Распорядительная документация по личному составу

6115
Распорядительный документ по личному составу часто является первым звеном в технологической цепочке других документов. Какие распорядительные документы по личному составу являются обязательными? Каковы требования к их оформлению? На эти вопросы отвечает предлагаемая вашему вниманию статья. В следующем номере журнала мы рассмотрим вопросы составления, согласования, регистрации и хранения распорядительных документов по личному составу.

Основой информационно-документационной системы по личному составу с учетом ее особого правового значения является Конституция РФ и законодательные акты, устанавливающие принципы взаимоотношений работников с работодателем и порядок документирования этих взаимоотношений. Основным законодательным актом является Трудовой кодекс РФ; большую роль играют Гражданский кодекс РФ, Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", нормативные правовые акты, регулирующие трудовые отношения в отдельных отраслях, налоговое, пенсионное законодательство и т. п.

Кроме того, различными органами исполнительной власти издается нормативная и нормативно-справочная документация, в которой детализируется и регламентируется практика применения норм права: постановление Минтруда России от 10.11.92 № 31 "Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым профессиям рабочих", постановление Минтруда России от 10.10.03 № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" и др. Субъекты РФ также имеют право на издание правовых актов, не противоречащих нормам российского законодательства.

Между тем в настоящее время нет государственного органа управления, взявшего на себя полную ответственность за состав, порядок ведения и хранения всего комплекса документов, необходимых для оформления кадровых вопросов. Хотя многие из форм документов возникли в реальной практике много лет назад, нет и единой полноценной по составу общероссийской унифицированной системы документов по личному составу.

Современное формирование кадровых документов и их формы основываются на традициях, постановлении Правительства РФ от 10.11.03 № 677 "Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области" (ОК) и постановлении Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст "О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").

распоряжения и приказы. двоякая роль распорядительных документов

Основу документации по личному составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя. В Единой государственной системе документационного обеспечения управления определено, что наименования распорядительных документов напрямую зависят от системы управления.

Руководителю коллективного органа управления - председателю кооператива, совета директоров и т. д. - следует издавать распорядительные документы, которые называются распоряжениями, а единоличному руководителю - приказы ("Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения", одобр. решением коллегии Главархива СССР от 27.04.88, приказ Главархива СССР от 23.05.88 № 33). Это нашло подтверждение и в унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1, в которых приведены оба альтернативных наименования: приказ (распоряжение); в остальном - по содержанию и оформлению - эти документы идентичны.

Читатель задает вопрос

Как быть в случае, если в кадровый документ, имеющий унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1, необходимо внести дополнения или убрать из него какую-либо информацию? Допускаются ли подобные внесения изменений?
О. Павлова, г. Наро-Фоминск

В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации",

допускается включение в унифицированные формы дополнительных реквизитов и других изменений, которые должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Если необходимо, можно изменять виды и размеры шрифтов, расширять или сужать графы и строки, т.к. форматы бланков УФПУД являются рекомендуемыми.
Т.П. Лапшина, методолог (гл. специалист по УПУД)
НИПИ статинформ Росстата

Издание распорядительных документов по личному составу обязательно:
- при приеме на работу, изменении условий трудового договора, прекращении трудового договора;
- при поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности;
- при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
- в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
- при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
- при предоставлении отпуска;
- при перемене фамилии и в других случаях.

Отличительной особенностью распорядительных документов по личному составу является то, что они выполняют двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, они удостоверяют, подтверждают наличие юридического факта - заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. являются распорядительными, правовыми. С другой стороны, такой распорядительный документ по личному составу регистрирует сам факт, т. е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных документов.

Следовательно, любой распорядительный документ по личному составу как вид может быть отнесен не только к организационно-распорядительной документации, но и одновременно к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД).

Двоякая системная принадлежность приказа по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для работы с персоналом, но и единый комплекс требований к информационному содержанию данного документа в соответствии с назначением и сущностью указанных систем документации.

унифицированные формы учетной распорядительной документации

Унифицированные формы документов по личному составу были включены в 1980 г. в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). Но состав вошедших в систему документов был далеко не полон.

Госкомстат России постановлением от 05.01.04 № 1 утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной распорядительной документации по учету кадров:

  • приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);
  • приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);
  • приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
  • приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);
  • приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-8);
  • приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма № Т-8а, сводная);
  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
  • приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);
  • приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
  • приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная).

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299, регламентировал индивидуальную и сводную структуру форм распорядительных документов по личному составу. Для обеспечения автоматизированных технологий в кадровых системах все более широко используются индивидуальные формы документов; кроме того, всегда индивидуальны распорядительные документы о взысканиях.

Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) УСПУД распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений. Указанные формы в значительной степени поглотили более ранние разработки Архивной службы в сфере документирования работы с персоналом.

В то же время никем не разработаны унифицированные формы распорядительных документов об установлении неполной рабочей недели, об отзыве из отпуска, о временном исполнении обязанностей, о вынесении взысканий и др. Вероятно, сказалось то, что подобные документы не являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, учета кадров или выполнения типовых первичных финансовых операций.

Обратите внимание!При документировании ситуаций, для которых не разработаны унифицированные бланки, распорядительные документы должны оформляться в соответствии с общими правилами оформления организационно-распорядительной документации

Следует иметь в виду, что распорядительные документы (в т. ч. по личному составу), наряду с информационными и организационно-правовыми, являются составной частью организационно-распорядительной документации (ОРД). Общие правила ее оформления, использования фирменных бланков, расположения реквизитов и другое регламентируются государственным стандартом "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003". Исходя из этого положения при документировании ситуаций, для которых не разработаны унифицированные бланки, распорядительные документы должны оформляться в соответствии с общими правилами оформления ОРД.

Обратите внимание! Независимо от используемой технологии правильно составленные и полностью оформленные проекты документов после проставления необходимых виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую силу

В распорядительные документы по личному составу вносятся сведения о первичном документе, послужившем основанием для его издания: заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о его направлении в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), свидетельство о браке или иной документ, отражающий факт изменения работником фамилии, имени или отчества, и др.

Все унифицированные формы распорядительных документов по личному составу могут использоваться:

  • как образцы для формирования нового документа;
  • как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;
  • в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров.

Независимо от используемой технологии правильно составленные и полностью оформленные проекты документов после проставления необходимых виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую силу.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль