Сценарий корпоративного мероприятия

8991
Организация праздников часто недооценивается руководством компаний, в то время как решение этой задачи должно соответствовать общей стратегии, целям и кадровой политике предприятия. При серьезном подходе корпоративные мероприятия становятся действенным механизмом нематериального стимулирования сотрудников и решают многие другие задачи управления персоналом.

Корпоративные мероприятия способствуют сплочению коллектива, повышению мотивации сотрудников, внедрению требуемых моделей поведения, информированию персонала, а также формированию планов и подведению итогов. Это особенно важно в связи с тем, что в последнее время наметилась тенденция рассматривать сотрудников компании как внутренних клиентов, о которых необходимо заботиться.

Все корпоративные мероприятия отличаются по трем признакам: повод и цели, количество гостей, бюджет. Их можно считать основополагающими для определения масштаба события.

Остановимся подробнее на первом признаке. В большинстве организаций основные поводы для торжеств из года в год повторяются: Новый год, День рождения компании, профессиональный или отраслевой праздник, 8 Марта и 23 февраля. Однако цели должны меняться последовательно и попутно решать задачи кадровой политики (см. табл. 1).

Сценарий корпоративного мероприятия

Некоторые компании проводят обучение персонала за рубежом, в этом случае сам процесс профессиональной подготовки выступает как поощрение. Такую же роль выполняют приглашения на некоторые статусные мероприятия в организациях с большим числом сотрудников. Если цель корпоративного события - внедрение социальной политики компании, то обычно проводятся праздники спортивного характера, либо вечера для ветеранов - родственников работников организации, либо детские праздники (1 июня, 1 сентября). В любом случае, непременное условие таких встреч -участие сотрудников компании в развлекательной части.

Подчеркнем, что повод и цель мероприятия - не одно и то же. Точное определение целей торжества - это, во-первых, следование генеральной стратегии HR-по-литики предприятия и, во-вторых, рациональное распределение бюджета. Нередко считают так: «повеселились» - значит, образовали команду. Это ошибка, следствие которой - проведение большинства корпоративных праздников под лозунгом «тим-билдинг».

Планируя корпоративное мероприятие, важно назначить организаторов и подготовить все составляющие:
• календарный план;
• концепцию;
• место проведения;
• меню;
• приглашения;
• сувениры.

По окончании мероприятия оценивается его эффективность.

Календарный план

В успешности корпоративного мероприятия многое решает корректно составленный план подготовки мероприятия, к тому же он позволяет сэкономить и время, и деньги. Важно назначить ответственного за каждый пункт программы. Особо следует продумать ход масштабно отмечаемых праздников. К примеру, крупные компании заботятся о площадках для проведения корпоративного Нового года уже в июле.

Итак, рассмотрим пункты, которые важно учесть, планируя организационное мероприятие:

1. Определение следующих факторов:
• повод и цели мероприятия;
• бюджет;
• дата проведения;
• количество гостей.

2. Выбор event-агентства:
• составление технического задания;
• проведение тендера (для 2-3 агентств);
• непосредственно выбор - посещение одного из мероприятий, проводимого агентством, либо получение рекомендаций.

3. Выбор места проведения (обязанность агентства - предложить варианты):
и осмотр;
• бронирование;
• определение координатора по площадке;
• осмотр площадки с подрядчиками (свет, звук, гримерные, электричество, гардероб и туалетные комнаты);
• «тест-драйв» - посещение площадки во время проведения на ней мероприятия.

4. Развлекательная часть:
• согласование и утверждение сценария;
• определение координатора по развлекательной части;
• выбор ведущего;
• выбор номеров и артистов для развлекательной части;
• репетиция развлекательной программы с участием сотрудников (каждая группа выступающих репетирует отдельно, при этом «включается» соревновательный дух).

5. Стол:
• выбор ресторана/кейтеринга;
• определение координатора;
• составление и утверждение меню;
• дегустация и согласование сервировки стола;
• решение вопроса с алкоголем.

6. «Детали»: приглашения, телефонные звонки. Разработка дизайна и изготовление приглашений, визиток на стол.

7. Сувениры. Определение количества призов и т.д., если предполагаются конкурсы; закупка или изготовление призов и сувениров.

Накануне праздника следует провести генеральную репетицию всего мероприятия. Артисты в ней могут не участвовать - они обязаны знать свои роли отлично (ведь их работа оплачивается).

Команда - организатор праздника

После определения повода и целей торжества следует решить, кто будет заниматься организацией праздника. Возможных вариантов немного: сотрудники компании или внешнего провайдера - event-агентства, либо же задача решается совместными усилиями (см. табл. 2). Спрос на высококлассных специалистов в области организации корпоративных мероприятий постоянно растет. В Москве на данном рынке работают более 400 компаний. При этом их деятельность базируется исключительно на аутсорсинге. Однако качество подобных услуг крайне нестабильно, а их стоимость часто превышает разумные пределы.

Сценарий корпоративного мероприятия

Поэтому, обращаясь в event-агентство, следует предварительно прозондировать почву. Выбирая провайдера, важно:
• выяснить, сколько лет существует компания на данном рынке;
• изучить опыт, рекомендации (плюс для агентства - наличие положительных отзывов от других клиентов), посетить мероприятие, проводимое для другого заказчика;
• узнать, имеются ли лицензии (на обеспечение питанием, транспортом), специальные сертификаты или заключения о безопасности использования сложной техники или средств (если это предполагается программой мероприятия);
• получить прайс-листы с фиксированными ценами;
• выяснить, насколько оперативно принимается заказ в работу.

Конечно, агентство может отвечать всем требованиям по перечисленным пунктам, а вот то, как работает команда, можно будет увидеть лишь в день проведения праздника. Но многое можно понять уже при подборе места праздника: скорость реакции и правильное понимание потребностей заказчика будут показателем. Поэтому очень важно обратить особое внимание на рекомендации и отзывы других клиентов - это спасет от негативных эмоций и пустой траты финансов.

Во избежание неприятных последствий, обращаясь в event-агентство, стоит учитывать следующие рекомендации:

1. Для правильного заполнения договора следует привлечь юриста.

2. Ответственный за организацию праздника должен быть ознакомлен с планом мероприятия, составленным провайдером.

3. Важно, чтобы ответственный имел возможность контролировать подготовку, агентство отчитывается перед ним за каждый этап проведенной работы.

4. Провайдер всегда должен предлагать программу на выбор.

5. Оплату услуг event-агентства лучше производить в два этапа: при заключении договора и после окончания мероприятия. Таким образом, во-первых, у провайдера будет стимул работать с большим старанием; во-вторых, компания убережет себя от получения «кота в мешке».

Продолжение следует. В следующем номере журнала читайте о создании концепции корпоративного мероприятия, выборе места его проведения, а также о методах оценки эффективности праздника.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль