Защита функций

2658
В отделе кадров и смежных подразделениях Челябинского электродного завода работало более 20 человек. Большую часть работы приходилось выполнять вручную. После автоматизации кадрового учета, которая заняла около 7 месяцев, специалисты по персоналу стали работать качественнее и быстрее.
Челябинский электродный завод основан в 1954 г. Выпускает широкий спектр изделий на основе углерода. Численность персонала - около 3,5 тыс. человек.

Необходимость автоматизации учета персонала на заводе была вызвана несколькими причинами: введением системы персонифицированного учета и обязанностью предоставлять сведения о заработке и отчислениях в районный Пенсионный фонд на магнитных носителях. Оказалось, что программа, которую предлагал ПФ для этих целей, не поддерживала сложившуюся на предприятии систему учета по подразделениям, и чтобы обработать весь объем данных, был необходим дополнительный специалист. К примеру, если человек трудился в разных подразделениях завода, то его карточка была не уникальна, т.е. он имел несколько лицевых счетов. В этом случае для передачи данных в программу, которую предоставлял ПФ, требовалась предварительная трудоемкая работа по объединению лицевых счетов. Кроме Пенсионного фонда, анкетные сведения и информацию о заработке сотрудников на магнитных носителях требует Государственная налоговая инспекция РФ. Поскольку требования у этих ведомств разные, то и программы, и формат хранящихся в них данных неодинаковы. Соответственно, приходилось вносить сведения вручную каждый раз заново. Из-за неизбежно возникающих при этом ошибок, а также сбоев в несогласующихся программах и трудоемкости проведения сверок нередко предоставлялась разная информация об одном и том же работнике.

Защита функций

Формирование годовых отчетов и статистических форм также вызывало сложности. В конце года лицевые счета сотрудников, работающих в нескольких подразделениях, объединялись, и на основе сведенных данных формировались отчеты и проводилась сверка с данными бухгалтерии и других отделов.

Всем участвовавшим в этих процессах была очевидна необходимость создания единой унифицированной базы данных сотрудников предприятия, которая стала бы источником информации для формирования всех внутренних и внешних отчетов, связанных с персоналом.

Первый программный комплекс для отдела кадров был разработан специалистами IT-отдела Челябинского электродного завода. Решающими факторами в пользу создания программы своими силами стали низкие первоначальные затраты, стабильный коллектив отдела АСУ (автоматизированных систем управления), отсутствие расходов на переучивание персонала, а также необходимость поддерживать уникальную систему расчета заработка, принятую на предприятии. В качестве базовой для создания программы можно было выбрать одну из имеющихся систем Inprise Delphi или Microsoft Visual Foxpro. Если бы проект разрабатывался «с нуля», то предпочтение можно было отдать Delphi. Однако пришлось учитывать тот факт, что программный комплекс «Отдел кадров» должен был включать разработанные ранее модули, часть из которых написана на Clipper для MS-DOS и Visual Foxpro. Использование последней из этих систем, несомненно, позволило значительно сократить трудоемкость решения благодаря возможности включения ранее написанных объектов. Кроме того, Visual Foxpro располагает гибкими средствами работы с таблицами в формате DBF.

В нем хранились все сведения о зарплате и штатное расписание, и при внедрении программы было необходимо в течение некоторого времени обеспечить корректную параллельную работу старых пакетов, поэтому предпочтение было отдано данной системе.

Однако в ходе практического использования написанной программы оказалось, что каждый раз при изменении законодательства или форм отчетов для Пенсионного фонда и налоговой инспекции требуется вмешательство программиста. Поскольку эти события происходят достаточно часто, было проблематичным выделять для данной работы специалиста отдела АСУ. В 2005 г. возник вопрос приобретения новой программы из имеющихся на рынке.

Выбор новой программы

Ответственным за выбор программного обеспечения по автоматизации отдела кадров предприятия был назначен начальник отдела АСУ. Рассматривались такие программные продукты, как «1С. Зарплата и кадры», «БОСС-Кадровик», «Oracle-Кадры», «Контур-Персонал».

Программный комплекс по кадровому учету должен был выполнять следующие требования: минимальное время обработки запросов пользователя, адаптация к уровню его подготовки, возможность быстрого обучения сотрудников, легкость в обращении, надежность и простота обслуживания, доступ к системе с разных рабочих мест. Принципиальной была возможность обмена данными с уже установленным в других отделах предприятия программным обеспечением.

Анализ всех вариантов показал, что покупка готового продукта сопровождается высокими финансовыми затратами, поскольку требует оплаты внедрения системы и обучения персонала. На выбор же программы «Контур-Персонал» повлияла не только ее стоимость, выгодная по сравнению с другими, но и возможность ее интеграции с уже установленной на заводе системой учета труда и расчета заработной платы «АМБа», которая была приобретена незадолго до постановки задачи автоматизации кадрового учета.

Кроме того, система «Контур-Персонал» понравилась тем, что была понятна специалисту кадровой службы, поскольку полностью копирует стадии работы с сотрудником. Система позволяет хранить полную историю изменения реквизитов, получать штатное расписание и расстановку персонала по состоянию на любую дату (формируются автоматически при создании и утверждении приказов о приеме, переводе, увольнении). Главное - в системе имеется более 100 готовых форм отчетов и более 50 видов приказов по персоналу и штатному расписанию, включая все унифицированные формы, предусмотренные инструкцией Госкомстата, а также большое количество справочной информации: более 240 справочников и 10 общероссийских классификаторов (ОКИН, ОКСО, ОКДТПР, KLADR, ОКОНХ, списки вредных профессий и т.д.), облегчающих работу пользователя и обеспечивающих ввод реквизитов в соответствии с требованиями различных инструкций.

Все изменения в действующем законодательстве отслеживаются разработчиками СКБ «Контур» и оперативно вносятся в новые версии системы. Сервисный центр бесплатно передает их заказчикам в течение года с момента приобретения программы или после очередного платного обновления.

Внедрение

На предварительном этапе специалисты СКБ «Контур» совместно с сотрудниками отдела АСУ предприятия провели комплексный анализ документооборота всех подразделений, которым предстояло включиться в работу с системой «Контур-Персонал»: кадровой службы, отдела труда и заработной платы, военного учета, учебного центра, бюро по пенсионным вопросам (входит в отдел кадров), бюро пропусков. Представители СКБ «Контур» лично приезжали на завод и общались с сотрудниками каждого отдела, выясняя механизм их работы (от формирования приказов и отчетов до взаимодействия подразделений). Был выделен перечень служб и лиц, которым потребуются результаты учета численности и движения персонала, вакансий и сверхштата сотрудников, а также выявлены участки, где возможно дублирование информации. После этого специалисты СКБ «Контур» и отдела АСУ совместно подготовили «Задание на внедрение», в котором описали весь процесс взаимодействия отделов предприятия и представление его в программе «Контур-Персонал». С этим документом ознакомилось каждое подразделение, которое планировалось подключать к работе с системой, затем его утвердил руководитель предприятия. Этот этап длился около месяца, в нем участвовали 2 представителя «СКБ Контур» и 14 - завода (из них 1 сотрудник отдела АСУ, который отвечал за администрирование системы, и 13 человек из других подразделений).

На следующем этапе специалисты компании-разработчика выполнили установку системы, первичную транспортировку данных о структуре предприятия со всеми существующими видами оплат, а также всех личных сведений о сотрудниках из собственной системы «Отдел кадров». На заводе на момент внедрения действовала бестарифная система оплаты труда; использовались внутренние формы приказов и отчетов, специально разработанные виды трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним под различные условия труда. Все это было учтено специалистами СКБ «Контур» в ходе настройки программы под потребности предприятия. Также они организовали обмен данными с бухгалтерией (где установлена программа по расчету заработной платы «АМБа», которая также является разработкой компании «Контур») для того, чтобы передавать сведения о сотрудниках, принятых на предприятие за текущий месяц. На этот этап потребовалось 3 месяца.

Тестирование системы происходило в течение 2 месяцев. После установки «Контур-Персонал» пользователи вносили недостающую информацию и проверяли работоспособность системы. Была проделана огромная работа, поскольку людям приходилось параллельно вести учет и в старой системе «Отдел кадров». Возникали сложности со сверкой отчетов, составленных обычным способом, и тех, что представляла новая программа. Все несоответствия (как правило, недостающий объем вносимых сведений и ошибки в ручном расчете) выявлялись оперативно и исправлялись как специалистами «СКБ Контур», так и сотрудниками завода. В связи с тем, что на предприятии на момент внедрения существовала бестарифная система оплаты труда, пришлось внести некоторые корректировки в систему «Контур-Персонал» и сделать соответствующие настройки. Внесение в программу новых блоков, создание собственных видов приказов и отчетов - подобные изменения в системе отмечаются как «пользовательские» (их могут осуществлять специалисты отдела АСУ, прошедшие обучение администрированию системы) и не теряются при ее обновлении, что позволяет избегать обращения к разработчикам. Для внесения же корректировок, связанных с изменениями в законодательстве, требуется установка новой версии программы «Контур-Персонал».

Объем и стоимость работ утверждались и после составления «Задания на внедрение». Если требовалось выполнение работ, выходящих за рамки этого документа, то готовилось дополнительное соглашение с указанием стоимости услуг.

Представители СКБ «Контур» проводили обучение отдельно в каждом подразделении. Рассматривались основные принципы работы с программой: от формирования штатного расписания, приема сотрудника до упразднения конкретной штатной единицы, увольнения, а также создания стандартных и собственных отчетов. На обучение потребовалось в общей сложности 3 недели, после чего пользователи начали самостоятельно работать с системой. Всего было обучено 14 человек - 13 пользователей и 1 программист.

Таким образом, полное внедрение программы «Контур-Персонал» на предприятии заняло около 7 месяцев.

Результаты внедрения

Система «Контур-Персонал» установлена на 11 рабочих местах в кадровой службе, отделе труда и заработной платы, бюро пропусков. Она хранит данные 3,5 тыс. человек, с учетом пенсионеров, договорников, совместителей, уволенных и претендентов на вакансии. База данных является общей для всех отделов, работающих в программе «Контур-Персонал», но права доступа для пользователей из разных подразделений разграничиваются. Система представляет отчеты о списочной и среднесписочной численности в различных разрезах (пол, возраст, категория, отдел и т.д.), о движении персонала. Уменьшилось время получения нужной информации (так, на создание приказа или отчета уходит от 10 до 30 секунд), программа позволяет осуществлять быстрый и точный расчет и формировать самые разнообразные отчеты и запросы. Реализована привязка к электронной проходной, осуществляется персонифицированный и табельный учет. Формируются бейджи для сотрудников предприятия.

В результате внедрения программы «Контур-Персонал» на заводе были выполнены поставленные задачи, связанные с автоматизацией учета кадров.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль