Положение о работе с персональными данными работников: каким ему быть?

8785
"Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом" - так гласит ст. 24 Конституции РФ. Трудовой кодекс РФ с учетом положений Конституции РФ и необходимости, продиктованной реалиями настоящего времени, впервые определил порядок доступа, обработки, хранения, распространения и защиты персональных данных работника. Этому посвящена отдельная глава 14 ТК РФ. С учетом данных нововведений у работодателя появилась необходимость в разработке и утверждении нового локального акта. Сегодня вашему вниманию предлагается один из вариантов такого документа, разработанный в новосибирской компании "СибМаркет".

В статье 87 ТК РФ сказано, что порядок хранения и использования персональных данных работника устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов. Работодатель должен осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись (ст. 88 ТК РФ). Более того, в соответствии с Перечнем сведений конфиденциального характера, утв. Указом Президента РФ от 06.03.97 № 188, персональные данные работника являются конфиденциальной информацией. С учетом этого есть также необходимость включать в текст трудовых договоров с работниками, имеющими доступ к персональным данным в силу выполняемых ими должностных обязанностей, условие об их неразглашении и ответственности при нарушении данного обязательства (например, увольнение по инициативе работодателя по подп. "в" п. 6 ст. 81 ТК РФ). Таким образом, наличие такого локального нормативного акта обязательно в каждой организации, у каждого работодателя - индивидуального предпринимателя. А его отсутствие может вызвать негативные последствия при очередной проверке соответствующими органами состояния соблюдения работодателем трудового законодательства.

Обратите внимание!
В связи с изменениями, внесенными в ст. 81 ТК РФ Федеральным законом от 30.06.06 № 90-ФЗ, впервые появилось такое основание прекращения трудового договора по инициативе работодателя, как разглашение работником персональных данных другого работника, ставших ему известными в связи с исполнением трудовых обязанностей

В соответствии со ст. 90 ТК РФ за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность.

Особое внимание следует обратить на криминализацию правонарушений в области работы с персональными данными, в связи с чем Уголовным кодексом РФ предусматривается ответственность за злоупотребления и незаконные действия с информационными данными о частной жизни (ст. 137 УК РФ), за неправомерный отказ должностного лица в предоставлении документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан (в т.ч. работникам; ст. 140 УК РФ).

Локальный акт - с учетом закона и специфики компании

Содержание локального нормативного акта, регулирующего вопросы получения, обработки и защиты персональных данных, может определяться работодателем самостоятельно с учетом специфики деятельности организации, индивидуального предпринимателя. Однако императивные правила, установленные в гл. 14 ТК РФ, должны составлять основную его часть. Работодатель вправе дополнить и конкретизировать определенные этапы работы с персональными данными, однако такие правила не должны противоречить гл. 14 ТК РФ.

Читатель задает вопрос

Часто, когда речь заходит о требованиях по защите персональных данных, то говорят о необходимости принятия Положения о защите персональных данных. Прямого указания на это в Кодексе я не нашла. Можно ли, соблюдая требование законодателя, принять не положение, а, например, издать приказ по организации?
В. Осипенко, г. Белгород

Вы совершенно верно заметили, что ст. 86 ТК РФ не указывает вид документа, который должен быть принят. Это остается на усмотрение работодателя. Таким документом может быть положение, инструкция, расписка, специальный приказ, положение, закрепленное в трудовом договоре сотрудника, или какая-либо другая форма и вид документа.

Работодателю при этом необходимо соблюсти следующие требования:
1. Документов должно быть как минимум два (это определено точной формулировкой п. 8 ст. 86 ТК РФ, где указано множественное число слова "документ").

2. Каждый принимаемый на работу, а также работники, допущенные для работы с персональными данными (обязательно!), должны поставить собственноручную подпись под этими документами.
В. В. Митрофанова,
канд. экон. наук, старший
преподаватель кафедры трудового
права Российской академии
правосудия

Обратите внимание!
Согласно ч. 4 ст. 8 ТК РФ нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, не подлежат применению

В настоящий момент применение главы 14 ТК РФ на практике вызывает еще много вопросов. Например, если исходить из понятия персональных данных работника, это есть не что иное, как информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни). Не ясно, будут ли включаться в эту информацию сведения о родственниках работника - родителях, супруге, детях, которые предусматривались и предусматриваются анкетными данными; каковы сроки получения указанной информации, поскольку исходя из приведенного определения "работника" такая информация может быть получена только после заключения трудового договора, ведь перечень документов, предъявляемых при оформлении приема на работу, строго определен ст. 65 ТК РФ, а из этих документов данную информацию не получить.

Поэтому, как правило, все работодатели еще на этапе собеседования, помимо получения резюме работника, предлагают заполнить анкету установленной формы, вопросы которой бывают различны. Однако все работодатели преследуют этим именно цель собрать как можно больше сведений о будущем работнике, т. е. получить и ту информацию, которую нельзя взять из документов, предъявляемых при приеме на работу, но которая потенциально может пригодиться работодателю.

Любой локальный нормативный акт должен приниматься (утверждаться) тем органом, который имеет на это соответствующие полномочия. Зачастую учредительными документами юридических лиц такими полномочиями наделены либо исполнительный орган общества (например, генеральный директор), либо общее собрание участников (акционеров). Могут быть, конечно, и другие варианты. Поэтому в первую очередь нужно обратиться к учредительным документам и определить, кто будет утверждать данный локальный нормативный акт и в каком порядке (например, для этого будет созываться внеплановое общее собрание).

В том случае, когда персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, ст. 86 ТК РФ устанавливает требование об уведомлении работника заранее. Согласие работника на получение работодателем персональных данных у третьей стороны должно быть подтверждено письменно.

Пример письменного согласия работника на получение работодателем его персональных данных у третьей стороны

Положение о работе с персональными данными работников: каким ему быть?

Увеличить изображение

При составлении локального акта, регулирующего вопросы работы с персональными данными работника, за основу можно взять Положение, приведенное ниже.

Примерная форма Положения о работе с персональными данными работников

Положение о работе с персональными данными работников: каким ему быть?

Увеличить изображение

Если с данным положением должно быть ознакомлено небольшое число работников, то их подписи могут быть расположены в конце самого документа. Если же таких работников много, то целесообразно для их ознакомления выделить отдельный список.

Мнение эксперта

Положение о работе с персональными данными работников: каким ему быть?

В.И. Андреева,
канд. истор. наук, профессор
кафедры трудового права
Российской академии правосудия

Порядок обработки персональных данных работников впервые был определен в российском трудовом законодательстве с принятием 30 декабря 2001 г. Трудового кодекса РФ. В пункте 8 ст. 86 ТК РФ установлено: работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также их правами и обязанностями в этой области.В настоящее время, когда с момента ввода в действие ТК РФ прошло почти 5 лет, как показывают опросы работников кадровых служб, во многих организациях приняты соответствующие локальные нормативные акты (хотя и далеко не всегда совершенные по содержанию и правильные по оформлению).

Обращаем внимание читателей на то, что представленное автором Положение было составлено до принятия Федерального закона от 27.07.06 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", который отменил Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации", а значит и без учета положений нового закона.

Кроме того, следует учесть, что 27 июля 2006 г. был принят Федеральный закон № 152-ФЗ "О персональных данных", который вступает в силу по истечении ста восьмидесяти дней после дня его официального опубликования (с 26 января 2007 г.). В данном законе содержатся такие важные понятия, как персональные данные, обработка, распространение, использование, блокирование, конфиденциальность персональных данных и др

В связи с этим в рассматриваемое Положение необходимо внести корректировки с целью его приведения в соответствие с Законом № 152-ФЗ.

Кроме того, в "Общих положениях" следует назвать и

Кроме того, в "Общих положениях" следует назвать и Федеральный закон от 29.07.04 № 98-ФЗ "О коммерческой тайне", где в ст. 5 упоминаются сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну (в частности, сведения о составе работников, о системе оплаты труда и др.).

Практически во всех современных организациях персональные данные работников хранятся не только на бумажных, но и на электронных носителях. На мой взгляд, в Положении о работе с персональными данными необходимо подробно описать порядок работы с информацией на электронных носителях: систему доступа к ним, защиту этих данных от несанкционированного доступа, искажения и уничтожения информации. Вряд ли можно признать достаточным только упоминания о том, что "доступ к электронным носителям ограничен паролем".

При рассмотрении в Положении о работе с персональными данными вопроса об обеспечении сохранности документов по личному составу следует руководствоваться нормами Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".


 


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль