Деловая корреспонденция в работе кадровых служб

7171
Работникам кадровых служб в определенных ситуациях приходится вести переписку с организациями и гражданами. Нормативные акты в отдельных случаях предусматривают определенные, вполне конкретные требования к видам и особенностям деловой переписки кадровых служб, а поскольку при ведении переписки используются средства связи, то представляет интерес организация самой системы связи и те ее особенности, которые необходимо знать кадровику.

Для пересылки деловой корреспонденции, как правило, используются почтовая связь и электросвязь.

Почтовая связь - вид связи, представляющий собой единый производственно-технологический комплекс технических и транспортных средств, обеспечивающий прием, обработку, перевозку, доставку (вручение) почтовых отправлений, а также осуществление почтовых переводов денежных средств. Почтовая связь действует в соответствии с Федеральным законом от 17.07.99 № 176-ФЗ "О почтовой связи" (далее - Закон от 17.07.99 г. № 176-ФЗ) и Правилами оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.05 № 221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

Электросвязь - передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам.

С помощью электросвязи осуществляется телефонная, телеграфная, факсимильная связь, передаются сообщения компьютерной электронной почты.

Для передачи документной информации в организациях обычно используется несколько видов связи. Прием и отправка служебных документов, в т. ч. переписка, могут осуществляться с помощью:

  • почтовой связи;
  • факсимильной связи;
  • электронной почты;
  • телеграфной и телексной связи;
  • телефонной связи;
  • нарочных, курьеров.

Для кадровиков наибольшее значение имеет именно почтовая связь.

В соответствии с Законом от 17.07.99 № 176-ФЗ оператор почтовой связи обязан по заданию отправителя переслать вверенное ему почтовое отправление или осуществить почтовый перевод денежных средств по указанному отправителем адресу и доставить (вручить) их адресату, а пользователь услуг почтовой связи обязан оплатить оказанные ему услуги.

В Российской Федерации действует несколько видов почтовой связи:

  • почтовая связь общего пользования;
  • специальная связь федерального органа исполнительной власти, осу ществляющего управление деятельностью в области связи (в настоя щее время - Министерство информационных технологий и связи РФ);
  • федеральная фельдъегерская связь;
  • фельдъегерско-почтовая связь федерального органа исполнительной власти в области обороны.

виды почтовых отправлений. сроки пересылки

Письменная корреспонденция, пересылаемая по каналам почтовой связи, подразделяется на простые почтовые отправления и регистрируемые почтовые отправления. Регистрируемые почтовые отправления, в свою очередь, подразделяются на заказные и с объявленной ценностью.

Простое почтовое отправление - отправление, принимаемое без выдачи отправителю квитанции.

Регистрируемое почтовое отправление - отправление, при подаче которого отправитель поручает оператору связи сообщить ему или указанному им лицу, когда и кому вручено почтовое отправление. При подаче регистрируемого письма отправителю вручается квитанция, адресат получает письмо под расписку, уведомление о вручении направляется отправителю.

Заказное почтовое отправление - регистрируемое почтовое отправление, принимаемое без оценки стоимости вложения с выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку. Следственные и судебные органы, военкоматы, в необходимых случаях организации любого типа пересылают повестки и другие документы в виде заказных писем с уведомлением о вручении. Уведомление о вручении письма для отправителя является доказательством отправки письма.

Толковый с ловарь

Фельдъегерь - военный курьер по доставке важнейших государственных документов. Фельдъегери имеются в государственном аппарате и армиях многих государств.

Фельдъегерская связь - способ связи, заключающийся в пересылке важных, обычно секретных документов через специальных военных курьеров.

Фельдъегерская связь действует в соответствии с Федеральным законом РФ от 17.12.94 № 67-ФЗ "О Федеральной фельдъегерской связи".

Почтовое отправление с объявленной ценностью - регистрируемое почтовое отправление, принимаемое с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем, выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку. В письмах с объявленной ценностью пересылаются документы: дипломы, паспорта, водительские удостоверения, ценные бумаги, грамоты, личные дела и др., а также ценные предметы: фотографии, рукописи и др.

Операторы почтовой связи обязаны обеспечить пересылку письменной корреспонденции пользователям услуг почтовой связи в контрольные сроки, установленные постановлением Правительства РФ от 24.03.06 № 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции" (далее - постановление от 24.03.06 № 160).

Постановлением от 24.03.06 № 160 с 1 июля 2006 г. введены в действие нормативы частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольные сроки пересылки письменной корреспонденции. В частности, из почтовых ящиков, расположенных вне объектов почтовой связи, на внутригородской территории городов федерального значения либо на территории административных центров субъектов РФ, корреспонденция извлекается 5 дней в неделю не менее двух раз в день, а в оставшиеся 2 дня - не менее одного раза в день.

Контрольные сроки пересылки письменной корреспонденции (без учета дня приема) составляют:
- между городами федерального значения, административными центрами субъектов РФ согласно приложению к постановлению;

Например, срок пересылки письменной корреспонденции Москва - Владивосток составляет 5 дней, Москва - Иваново - 4 дня, Курган - Благовещенск - 10 дней и т. д.

- на внутригородской территории городов федерального значения, на территории административных центров субъектов РФ - 2 дня;
- между административным центром субъекта РФ и административными центрами муниципальных районов на территории субъекта РФ - 2 дня;
- между административным центром муниципального района и поселениями, расположенными на территории муниципального района, - 3 дня.

почтовые конверты. написание адреса

Для пересылки по почте письма вкладываются в почтовые конверты. Почтовые конверты различаются:
- по размерам;
- по наличию окна;
- по месту расположения закрывающего клапана;
- по наличию указаний, разъясняющих место и порядок написания адресной информации;
- по территории хождения;
- по виду оформления лицевой стороны.

Виды и размеры конвертов установлены "ГОСТ Р 51506-99. Конверты почтовые. Технические требования. Методы контроля", утв. постановлением Госстандарта России от 23.12.99 № 691-ст.

Установленные размеры конвертов приведены в таблице, примеры некоторых конвертов - на рисунках 1, 2 и 3, а соотношение размеров почтовых конвертов - на рис. 4.

Размеры конвертов по ГОСТ Р 51506-99

Деловая корреспонденция в работе кадровых служб

Рис. 1.

Конверт DL (110x220 мм)

Деловая корреспонденция в работе кадровых служб

Рис. 2.

Конверт Сб (114x162 мм)

Деловая корреспонденция в работе кадровых служб

Рис. 3.

Конверт с окном (самоклей с защитной полосой)

Деловая корреспонденция в работе кадровых служб

Рис. 4.

Конверты для почтовой рассылки в сравнении с листом бумаги формата А4 (конверт евро Е65 соответствует конверту DL по ГОСТ Р 51506-99)

Деловая корреспонденция в работе кадровых служб

Для отправки письма корреспонденту на конверте указываются почтовые адреса отправителя и получателя с указанием почтового индекса. На почтовых отправлениях адреса пишутся отправителем. В адресе не должно быть сокращенных названий, а также не относящихся к адресу знаков. В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи адрес пишется в следующем порядке:
- наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

Адрес корреспондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Пример написания адреса

Деловая корреспонденция в работе кадровых служб

Все адресные данные пишутся разборчиво чернилами, печатаются типографским способом или с использованием другой печатающей техники. На почтовые отправления можно наклеивать адресные ярлыки, заранее напечатанные крупным шрифтом. Для ярлыков используется белая бумага или бумага светлых тонов.

На письмах и почтовых карточках с кодовым штампом индекс адресата заполняется стилизованными цифрами чернилами любого цвета, за исключением красного, желтого и зеленого.

Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории РФ, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке.

Почтовые отправления могут быть адресованы до востребования с указанием фамилии, имени, отчества адресата или на абонентский ящик с указанием фамилии, имени, отчества адресата или полного наименования юридического лица. В этом случае важно полностью указать имя и отчество адресата, т. к. выдача таких почтовых отправлений осуществляется при предъявлении документа, удостоверяющего личность адресата.

Мнение эксперта

Деловая корреспонденция в работе кадровых служб

В. В. Архипов,
канд. юрид. наук, доцент
кафедры трудового права
и права социального обеспечения
Академии труда и социальных
отношений

Следует обратить внимание кадровиков на некоторый пробел в регулировании порядка выдачи почтовых отправлений с описью вложения, допущенный в Правилах оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.05 № 221.

В отличие от ранее действовавших подобных Правил, в новые Правила не включена обязанность почтовых работников вскрывать почтовые отправления с описью вложения при вручении их адресату. Также отсутствует у них обязанность сверять содержимое на предмет соответствия описи и целостности вложенных в конверт документов. С момента издания новых

Правил они не подвергались изменениям и дополнениям, следовательно, до сего времени содержат вышеуказанный пробел.

Поэтому отправители корреспонденции, например кадровики, при направлении работникам писем, имеющих юридическое значение (в частности, в соответствии ст. 84.1 ТК РФ, где определено, что получение уведомления о вручении письма адресату освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки), остались как бы без защиты перед недобросовестными адресатами.

В реальной жизни при рассмотрении трудового спора и уточнении срока обращения в суд, связанного с положениями ст. 392 ТК РФ, на утверждение работодателя о своевременном предложении работнику явиться за трудовой книжкой недобросовестный получатель такого письма может дать ответ, что в конверте ничего не находилось или были пустые бумажки. При этом вернувшееся уведомление о вручении данного письма адресату будет как бы доказывать, что он извещен о необходимости

совершить изложенные в нем действия.

На неоднократные в 2006 г. обращения в Россвязь с просьбой пояснить, какие меры защиты могут применить добросовестные отправители и получатели в сложившейся ситуации, был дан следующий ответ. Указанный выше пробел должны закрыть соответствующие положения Почтовых правил, принятых Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи 22.04.92. Но при обращении к работникам почтовых отделений Московского региона выяснилось, что данные Правила у них отсутствуют. Тем не менее во всех почтовых отделениях региона были проведены инструктивные совещания, вследствие которых работники уверены, что теперь они не допустят отправку как пустого конверта, так и конверта с чистыми листами. В свою очередь, работодателей может утешить то, что при соблюдении установленного в ст. 84.1 ТК РФ правила они формально будут считаться добросовестными отправителями, если иное не докажет недобросовестный работник.

отправка трудовой книжки по почте. переписка с организациями

Кадровые службы ведут переписку по различным вопросам, наибольший интерес представляют те ситуации, которые регламентированы нормативными актами. В частности, постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 "О трудовых книжках" (п. 36) установлено: "В случае, если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки".

Снять с себя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки работодатель может лишь тогда, когда у него на руках будет документ, подтверждающий отправку этого уведомления. Для этого необходимо направить письмо как заказное с уведомлением. При отправке заказного письма с уведомлением оператор почтовой связи (почтовое отделение) выдает отправителю квитанцию о приеме почтового отправления. Почтовая квитанция о приеме заказного письма не содержит информации о том, какие именно документы отправлены заказным письмом, кто является их отправителем - она лишь подтверждает факт отправки письма адресату.

Отделение связи по месту жительства адресата должно вручить ему заказное письмо под расписку. Уведомление о вручении с подписью получателя по почте направляется отправителю, поэтому кадровая служба через определенное время получит это уведомление, оно будет подтверждать, что письмо вручено адресату, хотя в данной ситуации это уведомление о вручении какой-либо особой роли для кадровой службы не играет.

Уведомление о вручении почтового отправления имеет стандартную форму. Оно оформляется на почтовой карточке, на лицевой стороне которой указывается адрес отправителя заказного письма, а на обороте - адрес получателя, сведения о доставке письма и роспись получателя.

Если кадровая служба организации в ответ на свое уведомление получит от бывшего работника письмо с просьбой выслать трудовую книжку по почте, то следующим ее шагом будет отправка по почте документа - трудовой книжки. Эта ситуация уже существенно отличается от предыдущей, поскольку письмо будет содержать вложение - документ. Высылать по почтовой связи документы следует почтовым отправлением с объявленной ценностью. Фактически это то же заказное письмо с уведомлением, но содержащее еще опись вложения.

Опись составляется отправителем в двух экземплярах: один вкладывается в конверт, другой остается у отправителя с отметкой почтового отделения и является подтверждением факта отправки документа, в данном случае - трудовой книжки.

Кроме того, кадровая служба должна составить сопроводительное письмо, которое высылается вместе с трудовой книжкой и описью. В сопроводительном письме следует отметить, что трудовая книжка высылается по просьбе бывшего работника со ссылкой на дату его письма. Поскольку трудовые книжки работников стоят в организации на учете, сведения о них заносятся в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формой книги предусмотрено указание даты выдачи трудовой книжки на руки работнику при его увольнении и подписи владельца трудовой книжки. В случае если книжка высылается по почте, в графе 12 Книги учета нужно сделать отметку о дате и номере сопроводительного письма, с которым была выслана трудовая книжка, дате и номере квитанции почтового отправления. Квитанция об отправке заказного письма с описью вложения хранится в организации 5 лет.

Постановлением Правительства РФ "О трудовых книжках" (п. 37) предусмотрено: "В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников". Отправка трудовой книжки одному из родственников оформляется рассмотренным выше способом.

Нередко кадровым службам приходится вести переписку с судебными органами, отделениями пенсионных фондов, государственными инспекциями труда и другими организациями. Если в письмо необходимо вложить какие-либо документы, следует иметь в виду, что высылать их можно только заказным письмом, а если это подлинники документов, подтверждающих квалификацию, стаж и другое, то их следует высылать только ценным письмом с описью вложения.

Переписка кадровых служб организационного и информационного характера по вопросам труда и трудовых отношений (например, письмо в организацию с просьбой оформить увольнение в порядке перевода, письмо в образовательное учреждение с просьбой провести обучение работников и по другим вопросам) осуществляется в виде простых почтовых отправлений.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль