Автоматизация управления проектами

2257
В 2007г. руководство «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» поставило перед собой задачу создания Корпоративной системы управления проектами (КСУП). Посмотрим, как решалась задача и какие изменения в компании повлекло ее выполнение.

В организации было достаточно квалифицированных менеджеров проектов, однако отсутствовала единая методология и информационно-техническая платформа управления проектами. В каждом подразделений оно осуществлялось по-своему, не было шаблонов соответствующих документов. Календарные планы велись как в Microsoft Project разных версий, так и в Excel. Для организации совместной работы они пересылались по электронной почте, что приводило к потере актуальных данных, невозможности оперативно отслеживать изменения и проводить анализ всех одновременно выполняемых задач.

Для решения проблемы был создан отдел организации управления проектами (далее - Отдел) и открыт соответствующий проект. Его первоочередные цели были следующие:
• формализовать и стандартизировать объекты и процессы управления;
• принять единые процедуры и формы документов организации;
• изложить эти наработки в виде корпоративного стандарта управления проектами.

На следующих этапах планировалось создать и внедрить информационную систему поддержки процессов управления проектами, обучить персонал применению стандарта и использованию ИТ-решения.

Выбор технологии

В соответствии с поставленными целями специалисты «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» сформулировали основные критерии выбора будущей информационной системы: • наличие функций календарного планирования; • ориентированность на совместную, в том числе с филиалами, работу через web;
• легкость внедрения, простота освоения и наличие стандартного интерфейса;
• наличие на рынке квалифицированных поставщиков по развертыванию системы, консалтингу, обучению персонала;
• возможность получить практические результаты от внедрения системы в кратчайшие сроки.

Изучив опыт российских и зарубежных предприятий в решении подобных задач, руководство «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» остановило свой выбор на платформе Microsoft EPM 2003/2007. Она в наибольшей степени соответствовала основным требованиям компании. На современном рынке имеется достаточное количество квалифицированных поставщиков решений на основе MS ERP, в том числе в регионах, и найти специалистов, имеющих практический опыт работы в MS Project, сравнительно легко. А простота развертывания решения и обучения давали возможность значительно снизить затраты. Еще одним существенным фактором в пользу данной платформы было широкое использование продуктов семейства Microsoft Office сотрудниками «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ».

С целью выбора подрядчика для реализации первых этапов создания КСУП специалисты Отдела провели тендер, который выиграла компания «ТЕКОРА-Консалтинг», входящая в ГК «Проектная ПРАКТИКА».

Решение

Работу по созданию КСУП разбили на ряд этапов. На первом совместными силами команды, состоящей из специалистов Отдела и консультантов «ТЕКОРА-Консалтинг», был разработан корпоративный стандарт управления проектами, подготовлено техническое задание на внедрение первой очереди информационной системы. В соответствии с ним предстояло автоматизировать процессы составления календарных планов, сбора фактической информации об их выполнении, формирования отчетности, контроля использования ресурсов и сроков выполнения проектов. Однако решение планировалось внедрить не во всех подразделениях компании, а только в четырех управлениях и одном филиале. Они стали «пилотными полигонами» для тестирования системы.

На выделенном сервере было развернуто решение на базе Microsoft EPM. Помимо стандартных настроек форм ввода и просмотра информации, представители ЗАО «ТЕ-КОРА-Консалтинг» разработали ряд специализированных отчетов по использованию рабочего времени сотрудников и подрядчиков «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» на проектах. Подобные отчеты позволяют после завершения всех работ учитывать трудовые затраты и проводить взаиморасчеты с подрядчиками.

Для первых пользователей новой системы специалисты «ТЕКОРА-Консалтинг» провели многоуровневое обучение: трехдневный семинар по методологии проектного управления, адаптированный к специфике компании, три однодневных тренинга по работе c MS Project Server, а также коучинг на рабочем месте. По завершении тестирования системы обучение сотрудников работе с ней стало носить непрерывный, а не многоуровневый характер.

Таким образом, информационная система была первоначально развернута в выбранных подразделениях, где проходила тестирование в течение шести месяцев в режиме опытно-промышленной эксплуатации. По окончании этого срока ее внедрили в остальных управлениях центрального аппарата, а также в одном из крупнейших филиалов. С 2009 г. в MS Project Server работают все филиалы компании.

Результаты

Ввод в эксплуатацию первой очереди системы позволил достичь следующих результатов:
• информация по проектам загружена в единое хранилище (Microsoft Project Server);
• созданы корпоративный пул ресурсов, состоящий более чем из 400 сотрудников, и инструменты анализа занятости персонала на проектах;
• к системе подключен один из удаленных филиалов (г. Пермь);
• разработан инструмент создания библиотеки типовых календарных планов по реализации проектов.

Использование решения Microsoft EPM дало возможность объединить разрозненные сведения о проектах в единое хранилище и управлять ими централизованно и единообразно.

Изменился стиль работы персонала, так как использование информационной системы делает работу рядовых исполнителей более структурированной и формализованной - каждому необходимо четко представлять свои задачи и сроки их выполнения, своевременно представлять отчетность. Стоит отметить, что ввиду необходимости подготовки отчетности нагрузка на сотрудников несколько возросла.

Работа менеджеров проектов также стала меняться. Теперь им требуется уделять существенно больше времени планированию, что очень важно для достижения результатов проекта в намеченный срок. Вместе с тем, система значительно упрощает работу руководителей разного уровня - она становится удобным инструментом контроля статуса проектов, которые они курируют.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль