Приказ о приеме на работу

45427
Бурнашева Зульфия Наильевна
Юрист, ведущий специалист по правовым вопросам и кадровому делопроизводству Центра развития кадровых технологий, эксперт журналов «Справочник кадровика», «Всё для кадровика».
Прием на работу – это радостное событие для сотрудника. Но до того момента, когда работник сможет приступить к своим трудовым обязанностям, его новый работодатель обязан подготовить и издать приказ о приеме на работу нового специалиста. Подготовкой данного документа занимается сотрудник отдела кадров. Данное задание требует отличных знаний в трудовом законодательстве. Чтобы не допустить ошибок, кадровик обязан знать, оформить, а также зарегистрировать этот документ. Поскольку данный документ оформляется в единственном экземпляре, то обязательно следует соблюдать правила его хранения.

Читайте также:

Значение правильного оформления приказа о принятии на работу понимают все кадровики. Достаточно вспомнить, что документ хранится 75 лет и на его основании в трудовой книжке работника делается запись о принятии на должность.

Значит, подходить к его оформлению нужно ответственно. Казалось бы, какие тут могут быть проблемы? Унифицированная форма есть. Заполняем, и все. Но на самом деле нюансов много. Вот о них и пойдет речь для того, чтобы создаваемый вами распоряжение о принятии на должность действительно стал идеальным документом.

Итак, принятие в компанию оформляется распоряжением работодателя. Издается документ на основании заключенного трудового договора.

Читайте также:

Форма приказа о приеме работника на работу

Определиться с формой приказа о приеме на работу помог Госкомстат России, утвердив унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Распоряжение о принятии в организацию на должность имеет две унифицированные формы: № Т-1 – на одного работника и № Т-1а – на группу работников.

Эти формы применяются для оформления и учета принимаемых в фирму работников.

Читайте также:

Заполнение унифицированной формы распоряжения о принятии в компанию допускается как от руки (разборчиво), так и печатным способом, в т. ч. с использованием средств вычислительной техники.

Графы унифицированной формы заполняются по определенным правилам, на каждом из них остановимся ниже.

Содержание приказа о приеме на работу

В распоряжении о приеме работника на должность указываются:

  • дата принятия на должность;
  • структурное подразделение и должность (специальность, профессия);
  • условия принятия;
  • характер предстоящих обязанностей;
  • размер оклада и надбавки;
  • срок испытания, если такое условие установлено при заключении трудового договора.

Оформление распоряжения о приеме на должность не ограничивается указанием перечисленных сведений, в документе должны быть заполнены все строки и графы. Остановимся на каждом реквизите подробнее.

При заполнении унифицированной формы распоряжения о принятии в фирму наша задача облегчается тем, что достаточно вписывать информацию в специально отведенное для нее место.

Читайте также:

Но при заполнении унифицированных форм, в том числе и распоряжения, мы встретимся с различными классификаторами и кодированием информации. И кадровику нужно обладать необходимыми знаниями о каждом из этих классификаторов.

Что нужно знать об оформлении приказа о приеме на работу

Реквизиты документа – отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами для оформления официальных документов

1. Наименование организации

Для этого реквизита в распоряжении о принятии в компанию предусмотрена отдельная строка. Наименование организации, которое мы здесь укажем, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Сокращенное название организации указывается только в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Обратите внимание, что если у вашей организации есть сокращенное наименование, оно должно указываться обязательно – (в скобках) после полного наименования.

2. Код формы по ОКУД

Распоряжение о приеме на должность по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации) имеет код – 0301001. Именно его необходимо указать в графе «Форма по ОКУД». Если вы используете бланки, напечатанные в типографии, то этот код уже будет напечатан в графе.

Читайте также:

3. Код по ОКПО

Код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) состоит из восьми цифр и сохраняется за организацией на протяжении всего ее существования. По сути это уникальный номер, который не может повториться ни у какой другой организации.

Распоряжение о приеме работника(фрагмент)

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

4. Дата в распоряжении о приеме работника

Реквизит «Дата» состоит из двух граф. Графа «с» заполняется в соответствии с обязательным условием трудового договора о дате начала исполнения служебных обязанностей. Например, вы заключили с работником трудовой договор, в котором указали, что он обязан приступить к работе 15 марта 2010 г. Соответственно, эта дата начала исполнения служебных обязанностей согласно трудовому договору заносится в распоряжение о приеме на работу.

Читайте также:

Приказ (распоряжение) о приеме работника (фрагмент)

Трудовой договор (фрагмент)

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

Графа «по» заполняется только в тех случаях, когда трудовой договор заключен на определенный срок. Если трудовой договор подписан на неопределенный срок, графа приказа о приеме на работу «по» остается незаполненной.

Если срок трудового договора определен, то возможно несколько вариантов заполнения графы «по».

Окончание срока трудового договора может определяться конкретной датой. В таком случае эта дата и указывается в приказе о приеме на работу.

Читайте также:

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

Бывают случаи, когда определить такую дату затруднительно. Так, не всегда можно установить окончание срока трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. Например, К. принимается на должность юриста на время отпуска по уходу за ребенком юриста Ф. Это указывается в трудовом договоре.

Трудовой договор (фрагмент)

В этом случае в графе «по» приказа о приеме на работу делается запись: «дату окончания отпуска по уходу за ребенком юриста Федоровой Л.Н.». Уместить такую запись в столь маленькой графе достаточно сложно, поэтому придется увеличить размер графы.

Распоряжение о приеме работника на работу (фрагмент)

5. Табельный номер

Каждому работнику при приеме на должность присваивается табельный номер. Он не меняется в течение всего срока исполнения служебных обязанностей у данного работодателя и используется для учета работника при заполнении различных документов, например, табеля учета трудового времени, в штатной расстановке и др.

Табельный номер работника состоит из арабских цифр, без каких-либо дефисов (тире), индексов, серий и прочих знаков.

Читайте также:

6. Фамилия, имя, отчество работника

Фамилия, имя, отчество работника указываются в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность работника, который он должен предъявить работодателю при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ).

Фамилия, имя, отчество записываются полностью в родительном падеже.

7. Наименование структурного подразделения в приказе о приеме на работу

Наименование структурного подразделения вносится в унифицированную форму в том случае, если оно указано в трудовом договоре. Указание структурного подразделения и его местонахождения в трудовом договоре обязательно только в случае, если работник принимается для исполнения трудовых обязанностей в обособленном структурном подразделении, расположенном в другой местности (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, если условие о наименовании структурного подразделения, куда принимается работник, в трудовом договоре не определено, то и соответствующая графа в документе не заполняется.

Если же в трудовом договоре структурное подразделение предусмотрено, то его наименование записывается полностью с указанием внутреннего деления (департамент, отдел, группа и т. д.) в винительном падеже.

8. Наименование должности, профессии, специальности в приказе о приеме на работу

По общему правилу, наименование должностей, специальностей, профессий указывается в трудовом договоре в соответствии со штатным расписанием, также вносятся правки в случае изменения наименования должности  (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Наименование должности, профессии, специальности записывается в распоряжении о принятии в фирму в соответствии с заключенным трудовым договором полностью, причем указываются разряд, класс (категория) квалификации.

Читайте также:

При принятии работника на определенную должность фиксируется, что он принят на должность такую-то.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

Когда работник принимается на должность по определенной профессии, эту информацию принято указывать в другой форме:

Распоряжение о приеме работника на работу (фрагмент)

9. Условия приема в фирму, характер должности

В графу «Условия приема на работу, характер работы» в приказе вносятся особые условия. Например, сотрудничество по совместительству.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

Если же работник принимается на основное место труда по договору, заключенному на неопределенный срок, в котором отсутствуют особые условия труда, данная графа не заполняется.

Помните, что в эту строку не нужно пытаться переписать все содержание трудового договора! Например, в этом документе не следует указывать, что работник принят на сменную должность или что ему установлен ненормированный рабочий день. Многие кадровики возражают – как же так, ведь условия распоряжения должны соответствовать заключенному трудовому договору! Но в том-то и дело, что в документ переносится не вся информация из трудового договора, а лишь наиболее важные его условия. Иными словами, делается своего рода выписка.

Читайте также:

10. Тарифная ставка (оклад) в приказе о принятии на должность

Размер тарифной ставки (оклада) указывается в соответствии с условиями заключенного трудового договора и проставляется в приказе о приеме на работу цифрами.

Чего нельзя делать при оформлении приказа о приеме на работу

Указывать размер тарифной ставки (оклада) ссылкой на штатное расписание

Что касается указания в приказе размера надбавки, то здесь все зависит от того, определен ее размер в трудовом договоре или нет. Ведь в отличие от тарифной ставки (оклада), конкретный размер которой обязательно должен быть указан в договоре, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты могут как устанавливаться работнику, так и не устанавливаться. Если это условие в трудовом договоре не определено, то и в приказе о принятии в компанию графа «надбавки» не заполняется.

Распоряжение о принятии сотрудника на должность (фрагмент)

11. Срок испытания

Продолжительность испытания указывается в распоряжении в том случае, если условие об испытании включено в трудовой договор. Учитывая, что в графе «с испытанием на срок» нет указания на то, что данный срок фиксируется цифрами, как это предусмотрено в графах «с тарифной ставкой (окладом)», «надбавкой», продолжительность испытания указывается прописью.

Заполнять в распоряжении графу «срок испытания», если в трудовом договоре такого условия нет.

Примечательно, что трудовые отношения могут возникнуть и если трудовой договор не был оформлен надлежащим образом. Трудовой договор, не оформленный в письменном виде, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя (ч. 3 ст. 16 и ч. 2 ст. 67 ТК РФ). В этом случае трудовой договор должен быть письменно оформлен не позднее трех рабочих дней со дня, когда работника фактически допустили к работе. При фактическом допущении работника особые правила предусмотрены для установления условия об испытании. Оно может быть включено в трудовой договор, только если стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала работы (ч. 1 ст. 70 ТК РФ).

Читайте также:

Следует отметить, что даже если стороны составили соглашение об установлении испытания при принятии в организацию, но в оформленный в последующем трудовой договор условие об испытании по каким-либо причинам не включили, указание его в распроряжении, не порождает для сторон договора юридических последствий. Отсутствие условия об испытании в самом трудовом договоре (даже если работника ознакомили с приказом, содержащим условие об испытании) означает, что работник принят без испытания.

12. Основание для издания приказа о приеме на работу

Принятие на должность оформляется распоряжением работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Таким образом, основанием для издания распоряжения является заключенный сторонами трудовой договор, реквизиты которого вносятся в графу «Основание».

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

13. Подпись руководителя организации в приказе о приеме на работу

Приказ подписывается в день составления руководителем организации (директором, генеральным директором и т. д.) или иным уполномоченным на то лицом.

Читайте также:

14. Дата составления распоряжения

Дата составления распоряжения – это фактически дата его подписания руководителем или иным уполномоченным лицом. Дата оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц фиксируются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 11 января 2010 г. следует оформлять так: 11.01.2010.

15. Номер документа

Приказы по личному составу нумеруются в пределах календарного года, номер, как правило, дополняется буквенным индексом (обычно «к» или «лс»). Они регистрируются в специальной регистрационной форме. Регистрация документа осуществляется после его подписания, поэтому регистрационный номер должен проставляться от руки или с использованием автоматического нумератора.

Дополнительная информация о приказе при приеме на работу: 

В трудовом договоре могут содержаться условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы). Законодатель здесь явно неудачно использовал термин «характер работы»: если прилагательные «подвижной» и «разъездной» еще можно признать частными характеристиками вида работы, то с трактовкой слов «другой характер работы» ясности нет. Можно только предположить, что речь идет о ситуациях, перечисленных в ст. 1681 ТК РФ. В ней неудачным представляется термин «постоянная работа, осуществляемая в пути», т. к. это вносит путаницу с данными о сроке трудового договора. Без каких-либо объяснений упоминаются труд в полевых условиях и работы экспедиционного характера. Как бы то ни было, рассматриваемое условие также является обязательным только для определенных случаев трудовых договоров, но не для всех.

Если указанные условия в трудовом договоре содержатся, необходимо указать их и в распоряжении.

Читайте также:

Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает книги регистрации, определяет порядок их ведения. Основной принцип, которым следует руководствоваться при регистрации документов – это деление документов по видам и срокам хранения. Напомним, что этот документ хранится 75 лет, а значит, регистрируется отдельно или вместе с приказами, имеющими такой же срок хранения.

Журнал по личному составу может иметь следующую форму:

Журнал регистрации приказов по личному составу

Распоряжение о принятии работника (фрагмент)

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

16. Виза ознакомления работника с приказом о приеме на работу

Распоряжение о принятии на должность сотрудника объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Подтверждением выполнения этого требования является дата, собственноручно проставляемая работником в момент ознакомления с приказом (распоряжением).

Наши рекомендации относительно приказа о приеме на работу

Составьте три регистрационные формы:

  • Журнал для приказов по основной деятельности (со сроком хранения постоянно);
  • Журнал для приказов по личному составу (со сроком хранения 75 лет);
  • Журнал для приказов по личному составу (со сроком хранения 5 лет)

Особенность оформления визы работника, который ознакомился с унифицированной формой распоряжения о принятии на должность, в том, что в ней отсутствует такой элемент, как наименование должности, поскольку оно указывается в тексте приказа.

Читайте также:

Поэтому в распоряжении виза ознакомления работника оформляется следующим образом:

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

Хранение приказа о приеме на работу

Обычно распоряжение изготавливается в одном экземпляре, который остается на хранении в кадровой службе. В бухгалтерию и другие заинтересованные структурные подразделения, как правило, передаются копии приказа.

Приказ о приеме на работу: что важно помнить при оформлении и регистрации

На основании приказа о приеме на работу внести соответствующую запись в трудовую книжку работника и указать аналогичные сведения в личной карточке работника

Однако работодателем может быть установлено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинники распоряжений о принятии в компанию. В таком случае приказы по личному составу изготавливают и подписывают в двух экземплярах.

Хранятся приказы по личному составу отдельно от приказов по основной деятельности. О направлении приказа о приеме на работу в дело проставляется отметка в левом нижнем углу документа.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль