Контрактная служба в компании

7547
С 2014 года на территории России вступили в силу положения ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», принятый 5 апреля 2013 года. В связи с этим имеет смысл узнать, что такое контрактная служба, ее функции, а также требования к созданию такой службы.

Контрактная служба: понятие

С нового года компании - государственные и муниципальные заказчики - обязаны создать контрактную службу или назначить контрактного управляющего. Скорее всего, к этой организационной работе будут привлекаться специалисты-кадровики. А значит, самое время поговорить о том, как создать такую службу. Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее - Закон № 44-ФЗ) с 1 января 2014 г. введена такая организационная форма управления закупками, как контрактная служба или контрактный управляющий.

Сотрудники этой службы несут персональную ответственность за соблюдение требований Закона № 44-ФЗ, реализацию всего цикла закупок и достижение поставленных задач в результате исполнения контракта.

Контрактная служба или контрактный управляющий в единственном числе

Обратите внимание!

Контрактные службы (контрактные управляющие) выполняют функции по планированию и осуществлению закупок, а также обеспечивают качество исполнения государственных и муниципальных контрактов.

Ответ на этот вопрос зависит от совокупного годового объема закупок.

Заказчики, совокупный годовой объем закупок которых в соответствии с планом-графиком превышает 100 млн руб., должны организовать контрактные службы. При этом вовсе не обязательно создавать специальное структурное подразделение (департамент, управление, отдел, сектор, бюро), достаточно определить лиц, ответственных за осуществление закупок (ч. 1 ст. 38 Закона № 44-ФЗ).

В законе не оговаривается численность данной службы, так что этот вопрос решается заказчиком самостоятельно - с учетом его потребностей, финансовых возможностей, а также требований, предъявляемых к специалистам в сфере госзакупок.

Обратите внимание!

Разработанный Минэкономразвития России проект Административного регламента (ведомственного приказа) «Об утверждении Типового положения (регламента) о контрактной службе» размещен на едином портале www. regu la tion.go v.ru

Если совокупный годовой объем закупок заказчика согласно плану-графику не превышает 100 млн руб., он должен (ч. 2 ст. 38 Закона № 44-ФЗ):

  • (или) создать контрактную службу из нескольких человек;
  • (или) назначить одно должностное лицо, ответственное за осуществление закупки или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта.

Это означает, что контрактный управляющий может назначаться для каждой новой закупки либо быть ответственным за все приобретения организации.

На выбор формы управления закупками в подведомственных организациях может повлиять главный распорядитель бюджетных средств (абз. 36 ст. 6, п. 1 ст. 152 Бюджетного кодекса РФ).

Контрактная служба для управляющего

В соответствии с планом-графиком в 2014 г. годовой объем государственных закупок в нашей компании составит 60 млн руб. Должны ли мы ввести в штатное расписание новую должность «контрактный управляющий»?

Контрактный управляющий - это сотрудник компании, наделенной полномочиями заказчика, который отвечает за осуществление закупок. Но вводить в штатное расписание такую должность, а тем более новое структурное подразделение необязательно.

Работодатель может принять решение о включении функций контрактного управляющего в должностные обязанности любого из сотрудников, отвечающих установленным Законом № 44-ФЗ требованиям, либо возложить функции такого отдела на любое структурное подразделение организации.

Главное - назначить ответственных лиц до 1 января 2014 г.

Контрактная служба: положения в законе

Должна ли компания разработать положение о контрактной службе?

Контрактная служба должна осуществлять свою деятельность в соответствии с положением (регламентом), разработанным на основании типового положения (регламента), утвержденного федеральным органом сполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок (ч. 3 ст. 38 Закона № 44-ФЗ). Таким органом является Минэкономразвития России (постановление Правительства РФ от 26.08.2013 № 728, подп. 5.2.28(118) п. 5 Положения о Министерстве экономического развития Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 05.06.2008 № 437; далее - Положение о Минэкономразвития России). Таким образом, утверждение Положения (регламента) о новом подразделении в компании обязательно.

Кстати сказать.

Смысл введения институтов «контрактная служба» и «контрактный управляющий» состоит в установлении так называемой заместительной ответственности, а не только в декларируемой профессионализации закупочной деятельности.

Напомним, что в рамках действующего до 1 января 2014 г Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» ответственность за любые закупки, в том числе исполнение договоров, в организации государственного сектора несет ее руководитель, который может быть привлечен к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности.

Начиная с 01.01.2014 г., должностным лицом, которое несет юридическую ответственность за исполнение контрактов в организации, является контрактный управляющий.

Закон № 44-ФЗ обязывает размещать информацию о контрактной службе (контрактном управляющем), например, в конкурсной документации. Какие именно сведения мы должны указывать в этих и других документах?

Действительно, информация о таком подразделении размещается:

  • в конкурсной документации (п. 12 ч. 1 ст. 50 Закона № 44-ФЗ);
  • документах об электронном аукционе (п. 10 ч. 1 ст. 64 Закона № 44-ФЗ);
  • извещении о проведении запроса котировок (п. 4 ч. 1 ст. 73 Закона № 44-ФЗ);
  • извещении о предварительном отборе участников закупки в целях оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера (п. 6 ч. 5 ст. 80 Закона № 44-ФЗ);
  • документации о проведении запроса предложений (п. 8 ч. 6 ст. 83 Закона № 44-ФЗ).

Полагаем, что речь идет о контактной информации.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Контрактная служба: функции и полномочия

Набор функций и полномочий контрактной службы будет увеличен с 1 января 2015 г. (см. таблицу).

Указанные в таблице функции не могут быть возложены на специализированную организацию, например консалтинговую фирму (ч. 1 и 2 ст. 38 Закона № 44-ФЗ).

Контрактная служба как отдельное структурное подразделение

В абзаце 3 п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» говорится, что структурным подразделением наряду с филиалами и представительствами признаются также отделы, цеха или участки.

Численность подразделения определяется штатным расписанием организации.

Функции и полномочия контрактной службы

Контрактная служба в компании

В какие документы нужно вносить изменения при создании отдельного структурного подразделения?

1. Организационная структура.

Такой документ не предусмотрен нормативно и есть не во всех компаниях. В организационной структуре, как правило схематично, показана вся система подчинения, соподчинения, взаимосвязей, взаимодействия и координации деятельности различных структурных подразделений и отдельных лиц, которые не входят ни в одно из подразделений, а также ключевых менеджеров.

2. Устав организации.

В случаях, установленных законодательством, потребуется внести изменения в устав организации.

Словарь кадровика Структурное подразделение - это выделенный орган управления в утвержденной организационной структуре с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за выполнение возложенных на него задач и функций

Согласно ч. 5 ст. 26 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-Ф3 «Об образовании в Российской Федерации» (далее - Закон об образовании) структура, порядок формирования, срок полномочий и компетенция органов управления образовательной организацией, порядок принятия ими решений и выступления от имени образовательной организации устанавливаются уставом образовательной организации в соответствии с законодательством РФ.

3. Штатное расписание.

Новый отдел, который вводится в компании отдельным структурным подразделением, должна быть включена в штатное расписание. Оформляется это по-разному.

Руководитель организации может издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, если ранее оно было утверждено приказом.

Может быть подготовлена новая редакция документа, если руководитель лично утверждал штатное расписание и соответствующий приказ не издавался.

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Какие документы должны создаваться в организации?

1. Приказ по основной деятельности о создании нового подразделения.

Такой приказ издается в свободной текстовой форме (приложение 1).

2. Положение о контрактной службе.

Локальный нормативный акт, определяющий статус этого структурного подразделения и его место в организации (приложение 2), разрабатывается, как мы уже отметили, на основе Типового положения (регламента) о контрактной службе, утв. Минэкономразвития России (абз. 7 ч. 1, абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ, ч. 3 ст. 38 Закона № 44-ФЗ, постановление Правительства РФ от 26.08.2013 № 728, подп. 5.2.28(118) п. 5 Положения о Минэкономразвития России).

3. Должностные инструкции сотрудников этого отдела.

При составлении должностных инструкций специалистов контрактной службы (приложение 3) нужно учитывать перечисленные выше функции и полномочия, возложенные на эту службу ч. 4 ст. 38 Закона № 44-ФЗ, а также локальным Положением о контрактной службе.

Кстати сказать.

Контрактная служба: порядок ее создания в государственных организациях

Организации государственного сектора, являющиеся заказчиками в сфере госзакупок, самостоятельно формируют свою оргструктуру и устанавливают штатное расписание, если иное не определено законодательством (см., например, ч. 1 ст. 27, подп. 4 ч. 3 ст. 28 Закона об образовании).

В то же время такие организации действуют в пределах установленного объема бюджетных средств на формирование фонда оплаты труда и количество ставок в штатном расписании, утвержденном главным распорядителем бюджетных средств.

Кроме того, Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (ч. 8 ст. 143 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 31.10.2002 № 787, постановление Минтруда России от 21.08.1998 № 37) не предусматривает наименований должностей специалистов контрактной службы, контрактного управляющего и требований к их квалификационным характеристикам.

Поэтому, прежде чем утверждать новую организационную структуру, штатное расписание (или изменения в них), численность и должности специалистов по закупкам и издавать приказ о создании нового отдела (контрактного управляющего), возникшие вопросы нужно согласовать с главным распорядителем бюджетных средств.

При определении необходимой численности работников контрактной службы в пределах утвержденных бюджетных ассигнований на фонд оплаты труда нужно учитывать:

  • Программу поэтапного совершенствования системы оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях на 2012-2018 гг., утв. распоряжением Правительства РФ от 26.11.2012 № 2190-р;
  • Положение об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных и казенных учреждений, утв. постановлением Правительства РФ от 05.08.2008 № 583;
  • Рекомендации по оформлению трудовых отношений с работником государственного (муниципального) учреждения при введении эффективного контракта, утв. приказом Минтруда России от 26.04.2013 №167н.

Минтруду России совместно с федеральными и региональными органами исполнительной власти поручено утвердить методические рекомендации по разработке типовых отраслевых норм и системы нормирования труда, оформлению эффективного контракта. Когда такие методические рекомендации будут утверждены, их тоже придется учитывать.

В нашей компании с 2014 г. должна работать контрактная служба. Перед тем как внести изменения в штатное расписание, директор потребовал обосновать штатную численность службы. Как это сделать?

Утвержденных норм трудозатрат специалистов в области закупок нет. Поэтому вам придется самостоятельно обосновать оптимальную численность подразделения, сделав соответствующие расчеты.

Для этого можно использовать такие показатели, как:

  • сложившиеся и планируемые объемы закупок,
  • сложившееся и планируемое количество поставщиков (подрядчиков, исполнителей),
  • потребность в определенных специалистах по направлениям.

Такое подразделение - типичный пример подразделения, которое сопровождает договорную работу компании. Чаще всего в состав подобных подразделений включают юрисконсультов, менеджеров по направлениям закупок, а также экономиста или бухгалтера.

С учетом перечисленных выше показателей нужно определить затраты времени на конкретные трудовые операции по закупке товаров, работ, услуг, осуществляемые выбранными вами специалистами, например:

1. Звонки (входящие/исходящие, первичные/повторные) новым и постоянным поставщикам (подрядчикам, исполнителям).

2. Переписку с поставщиками (подрядчиками, исполнителями).

3. Проведение деловых встреч-презентаций, встреч-переговоров, обсуждение коммерческих предложений.

4. Составление плана закупок, изменений к нему и размещение их в ЕИС.

5. Составление плана-графика, изменений к нему и размещение их в ЕИС.

6. Подготовку и размещение в ЕИС извещений о закупках, документации о них, проектов контрактов и т. д.

7. Осуществление закупок, в том числе заключение контрактов.

8. Претензионную работу.

9. Проведение и участие в консультациях с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и т. д.

На основе подсчитанных трудозатрат по отдельным трудовым операциям всего цикла закупок (от стадий планирования и определения поставщиков, исполнителей, подрядчиков до исполнения, изменения, расторжения контракта) и принимая во внимание необходимость привлечения специалистов разных профилей, вы сможете обосновать требуемое для отдела количество сотрудников.

После того как создание подразделения завершится, нужно будет принять сотрудников на утвержденные должности. Сделать это можно одним из следующих способов.

Способ 1. Прием на работу новых сотрудников.

Способ 2. Перевод на новое место уже работающих сотрудников.

Способ 3. Возложение дополнительных обязанностей на уже работающих сотрудников в порядке внутреннего совместительства или совмещения.

Контрактная служба не является отдельным подразделением

Как мы уже сказали, формировать специальное структурное подразделение необязательно (ч. 1 ст. 38 Закона № 44-ФЗ). Что может сделать компания, которая не планирует создавать отдел или службу?

Вариант 1. Необходимые должности предусматриваются (или уже предусмотрены) в штатном расписании - вне соответствующих структурных подразделений и без создания специального структурного подразделения - с подчинением непосредственно руководителю такого отдела. Это будет группа сотрудников, занимающихся закупками.

Вариант 2. Необходимые специалисты (например, юрисконсульт, экономист, менеджер по закупкам и т. д.) числятся в соответствующих отделах (юридическом, финансовом, коммерческом) с двойным подчинением - своему непосредственному руководителю и напрямую руководителю контрактной службы. По организационным вопросам (график работы, отпуск и т. д.) работник подчиняется своему постоянному руководителю, а по вопросам закупок - менеджеру, который руководит группой сотрудников, задействованных в этой сфере. Это более сложный путь, требующий жесткой регламентации управленческих процессов и полномочий руководителей.

Контрактная служба: какие требования выдвигаются к специалистам

Обратите внимание!

Заказчики должны принимать меры по поддержанию и повышению уровня квалификации и профессионального образования должностных лиц, занятых в сфере закупок, в том числе путем повышения квалификации или профессиональной переподготовки в сфере закупок (ч. 2 ст. 9 Закона № 44-ФЗ)

Такая система в сфере закупок предусматривает, в частности, осуществление деятельности заказчика в сфере закупок на профессиональной основе с привлечением квалифицированных специалистов, обладающих теоретическими знаниями и навыками в сфере закупок (ч. 1 ст. 9 Закона № 44-ФЗ).

Работники этого отдела должны иметь (ч. 6 ст. 38 Закона № 44-ФЗ):

  • (или) высшее образование (любое, без ограничений по профилю);
  • (или) дополнительное профессиональное образование в сфере закупок.

При этом для таких специалистов Законом № 44-ФЗ установлен переходный период. До 1 января 2016 г. сотрудником подразделения может быть лицо, имеющее профессиональное или дополнительное профессиональное образование в сфере размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд (ч. 23 ст. 112 Закона № 44-ФЗ). Это означает, что специалисты, обучившиеся навыкам применения законодательства, действующего до 1 января 2014 г. (повысившие квалификацию или прошедшие профессиональную переподготовку), могут быть сотрудниками контрактных служб или контрактными управляющими до 1 января 2016 г. без прохождения дополнительного профессионального обучения.

В следующих номерах журнала «Справочник кадровика» мы разберем особенности процедуры направления на обучение сотрудников для работы в таком подразделении.

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Приложение 1

Пример оформления приказа о создании контрактной службы

Пример оформления приказа о создании контрактной службы

Приложение 2

Пример оформления Положения о контрактной службе (фрагмент)

Пример оформления Положения о контрактной службе

Приложение 3

Пример оформления должностной инструкции руководителя контрактной службы (фрагмент)

Пример оформления должностной инструкции руководителя контрактной службы



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль