Делу - время: фотография рабочего дня

19465
Для любой компании, независимо от размера и вида деятельности, важна эффективность рабочего процесса. Достичь ее можно разными способами, один из которых - рациональное использование рабочего времени сотрудниками.
Компания "Рельеф" создана в 1992 г. Основная сфера деятельности - импорт и оптовая торговля продуктами питания класса "премиум". Имеет филиал в Санкт-Петербурге. Численность персонала - около 300 человек.

Экономия времени

Не секрет, что в одних организациях штат "раздут" и людям на работе в буквальном смысле нечего делать, тогда как в других сотрудники явно перегружены и не видят для себя никакого выхода, кроме увольнения. В идеале нагрузка на человека должна быть сбалансирована. Раньше при расчете оптимального количества персонала экономисты по труду пользовались отраслевыми нормативами, теперь наиболее эффективные инструменты нормирования - хронометраж и фотография рабочего дня. На их основе сотрудники службы персонала делают выводы о наличии проблем в компании, масштабах и причинах потерь рабочего времени, намечают мероприятия по совершенствованию труда и производства. Если не проводить такого рода мероприятия, организация может понести убытки вследствие простоев, отсутствия нормативов и нечеткого распределения функциональных обязанностей между подразделениями. По статистике, потери рабочего времени служащих в разных компаниях составляют от 19 до 23%.

Рассмотрим, в чем состоит принципиальное отличие между хронометражем и фотографией рабочего дня.

Хронометраж - это метод изучения затрат времени на выполнение циклически повторяющихся ручных и машинно-ручных операций, который чаще всего используется на производстве. В ходе данной процедуры замеряется продолжительность выполнения работником каждой операции, с целью определения трудоемкости работ и последующего установления норм выработки или времени, расчета расценки на товар, тарифных ставок при сдельной оплате труда.

Фотография рабочего дня - это вид наблюдений, с помощью которого фиксируют и анализируют затраты времени одного сотрудника или группы на разные виды активности в течение всего дня. Метод позволяет выявить потери времени, установить причины этого и разработать конкретные мероприятия по их устранению.

Таким образом, хронометраж лучше использовать при расчете затрат времени на одну операцию у представителей рабочих профессий, а фотографию - для понимания структуры рабочего дня и определения количества рационально и нерационально использованного времени у руководителей и специалистов.

В компании "Рельеф" фотография рабочего дня осуществляется часто и называется "Мониторинг рабочего времени". Она основана на методе так называемого "самофотографирования", когда сотрудник самостоятельно фиксирует все, чем занимался в течение дня. Процедура считается эффективным инструментом повышения продуктивности персонала, а также решения многих вопросов нормирования и оплаты труда.

Самофотографирование

В ходе мониторинга сотрудник записывает все свои дела (включая личные), которые длятся более трех минут, указывая время начала и окончания операции, а также ее название. Полученные результаты впоследствии обрабатываются и анализируются.

Лучше, когда замеры времени проводит сторонний наблюдатель, находясь недалеко с секундомером и фиксируя каждое изменение активности человека. На крупных предприятиях этим занимаются нормировщики или экономисты по труду. В небольших организациях ответственность за процедуру ложится на службу персонала.

В компании "Рельеф" каждый сотрудник самостоятельно заполняет бланк мониторинга (см. прил. 1). В этом есть определенная доля риска, поскольку человек может "приукрасить" действительность и не вписать в бланк время, потраченное на личные нужды. Однако этот риск сводится к минимуму, когда объясняют цель мониторинга. Если, например, по итогам анализа данных этой процедуры выходит, что сотрудник потратил много времени на выполнение своих обычных функций, - его руководитель и специалисты службы персонала делают вывод: либо работника необходимо обучать и через некоторое время проводить повторный мониторинг, либо ставить вопрос о профессиональной пригодности человека.

Если для компании важно, чтобы замеры выполнял наблюдатель, а у службы персонала нет возможности полностью освободить человека из своего подразделения, то можно привлечь на эту временную работу студентов вузов. Главное - помнить, что человеку, проводящему хронометраж, нужно оставаться «невидимым»: не вклю- чаться в разговоры, не отвлекать сотрудника вопросами и т. д.

Мониторинг рабочего времени применяется в "Рельефе" в тех случаях, когда:
• руководитель недоволен эффективностью труда одного или нескольких подчиненных;
• определенное подразделение "тормозит" выполнение бизнес-процессов компании;
• сотрудник постоянно задерживается на работе, сильно перегружен;
• начальник жалуется, что ему не хватает человеческих ресурсов и нужен дополнительный сотрудник;
• необходимо подготовить должностную инструкцию (профиль должности), но руководитель подразделения не хочет этим заниматься;
• один или несколько работников часто совершают ошибки.

Процедура мониторинга

В компании "Рельеф" процедура мониторинга имеет определенный порядок:

1. Выявление очага проблемы. Руководитель подразделения пишет заявку на мониторинг, объясняя причины возникшей потребности в его проведении.

2. Подготовительная часть. Сотрудник службы персонала проводит беседу с наблюдаемым работником: объясняет цели и методы проведения мониторинга, отвечает на вопросы, передает бланк для заполнения. Стоит отметить, что электронная версия бланка "прижилась" в компании лучше, чем бумажная. Во-первых, большинство сотрудников основную часть рабочего времени проводят в офисе за компьютером, во-вторых, такой вариант экономит время как самого наблюдаемого (благодаря высокой скорости печати и автоматическому заполнению граф при повторяющихся делах), так и специалиста службы персонала, которому проще обрабатывать электронные данные.

На подготовительном этапе важно создать участнику психологический комфорт, поскольку от объективности заполнения бланка зависит эффективность мер, применяемых по результатам анализа. Основным аргументом для отказа могут быть слова сотрудника: "Я и так ничего не успеваю, а мне еще бланк заполнять". В ответ на них менеджер по персоналу должен объяснить, что, во-первых, данная операция в целом занимает не более 10-15 минут в день, а, во-вторых, хронометраж покажет реальную степень перегруженности человека. Главное - вносить информацию по мере изменения активности, т.к. если человек будет вечером пытаться вспомнить, чем занимался в течение всего дня, - заполнение бланка отнимет больше времени, а некоторые дела будут упущены.

3. Мониторинг. Сотрудник ежедневно заполняет бланк мониторинга, фиксируя все свои занятия продолжительностью более трех минут. Специалист службы персонала периодически проверяет, насколько добросовестно он это делает. Например, в течение дня несколько раз подходит и смотрит, на каком этапе находится процесс заполнения бланка. Если зафиксировано только дело, выполненное рано утром, а дальше человек забыл записать или решил вовсе не заполнять бланк, с ним проводится повторная беседа. Другой пример недобросовестного подхода - когда сотрудник только по окончании рабочего дня вспоминает, чем занимался весь день. Такую практику тоже следует пресекать, объясняя наблюдаемому неэффективность проведенных подобным образом мероприятий.

По истечении условленного срока сотрудник пересылает в HR-отдел заполненные бланки для обработки. На этом этапе основная задача участника мониторинга - помнить о необходимости вести записи. Службе персонала следует поддерживать его: говорить, что через некоторое время заполнение бланка войдет в привычку и т.д.

4. Обработка результатов. В "Рельефе" обработка результатов мониторинга происходит с помощью другого специального бланка (см. прил. 2). Время, потраченное сотрудником на каждую операцию, распределяется в нем на 6 блоков:
• В "Рельефе" обработка результатов мониторинга происходит с помощью другого специального бланка (см. прил. 2). Время, потраченное сотрудником на каждую операцию, распределяется в нем на 6 блоков:
• взаимодействие с другими отделами;
• работа с документами;
• телефонные переговоры;
• обед, кофе, личные нужды;
• подготовка к работе, обеспечение рабочего места.

Для менеджеров по продажам к перечисленным пунктам добавляется "работа с клиентами" (ведение переговоров и т.п.).

Подобное разделение оказалось эффективным для данной компании, однако для другой организации, возможно, будет лучше сформировать иные блоки. То же касается и отдельных должностей и профессий. Например, для менеджера по персоналу можно добавить пункты "подбор персонала", "обучение", "кадровое делопроизводство". И после анализа будет видно, на чем HR-специалист делает основной упор в своей работе.

Следующий шаг после внесения в бланк всех операций - подсчет общих временных затрат на них за весь исследуемый период и расчет доли (в процентах) каждого блока. Далее вычисляется длительность каждого рабочего дня и средняя продолжительность рабочего дня за анализируемый период.

Расчеты можно проводить в Excel, однако обработка результатов - довольно трудоемкий процесс и при регулярном проведении мониторинга имеет смысл автоматизировать его. В идеале - сделать одним из подразделов кадровой базы данных, тогда сотруднику службы персонала останется исключительно анализ полученных сведений. Отдел персонала компании "Рельеф" сейчас осуществляет плановый переход на новую информационную систему, и вопрос автоматизации мониторинга уже внесен в план программистов организации.

5. Анализ результатов. Сначала итоги мониторинга анализируются начальником HR-службы, затем с рекомендациями передаются непосредственному руководителю наблюдаемого. При этом помимо распределения времени по разным видам деятельности рассматривается соотношение затрат времени на рабочие дела и личные нужды. Обсудив результаты мониторинга с начальником отдела персонала, руководитель затем проводит беседу на ту же тему с сотрудником, после чего принимает ряд мер по улучшению ситуации.

Использование данных мониторинга

По результатам мониторинга в компании "Рельеф", в зависимости от ситуации, принимаются различные меры:

1. Обучение сотрудника технологии работы (если на стандартную процедуру он тратит намного больше времени, чем необходимо).

2. Обучение навыкам тайм-менеджмента.

3. Изменение технологии работы (например, если на одном сотруднике "замыкается" слишком много бизнес-процессов и в случае его отсутствия сразу несколько подразделений могут испытать проблемы).

4. Групповые тренинги/ролевые игры по взаимодействию отделов (если выявлена соответствующая причина проблем).

5. Перераспределение обязанностей (если, например, по итогам мониторинга выяснилось, что у одного из двух заместителей руководителя нагрузка и объем выполненных дел больше, чем у другого).

6. Наем ассистента (если руководитель занимается работой ниже своей квалификации).

7. Расширение отдела (если большой объем работы является реальной причиной перегрузок).

8. Нейтрализация "поглотителей" рабочего времени. Они должны находиться под пристальным вниманием руководителя, которому следует наметить пути их устранения и последовательно добиваться изменения ситуации. В некоторых случаях само выявление проблемы позволяет ее решить. Например, общение по ICQ: сотрудник жалуется, что не хватает времени, и вместе с тем по два часа в день тратит на нерабочие разговоры он-лайн. После мониторинга у него, как правило, больше не возникает жалоб на нехватку времени.

9. Тренировка внимания специальными тренажерами (если причина частых ошибок в расчетах, составлении документов - элементарная невнимательность).

10. Автоматизация определенного процесса. Например, когда сотрудник тратит много времени на составление одних и тех же отчетов, можно их автоматизировать. В "Рельефе" есть своя база данных, которая писалась специально "под" компанию и при необходимости может корректироваться. В организации считают, что лучше, когда человек выполняет творческую часть работы, а "рутиной" занимается компьютер.

Уже сам факт проведения мониторинга позволяет повысить продуктивность работы персонала. Положительный эффект самофотографирования - появление у сотрудников "чувства времени": они начинают внимательнее относиться к своему распорядку и в итоге успевают выполнить в течение дня гораздо больше дел, чем раньше.

В компании "Рельеф" HR-служба регулярно проводит для работников разных подразделений тренинг по тайм-менеджменту. Одна из рекомендаций тренера для каждого участника - с целью выявления "поглотителей" рабочего времени провести самостоятельный двухнедельный мониторинг, а затем проанализировать свой рабочий график. Таким образом, в организации всегда есть информация о том, сколько времени сотрудники затрачивают на каждый проект. Данные хронометража могут использоваться и при планировании проектов.

Анализировать полученные сведения желательно совместно с руководителем наблюдаемого. Стоит отметить, что только с формированием банка результатов мониторинга проблемных и эффективных сотрудников у HR-менеджеров появляется представление о том, сколько процентов рабочего времени должно уходить на выполнение тех или иных должностных функций. При этом не существует общих правил -для каждой компании они свои.

***

Нормирование труда - это непрерывный процесс. Как показывает опыт стран с развитой экономикой, необходима постоянная работа по выявлению резервов времени, а следовательно, повышению производительности труда. Опыт компании "Рельеф" свидетельствует о том, что благодаря нормированию труда, в частности, мониторингу рабочего дня, удается достичь таких показателей (объем клиентской базы и товарооборот), какие в других организациях требуют значительного увеличения штата.

Делу - время: фотография рабочего дня
Делу - время: фотография рабочего дня



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль