В авангарде – организация труда

4567
Для отладки бизнес-процессов до уровня точности швейцарских часов существует великое множество проверенных временем, зарекомендовавших себя наработок и ультрасовременных технологий. Все они, так или иначе, лежат в плоскости организации труда в форме стратегий, методов и принципов. Между тем степень осознания руководителями важности организации труда и готовности к совершенствованию существующей системы определяют "бытие" компании - ее конкурентоспособность и результативность.

Научный подход к организации труда

В широком смысле, организация труда - это часть организации производственной деятельности, независимо от того, направлена она на выпуск товаров или предоставление услуг. Организация труда включает организацию рабочего места и его обслуживания, нормирование труда и обеспечение условий работы. Организация труда представляет собой гибкую структуру, где точка оптимума непостоянна по причине изменяющихся условий.

Наталья Хорошильцева, директор Корпоративного Университета АФК "Система", считает оптимальную связь факторов производства основной задачей организации труда: "При эффективной организации труда рабочая сила используется с наибольшим экономическим эффектом. На это влияют такие факторы производства, как график труда, режим работы оборудования, деятельность других специалистов, имеющих отношение к данному рабочему месту". Так что эффективность работы напрямую зависит от уровня организации труда.

По сравнению с практикой советских предприятий организация производства и оплаты труда в некоторых коммерческих российских компаниях находятся в зачаточном состоянии. Ведь для создания рациональных графиков, норм труда требуется кропотливая профессиональная работа, которая зачастую просто "выпадает" из сферы приоритетных задач руководства.

"Между тем рационализация деятельности и сокращение потерь рабочего времени - это важнейшие аспекты организации труда, напрямую связанные с повышением экономической эффективности. Это выгодно и для компании по причине снижения затрат, и для работников: сумма высвобождаемых денег позволяет иметь существенный источник выплат на поощрение персонала. Рационализация труда предполагает разработку оптимальных приемов, алгоритмов и методов работы", - говорит Наталья.

В авангарде – организация труда

Несущая конструкция

Образно говоря, организация труда (оснащенность необходимым современным оборудованием, высокий уровень комфорта и соответствие стандартам условий труда) - это "скелет" любой компании, на который по мере развития бизнеса нарастает "мясо" различных процедур. Если предприятие стремится к максимальной прибыли, руководству следует начать вплотную заниматься организацией труда уже на этапе выбора работодателем места для офиса компании.

Рабочие места проектируются с учетом принципов эргономики и группируются по направлениям подразделений, даже в случае расположения в общем зале. При этом люди не должны испытывать дискомфорт от скученности. Следует также уделить внимание оформлению интерьера в соответствии с корпоративной тематикой, позаботиться об удобной мебели, рабочих креслах и озеленении помещения.

Рабочее пространство сотрудника должно быть организовано надлежащим образом. Сбор информации и ее структурирование в том или ином виде обязательно предшествует созданию рабочего места. "Этот процесс может быть не зафиксирован в письменном виде, но всегда существует, хотя бы в голове владельца бизнеса. В крупных компаниях сведения о рабочих местах обычно формализованы и закреплены документально", - говорит Людмила Быкова, заместитель генерального директора по персоналу ЗАО "МУЛТОН".

Отправная точка - определение цели и желаемых результатов деятельности, затем квалификационных требований к сотруднику, который будет принят для выполнения определенных функций. Людмила Быкова приводит в пример планирование рабочего места специалиста-кадровика в небольшой компании, основными задачами которого будут ведение кадрового учета и подбор персонала: "Исходя из этих функций, определяется оборудование рабочего места: компьютер с доступом в Интернет для поиска персонала и специализированной кадровой программой для ведения кадрового учета, телефон, сейф или металлический шкаф для хранения кадровой документации в соответствии с нормами законодательства, рабочий стол, где будет осуществляться оформление документов, и помещение для собеседования с кандидатами".

По правилам рабочее место должно быть аттестовано в соответствии с требованиями законодательства РФ по охране труда по уровню освещенности, влиянию электромагнитных излучений и некоторым другим параметрам, что ведет к появлению дополнительной информации, позволяющей наиболее рационально оборудовать рабочее место и создать условия для безопасной работы.

Людмила Быкова считает, что на основе имеющихся начальных сведений можно формировать дальнейшие требования к более рациональной организации работы, например, выделять отдельное помещение для работника, поскольку поток кандидатов и телефонные звонки могут мешать другим сотрудникам. Дополнительной "опцией" может стать установка программы кадрового учета, совместимая с бухгалтерской программой, чтобы сведения о сотрудниках поступали в бухгалтерию напрямую. Все имеющиеся данные формируются в единый документ - паспорт рабочего места, который в дальнейшем послужит основой для оценки и оптимизации рабочего процесса.

Понятно, что в небольших организациях этот бизнес-процесс может не выделяться как самостоятельный. В крупных же компаниях со сложным оборудованием и большим штатом необходим четкий алгоритм оценки рабочих мест, позволяющий повысить эффективность использования ресурсов, оптимизировать численность работников и планировать мероприятия по улучшению условий труда.

Соблюдение норм трудового законодательства по продолжительности рабочего дня, обеденного времени, предоставлению и оплате отпусков и больничных - также неотъемлемое условие организации труда. "В нашей компании приняты положения, в которых описаны условия труда: Положение об отпусках и дополнительных днях отдыха, Правила трудового распорядка. Закреплены дополнительные льготы для создания благоприятных условий работы", - говорит Елена Тимонина, руководитель управления по работе с персоналом УК "Альянс Континенталь".

Что касается режима рабочего времени, Елена Тимонина считает целесообразным предоставить сотрудникам возможность регулировать его самостоятельно, исходя из поставленных задач, сроков их выполнения и схемы работы по проекту в целом. "Нахождение на рабочем месте без активной трудовой деятельности не интересно ни сотруднику, ни работодателю. Благодаря имеющейся системе мотивации все понимают, при каких результатах возможно получить соответствующее вознаграждение", -утверждает Елена.

Концепция нормирования труда

Регулирование режима рабочего времени по инициативе сотрудника, о котором говорит Елена Ти-монина, может стать стандартной практикой в компании, стремящейся к максимальной оптимизации затрат. Такая политика относится к сфере нормирования труда и подразумевает правильный расчет норм труда, численности персонала и режима работы.

Начнем с того, что нормирование труда - технологически экономическое явление, подразумевающее определение норм затрат и норм результатов труда. Это не описание процесса языком должностных инструкций, а технологическое, функциональное знание производственных операций, которое приводит к пониманию того, в какие сроки, каким количеством персонала, в какое время и по какому графику должна выполняться работа.

Рассмотрим пример адекватного использования нормирования труда на примере режима работы бухгалтерии. Есть ли экономический эффект от перехода на гибкий график? "В большинстве организаций принято работать по стандартной схеме: восемь часов в день, пять дней в неделю. При этом простейший анализ деятельности любой компании показывает, что пики работ распределены в течение суток, дней недели и месяцев абсолютно неравномерно, - констатирует Наталья Хорошильцева, директор Корпоративного Университета АФК "Система". - Есть периоды, когда сотрудники бухгалтерии не загружены работой, причем не по своей вине: компания не обеспечивает их достаточным объемом работы. Нагрузка может снижаться до 2030 %, особенно в крупных и средних фирмах, где численность бухгалтерии достаточно большая. При этом известно, что в связи с подготовкой и сдачей отчетности будут перегрузки по режиму работы. Учитывая эти особенности, компания может распределять нагрузку в соответствии с условиями этой работы: в период небольшой загрузки продолжительность рабочего дня может составлять не восемь часов, а четыре". Наталья считает, что любой здравомыслящий человек понимает, что сидеть в офисе и ничего не делать - это ненормально, и что лучше в этот день поработать четыре, а не восемь часов. "У человека появляется возможность планировать свою загрузку, отработать со средней интенсивностью свои четыре часа и иметь оплату не за полный день, а только за 50 % рабочего времени", - говорит Наталья Хорошильцева.

В период интенсификации труда можно поставить человеку 10-часовой рабочий день, посчитать сверхурочные и оплатить их (не секрет, что далеко не все компании сверхурочные фиксируют). При этом зарплата специалистов падать не будет, поскольку мы говорим лишь об отсутствии перегрузок благодаря рациональной организации, а не об урезании ставки. При расчете заработной платы суммируется все рабочее время. По такому же принципу организованы сезонные работы. Наталья уверена, что это не только экономически выгодно для компании, но и более справедливо по отношению к сотрудникам, чем выдавать зарплату за "ничегонеделание" и отказывать в оплате сверхурочных.

Нормирование работы бухгалтеров - универсальный пример. Понятно, что нормирование труда узких специалистов в различных отраслях сильно различается. Елена Тимонина, руководитель управления по работе с персоналом УК "Альянс Континенталь", рассказывает, что в финансовых компаниях "нормирование применимо к подразделениям, привлекающим клиентов в рамках лицензируемых видов деятельности, организации заключения договоров с клиентами на условиях, утвержденных работодателем".

"В большинстве современных направлений бизнеса нормирование труда осуществляется в соответствии с внутренними положениями, специально составленными по расчетам экономистов для определенных сфер деятельности, будь то привлечение клиентов, продажа банковских услуг или финансовое обслуживание, - говорит Елена. - Для персонала, не привязанного к финансовым нормам и показателям, устанавливаются KPI либо другие сбалансированные показатели, также адресно разработанные в компании для определенного подразделения и конкретного работника. Расчет этих показателей включает также и нормирование труда".

Оценка эффективности

Оценка эффективности труда работников начинается с утверждения ее критериев. Это могут быть модные системы KPI (КПЭ), BSC (ССП), MBO (управления по целям) и любые другие

"При этом очень важно, чтобы руководители своевременно сформулировали критерии качества и количества работ, которые работник должен выполнить в конце смены, дня, недели, месяца, квартала или года. Для оценки эффективности труда сверяется достижение показателей и фактические параметры качества и количества результатов труда", - считает Светлана Епихина, руководитель департамента управления персоналом ОАО "ИНТЕР РАО ЕЭС".

Как правило, у руководителей нет проблем с оценкой труда низкоквалифицированного персонала; сложнее с работниками умственного труда творческих профессий и профессий с высоким уровнем инноваций. "Здесь главным критерием становится цель, которая должна быть достигнута в работе, - говорит Светлана. - Так креатив рекламного решения оценивается не творцом этого решения, а потребителями рекламы - привлеченной для оценки конечного продукта целевой группой".

Эффективность использования рабочего времени может быть оценена по численности и "стоимости" сотрудников. Современная тенденция рынка - конкуренция за снижение издержек на производство товара равной ценности (например, в сотовой связи), в том числе и по затратам на рабочее время, в зависимости от того, в каком количестве компания привлекает человеческие ресурсы и насколько это затратно.

Технологии совершенствования

На фоне обилия методов организации труда некоторые отечественные компании ведут себя, по меньшей мере, легкомысленно, не уделяя должного внимания их изучению и внедрению. Остановимся лишь на некоторых приемах повышения эффективности организации труда и трудовых процессов.

Стоит отметить методику внедрения плановых показателей эффективности труда, осуществляемую в рамках процессного или проектного подхода. В этом случае реализация работы начинается с планирования ее результатов, экономически выгодных для производителя услуги или товара, в том числе с оценкой себестоимости, сроков, объемов и т.д. "При проведении данных работ обычно совершается несколько типичных ошибок, таких как завышение или занижение показателей, что приводит к дискредитации любой попытки "привязать" мотивацию к таким "измерениям". В одном случае премирование недостижимо и перестает мотивировать работников, в другом - превращается в оклад и также перестает работать на улучшение показателей труда", - предостерегает Светлана Епихина.

Разработка стандартов выполнения работ является доступным средством повышения качественных показателей и передачи работникам лучшего опыта по части производства требуемого количества продукта определенного качества. По мнению Светланы, "методические пособия сокращают время на достижение оптимальных индивидуальных показателей работника, что дает возможность улучшить эти стандарты в ходе работы".

Повышение квалификации и уровня компетенций работников, мотивацию персонала путем изменения корпоративной культуры в пользу соревновательной среды в тандеме с поощрением лучших специалистов, безусловно, тоже составляют активный и действенный инструментарий усовершенствования организации труда.

Отдельно можно выделить оптимизацию расходов на персонал, которая, как, впрочем, все вышеописанные процедуры, не может быть разовой акцией, а предполагает непрерывное ведение работы в этом направлении во всех подразделениях компании. Действенным мотивирующим фактором оптимизации численности сотрудников и связанных с ней расходов Людмила Быкова считает распределение всей или части заработной платы высвобождаемых работников между остающимися сотрудниками.

Особенности организации труда в период отпусков - еще один вопрос, заслуживающий рассмотрения. "Казалось бы, все просто: 365 дней минус 12 дней праздников = 353: 28 = 12,6 (то есть на каждые 12 работников берется дополнительный тринадцатый штатный сотрудник, замещающий по очереди всех отпускников), - приводит формулу расчета Людмила Быкова, и тут же сетует на ее несостоятельность. -На практике мы сталкиваемся с желанием работников отдыхать летом. Наличие большого количества льготных категорий - сотрудников, которым организации обязаны предоставить отпуск в удобное время по его желанию, - еще больше осложняет ситуацию".

В каждой компании применяются свои способы решения этой проблемы: сокращение объемов производства, расширение зоны обслуживания остающейся части персонала, оптимизация рабочего графика. Часто используются временные работники, которые оформляются по срочному трудовому договору, - это единственное отличие от оформления постоянных работников. Привлечение временного персонала предполагает внедрение новых практик в работе службы персонала, особенно в процессах подбора и адаптации. "Особенностью организации рекрутин-га временных работников и их первоначального обучения можно считать максимально проработанное, но при этом занимающее минимум времени введение в должность (профессию)", - говорит Людмила.

От эффективности механизма введения в должность нового сотрудника напрямую зависит срок адаптации. Зачастую априори предполагается, что новый специалист знает, что он должен делать. Между тем свой предыдущий опыт человек может применить на новом месте не более чем на четверть. Дальше ему необходимо ознакомиться с корпоративными процедурами, сроками и формами отчетности и т.д. "Как правило, в компаниях ничего не описано до уровня технологических процедур. Такая замечательная вещь, как "Настольная книга сотрудника", которая рассказывает про корпоративную культуру компании, нацелена на другое. Соответственно, производительность труда работника в первые три месяца составляет около 30-60 %. Поэтому компания должна заблаговременно позаботиться об ускорении усвоения новичками корпоративных навыков и создать систему введения в должность: систему наставничества и консультаций. Это позволит сотруднику быстро адаптироваться, добиться результатов и почувствовать себя успешным", -уверена Наталья Хорошильцева

На практике

Универсальные рецепты, описанные теоретически, сравнимы с определенным набором ингредиентов, из которых повара готовят разные блюда. Как было отмечено выше, организация работы предполагает в каждом конкретном случае поиск трудноуловимой, изменчивой во времени точки оптимума.

Так, система организации труда в "ИНТЕР РАО ЕЭС" включает внедрение современных методов управления производством. Светлана Епихина, руководитель департамента управления персоналом, говорит о скорой реализации в компании проекта подготовки к стандартизации по системам менеджмента качества. "Все работы делятся на регулярные (процессы) и нерегулярные (проекты), проводится формирование стандартов их выполнения и массовое обучение сотрудников и руководителей всех структурных подразделений. Мы приветствуем обмен опытом между структурными подразделениями, филиалами и предприятиями, входящими в группу компаний. Руководитель функционального направления в управляющей компании является организатором работ по данной функции в рамках всех предприятий группы", - объясняет Светлана.

"ИНТЕР РАО ЕЭС" активно использует опыт зарубежных компаний, например, в части проведения тендеров в области энергетических проектов и автоматизации. "Однако каждый процесс мы формируем с точки зрения его оптимальности для нашей компании, культивируя индивидуальный подход к применению современных методик управления, а не формальное наложение чужого опыта, - говорит Светлана Епихина. - Эффективность нашей системы организации труда растет, для ее оптимизации нам необходимо пройти сертификации по СМК, что даст нам, в том числе, и ряд рекомендаций независимых экспертов по ее улучшению".

Людмила Быкова рассказывает, что в компании разработаны нормы численности и расстановки персонала, ежесменно занятого на производстве. Они рассчитывались, исходя из рекомендаций компаний-поставщиков оборудования с поправкой на существующие на предприятии условия. При установке новых типов оборудования в "МУЛ-ТОН" обязательно проводится контрольная выработка для определения соответствия заявленной фактической производительности и трудозатрат на ведение основных и вспомогательных процессов. Численность вспомогательного персонала определяется из расчета планируемых объемов производства и норм обслуживания для каждого конкретного вида деятельности. "Ежесменная расстановка предполагает стопроцентное присутствие персонала, на отпуска запланирована дополнительная численность (13 %). Почти все сотрудники обучены и аттестованы к работе на разных видах оборудования, что позволяет более гибко подходить к расстановке персонала", - говорит Людмила. Разработаны и внедрены коэффициенты увеличения оплаты труда при расширении зоны обслуживания. Эта схема позволяет учесть интересы и работников и компании в тех случаях, когда возникает потребность в дополнительном персонале для работы. Начисление коэффициентов проводится каждую смену при сравнении плановой и фактической расстановок персонала. Кроме того, на предприятии ведется суммированный учет рабочего времени, что позволяет оптимально задействовать персонал в течение всего года.

Подготовила Ксения Половинкина



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль