Составление, согласование, регистрация и хранение распорядительных документов по личному составу

5636
В "Справочнике кадровика" № 2, 2007 мы рассматривали, какие распорядительные документы по личному составу являются обязательными, определяли их отличительные особенности. В этом номере остановимся на вопросах составления, согласования, регистрации и хранения распорядительных документов по личному составу.

Составление, согласование и хранение документов

Распорядительные документы по личному составу, как правило, составляются (подготавливаются) совместно кадровой службой (сотрудником, ответственным за работу с персоналом) и заинтересованными структурными подразделениями. Однако, на наш взгляд, учитывая конфиденциальный характер документов по личному составу, более целесообразно технологические процедуры с ними осуществлять в кадровой службе.

Проекты распорядительных документов по личному составу согласовываются с бухгалтером (как правило, главным), юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна и виза руководителя кадровой службы. Данные распорядительные документы подписываются обычно руководителем или - в соответствии с распределением полномочий - лицом, уполномоченным на подписание таких документов. В установленных законом случаях эти документы должны иметь гриф согласования или отметку об учете мнения первичного выборного профсоюзного органа организации.

Распорядительные документы по личному составу доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре, находящемся на хранении в отделе кадров (см. приложение 1). Все эти документы оформляются, как правило, в трех-четырех экземплярах:

  • первый подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе;
  • второй рассматривается как основание для проведения бухгалтерских операций и хранится в бухгалтерии, например в папке "Приказы по личному составу. Копии";
  • третий помещается в личное дело работника (если такое ведется);
  • четвертый при необходимости передается в соответствующее структурное подразделение.

Все виды и формы распорядительных документов по личному составу должны регистрироваться и храниться отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (подлинники).

Поскольку последствия разных принимаемых кадровых решений неодинаковы в целом для организации и ее сотрудников, то различна и ценность распорядительных документов, в которых они фиксируются.

Большая часть распорядительных документов по личному составу относится к "текущим". В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, распорядительные документы по личному составу и их копии должны храниться во всех организациях, независимо от формы собственности, но срок их обязательного хранения составляет от одного до 75 лет. Копии таких документов в бухгалтерии и подразделениях хранятся такой же срок или до минования надобности.

Кстати сказать

Случаи, в которых требуется обязательное ознакомление работника (работников) с документами под подпись

Составление, согласование, регистрация и хранение распорядительных документов по личному составу

В соответствии со сроками хранения определяются системы регистрации и хранения документов. Их регистрация может осуществляться по усмотрению самой организации - как в общем массиве, так и отдельно по группам, например: отпуска, командировки, дежурства и отгулы, поощрения и т. д. Так же могут формулироваться и заголовки дел в номенклатуре дел кадровой службы, например: "Приказы по отпускам" и т. д.

Выбор системы регистрации и хранения таких приказов определяется их количеством в течение года; чем больше число документов, тем целесообразней выделение самостоятельных регистрационных баз данных и дел. Сама регистрация может вестись в любой форме по выбору организации, ограничений здесь нет: это могут быть журналы, картотеки, компьютерные базы данных. Однако следует иметь в виду, что многие контролирующие органы и суды в случае трудового спора традиционно отдают предпочтение журнальной форме регистрации.

Структура регистрационного индекса - это порядковая нумерация по возрастанию (валовая) в течение делопроизводственного года с добавлением, как правило, расшифровывающего буквенного индекса, например: "Л / С" - личный состав, "О" - отпуска, "П" - поощрения, командировки -"КМ" и тому подобное.

Дела с такими приказами могут быть переходящими, т. е. их формирование может осуществляться несколько лет (принято - не более 5 лет), т. к. при небольшом количестве листов в деле каждый год заводить новое дело нецелесообразно. Это увеличит сроки хранения части документов, но уменьшит объемы хранимых дел.

Порядок хранения таких документов ничем не отличается от правил хранения других дел с временными (до 10 лет) сроками хранения. Документы учитываются по номенклатуре дел за последний год их формирования, при закрытии дела уточняются хронологические рамки включенных в дело документов и полнота раскрытия их состава в заголовке. Сами документы дополнительно не систематизируются, листы не нумеруются, скобки и скрепки могут не выниматься, нет претензий и к качеству папок. После истечения срока хранения они, наряду с другими документами, включаются в акты о выделении к уничтожению.

обязательные распоряжения (приказы) по личному составу

В кадровой службе, кроме "текущих", издаются распорядительные документы по личному составу, обязательность которых установлена ТК РФ. Например, ст. 68, 841 ТК РФ и другие прямо говорят, что прием на работу, перевод на другую работу и увольнение должны оформляться соответствующими распорядительными документами. Только они (а не трудовой договор) являются основанием для внесения записей в трудовую книжку работника, о чем в последней по каждой записи дается ссылка на соответствующий номер и дату документа.

Так, в соответствии с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту распорядительного документа.

Распорядительные документы по личному составу являются юридическими актами, подтверждающими сам факт работы гражданина в данной организации, его квалификацию, занимаемые в процессе работы должности, а также факт и основание увольнения. В соответствии с информационной ценностью эта группа распорядительных документов должна сохраняться столько времени, сколько может понадобиться содержащаяся в них информация.

При определении минимальных сроков их хранения за основу принята средняя продолжительность жизни - 75 лет, но, конечно, документы могут сохраняться и далее минимального срока.

регистрация документов в журнале. формирование дела

Распорядительные документы по личному составу обязательно регистрируются в специальных журналах, имеющих тот же срок хранения - 75 лет. В журнале должен указываться не только регистрационный индекс, но и по возможности фамилии работников, особенности оформления документа: рукописные тексты или исправления, отсутствие виз, дат и др.

Такой же срок установлен и для хранения картотек и указателей к приказам по личному составу, если они создавались для внутренних потребностей кадровой службы организации.

Документы-основания к распорядительным документам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Завершенное дело приказов по личному составу должно быть полностью оформлено в строгом соответствии с архивными правилами, едиными и обязательными для всех организаций, независимо от формы собственности. Полное оформление дела предусматривает:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов в деле;
  • составление заверительной записи (листа-заверителя);
  • составление внутренней описи документов дела;
  • оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело, и др.).

Документы, помещенные в дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Цитируем документ

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.
Часть 1 ст. 68 ТК РФ

Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.
Часть 1 ст. 841 ТК РФ

Приложение 1

Пример доведения до сведения работников под подпись документов поличному составу

Составление, согласование, регистрация и хранение распорядительных документов по личному составу



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль