Аутсорсинг: новая форма работы с кадрами

4453
Аутсорсинг является новой для российского рынка бизнес-моделью деятельности предприятий. Суть этой модели заключается в том, что часть функций организации берет на себя компания-провайдер. В последнее время в российских компаниях получил распространение аутсорсинг кадрового администрирования и расчета заработной платы. Авторы статьи подробно рассказывают о преимуществах и сложностях внедрения данной бизнес-модели, наглядно иллюстрируя их на примере российской компании АПК "Агрос". С полным вариантом статьи можно ознакомиться в 1-м номере журнала "Справочник по управлению персоналом" за 2005 год, который посвящен проблемам формирования и развития кадрового резерва в компании. Читайте в журнале также о новой для отечественного бизнеса концепции управления талантами, об основных этапах формирования и оптимизации издержек при подборе кадрового резерва, о методах мотивации для наиболее перспективных сотрудников. Как всегда, специалисты-практики делятся с коллегами технология ми управления персоналом, рассказывая о принципах перемещени я работников в условиях высокой текучести кадров, способах удержания наиболее перспективных специалистов, методах объективной оценки делового и личностного потенциала работника. Кроме того, вы ознакомитесь с точкой зрения руководителей и HR-директоров крупных российских предприятий относительно работы с кадровым резервом. Вниманию читателей "Справочника по управлению персоналом" № 1, 2005, также предлагается: - "кейсы" для специалистов кадровых служб; - особенности внедрения аутсорсинга на российских предприятиях; - зарубежный опыт использования персонала как источника инноваций.

"Подводные камни" новой бизнес-моделиПрактика внедрения аутсорсинга

ООО "Росхлебопродукт"
(зарегестрировано в 2003 г.) - управляющая компания интегрированного АПК "Агрос", включающего более 40 предприятий. Общая численность организации 10 000 человек

Сущность бизнес-модели работы организации, о которой пойдет речь, состоит в следующем: вспомогательные функции подразделений передаются профессиональным провайдерам, что позволяет сконцентрир ваться на главных направлениях деятельности компании. Выделяют три основных вида аутсорсинга: производственный, информационных технологий, бизнес-процессов. Однако применять этот метод можно значительно шире, передавая провайдеру любую функцию или бизнес-процесс, вплоть до управления компанией.

В последние несколько лет наметился существенный перелом в восприятии идеи аутсорсинга российскими компаниями. Многие предприятия промышленного и агропромышленного комплекса всерьез "примеряют" данную модель на себя, а часть из них уже приступила к ее внедрению.

Компания "Интеркомп" существует на российском рынке с 1994 г. Специализируется на предоставлении аутсорсинга кадрового администрирования, расчета заработной платы, лизинга персонала, ведения бухгалте рии. Численность специалис тов более - 150 человек

Главной целью использования компаниями модели аутсорсинга является создание эффективной и экономичной системы деятельности предприятия, которая позволяет сосредоточить внимание и ресурсы на функциях и направлениях бизнеса, участвующих в создании конкурентных преимуществ на рынке. Предприятия ставят перед собой следующие задачи: автоматизировать и систематизировать выполнение ряда функций, стандартизировать аналогичные процессы всех предприятий комплекса, ввести высокий стандарт качества, повысить уровень конфиденциальности, сократить прямые расходы и т. д.

Чтобы выяснить, каким образом аутсорсинг помогает достичь этих целей, рассмотрим каждую составляющую данной бизнес-модели.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства и расчета заработной платы - одна из наиболее динамично развивающихся в последнее время в России областей, стоящая на втором месте в мире по востребованности после IT-аутсорсинга. Это связано с тем, что функции ведения кадрового делопроизвод ства и расчета заработной платы требуют высокой квалификации сотрудников компании, в то же время эта работа довольно рутинная и трудоемкая

Составляющие аутсорсинга и их преимущества для компании
Руководители Органы или лица
Кадровое администрирование сотрудниками аутсорсинговой компании в "удаленном" офисе  на территории клиента. Работа  с кадровой документацией в режиме реального времени - Нет необходимости подбора/обучения специалистов по кадровому делопроизводству.
-  Финансовую ответственность за результаты работы несет аутсорсинговая компания.
 - Возможность пересмотреть существующие процедуры; как следствие, функция формализуется
Кадровое администрирование  с использованием специальной программы аутсорсинговой компании  - Автоматизация процесса кадрового администрирования.
 - Экономия на покупке и ежегодной поддержке компьютерной программы для отдела кадров
 Расчет заработной платы  и налогов в аутсорсинговой компании. Подготовка ведомостей, ежеквартальной и годовой отчетности, аналитической отчетности  - Высвобождение сотрудников бухгалтерии компании.
 - Экономия на покупке и ежегодной поддержке компьютерной программы для расчета заработной платы.
 - Процессы кадрового администрирования  и расчета заработной платы объединяются  в единую технологическую цепочку.
 - Дополнительные возможности стандартизации
 Предоставление результатов
клиенту
 - Экономится время менеджеров, затрачиваемое на администрирование процесса (оно редко учитывается, хотя является одним из наиболее дорогих ресурсов в компании)
 Сдача отчетности  в соответствующие организации. Защита отчетности в случае необходимости  - Компания-аутсорсер выполняет полный цикл работы и несет профессиональную  и финансовую ответственность за ее результаты

Соглашаясь, что формализация необходима, многие заказчики все же находят этап освоения новых правил болезненным. На место привычных отношений ("Ольга Ивановна, сделайте это для меня срочно, мне очень нужно...") приходит необходимость действовать согласно совместно разработанным процедурам, определяющим зоны и уровни ответственности, а также сроки и объемы работ каждой из сторон. В связи с этим на ранних этапах внедрения аутсорсинга у людей может возникать чувство дискомфорта

"Подводные камни" новой бизнес-модели

Прежде чем предпринять внедрение аутсорсинга в компании, следует учесть несколько факторов, которые могут существенно повлиять на успех этого процесса. Речь идет о степени технического развития предприятия, его организационной структуре, а также готовности сотрудников менеджеров среднего звена и исполнителей принять новую бизнес-модель и способствовать переходу на нее своей компании.

Желание менеджеров внедрить данную бизнес-модель часто натыкается на объективную неготовность к ней самого предприятия.

Одним из наиболее неприятных для компании "сюрпризов" при переходе на аутсорсинг становится необходимость формализации процессов и процедур. Функции, которые на предприятии обычно выполнялись в последнюю очередь, а иногда и с опозданием, при переходе на новую модель требуют регламентации и определенных стандартов действий.

Важным критерием готовности перехода на аутсорсинг является такой уровень организационного развития предприятия, при котором имеются: определенная оргструктура, поддающиеся описанию бизнес-процессы и взаимосвязи между отделами. Иными словами, в беспорядке аутсорсинг не может работать эффективно. В таком случае он становится дорогостоящей и достаточно громоздкой моделью.

Компания-аутсорсер, как правило, заинтересована в постоянном пополнении своего штата за счет квалифицированных специалистов и часто использует практику привлечения бывших сотрудников компании -клиента для проектов по аутсорсингу как для данного заказчика, так и для других

О готовности предприятия к переходу на новый уровень организа ции может свидетельствовать его техническая база. Как правило, компания-аутсорсер выдвигает требование о наличии в организации достаточно мощных компьютеров, сервера определенного типа, а в ряде случаев и выделенного канала связи (если речь идет о передаче данных, касающихся тысячи и более сотрудников).

Далеко не все сотрудники компании одинаково положительно отнесутся к новому проекту. И если руководители и менеджеры среднего звена активно поддерживают нововведение, то озабоченность грядущими переменами выражают сотрудники, непосредственно вовлеченные в бизнес-процесс, который подлежит передаче, воспринимая их как явную угрозу своему положению. Тем не менее специалисты, добросовестно осуществляющие свои обязанности, обычно получают возможность перейти на другие позиции и полноценно использовать свой профессиональный потенциал.

Основной причиной возможного непонимания и неприятия перемен рядовыми сотрудниками является недостаточная подготовительная работа руководства организации. Эта ошибка может привести к неэффективной кооперации сотрудников компании с внешними специалистами и, как следствие, к срыву сроков реализации проекта. Также существует риск потерять ценного работника, который, неправильно оценив свои перспективы в связи с возникшими изменениями, поспешит искать себе новое место работы. Единственный выход из подобной ситуации заблаговременная разъясни тельная деятельность в организации

Завышенные ожидания компании от внедряемой бизнес-модели также нередко становятся причиной разногласий с провайдером. Распространена ошибочная точка зрения, что передача сторонней организации какой-либо функции позволяет забыть о ней. Управление бизнес-про цессом и принятие ответственных решений в его рамках остается в ведении менеджеров компании. Например, только руководство фирмы может принять решение: считать ли первую выплату авансом или полноценной зарплатой с соответствующими налогами и отчислениями и т. п. Таким образом, при формировании ожиданий важно разделять стратегический и операционный уровни.

Когда решение передать часть вспомогательных функций внешнему провайдеру будет принято, организации первым делом следует тщательно подойти к выбору партнера. Компаний, профессионально работающих на рынке аутсорсинга, немного. Основными параметрами выбора могут стать: цена, гарантии, объем услуг; дополнительными период работы на рынке, опыт работы с компаниями конкретного профиля; есть смысл принять к сведению рекомендации партнеров и т. д.

Для успешного внедрения аутсорсинга необходимо прежде всего сформулировать задачи, которые организация с его помощью намерена будет решить. Далее на основании поставленных целей вырабатываются критерии оценки успешности проекта. Важным подготовительным этапом перехода на аутсорсинг является оценка руководством готовности организации к данному процессу.

Со своей стороны аутсорсинговая компания также проводит подготовку к реализации проекта. На начальном этапе в течение нескольких дней интервьюируются сотрудники фирм клиента, участвующие в процессе кадрового администрирования и расчета заработной платы. Так определяется, как организован этот процесс в компании на сегодняш ний день. Провайдер анализирует принятые процедуры и предлагает пути их улучшения. По окончании предварительного этапа клиенту представляется так называемый "Сборник процедур" основополагающий документ будущих взаимоотношений партнеров, который является приложением к контракту в виде "Протокола разграничения зон ответственности между сторонами". Наличие этих документов поможет избежать разочарований в процессе совместной работы.

Практика внедрения аутсорсинга

Руководство АПК “Агрос” в своей стратегии управления делает ставку на современный менеджмент, человеческий потенциал, прозрачность процессов и управляемость ими за счет стандартизации и использования передовых технологий управления. Аутсорсинг является бизнес-технологией, позволяющей учесть все эти условия

При переходе к аутсорсингу в компании происходит разделение бизнес-процессов на ключевые и вспомогательные (сервисные), что позволяет фокусировать усилия там, где это необходимо, и делать инвести ции в развитие.

Таким образом, с помощью данной технологии компания может решить первоочередные задачи повышения своей конкурентоспособнос ти, мобильности и гибкости.

Что же касается функций HR-менеджеров, их можно разделить на две группы: 
    - стратегически важные для компании, на которые руководству следует оказывать постоянное влияние; 
    - рутинные, необходимые для поддержания деятельности предприятия.

Так, в соответствии со стратегией развития компании АПК "АГРОС" такие функции службы персонала, как найм, обучение, мотивация, являются ключевыми. Между тем выполнение административных функций руководство было готово передать специалистам по аутсорсингу кадрового делопроизводства и расчета заработной платы. Прежде чем приступить к внедрению бизнес-модели на одном из предприятий холдинга, руководство провело детальный сравнительный анализ текущих затрат и стоимости всей услуги. Затем были оценены преимущества, которые компания может получить в результате применения аутсорсинга по сравнению с эффективностью той системы, которая действовала на предприятии. При этом учитывались все факторы: уровень заработных плат, текучесть персонала, планируемые структурные перемены, подготовленность персонала, эффективность текущего процесса, необходимые инвестиции в качество и производительность. Расчеты показали, что в той ситуации, в которой находилась компания, аутсорсинговая модель предпочтительна.

Несмотря на то что в компании "Агрос" подошли к данному вопросу со всей серьезностью, не удалось избежать некоторых трудностей. Основные проблемы, с которыми столкнулась фирма в ходе внедрения новой для себя бизнес-модели: 
    - Недостаточная разъяснительная работа руководства, с одной стороны, и страхи персонала, слухи, распространяемые сотрудника ми, чьи функции попадают под схему аутсорсинга, с другой. Был случай, когда этой системой "пугали" работников, угрожали применить ее в случае некачественного исполнения ими своих должностных обязанностей. Руководство АПК "Агрос" в своей стратегии управления делает ставку на современный менеджмент, человеческий потенциал, прозрачность процессов и управляемость ими за счет стандартизации и использования передовых технологий управления. Аутсорсинг является бизнес-технологией, позволяющей учесть все эти условия
    - Сложность в распределении обязанностей между штатными работниками отдела кадров и сотрудниками организации, оказыва ющей услуги. С самого начала не было оговорено и детализиро вано, кто из них за какую часть работы отвечает. Практика внесла свои коррективы, в протоколы и инструкции были внесены соответствующие пункты.
    - Бурный рост компании увеличение производства, изменение модели управления, реструктуризация подразделения, набор сотрудников не самое лучшее время для начала работы компании-аут сорсера. Как показала практика, введение данной бизнес-модели лучше проводить после завершения структурных преобразований на предприятии.
    - Влияние специфики предприятия. В АПК "Агрос" существовал риск длительного вхождения в курс дела работника компании, предоставляющей услуги. Ему необходимо было запомнить график работы сотрудников, особенности режима цеховых смен, фамилии руководителей и т. п. В данном случае один из специалистов отдела кадров, владеющий всей необходимой информацией, перешел на работу в аутсорсинговую компанию и теперь обслуживает предприятие, на котором раньше трудился.

С внедрением данной бизнес-технологии были получены следующие результаты: 
    - сократились административно-накладные расходы по сравнению с моделью "in house" (на месте); 
    - стала легче структурная модель управления при переходе на схему работы с небольшим количеством сотрудников фирмы-провай дера вместо армии штатных работников; 
    - уменьшилось время на оформление кадровых перемещений, приема/увольнения вне зависимости от роста численности предприятия; 
    - данная услуга стала более качественной, чем раньше, т. к. через аутсорсинговую компанию имеется доступ к профессиональной экспертизе в области трудового права.

Следует отметить, что затронутый круг вопросов типичен для большинства российских компаний, решивших перейти на аутсорсинг тех или иных функций. Опыт показывает, что данная бизнес-модель кадрового делопроизводства может быть выгодна компании любого размера и направления деятельности от маленькой фирмы с штатом в несколько человек до многотысячного предприятия. В каждом случае используется своя модель аутсорсинга и решаются задачи, актуальные для конкретной компании.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль