Организация хранения архивных документов

4148
Не все руководители организаций правильно понимают роль и значение архивов в нашей жизни. У многих сложилось упрощенное представление о них – всего лишь как о складе бумаг. А ведь в архивах хранятся документы, свидетельствующие об истории деятельности организации на различных этапах развития нашего общества. Особое место среди архивных документов занимают документы по личному составу организации, где содержатся сведения о трудовом стаже и заработной плате работников. О том, какие требования предъявляются к обеспечению сохранности архивных документов и в чем заключаются меры по созданию оптимальных условий их хранения, идет речь в данном материале.

Требования к обеспечению сохранности архивных документов Охранный режим хранения документов Ответственность за нарушение архивного законодательства

Для централизованного хранения и использования законченных делопроизводством документов, как отнесенных в установленном порядке к Архивному фонду РФ, ак и других архивных документов длительного хранения (свыше 10 лет), в т. ч. документов по личному составу учреждения, образующихся в процессе его деятельности, создается архив учреждения.

НАК
№2,
2005
В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют специально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.

XКроме того, помещения, выделенные для хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения их сохранности. Некоторые организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.  

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, см.НАК
№2,
2005
,

В соответствии со ст. 17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством.

Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Требования к обеспечению сохранности архивных документов

Чтобы обеспечить сохранность архива предприятия, прежде всего необходимо осуществить комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии.

Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельные, изолированные помещения. Не допускается размещение архива в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях (в частности, подвальных и чердачных), а также помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ.

Предприятию в соответствии с существующими нормативными актами по организации работы архивов необходимо иметь:
    – хранилища для хранения документов; 
    – помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов; 
    – помещение для работы исследователей (читальный зал); 
    – рабочие комнаты для работников архива (причем такие комнаты и помещения для работы исследователей должны быть изолированы от архивохранилищ).

К хранилищу документов предъявляются следующие требования: 
    – оно должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход; 
    – в нем не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные и другие магистральные трубопроводы. Наличие труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях; 
    – электропроводка в них должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными; 
    – в них запрещается применение огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов, курение; 
    – не допускается размещение посторонних предметов и объектов.

Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением следующих требований: 
    – расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см; 
    – расстояние (проход) между стеллажами – 75 см; 
    – расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см; 
    – расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45     см;
     – расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см.

Документы следует размещать на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а также в неразобранном виде.

Стеллажи должны устанавливаться перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Нельзя размещать стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы.

Соответствующий режим хранения документов обеспечивается за счет создания условий, исключающих утрату, повреждение и вредные воздействия окружающей среды

Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. При естественном освещении на окнах должны быть светозащитные шторы или жалюзи, исключающие попадание прямых солнечных лучей на документы. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
Оптимальный температурно-влажностный режим хранения документов зависит от вида их носителя:
    – для документов на бумажной основе – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55%; 
    – для документов на пленочных носителях: 
        а) черно-белых – температура 15 °С, относительная влажность воздуха 40–55%; 
        б) цветных – температура воздуха 2–5 °С, относительная влажность воздуха 40–55%; 
    – для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 15–20 °С и влажность 50–65%.

В хранилищах необходимо поддерживать стабильную соответствующую нормам температуру и влажность воздуха

 Нельзя допускать резких колебаний параметров окружающей среды, т. к. повышенная или пониженная температура и влажность воздуха, а также их резкие изменения отрицательно воздействуют на физическое состояние документов, ведут к их порче и утрате содержащейся в них информации. В помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха и т. п.

Температурно-влажностный режим хранения документов следует контролировать путем измерения параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.

Для обеспыливания коробок
и связок архивных дел, стеллажей и всего помещения архива можно использовать бытовой электропылесос

 Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Чтобы защитить документы от пыли, следует обеспечить максимальную герметичность помещений и по возможности оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. В хранилищах необходимо систематически проводить влажную уборку помещений, не реже одного раза в год обеспыливать стеллажи, шкафы, коробки, связки и другие средства хранения документов.

Рекомендуется периодически, например до и после отопительного сезона, хотя бы выборочно проводить обследование документов на выявление насекомых и плесневых грибов. В случае обнаружения биологических вредителей необходимо принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами работников архива, а также санэпидемиологических или карантинных служб.

В целях профилактики полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей и иное оборудование помещений хранилищ следует не реже одного раза в год обрабатывать водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т. п.).

При обнаружении документов, пораженных плесенью, их необходимо изолировать и передать на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых они хранились, следует протереть водным раствором формалина (3–5%) и просушить. Если плесень появилась на стенах, полах или потолках, нужно обработать пораженные поверхности тем же раствором формалина.

В помещениях архивохранилищ должна быть свободная циркуляция воздуха. Чтобы избежать проникновения насекомых и мелких грызунов в помещения, окна, открывающиеся в теплое время года, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

Охранный режим хранения документов

В деле обеспечения сохранности документов большое значение имеет соблюдение охранного режима хранения. Помещения архива рекомендуется оборудовать охранной и пожарной сигнализацией. Наружные двери архивохранилищ должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. По окончании рабочего дня они опечатываются и пломбируются. Печать или пломбир вместе с ключами хранятся в месте, установленном правилами внутреннего распорядка организации, – с тем, чтобы в случае чрезвычайных происшествий к ним был возможен доступ.

На те окна, расположение которых позволяет доступ извне, должны быть установлены распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

В рабочее время двери хранилища должны быть закрыты на ключ.

Право доступа в архивохранилища, как правило, имеют только работники архива (или лицо, ответственное за архив), в исключительных случаях – другие лица в их сопровождении.
Категорически запрещается присутствие посторонних лиц в архивохранилищах

Основным противопожарным оборудованием архивов являются порошковые или углекислотные огнетушители, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 м2 площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест работников архива и создать все необходимые условия для исполнения ими служебных обязанностей.

Для перемещения документов в хранилище и работы у стеллажей используются тележки и легкие устойчивые стремянки.

На случай возникновения чрезвычайного происшествия разрабатывается план эвакуации и укрытия документов, в котором предусматривается порядок и место эвакуации и укрытия документов.

Если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, затопление, злоумышленное проникновение посторонних лиц в архив), немедленно составляется акт с привлечением компетентных органов (пожарной охраны, милиции, работников коммунальных служб и т. п.). При этом приказом руководителя организации назначается комиссия по выяснению причин происшествия и устранению его последствий. Проводится проверка наличия и физического состояния документов архива. Итоги работы комиссии оформляются актом.

Ответственность за нарушение архивного законодательства

В соответствии со ст. 24 Конституции РФ сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускается. Органы государственной власти и местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом. Статья 29 Конституции РФ предоставляет каждому гражданину право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом.

Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется Федеральным законом от 21.07.93 № 5485 “О государственной тайне” (далее – Закон о гостайне). Данным законом определены полномочия государственных органов и должностных лиц по обеспечению сохранности и защиты государственной тайны, в нем также содержится перечень представляющих государственную тайну сведений, порядок засекречивания и рассекречивания, контроля за обеспечением защиты государственной тайны.

В статье 7 Закона о гостайне перечислены сведения, не подлежащие отнесению к государственной тайне и засекречиванию. Должностные лица, принявшие решение о засекречивании перечисленных сведений либо о включении их с этой целью в носители сведений, составляющих государственную тайну, несут уголовную, административную или дисциплинарную ответственность в зависимости от причиненного обществу, государству и гражданам материального и морального ущерба. Граждане вправе обжаловать такие решения в суд.

Статья 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ “Об акционерных обществах” посвящена хранению документов акционерного общества.

Федеральным законом от 20.02.95 № 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации” (далее – Закон об информации) утвержден правовой режим создания, хранения и использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней. Закон об информации регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов в процессе их создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации, а также при защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах.

Что касается защиты персональных данных работников, нужно иметь в виду, что не допускается сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни физического лица без его согласия кроме как на основании судебного решения. Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством РФ за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

Указом Президента РФ от 06.03.97 № 188 утвержден Перечень сведений конфиденциального характера.

Конкретная ответственность должностных лиц и граждан за нарушение требований архивного законодательства определена УК РФ. Он содержит ряд правовых норм, устанавливающих ответственность за хищение, контрабанду, уничтожение или повреждение документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность.

Кроме того, в УК РФ определены наказания за преступления в сфере компьютерной информации, против государственной власти, интересов государственной службы и службы в органах местного самоуправления, предусматривающие ответственность должностных лиц.

В соответствии со ст. 13.20 КоАП установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа: на граждан в размере от 1 до 3 МРОТ; на должностных лиц – от 3 до 5 МРОТ. Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20, в соответствии с ч. 3 ст. 23.1 КоАП рассматриваются мировыми судьями.

В соответствии с п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП протоколы об административных правонарушениях, предусмотренные ст. 13.20, ч. 1 ст. 19.4, ч. 1 ст. 19.5, ст. 19.6, 19.7 КоАП, составляются должностными лицами органов, уполномоченных в области управления архивным делом.

В этой статье мы рассмотрели, где и как должны храниться документы. О том, в каком виде они должны храниться, мы расскажем в следующем материале “Упорядочение документов”.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль