Передача дел в архив организации

12332

Документы по личному составу (см. “Справочник кадровика” № 3, 2005), имеющие долговременный срок хранения (свыше 10 лет), подлежат передаче в архив организации не позднее, чем через три года после завершения их в делопроизводстве. Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в соответствующих структурных подразделениях (например, в кадровой службе или бухгалтерии) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения в соответствии с перечнями, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

Документы, оформленные в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02, по сдаточной описи установленной формы (см. приложение), передаются в архив организации.

Порядок оформления дел и их описания подробно был рассмотрен в “Справочнике кадровика” № 5, 2005.

График передачи дел; проверка полноты их состава и правильности формирования

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив) по согласованию с руководителями структурных подразделений, передающих документы. График утверждается руководителем организации.

В ходе подготовки дел к передаче на хранение в архив заведующий архивом организации (ответственный за архив) проверяет полноту состава документов, включенных в сдаточную опись, и качество их обработки. Наличие дел по описи сверяется с номенклатурой дел. Если будет обнаружено отсутствие каких-либо дел, томов или частей дела, заведующий архивом (ответственный за архив) вправе требовать от работников соответствующего структурного подразделения организации проведения розыска недостающих дел либо разъяснения о незаведении дел.

Если по каким-либо причинам (в результате пожара, затопления или какого-либо другого несчастного случая) произошла утрата документов, необходимо составить акт о происшествии в присутствии представителей соответствующих служб (пожарной охраны, водоканала и т. п. ).

По мере возможности информацию о трудовом стаже или заработной плате работников, содержавшуюся в утраченных документах, необходимо восполнить другими документами, имеющими временный срок хранения.

Так, например, информацию об оплате труда, содержавшуюся в лицевых счетах по начислению заработной платы, в случае их утраты можно восполнить расчетно-платежными ведомостями на выдачу зарплаты или другими первичными бухгалтерскими документами, являющимися основанием для начисления заработной платы, имеющими 5-летний срок хранения.

В случае утраты подлинников приказов, распоряжений по личному составу их можно заменить заверенными копиями.

В случае невосполнимой утраты дел составляется соответствующая справка, в которой указываются виды (разновидности) утраченных документов, их количество, период, за который они составлялись, причины их утраты. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (кадровой службы, бухгалтерии) и представляется заведующему архивом (ответственному за архив), который докладывает руководителю организации о проиcшедшем факте, а также высказывает предложения и выводы о наказании виновных и принятии соответствующих мер по обеспечению сохранности документов, подлежащих длительному хранению.

Не допускается формировать в дела отдельно приказы и распоряжения, отдельно – приложения к ним

В период подготовки дел к передаче на хранение в архив организации заведующий архивом (ответственный за архив) проверяет также правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. При этом проверяется соблюдение хронологического порядка расположения документов в делах.

Например, приказы, распоряжения по личному составу должны быть сформированы в пределах одного календарного года, в валовом порядке их номеров и в хронологической последовательности (дело с приказами должно начинаться с приказа за № 1 и соответственно с января).

Обратите внимание

10 марта – День архивов!
Редакция сердечно поздравляет всех архивистов России!

В этом году мы празднуем День архивов в четвертый раз. Праздник учрежден в связи с многочисленными пожеланиями коллективов архивных учреждений об установлении профессионального праздника, поддержанными Российским обществом историков-архивистов и Центральным комитетом Профсоюза работников государственных учреждений и общественного обслуживания. Коллегия Федеральной архивной службы России

Решением от 5 марта 2003 г. установила дату 10 марта в качестве профессионального праздника “День архивов”. В этот день (28 февраля по старому стилю) в 1720 г. был опубликован подписанный Петром Великим “Генеральный регламент или Устав” – первый в России общегосударственный правовой акт, определивший основы организации архивной службы – системы архивов с работающими в них специальными служащими. Глава XLIV этого Регламента так и называлась – “Об архивах”. Актуариусу (архивариусу) надлежало “письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать...”.

В процессе подготовки дел к передаче проверяют наличие всех приложений к приказам, распоряжениям. Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к распорядительным документам, которыми они были утверждены или введены в действие.

Заведующий архивом (ответственный за архив) проверяет также наличие и соответствие всех реквизитов документов, подлежащих передаче в архив. Особое внимание при этом уделяется распорядительным документам. Проверяют наличие дат, номеров приказов, соответствие их по книге регистрации приказов, распоряжений, а также наличие подписи руководителя, а в необходимых случаях – наличие виз. Если в дело взамен подлинника включена копия документа, то она обязательно должна быть заверена.

В соответствии с постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст “О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации” (вместе с “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30–2003”) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют:
   заверительную надпись “Верно”;
   должность лица, заверившего копию;
   личную подпись;
   расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
   дату заверения.

Например:

   Верно
   Инспектор службы кадров Передача дел в архив организации   Т.С. Левченко
   Дата

Обратите внимание!
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Напротив каждого документа, включенного в личное дело, должен быть указан номер листа, на котором он расположен

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Наличие внутренней описи. Контроль качества экспертизы ценности документов, оформления обложек, составления сдаточной описи и итоговой записи

В личных делах или наядах личных дел уволенных работников проверяется наличие внутренней описи и качество ее составления.

Кроме того, в ходе подготовки документов проводится проверка формирования дел лицевых счетов по заработной плате: они группируются в дела по алфавиту фамилий*. Если в дело сформированы лицевые счета нескольких структурных подразделений, то они систематизируются по алфавиту фамилий в пределах каждого структурного подразделения, при этом к подобным делам может составляться внутренняя опись. В случае формирования лицевых счетов, расчетных листков по начислению заработной платы по табельным номерам (кодам) работников организации необходимо составить указатель к описи (в состав которой включены эти документы), где перечислить фамилии, имена и отчества (указать полностью) работников и привести их поисковые данные (номера единиц хранения, листы единиц хранения, в которых содержатся сведения о данных работниках).

Читайте также:

Работники архива проверяют также заполнение всех граф установленной формы лицевого счета. Расчетные ведомости по заработной плате, как правило, формируются в дела в хронологической последовательности (по месяцам начисления зарплаты: январь–декабрь).

В ходе проверки качества подготовки документов к передаче на хранение в архив проверяется также качество проведения экспертизы ценности документов дел. В случае обнаружения в них копийных экземпляров имеющегося в деле подлинника документа, а также черновых проектов документа они изымаются, и дело переоформляется. Листы дел нумеруют заново, при этом старые номера зачеркивают, рядом проставляют новый номер, пересоставляют заверительную надпись дела.

Кроме того, проверяется и нумерация листов в деле, правильность составления заверительной надписи дела, соответствие фактического количества листов дела тому, которое указано в листе-заверителе.

Если в ходе проверки качества проведенных работ по переплету, подшивке документов обнаружится, что часть документов выпадает – не захвачена переплетом или не подшита, дело необходимо расшить, заново переплести и подшить. Запрещается приклеивать не подшитые документы, даже если этот документ на одном листе (кроме листа – заверителя дела).

Заведующий архивом (ответственный за архив) проверяет правильность оформления обложек дел, наличие всех необходимых реквизитов: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела (по номенклатуре дел), заголовок дела, крайние даты документов дела, количество листов дела, срок хранения документов дела, архивный шифр. Если дело состоит из нескольких томов, на обложках дел должны быть проставлены их номера. Небрежно оформленные обложки дел переоформляются заново.

Кстати сказать

Номер сдаточной описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения (принятого в установленном порядке; например, в соответствии с инструкцией по делопроизводству или приказом, распоряжением руководителя организации или условно в соответствии с порядковым расположением названий структурных подразделений в штатном расписании организации) с добавлением

индекса “сп” (структурное подразделение) и указанием (черед дефис) цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись.

Недостатки, выявленные в ходе проверки качества подготовки дел к передаче в архив организации, доводятся до сведения руководителя структурного подразделения или сотрудника, ответственного за проведение этой работы, которые должны принять меры по их устранению.

Обратите внимание!
Описи дел структурных подразделений организации (в т. ч. кадровой службы) составляются по установленной форме в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций

Не менее важным моментом проверки качества подготовки дел к передаче в архив организации является проверка составления сдаточной описи, правильности заполнения всех ее граф. Графы описи должны быть заполнены в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. Заголовок каждого дела, подлежащего передаче в архив, имеет в описи свой самостоятельный номер.

Правильность заполнения итоговой записи к описи дел и соответствие количества дел, указанных в описи, их фактическому наличию также следует проверить. Дополнительно обнаруженные заголовки дел могут вноситься в опись под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации дел или же в конец раздела описи. По требованию заведующего архивом (ответственного за архив) организации к описи могут составляться список сокращений, указатели, оглавление.

Прием-передача документов в архив

В соответствии с достигнутой договоренностью в установленный день ответственные лица проводят совместный прием-передачу документов в архив организации.

Сотрудник структурного подразделения, передающего документы, доставляет дела в архив организации. Дела передаются в архив в связках или архивных коробках согласно сдаточной описи, в строгом соответствии с их порядковыми номерами. Каждая связка или коробка должна иметь свой ярлык, который содержит следующие элементы описания: название структурного подразделения, номер описи, номера дел, номер связки. При необходимости можно указать срок хранения.

Прием-передача каждого дела, включенного в опись, производится заведующим архивом (ответственным за архив) в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего документы. В ходе приема-передачи дел напротив каждого дела в описи делается отметка о его наличии. По итогам приема в конце описи делается запись о количестве принятых в архив дел (цифрами и прописью). В случае отсутствия по каким-либо причинам дел, подлежащих передаче в архив, в графе “Примечание” описи делается соответствующая запись. Далее в конце описи проставляются дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом (ответственного за архив) и сотрудника структурного подразделения, участвовавшего в передаче дел.

Приложение

Передача дел в архив организации



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль