Должностная инструкция: нужна или нет?

8505
 Костян Ирина Александровна
Доктор юридических наук, профессор кафедры трудового права МГУ им. М.В. Ломоносова, адвокат.
В специальной литературе сложилось неоднозначное отношение к вопросу о необходимости разрабатывать должностные инструкции. Ряд специалистов утверждает, что должностные инструкции обязательны по каждой должности, профессии, специальности, предусмотренным штатным расписанием организации. Другие, мотивируя тем, что должностные инструкции ничем не предусмотрены, отвергают их, полагая, что они не нужны, поскольку не имеют никакого значения в организации и управлении трудом. Мы предлагаем читателям принять самостоятельное решение, ознакомившись с ответами на наиболее типичные вопросы, возникающие у кадровиков, о должностной инструкции, подготовленными И.А. Костян, канд. юрид. наук, членом Комитета по трудовому законодательству Национального союза кадровиков.

Для чего нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция является одним из основных организационно-правовых документов, определяющих задачи, функции, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой функции согласно занимаемой должности, квалификационные требования, предъявляемые к лицу, занимающему указанную должность. Ее содержанием является не только трудовая функция работника, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на занятие той или иной должности. Это имеет позитивное значение при решении вопроса об отказе в приеме на работу и объективной его оценке.

Кстати сказать

Аналогичная спорная ситуация, связанная с обязательностью наличия в организации, ранее была в отношении штатного расписания. До тех пор, пока на уровне органов законодательной власти

не были внесены соответствующие изменения в ТК РФ, также существовали различные мнения по вопросу целесообразности или необходимости наличия в организации штатного расписания. Отдельные

специалисты утверждали, что оно необязательно, поскольку ТК РФ не предусматривает его. Теперь необходимость наличия штатного расписания предусмотрена ст. 15 и 57 ТК РФ.

Так, по смыслу ч. 2 ст. 64 ТК РФ обоснованным является отказ в приеме на работу по деловым качествам претендента на заключение трудового договора. В соответствии с п. 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 № 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" под деловыми качествами работника понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него:
- профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации);
- личностных качеств (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).

При этом, по мнению Верховного Суда РФ, работодатель вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность или работу, и иные требования, которые:
- обязательны для заключения трудового договора в силу прямого предписания федерального закона (например, наличие российского гражданства, являющееся по смыслу п. 6, 7 ст. 16 Федерального закона от 27.07.04 № 79-ФЗ (ред. от 02.02.2006) "О государственной гражданской службе Российской Федерации" обязательным условием для принятия на государственную службу, за исключением случаев, когда иное предусмотрено международным договором РФ);
- необходимы в дополнение к типовым или типичным профессионально-квалификационным требованиям в силу специфики той или иной работы (например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере).

Следует отметить, что установить дополнительные к типовым профессионально-квалификационным требованиям можно путем разработки и утверждения должностных инструкций. Таким образом, отсутствие должностной инструкции в организации в некоторых случаях препятствует работодателю осуществить обоснованный отказ в приеме на работу по деловым качествам претендента в силу того, что они не легализованы и существуют только в представлении работодателя. В свою очередь отсутствие должностной инструкции ограничивает возможности работодателя защитить свои законные интересы в ходе рассмотрения трудового спора, предметом которого является отказ в приеме на работу.

Таким образом, должностная инструкция необходима в первую очередь работодателю. Четкость в определении квалификационных требований и трудовой функции работника, закрепленных в должностной инструкции, позволяет:
- объективно оценить деловые качества претендента при приеме его на работу, в т. ч. в процессе прохождения конкурса (избрания или выборов на должность);
- наиболее точно оценить деятельность работника в период его испытания, установленного соглашением сторон, в процессе его аттестации (соответствие его занимаемой должности);
- рационально распределить трудовые функции между работниками организации (осуществить разделение труда в целом);
- решить вопрос о переводе работника на другую работу;
- оказать необходимое содействие в обеспечении соблюдения трудовой дисциплины ( в т. ч. позволяет оценить поведение работника в случаях его поощрения или наказания).

Кстати сказать

Должностная инструкция: нужна или нет?

Д. В. Черняева,
старший преподаватель
кафедры трудового
права Государственного
университета - Высшей школы
экономики

Должностные инструкции: зарубежная практика

Во многих иностранных языках понятие "должностной инструкции", как правило, шире, чем в русском. Так, английский термин "job description" или немецкий "Arbeitsbeschreibung" дословно переводятся как "описание работы / службы / функций". Это означает не только локальный нормативный акт, содержащий характеристики некоторой конкретной трудовой функции, но и любые описания должностных обязанностей, иерархической подчиненности, сферы компетенции и ответственности работников, включая и те, что указываются в объявлениях о вакансиях или заявках для кадровых служб.

Данные документы, чтобы не путать различные описания, делят по сфере применения на "внешние", предназначенные для использования при подборе персонала, и "внутренние" - как раз и известные нам под именем

"должностных инструкций". Существует и деление таких описаний по параметрам оценки эффективности сотрудников. С этой точки зрения содержание инструкции может быть ориентировано либо на процесс работы (системный администратор, вахтер, охранник, бухгалтер, таксист и др.), либо на ее результат (корпоративный юрист, кредитный менеджер, торговый представитель и др.). Поэтому написание должностных инструкций обязательно предполагает и определение или разработку критериев оценки эффективности работы сотрудника на каждой конкретной должности.

Составление подобных описаний рассматривается зарубежными специалистами как неотъемлемый элемент квалифицированного кадрового менеджмента, обеспечивающего снижение затрат на управление персоналом.

Интересна и зарубежная практика использования должностных инструкций для формирования зарплатных и бонусных схем. При этом обычно применяется балльная система, согласно которой каждое полномочие, обязанность, направление или сфера компетенции, а также любой другой элемент инструкции оценивается в баллах по показателям необходимого профессионализма, физических, временных, психологических или иных затрат, уровня ответственности, условий труда и т. п. Для должностей,

набравших равное число баллов, должны соответственно устанавливаться равные уровни заработной платы, однотипные бонусные схемы и единообразные системы поощрений. Считается, что при таком подходе снижается субъективность в финансовой и ценностной оценке разнородных должностей, а также сужаются просторы для разного рода дискриминации чем-то не симпатичных начальству должностей или занимающих их работников.

В странах англо-саксонского права (Великобритании, США, Канаде и др.) должностные инструкции пользуются особым вниманием - ведь с их помощью работодатель может заведомо исключить множество споров о полномочиях и обязанностях, способных нанести немалый финансовый ущерб его бюджету. В этой системе договоры и даже законы часто содержат термины и конструкции, не имеющие единообразного законодательного определения и подлежащие судебному толкованию или базирующиеся на принципах и концепциях общего права, установленных прецедентами или обычаями. Эти условия превращают качественную должностную инструкцию, соединяющую в себе высокую юридическую технику с детально прописанными нюансами конкретной трудовой функции, в мощное оружие против недобросовестных работников и профессиональных сутяг.

Следует отметить, что работник также заинтересован в четком определении характера его работы, круга должностных обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности (к должности, на которую он претендует). В ряде случаев это позволяет ему:
- объективно оценить свои возможности и дальнейшую перспективу трудовой деятельности;
- определить вид и род работы, круг своих обязанностей в целях защиты трудовых прав;
- оценить меру юридической ответственности по занимаемой им (или вакантной) должности.

Кроме того, должностные инструкции можно рассматривать и как своеобразное средство защиты прав как работника, так и работодателя, поскольку при возникновении трудового спора именно должностная инструкция может служить доказательством правомерности поведения работника или работодателя.

Они разрабатываются в целях обеспечения:
- взаимосвязи и взаимозаменяемости между отдельными должностями;
- исключения дублирования и параллелизма в выполнении работниками организации отдельных операций;
- четкого разграничения прав и обязанностей работников организации (структурного подразделения);
- установления их меры ответственности.

Должностная инструкция является документом, действующим относительно продолжительное время. Она вступает в силу с момента утверждения ее руководителем организации и действует до замены ее новым документом.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

На практике нередко встречается довольно легкомысленное отношение отдельных работодателей к процедуре разработки должностной инструкции, ее содержанию, согласованию с заинтересованными структурами. Нередко разработать и представить на утверждение должностную инструкцию поручается самому работнику по занимаемой им должности, что вряд ли разумно. Довольно часто именно это препятствует применению к такому работнику мер дисциплинарного воздействия ( в т. ч. мер дисциплинарной ответственности) в случае нарушения им трудовой дисциплины.

Нередко на практике разработку должностных инструкций поручают юридическому отделу (юристу) организации, работникам кадровых служб. Такой подход также представляется не совсем удачным. Вряд ли юридическая служба (юрист) организации, равно как и специалисты в области кадрового делопроизводства, смогут оценить и всесторонне продумать организационные вопросы, связанные с управлением, например производственными или технологическими процессами.

Наиболее рационально было бы поручить руководителям структурных подразделений определять субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей в соответствии с разработанными и утвержденными положениями о структурных подразделениях организации. Роль юрисконсульта (начальника юридического отдела, юриста) организации в данном случае оптимальна - согласование им должностной инструкции. Согласование - это в первую очередь проведение юридической экспертизы содержания должностной инструкции, т. е. выявление положений в должностной инструкции, которые противоречат трудовому законодательству или не преследуют основную цель - установление правового положения работника, который обязан выполнять трудовую функцию, предусмотренную его должностной инструкцией. Поэтому согласование должностной инструкции с юридическим отделом (юристом) организации целесообразно проводить в последнюю очередь, т. е. после согласования с другими службами (структурными подразделениями) организации.

Роль работников кадровой службы - оформление кадровой документации. В лучшем случае специалисты, работающие в кадровых структурах, могут предложить руководителям структурных подразделений, которые непосредственно заинтересованы в их разработке, типовые должностные инструкции. Однако дальнейшая работа над проектами должностных инструкций и согласование с заинтересованными структурными подразделениями должна проводиться руководящим составом, в компетенцию которого входит организация и управление трудом.

Когда следует разрабатывать должностную инструкцию?

Разрабатывать должностные инструкции и утверждать их работодателем следует по всем вакантным должностям, имеющимся в штатном расписании организации. Их подобает утверждать и вводить в действие до поиска подходящего работника на вакантную должность и заключения с ним трудового договора (до приема его на работу).

Что следует брать за основу при разработке должностной инструкции? Как должностная инструкция должна соотноситься с ЕКС?

В качестве основы должностных инструкций целесообразно использовать нормативные правовые акты, разработанные централизованно государством.

Так, в соответствии с п. 5 Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 09.02.04 № 9 (далее - Порядок применения ЕКС), квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций.

Должностные инструкции, разработанные работодателем, должны содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности.

Согласно п. 1 Порядка применения ЕКС Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих предназначен для решения вопросов, связанных:
- с регулированием трудовых отношений;
- с обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности.

ЕКС должностей руководителей, специалистов и служащих разработан в соответствии с принятой классификацией должностей работников (три категории: руководители, специалисты и служащие).

Квалификационные характеристики должностей, содержащихся в нем, призваны способствовать:
- правильному подбору и расстановке кадров;
- повышению их деловой квалификации, рациональному разделению труда;
- созданию действенного механизма разграничения функций, полномочий и ответственности между указанными категориями работников;
- установлению единых подходов в определении их должностных обязанностей и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Руководствуясь государственными нормативами, работодатель вправе самостоятельно определять содержание трудовой функции на уровне локального регулирования. При этом перечень работ, определенных производственных операций, должностных обязанностей работника должен в той или иной мере соответствовать требованиям, установленным централизованно.

Например, работодатель по своему усмотрению вправе не включать в должностную инструкцию те или иные трудовые обязанности, предусмотренные ЕКС, которые могут быть поручены работнику в процессе его трудовой деятельности.

Кроме этого работодатель вправе расширить круг трудовых обязанностей (производственных операций) работника в сравнении с установленными в централизованном порядке. Однако возможность расширения круга обязанностей работника по сравнению с обязанностями, установленными соответствующими квалификационными характеристиками, несколько ограничена. В соответствии с п. 5 Порядка применения ЕКС это может быть обусловлено серьезными причинами, например процессом совершенствования организации труда, проводимым работодателем, или внедрением технических средств, проведением мероприятий по увеличению объема выполняемых работ.

Таким образом, работодатель вправе определять трудовую функцию работника самостоятельно, в т. ч. путем разработки должностных инструкций, но в пределах границ, определенных государством. В этом проявляется одна из характерных черт метода трудового права - сочетание централизованного и локального способов правого регулирования трудовых отношений.

Должностная инструкция разрабатывается исходя из функций и задач структурного подразделения организации с учетом требований, предусмотренных квалификационными справочниками.

Какова оптимальная структура должностной инструкции?

Содержание должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС. Должностная инструкция состоит из следующих разделов: I. Общая часть (Общие положения). II. Должностные обязанности. III. Права. IV. Ответственность. V. Взаимоотношения (связи по должности).

"Общие положения" должностной инструкции содержат в основном положения общего характера:
- квалификационные требования, предъявляемые к лицу, занимающему должность;
- основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать постольку, поскольку он, осуществляя свою деятельность, обязан ими руководствоваться.

Этот раздел может содержать дополнительные требования, устанавливаемые работодателем к должности самостоятельно с учетом специфики деятельности организации, условий труда работника.

"Должностные обязанности" - наиболее важный раздел, занимающий центральное место в должностной инструкции, поскольку работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, т. е. исполнения работником работы за пределами его трудовой функции. Так как в трудовых отношениях право одной стороны трудового договора корреспондирует обязанности другой стороны, то этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, изложенную в нем, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения, представляет собой перечень обязанностей работника.

В этот раздел включается выполнение работником обязанностей, предусмотренных как ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, так и иными локальными нормативными актами, действующими в организации. Среди локальных нормативных актов можно назвать акты, устанавливающие дисциплину труда (Правила внутреннего трудового распорядка) или определяющие порядок обработки, хранения и использования персональных данных работников (Положение о персональных данных работников организации) и т. д. В то же время с учетом специфики работы (трудовой функции) могут быть установлены и иные обязанности. Например, обязанность работника повышать свой профессиональный уровень, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя.

Раздел "Права" охватывает перечень полномочий, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей.

Раздел "Ответственность" предусматривает меры юридической ответственности за несоблюдение требований должностной инструкции, установленные трудовым законодательством.

Раздел "Взаимоотношения (связи по должности)" устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и, как правило, содержит:
- перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей, которые непосредственно подчинены работнику в связи с его должностью (трудовой функцией) или которым он обязан подчиняться по работе;
- условия и порядок замещения временно отсутствующего (отсутствующих) работника (работников). В этом разделе могут быть указаны иные дополнительные положения, уточняющие положение работника, занимающего указанную должность, регламентирующие условия его деятельности.

Какие требования предъявляются к оформлению должностной инструкции?

Должностная инструкция должна носить обезличенный характер. Нецелесообразно разрабатывать должностную инструкцию персонально для принятого работника с указанием фамилии, имени и отчества.

Должностная инструкция должна содержать наименование структурного подразделения, конкретную должность, свои реквизиты, отметки о согласовании с заинтересованными структурами и ее утверждении.

При оформлении должностной инструкции используются реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов.

При разработке должностной инструкции необходимо соблюдать принцип возможного (реального) исполнения работником возложенных на него трудовых обязанностей.

В каких случаях работника следует знакомить с должностной инструкцией?

Работник подлежит ознакомлению с должностной инструкцией под расписку во всех случаях, предусмотренных трудовым законодательством, в том числе:
- при заключении с работником трудового договора;
- переводе работника на другую работу (независимо от того, является ли перевод постоянным или носит временный характер, и т. д.);
- предложении работнику другой работы, вакантной должности (вакантных должностей) в порядке трудоустройства в случаях, предусмотренных ТК РФ.

Каков порядок принятия должностной инструкции?

Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций должен быть рациональным, удобным для конкретных организаций и определяется с учетом особенностей и специфики деятельности организации.

Должностная инструкция после согласования со всеми заинтересованными структурными подразделениями утверждается руководителем организации или иным лицом, наделенным соответствующими полномочиями согласно учредительным документам организации, иным актам. Ей присваивается соответствующий номер.

Утвержденная должностная инструкция хранится в отделе кадров организации в соответствии с установленным в ней порядком ведения делопроизводства.

Кстати сказать

Постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст с 1 июля 2003 г. введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который распространяется на все организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000), утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов приведены в приложениях к документу. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль