Опись дел по личному составу: составление научно-справочного аппарата

8331
Архив учреждения создается в целях централизованного хранения и использования законченных делопроизводством документов, в т. ч. по личному составу (где содержатся сведения о трудовом стаже и заработной плате работников). В рамках цикла статей об архивной документации мы рассказывали, какие требования предъявляются к помещениям для хранения документов, как подготовить документы для сдачи в архив и как составляется опись на дела по личному составу. Сегодня речь пойдет о составлении научно-справочного аппарата к описи дел.

Предисловие к описи делУказатель к описи делСписок сокращенных слов к описи дел

Фондообразователь – организация, образующая в процессе своей деятельности документальный (архивный) фонд

В целях оперативного поиска необходимых сведений и наиболее полного использования информации, содержащейся в документах, к описи дел по личному составу составляются титульный лист, предисловие, указатели, оглавление, список сокращенных слов.

На титульном листе описи указываются: название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты дел, включенных в опись.

Название фонда включает в себя полное наименование организации-фондообразователя в соответствии с ее учредительными документами (в скобках указывается ее официально принятое сокращенное наименование) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности. При этом вначале указывается наименование вышестоящей организации, затем наименование организации-фондообразователя. Изменения в наименовании и подчиненности располагаются в хронологической последовательности. На титульном листе проставляются только те годы, за которые в опись включены дела. Пример составления титульного листа представлен в приложении 1.

Предисловие к описи дел

Основное предназначение предисловия к описи: как можно полнее раскрыть состав и содержание документов, включенных в опись, а также отразить особенности их формирования и описания.

В первой части предисловия необходимо отразить историю фондообразователя. При этом в хронологической последовательности излагаются следующие сведения:
     – распорядительные акты о создании и преобразовании (ликвидации) организации;
     – основные направления ее деятельности;
     – изменения в названии и подчиненности со ссылками на соответствующие распорядительные документы (с указанием даты и номера документа);
     – структура организации и ее изменения (в соответствии со штатным расписанием за период, который охватывают дела описи).

Пример предисловия к описи дел по личному составу

«В соответствии с Законом РСФСР от 25.12.90 № 445-1 “О предприятиях и предпринимательской деятельности” решением общего собрания учредителей (протокол № 1 от 21.04.94) было создано товарищество с ограниченной ответственностью «Фирма “Техноткань”» (далее – Фирма) путем объединения на долевой основе имущества учредителей для осуществления хозяйственной деятельности. На общем собрании учредителей Фирмы 21 апреля 1994 г. был принят Устав, согласно которому целью создания фирмы являлось: …Товарищество с ограниченной ответственностью «Фирма “Техноткань”» было зарегистрировано в Московской регистрационной палате правительства Москвы 26 апреля 1994 г. (свидетельство о регистрации от 26.04.94 № 628.454).Адрес Фирмы: 129110, г. Москва, Трифоновская ул., дом 56. Сокращенное наименование согласно принятым учредительным документам – ТОО «Фирма “Техноткань”».Предметом деятельности Фирмы являлось: …Фирма пользовалась правами юридического лица.В соответствии со ст. 12 Устава органами управления Фирмы являлись: общее собрание учредителей, дирекция, возглавляемая генеральным директором. Высший орган управления Фирмы – собрание учредителей. Решения собрания принимались открытым голосованием большинством голосов.Исполнительный орган Фирмы – дирекция возглавлялась генеральным директором, назначаемым собранием учредителей.В соответствии с Федеральным законом от 08.02.98 № 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью” 27 ноября 1998 г. на общем собрании учредителей был принят новый Устав и Учредительный договор, согласно которым было образовано общество с ограниченной ответственностью с названием “Техноткань-текстиль”. Сокращенное наименование общества: ООО “Техноткань-текстиль”. Место нахождения общества: Российская Федерация, 129010, Москва, проспект Мира, д. 16, стр. 2. Вновь образованное общество явилось правопреемником ТОО «Фирма “Техноткань”». 23 декабря 1998 г. Московской регистрационной палатой правительства Москвы было внесено изменение в наименование общества. Цели и предмет деятельности общества не изменились. Общество по-прежнему осуществляло свою деятельность в области…Высшим органом управления общества являлось общее собрание участников Общества. Был создан исполнительный орган – генеральный директор для осуществления непосредственного управления повседневной деятельностью общества. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью общества возлагался на ревизионную комиссию».

Если в опись включены документы по личному составу подведомственных организаций, необходимо также представить краткие сведения об истории их деятельности со ссылками на соответствующие распорядительные документы.

Во второй части предисловия дается характеристика состава и содержания документов, включенных в опись, а также степень их сохранности (полнота сведений, представленных в документах). Характеризуются наиболее типичные группы документов как по разновидностям, так и по содержанию. Кроме того, должны быть названы причины отсутствия в описи отдельных документов и дел. Указывается количество дел, включенных в опись, и их крайние даты, а также наличие дел, выходящих за хронологические рамки документов, включенных в опись.

Освещаются особенности формирования и описания дел, систематизации заголовков дел в описи.

«В декабре 2004 г. было проведено упорядочение документов по личному составу, образовавшихся в деятельности ТОО «Фирма “Техноткань”» и ООО “Техноткань-текстиль” за период с 1994 по 2000 г. В ходе проведения экспертизы ценности документов отобрано на длительное хранение (75 лет) 114 единиц хранения по личному составу за 1994–2000 гг., которые были включены в опись № 1 л/с. В опись внесены: приказы генерального директора общества о приеме, увольнении, перемещении, поощрении и премировании сотрудников; личные дела и личные карточки уволенных сотрудников; лицевые счета по начислению заработной платы. Документы сохранились не полностью. Вследствие перемещения архива из одного помещения в другое в марте 2003 г. безвозвратно утрачены приказы по личному составу за период с января по июнь 1999 г. Документы сформированы в единицы хранения (дела) в пределах одного календарного года и по номинальному признаку (их разновидностям). Проведена перегруппировка документов в делах: приказы по личному составу располагаются в делах в хронологической последовательности – по датам их принятия, расчетно-платежные ведомости – по месяцам, соответствующим начислению заработной платы».

Предисловие к описи дел подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим или ответственным за архив.

Предисловие к описи помещается после оглавления к описи.

Указатель к описи дел

Если сводная опись дел по личному составу является сложной по структуре и составу, то к ней может составляться указатель. Как правило, к описям по личному составу составляются именные указатели.

Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Например, названием рубрики указателя (предметным понятием) может быть название структурного подразделения или обозначение года создания документов.

Указатель – это архивный справочник, представляющий собой алфавитный, хронологический, тематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий предметов, содержащихся в документах, представленных в описи, с указанием поисковых данных

Именной указатель строится по алфавитному признаку и включает фамилии, имена и отчества работников организации. Напротив каждой фамилии проставляются номера дел и номера листов дел, в которых содержатся сведения о данном лице.

В оглавлении к описи перечисляются: предисловие к описи, названия разделов и подразделов описи, групповые заголовки наиболее типичных дел, встречаемых в описи, названия указателя и список сокращенных слов. Напротив каждого названия проставляются номера листов, на которых они расположены.

Оглавление помещается в начале описи.

Список сокращенных слов к описи

Если в описи дел употребляются сокращенные названия каких-либо предметов или понятий, то в этом случае к описи необходимо составить список сокращенных слов. Ведь документы по личному составу имеют длительный срок хранения, в основном – 75 лет, и перед теми, кто будет работать с этими документами в дальнейшем, могут возникнуть определенные трудности в расшифровке упоминаемых в описи сокращенных слов.

Список сокращенных слов, как правило, составляется в произвольной форме: слева указываются сокращенные наименования, справа – полные. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке.

После завершения всех работ по составлению описи дел по личному составу и научно-справочного аппарата к ней все эти документы заключаются в твердую обложку и переплетаются.

Описи дел по личному составу организаций, передающих документы на государственное или муниципальное хранение (т. е. если организация является источником комплектования соответствующего государственного или муниципального архива), печатаются в трех экземплярах, подписываются составителем, заверяются руководителем кадровой службы организации и представляются на рассмотрение для согласования постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) организации. Когда описи дел по личному составу будут согласованы ЭК, их вместе с описями дел постоянного хранения нужно представить на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа. После согласования и утверждения описи дел утверждаются руководителем организации.

Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то опись дел по личному составу рассматривается членами экспертной комиссии организации и после ее согласования утверждается руководителем организации.

Лишь только после того, как завершена работа по упорядочению дел по личному составу постоянного и долговременного срока хранения, а также по согласованию и утверждению описей на них, проводится уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации вместе с описями дел.

Каталог (картотека) по личному составу создается для поиска сведений социально-правового характера: о трудовом стаже, о заработной плате и пр.

Еще один архивный справочник, который может быть использован в работе архива кадровой документации, – именной каталог.

Каталог (картотека) – архивный справочник, в котором сведения о содержании документов архива отражены на карточках, расположенных в соответствии с выбранной схемой систематизации.

Карточки должны содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество работника, ссылка на номера фонда, описей, дел, листов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируются по фамилиям в алфавитном порядке, а в пределах одинаковых фамилий – по алфавиту имен и отчеств. При этом имена и отчества пишутся полностью.

Об организации работы экспертной комиссии и о том, каким образом проводится отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, мы расскажем в следующих номерах журнала.

Приложение 1

Опись дел по личному составу: составление научно-справочного аппарата

Приложение 2

Опись дел по личному составу: составление научно-справочного аппарата



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль