Приспособить новичка

8754
Пополнение команды - «вечная» проблема многих отечественных предприятий. В ряде компаний еще не до конца сформулирован регламент процедуры адаптации принятого работника, а HR-специалисты пренебрегают проведением анализа эффективности вхождения новичка в должность. Результат - потеря дорогостоящего специалиста еще на этапе прохождения испытательного срока

Группа компаний «СофтБа-ланс» существует на рынке IT-услуг уже 15 лет. Однако еще совсем недавно вопрос подбора и адаптации персонала представлял для предприятия определенную проблему, поскольку руководство всегда стремилось добиться максимально быстрого включения новых сотрудников в деятельность компании при сохранении качества обслуживания клиентов. В условиях дефицита квалифицированных IT-специалистов на рынке труда дирекция совместно с HR-службой пересмотрела ряд кадровых целью их совершенствования. Особое внимание было уделено процедурам пополнения команды.

Группа компаний «СофтБаланс» основана в 1993 г. Специализируется на информационных технологиях, в том числе, 1С: франчайзи. Численность персонала - 200 человек.

Статистика увольнений по стажу (учет ведется на основании документа «Увольнение сотрудника») показала, что примерно в 25 % случаев они приходятся на первые шесть месяцев работы специалистов. Детальный разбор каждой отдельно взятой ситуации позволил выявить, что большая часть этих увольнений осуществляется по инициативе организации и рассматривается работодателем как непрохождение входного испытания. Однако часты и случаи, когда на стадии адаптации новичок покидает компанию по собственному желанию. Даже единичные происшествия подобного рода - это потеря средств, вложенных предприятием в специалиста, утрата важного звена в цепи деятельности команды.

Составляющие процесса адаптации

Приступая к выполнению поставленных задач, руководство Группы компаний «СофтБаланс» выделило три основных составляющих процесса адаптации в организации, на которые впоследствии и были направлены все проводимые мероприятия:

1. Профессиональная адаптация к должности.: к процедурам работы, зонам ответственности, инструментарию, используемой рабочей терминологии. В этот период осваиваются требуемые навыки и компетенции, либо актуализируется имеющийся опыт. Итогом и «маркером» профессиональной адаптации к должности становится свободная ориентация во всех процессах, где задействован работник.

2. Вхождение в коллектив, ассимиляция - сопоставление принципов и ценностных установок нового сотрудника с традициями и особенностями коллектива. С точки зрения психологии силы участников неравнозначны: новичок - с одной стороны и сложившийся коллектив со своими традициями - с другой. Итог ассимиляции - принятие новым работником «правил игры» и осознание им единения с сослуживцами. Если на этапе собеседования HR-специалист не сможет грамотно оценить степень соответствия взглядов кандидата корп-культуре предприятия, адаптация может и не состояться.

3. Ориентация в компании, ее структуре, масштабах, направлениях деятельности, стратегических планах, истории, персоналиях. Этой составляющей процесса адаптации работодатель нередко пренебрегает, надеясь, что со временем сотрудник сам познакомится с организацией. Зачастую, так и происходит. Однако этот подход формирует ограниченное профессиональное мировоззрение, а в некоторых случаях, приводит к восприятию событий и мнений вне контекста, что либо влечет искажение действительности, либо становится причиной равнодушной позиции новичка.

Распределение ответственности

Чаще всего ответственность за адаптацию нового сотрудника распределяется между службой персонала, руководителем структурного подразделения и наставником (если он есть). Как правило, при таком подходе найти «виновного» в сложных ситуациях бывает непросто. Очень важно разделить зоны ответственности по определенному принципу, а также локальными нормативными актами назначить главного. Это может быть HR-отдел или руководитель подразделения. По мнению автора статьи, логично передавать основную ответственность службе персонала, чтобы централизовать управление процессом и стандартизировать его (см. табл. 1, 2).

В «СофтБаланс» структурное подразделение осуществляет процедуры, связанные с профессиональной адаптацией, а также берет на себя часть ответственности за ввод новичка в коллектив и компанию. Специалист службы персонала проводит адаптационные мероприятия (офис-тур по отделам, вводный курс, организация формальных и неформальных встреч с сослуживцами, руководством), рассказывает о внутренних правилах и обычаях, активно поддерживает сотрудника на первых этапах работы и наблюдает за его поведением, что позволяет выявить степень соответствия новичка требованиям компании, а также:
• исследовать характер вопросов, задаваемых специалистам службы персонала новичком (типичны/не типичны, с чем связаны);
• проконтролировать, как руководитель подразделения представляет сотрудника коллективу; принимает ли работник участие в неформальном общении с коллегами или в основном находится в одиночестве;
• провести мониторинг выполнения заданий новичком на текущий момент, отследить, какие сложности возникают, что вызывает наибольшие затруднения;
• получить обратную связь от руководителя подразделения по вопросам ориентации в предметной области и адаптации подчиненного в коллективе.

Параллельно с мониторингом поведения новичка осуществляется наблюдение за выполнением установленных действий руководителем подразделения, а также за тем, как проходит наставничество. Оцениваются следующие аспекты:
• все ли мероприятия, указанные в плане развития сотрудника, за которые несет ответственность начальник подразделения, проводятся в указанные сроки;
• получает ли новичок от наставника ответы на свои вопросы;
• включает ли руководитель нового сотрудника в активные коммуникации. В некоторых ситуациях, чтобы оценить этот момент, новичка просят составить список коллег, с которыми он успел познакомиться;
• как часто и по какому поводу руководитель дает сотруднику обратную связь.

Роль наставника

Нужен ли сотруднику специально выделенный наставник или нет, решается каждой компанией самостоятельно, но то, что наставничество (либо его элементы) необходимо, -факт бесспорный. Если только организация не придерживается стиля «стресс-менеджмент».

Приспособить новичкаПриспособить новичка

В «СофтБаланс» есть основные требования к наставнику:
• компетентность в специфике отдела, содержании труда на конкретной должности;
• присутствие таких личностных качеств, как отзывчивость, ответственность, доброжелательность, внимательность;
• педагогический талант.

Было принято решение о том, что в большинстве случаев функции наставника будет выполнять начальник подразделения.

Помимо основных требований к кандидатуре наставника руководители компании сформулировали принципы его работы с новым сотрудником:
• доброжелательное, позитивное, внимательное отношение к новичку;
• рациональное распределение рабочего времени - совмещение основных функций с наставничеством;
• последовательная передача информации - от простого к сложному, от общеизвестного к менее известному;
• постоянная обратная связь;
• текущий контроль работы сотрудника, своевременная корректировка действий;
• проявление заботы о новичке -подробное разъяснение вопросов, привитие культуры компании;
• своевременное информирование службы персонала по всем вопросам адаптации нового сотрудника.

Факторы успешной адаптации:

1. Наличие разработанных должностных инструкций (либо описаний рабочего места) - действующих, а не формальных.

2. Установление первоначальных требований к кандидату, сформированный четкий профиль должности. Так, в «СофтБаланс» существует специальная форма ее описания (см. рис. 1).

Приспособить новичка

3. Диагностика (объективная или субъективная) соответствия претендента требованиям организации. Особенно важно совпадение корпоративных ценностей и ценностных ориентаций человека. Это выясняется с помощью вопроса «Что вам важно получать от работы?» в рамках методики LAB-profile. Кроме того, специалисты HR-службы внимательно изучают заполненную кандидатом корпоративную анкету соискателя, обращая особое внимание на то, насколько ответственно он подошел к выполнению задания (формальны или нет его высказывания, игнорирует ли часть вопросов или отвечает на все).

4. Организация наставничества -назначение наставника или принятие менеджером его функций.

5. Контроль хода адаптации и постоянная обратная связь от новичка и руководителя подразделения. В «СофтБаланс» она осуществляется посредством интервьюирования начальника и сотрудника на предмет удовлетворенности подчиненным / работой, исполнения утвержденного плана развития новичка, заполнения анкеты адаптации. В каждом конкретном случае проводится необходимая корректировка плана развития, вводятся дополнительные мероприятия, например: обучение на рабочем месте, проведение небольшого дополнительного курса в учебном центре, посещение клиентов в первое время только в сопровождении более опытного сотрудника.

Этапы адаптации

С целью наиболее комфортного прохождения адаптации в «Софт-Баланс» автором выделены ее ключевые этапы, каждому из которых соответствует набор определенных процедур:

1. До выхода на рабочее место составляется план развития сотрудника, осуществляется его знакомство со структурой офиса. После принятия решения о найме служба персонала совместно с руководителем подразделения формирует план развития, который обсуждается со специалистом еще до его выхода на работу, определяются контрольные сроки для получения сертификатов 1С, освоения процедур и технологий. Накануне HR-менеджер проводит неофициальный офис-тур, в ходе которого показывает помещения, вкратце рассказывает о территориальном расположении отделов, не представляя новичка коллегам.

2. В первый рабочий день осуществляется официальное оформление, представление сослуживцам и знакомство с основными процедурами компании. На этом этапе большую часть времени традиционно занимают организационные вопросы - оформление документов, ввод информации в базы данных, проведение необходимых инструктажей. Нового сотрудника проводят по офису, особое внимание уделяется знакомству с коллегами внутри подразделения. До начала рабочего дня менеджер по персоналу привязывает воздушный шарик над рабочим местом новичка, отмечая таким образом его появление, вывешивает фото с указа корпоративной столовой, делает почтовую рассылку, где сообщает о «пополнении» в компании. Сотруднику направляется приветственное письмо с поздравлением и ссылками на описание основных порядков и процедур.

3. В первые месяцы работы основное внимание уделяется развитию умений и навыков новичка, освоению технологий и процедур, проводится вводный курс, осуществляется постоянный мониторинг процесса адаптации. В компании «СофтБа-ланс» функции «Плана вхождения в должность» выполняет «План развития сотрудника» (см. рис. 2), где четко описываются профессиональные области, которые должны быть в достаточной мере развиты у новичка.

Приспособить новичка

План развития составляется службой персонала совместно с начальником подразделения, куда принимается сотрудник. За основу берутся требования к знаниям и умениям, предъявляемые к той или иной должностной позиции. Ответственность за исполнение плана развития лежит на руководителе. Традиционно обучение начинается с ознакомительных курсов по работе с корпоративной информационной системой. В первые недели проводится вводный курс, в ходе которого новичок знакомится с направлениями деятельности, положением компании на рынке, конкурентными преимуществами; историей, структурой организации, корпоративной культурой, основными правилами. На протяжении всего испытательного срока менеджер по персоналу беседует с руководителем подразделения на предмет хода адаптации новичка. Также организует несколько формальных встреч с сотрудником, на которых обсуждает проблемы привыкания к компании и коллективу.

Через 5-6 недель после начала работы сотрудника просят заполнить анкету, направленную на выявление его состояния на этапе адаптации (см. Приложение). Ответы на предлагаемые вопросы позволяют оценить, насколько близок к завершению этот процесс, какая из его составляющих нуждается в корректировке. По итогам анкетирования, а также на основании результатов сравнения наблюдений HR-специалиста (см. выше о распределении ответственности) с ответами новичка, служба персонала совместно с руководителем подразделения составляет заключение о том, насколько благоприятно протекает адаптация, и близится ли она к завершению, или же рассматривается возможность введения дополнительных мероприятий. Отметим, что подобные наблюдения проводятся в компании на протяжении всего испытательного срока, а по их результатам в личном деле сотрудника формируется лист наблюдений. Все задачи, поставленные перед новичком на этот период, документально фиксируются, и в определенные сроки путем анкетирования или с помощью обычных отчетов полученные результаты сравниваются с ожидаемыми. Процент и качество выполнения задач дает возможность судить о протекании адаптации, грамотности действий наставника, проводить корректировку процесса.

Основная цель опросов - получение письменной обратной связи о ходе адаптации от самого сотрудника. При обработке результатов анкеты и их интерпретации важно учитывать, первый ли это опыт работы у человека, и насколько часто он менял места деятельности.

Входное испытание согласно трудовому законодательству устанавливается для всех новых сотрудников. Решение об успешности его завершения начальник отдела и менеджер по персоналу принимают совместно. На коллективной встрече руководителя и HR-специалиста с новичком анализируется прошедший период, высказываются рекомендации, работнику объявляется о завершении испытания и начале самостоятельной деятельности, вручается значок сотрудника «СофтБаланса».

Результаты

По итогам выполнения поставленных задач службой персонала совместно с руководством «Софт-Баланс» прежде всего была формализована процедура приема и адаптации сотрудника, введены в качестве обязательных такие основополагающие документы, как «План развития сотрудника» и «Анкета адаптации сотрудника», разработан вводный курс как мероприятие по освоению корпкуль-туры и информации о компании, распределены зоны ответственности между HR-отделом и начальниками структурных подразделений, а также начата формализация критериев оценки прохождения адаптации.

Разработка данной процедуры, ее обсуждение с руководителями подразделений и внедрение осуществлялись в течение трех месяцев. Основная ответственность легла на службу персонала, сотрудники которой собрали и проанализировали весь положительный опыт «СофтБаланс» по отбору и адаптации кадров.

В ходе внедрения проекта были сформулированы правила для менеджеров службы персонала:
• активно общаться на этапе адаптации как с новичком, так и с руководителем подразделения;
• быть особенно внимательными к новым сотрудникам;
• учить менеджеров подразделений наставничеству;
• контролировать качество обратной связи.

В результате нововведения количество увольнений сотрудников со стажем работы в компании до шести месяцев сократилось более чем в 4 раза: с 78 % в 2006 г. до 18,2 % в 2007 г.

Приспособить новичка



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль