несанкционированного доступа, организация и разграничение прав доступа в точном соответствии с должностными полномочиями пользователей;
• полное соответствие российскому законодательству и локальной специфике ведения бизнеса.

Тестирование нового для «Вимм-Билль-Данн» программного продукта прошло успешно. Однако в остальных компаниях холдинга, за исключением ОАО «Вимм-Билль-Данн Напитки», кадровый учет и расчет заработной платы по-прежнему осуществлялись в старой системе. Наличие двух разных HRM-систем в рамках одного холдинга значительно затрудняло получение консолидированной отчетности и требовало дополнительных расходов на техническую поддержку и сопровождение. Кроме того, «двойные стандарты» на уровне ИТ-инфраструктуры противоречили идее централизованного управления. Было очевидно, что «Вимм-Билль-Данн», как и любой крупной компании с распределенной структурой, нужны единая кадровая и учетная политика по труду. Соответственно, требовалась и единая корпоративная HRM-система.

Старая программа на эту роль претендовать не могла по многим причинам. Например, она не обеспечивала требуемую конфиденциальность информации, так как не позволяла должным образом разграничивать права пользователей. Не отвечала она и требованиям безопасности - в ней не было предусмотрено защиты от несанкционированного доступа к базе данных из внешних приложений. Отсутствие же в программе автоматического обновления данных, касающихся законодательства, приводило к тому, что внесение изменений задерживалось: сначала о нововведениях в нормативных актах узнавали внутренние пользователи, а уже от них информация доходила до разработчиков. Было очевидно, что компания нуждается в новой, более «продвинутой», HRM-системе.

В рамках глобального ИТ-проекта в качестве «корпоративного стандарта» для «Вимм-Билль-Данн» выбрали новую, западную ERP-систему. Однако в части автоматизации кадровых процессов решено было сделать ставку на «БОСС-Кадровик». И это не случайно. Во-первых, отечественный программный продукт уже прошел испытание и хорошо зарекомендовал себя в ОАО «Вимм-Билль-Данн Напитки». Шестилетняя эксплуатация системы показала, что она более всего подходит для учета кадров территориально-распределенной структуры и расчета заработной платы по всем подразделениям с соблюдением единых норм корпоративной культуры. Во-вторых, в долгосрочной перспективе общая стоимость владения«БОСС-Кадровик» значительно ниже по сравнению с западными аналогами. И, в-третьих, при функционале, качественно схожем с тем, который имеют зарубежные продукты, отечественная система наиболее полно учитывает российскую специфику и соответствует законодательству РФ: в ней содержатся все стандартные алгоритмы, классификаторы, первичные документы и формы отчетности.

Внедрение системы

Проект внедрения «БОСС-Кадровик» стартовал в августе 2007 г. Было решено перевести на новую HRM-систему в первую очередь, управляющую компанию и торговые подразделения. Партнером выбрали компанию BSC.

В рамках проекта группе внедрения, состоящей из специалистов «Вимм-Билль-Данн» и BSC, требовалось решить следующие задачи:
• создать единую информационную систему кадрового учета и расчета заработной платы;
• внедрить общекорпоративные стандарты управления HR-процес-сами, унифицировать их;
• организовать централизованное ведение общекорпоративных справочников;
• консолидировать данные для управленческого учета кадров и формирования внутренней отчетности;
• интегрировать «БОСС-Кадровик» с внешними системами (ERP, бюджетирование и др.);
• организовать параллельную работу пользователей с одними и теми же данными.

При выполнении работ необходимо было учесть тот факт, что многочисленные структурные подразделения компании находятся в разных регионах и часовых поясах. Соответственно, группа внедрения должна была обеспечить практически круглосуточную доступность системы.

Удовлетворить все перечисленные требования позволяло решение с централизованной архитектурой: нужно было создать единую базу данных «БОСС-Кадровик», находящуюся в Центре и дающую возможность удаленной работы в режиме реального времени сотрудникам из разных частей России.

После предпроектного обследования, в рамках которого были формализованы основные требования к организации документооборота, распределению обязанностей пользователей и т. д., специалисты BSC и «Вимм-Билль-Данн» приступили к разработке технического проекта -прообраза рабочей системы. В октябре 2007 г. они создали единую модель HRM-системы, учитывающую территориально-распределенную структуру холдинга и корпоративные стандарты учета кадров (в том числе требования к обмену данными между подразделениями, к унифицированным справочникам, результатам расчета зарплаты). На этапе технического проектирования также были описаны:
• процедуры работы по табельно-зарплатному и штатно-кадровому контурам системы;
• принципы настройки и кодирования справочной информации;
• принципы создания интерфейса для интеграции с внешними системами.

В марте 2008 г. группа внедрения настроила систему и произвела тестовый расчет заработной платы для торговых площадок и управляющей компании, а в апреле модули «Учет кадров», «Табельный учет», «Штатное расписание» и «Расчет заработной платы» запущены в промышленную эксплуатацию. Заблаговременно (в феврале - марте) представители BSC провели обучение ключевых пользователей. После завершения проекта был организован call-центр для обработки запросов территориально удаленных пользователей и поддержки централизованной расчетной группы бухгалтерии. В результате, начиная с апреля 2008 г., учет кадров и расчет заработной платы по управляющей компании и торговым подразделениям осуществляются в «БОСС-Кадровик». В апреле 2009 г. было завершено тиражирование и запуск системы в промышленную эксплуатацию на производственных площадках холдинга.

Система в действии

В результате внедрения единой HRM-системы в компании «Вимм-Билль-Данн» были заданы общекорпоративные стандарты управления персоналом. На уровне холдинга в целом теперь действует единая кадровая политика, общая методология расчета заработной платы и система планирования затрат на персонал. Появилась возможность консолидации информации в центре и унификации кадровой отчетности. В «БОСС-Кадровик» предусмотрены все учетные мероприятия: прием, перемещение, увольнение, формирование приказов и др. Это помогает HR-специалистам выполнять работу правильно и в срок. Единожды введенная в систему информация сохраняется и при необходимости может использоваться в других модулях системы. Данные о кадровых изменениях, отпусках, больничных, командировках, занесенные в программу HR-службой или канцелярией, доступны бухгалтерии и становятся базой для расчета заработной платы. В результате, не нужно вводить сведения несколько раз и дублировать их.

«БОСС-Кадровик» прекрасно справляется с большими объемами информации. Если раньше в каждом филиале компании для учета кадров существовала своя, отдельная база данных, то сейчас сведения по всем HR-процессам хранятся в единой корпоративной базе. Это позволяет объективно оценивать потребности в трудовых ресурсах и четко планировать их в соответствии с текущими задачами. Становится возможным оперативное принятие управленческих решений на основании полной и актуальной информации, повышается достоверность данных.

Для сотрудников единая HRM-система - это прежде всего защита персональных данных, стандартизация алгоритмов начислений и удержаний по заработной плате, минимизация ошибок в расчетах из-за человеческого фактора.

Можно утверждать, что результаты внедрения новой системы полностью соответствуют требованиям «Вимм-Билль-Данн».



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль