Упорядочение кадровой документации организации

7192
В предыдущем номере были рассмотрены вопросы, связанные с созданием условий, обеспечивающих сохранность архивных документов, а именно какие требования предъявляются к помещениям, выделяемым для размещения архива организации. Сегодня мы подробно остановимся на том, какие именно документы и в каком виде должны поступать на хранение в архив. Ведь документы кадровой службы, так же как и любого другого структурного подразделения организации, имеют различные сроки хранения.

В архив организации должны поступать документы (в упорядоченном состоянии), срок хранения которых 10 и более лет.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” под упорядочением архивных документов понимается комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

    – распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др.);

    – списки личного состава, в т. ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

    – карточки по учету личного состава, в т. ч. временных работников (форма Т-2);

    – личные дела;

    – лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

    – акты о несчастных случаях, связанных с производством;

    – тарификационные ведомости;

    – табели и наряды работников вредных профессий;

    – трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел;

    – протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

    – протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

    – документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

    – списки работников, уходящих на льготную пенсию;

    – штатные расстановки;

    – книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), утв. Росархивом 06.10.03. 

Срок хранения указанных документов в соответствии с перечнем в основном 75 лет. Исключение составляют следующие документы:

Упорядочение кадровой документации организации

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

В целях четкой организации работы с документами и оперативного поиска сведений, содержащихся в них, составляются номенклатуры дел.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации определяет порядок формирования дел, систематизацию и группировку исполненных документов в дела, индексацию и сроки хранения документов; она является основой для составления описей дел постоянного и временного сроков хранения.

Основными нормативными актами, в которых установлены общие требования по организации работы с документами, как на стадии делопроизводства, так и на стадии подготовки их к дальнейшему хранению, являются:

    – Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68;

    – Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02.

Запрещается группировать
в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

    – помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;

    – включать в дело по одному экземпляру документа;

    – группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);

    – помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

    – дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

Формирование распорядительной документации по личному составу

Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу – приказы.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что не допускается группирование документов с разными сроками хранения в одно дело.

В соответствии с типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К документам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

    – о приеме;

    – увольнении;

    – перемещении;

    – премировании;

    – поощрении;

    – длительных отпусках по уходу;

    – длительных командировках.

К имеющим 5-летний срок хранения относятся приказы:

    – о предоставлении очередных и учебных отпусков;

    – дежурствах;

    – наложении взыскания;

    – краткосрочных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее формировать их в дела по вопросам деятельности.

Например, рекомендуется отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т. е. связанные с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и другие, в которых содержатся сведения о заработной плате.

В каждом деле приказы должны иметь свою самостоятельную валовую нумерацию.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

В соответствии с правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией, т. е. приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

По истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в т. ч. по личному составу, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством.

Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи.

Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

    – проведение экспертизы ценности документов;

    – оформление дел;

    – составление описей и научно-справочного аппарата (указателей, оглавлений).

Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел

При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; следует также обращать внимание на правильность оформления документов.

Необходимо проверить наличие и соответствие всех реквизитов документов дела. Особое внимание необходимо обратить на оформление дат, простановку номера (индекса) документа, наличие необходимых подписей, печатей.

Оформление дел предусматривает:

    – систематизацию документов в деле;

    – подшивку или переплет дела;

    – нумерацию листов дела;

    – составление листа – заверителя дела;

    – составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

С учетом того, что документы по личному составу, связанные с социально-правовыми запросами граждан и учреждений, интенсивно используются, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность

Документы в делах, содержащих приказы и распоряжения по личному составу, перегруппируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т. д.

Аналогично по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры, тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками.

Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т. п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме (приложение 1).

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

После чистого листа в начале дела подшивается внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (приложение 2).

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т. п.) заносятся в графу “Примечание” со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т. п. В случае значительных изменений в составе личного дела итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.

Приложение 1

Упорядочение кадровой документации организации

Приложение 2

Упорядочение кадровой документации организации

В следующем номере журнала мы продолжим тему подготовки документов по личному составу к архивному хранению, рассмотрим вопросы описания и оформления дел.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль