Приказ о приеме работника на работу

44552
 Бурнашева Зульфия Наильевна
Юрист, ведущий специалист по правовым вопросам и кадровому делопроизводству Центра развития кадровых технологий, эксперт журналов «Справочник кадровика», «Всё для кадровика».
Работа кадровика – это прежде всего общение с людьми. Жаль, что зачастую кадровики об этом забывают, утопая в огромном количестве документов, которые нужно оформить, исправить, подшить, сохранить, сделать копии, выдать справки… Голова кругом от бумаг, какие уж тут люди… В кадровом море особенно сложно плыть новичку – тут и айсберги приказов, и бермудские треугольники докладных и объяснительных записок, цунами заявлений работников, и всякая экзотика вроде номенклатуры дел или акта об уничтожении испорченной трудовой книжки (…знать бы еще, как он выглядит)… Но и опытный капитан судна нет-нет да и задумается – а все ли правильно оформляю? А ну как потом при проверке ошибки выявят, исполняй предписания, строчи очередные бумаги… Предлагаем всем – и «юнгам», и «старым морским волкам» – компас или, если хотите, навигатор по безбрежным просторам кадрового делопроизводства – рубрику «Что написано пером... или как оформить идеальный документ». А начнем, пожалуй, с азов – приема на работу… Сверимся по карте, ну, то есть по унифицированной форме, и вперед…

Значение правильного оформления приказа о приеме на работу понимают все кадровики. Достаточно вспомнить, что документ хранится 75 лет и на его основании в трудовой книжке работника делается запись о приеме на работу.

Значит, подходить к его оформлению нужно ответственно. Казалось бы, какие тут могут быть проблемы? Унифицированная форма есть. Заполняем, и все. Но на самом деле нюансов много. Вот о них и пойдет речь для того, чтобы создаваемый вами приказ о приеме на работу действительно стал идеальным документом.

Итак, прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Издается приказ на основании заключенного трудового договора.

Форма приказа о приеме работника на работу

Определиться с формой приказа о приеме на работу помог Госкомстат России, утвердив унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу имеет две унифицированные формы: № Т-1 – на одного работника и № Т-1а – на группу работников.

Эти формы применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников.

Заполнение унифицированной формы приказа о приеме на работу допускается как от руки (разборчиво), так и печатным способом, в т. ч. с использованием средств вычислительной техники.

Графы унифицированной формы заполняются по определенным правилам, на каждом из них остановимся ниже.

Содержание приказа о приеме на работу

В приказе о приеме работника на работу указываются:

  • дата приема на работу;
  • структурное подразделение и должность (специальность, профессия);
  • условия приема на работу;
  • характер предстоящей работы;
  • размер оклада и надбавки;
  • срок испытания, если такое условие установлено при заключении трудового договора.

Оформление приказа о приеме на работу не ограничивается указанием перечисленных сведений, в документе должны быть заполнены все строки и графы. Остановимся на каждом реквизите подробнее.

При заполнении унифицированной формы приказа о приеме на работу наша задача облегчается тем, что достаточно вписывать информацию в специально отведенное для нее место.

Но при заполнении унифицированных форм, в том числе и приказа о приеме на работу, мы встретимся с различными классификаторами и кодированием информации. И кадровику нужно обладать необходимыми знаниями о каждом из этих классификаторов.

Что нужно знать об оформлении приказа о приеме работника на работу?

Реквизиты документа – отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами для оформления официальных документов

1. Наименование организации
Для этого реквизита в приказе о приеме на работу предусмотрена отдельная строка. Наименование организации, которое мы здесь укажем, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Сокращенное название организации указывается только в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Обратите внимание, что если у вашей организации есть сокращенное наименование, оно должно указываться обязательно – (в скобках) после полного наименования.

2. Код формы по ОКУД
Приказ о приеме на работу по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации) имеет код – 0301001. Именно его необходимо указать в графе приказа «Форма по ОКУД». Если вы используете бланки приказов, напечатанные в типографии, то этот код уже будет напечатан в графе.

3. Код по ОКПО
Код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) состоит из восьми цифр и сохраняется за организацией на протяжении всего ее существования. По сути это уникальный номер, который не может повториться ни у какой другой организации.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

4. Дата в приказе о приеме работника на работу
Реквизит приказа «Дата» состоит из двух граф. Графа «с» заполняется в соответствии с обязательным условием трудового договора о дате начала работы. Например, вы заключили с работником трудовой договор, в котором указали, что он обязан приступить к работе 15 марта 2010 г. Соответственно, эта дата начала работы согласно трудовому договору заносится в приказ о приеме на работу.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

Трудовой договор (фрагмент)

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

Графа «по» заполняется только в тех случаях, когда трудовой договор заключен на определенный срок. Если трудовой договор подписан на неопределенный срок, графа приказа о приеме на работу «по» остается незаполненной.

Если срок трудового договора определен, то возможно несколько вариантов заполнения графы «по».

Окончание срока трудового договора может определяться конкретной датой. В таком случае эта дата и указывается в приказе о приеме на работу.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

Бывают случаи, когда определить такую дату затруднительно. Так, не всегда можно установить окончание срока трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. Например, К. принимается на должность юриста на время отпуска по уходу за ребенком юриста Ф. Это указывается в трудовом договоре.

Трудовой договор (фрагмент)

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

В этом случае в графе «по» приказа о приеме на работу делается запись: «дату окончания отпуска по уходу за ребенком юриста Федоровой Л.Н.». Уместить такую запись в столь маленькой графе достаточно сложно, поэтому придется увеличить размер графы.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

5. Табельный номер
Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер. Он не меняется в течение всего срока работы у данного работодателя и используется для учета работника при заполнении различных документов, например, табеля учета рабочего времени, в штатной расстановке и др.

Табельный номер работника состоит из арабских цифр, без каких-либо дефисов (тире), индексов, серий и прочих знаков.

6. Фамилия, имя, отчество работника
Фамилия, имя, отчество работника указываются в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность работника, который он должен предъявить работодателю при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ).

Фамилия, имя, отчество записываются полностью в родительном падеже.

7. Наименование структурного подразделения в приказе о приеме на работу
Наименование структурного подразделения вносится в унифицированную форму в том случае, если оно указано в трудовом договоре. Указание структурного подразделения и его местонахождения в трудовом договоре обязательно только в случае, если работник принимается для работы в обособленном структурном подразделении, расположенном в другой местности (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, если условие о наименовании структурного подразделения, куда принимается работник, в трудовом договоре не определено, то и соответствующая графа в приказе о приеме на работу не заполняется.

Если же в трудовом договоре структурное подразделение предусмотрено, то его наименование записывается полностью с указанием внутреннего деления (департамент, отдел, группа и т. д.) в винительном падеже.

8. Наименование должности, профессии, специальности в приказе о приеме на работу
По общему правилу, наименование должностей, специальностей, профессий указывается в трудовом договоре в соответствии со штатным расписанием, также вносятся правки в случае изменения наименования должности (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Наименование должности, профессии, специальности записывается в приказ о приеме на работу в соответствии с заключенным трудовым договором полностью, причем указываются разряд, класс (категория) квалификации.

При приеме работника на определенную должность фиксируется, что он принят на должность такую-то.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

Когда работник принимается на работу по определенной профессии, эту информацию принято указывать в другой форме:

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

9. Условия приема на работу, характер работы
В графу «Условия приема на работу, характер работы» в приказе о приеме на работу вносятся особые условия. Например, работа по совместительству.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

Если же работник принимается на основное место работы по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок, в котором отсутствуют особые условия работы, данная графа не заполняется.

Помните, что в эту строку не нужно пытаться переписать все содержание трудового договора! Например, в приказе о приеме на работу не следует указывать, что работник принят на сменную работу или что ему установлен ненормированный рабочий день. Многие кадровики возражают – как же так, ведь условия приказа должны соответствовать заключенному трудовому договору! Но в том-то и дело, что в приказ переносится не вся информация из трудового договора, а лишь наиболее важные его условия. Иными словами, делается своего рода выписка.

10. Тарифная ставка (оклад) в приказе о приеме на работу
Размер тарифной ставки (оклада) указывается в соответствии с условиями заключенного трудового договора и проставляется в приказе о приеме на работу цифрами.

Чего нельзя делать при оформлении приказа о приеме на работу

Указывать размер тарифной ставки (оклада) ссылкой на штатное расписание

Что касается указания в приказе о приеме на работу размера надбавки, то здесь все зависит от того, определен ее размер в трудовом договоре или нет. Ведь в отличие от тарифной ставки (оклада), конкретный размер которой обязательно должен быть указан в договоре, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты могут как устанавливаться работнику, так и не устанавливаться. Если это условие в трудовом договоре не определено, то и в приказе о приеме на работу графа «надбавки» не заполняется.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

11. Срок испытания
Продолжительность испытания указывается в приказе о приеме на работу в том случае, если условие об испытании включено в трудовой договор. Учитывая, что в графе «с испытанием на срок» нет указания на то, что данный срок фиксируется цифрами, как это предусмотрено в графах «с тарифной ставкой (окладом)», «надбавкой», продолжительность испытания указывается прописью.

Чего нельзя делать при оформлении приказа о приеме на работу

Заполнять в приказе о приеме на работу графу «срок испытания», если в трудовом договоре такого условия нет

Примечательно, что трудовые отношения могут возникнуть и если трудовой договор не был оформлен надлежащим образом. Трудовой договор, не оформленный в письменном виде, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя (ч. 3 ст. 16 и ч. 2 ст. 67 ТК РФ). В этом случае трудовой договор должен быть письменно оформлен не позднее трех рабочих дней со дня, когда работника фактически допустили к работе. При фактическом допущении работника особые правила предусмотрены для установления условия об испытании. Оно может быть включено в трудовой договор, только если стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала работы (ч. 1 ст. 70 ТК РФ).

Следует отметить, что даже если стороны составили соглашение об установлении испытания при приеме на работу, но в оформленный в последующем трудовой договор условие об испытании по каким-либо причинам не включили, указание его в приказе о приеме на работу не порождает для сторон договора юридических последствий. Отсутствие условия об испытании в самом трудовом договоре (даже если работника ознакомили с приказом, содержащим условие об испытании) означает, что работник принят без испытания.

12. Основание для издания приказа о приеме на работу
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Таким образом, основанием для издания приказа о приеме на работу является заключенный сторонами трудовой договор, реквизиты которого вносятся в графу «Основание».

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

13. Подпись руководителя организации в приказе о приеме на работу
Приказ подписывается в день составления руководителем организации (директором, генеральным директором и т. д.) или иным уполномоченным на то лицом.

14. Дата составления приказа о приеме на работу
Дата составления приказа о приеме на работу – это фактически дата его подписания руководителем или иным уполномоченным лицом. Дата оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц фиксируются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 11 января 2010 г. следует оформлять так: 11.01.2010.

15. Номер документа
Приказы по личному составу нумеруются в пределах календарного года, номер, как правило, дополняется буквенным индексом (обычно «к» или «лс»). Они регистрируются в специальной регистрационной форме. Регистрация приказа о приеме на работу осуществляется после его подписания, поэтому регистрационный номер должен проставляться от руки или с использованием автоматического нумератора.

Дополнительная информация об оформлении приказа о приеме на работу

В трудовом договоре могут содержаться условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы). Законодатель здесь явно неудачно использовал термин «характер работы»: если прилагательные «подвижной» и «разъездной» еще можно признать частными характеристиками вида работы, то с трактовкой слов «другой характер работы» ясности нет. Можно только предположить, что речь идет о ситуациях, перечисленных в ст. 1681 ТК РФ. В ней неудачным представляется термин «постоянная работа, осуществляемая в пути», т. к. это вносит путаницу с данными о сроке трудового договора. Без каких-либо объяснений упоминаются работа в полевых условиях и работы экспедиционного характера. Как бы то ни было, рассматриваемое условие также является обязательным только для определенных случаев трудовых договоров, но не для всех./p>

Если указанные условия в трудовом договоре содержатся, необходимо указать их и в приказе о приеме на работу.

Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает книги регистрации, определяет порядок их ведения. Основной принцип, которым следует руководствоваться при регистрации документов – это деление документов по видам и срокам хранения. Напомним, что приказ о приеме на работу хранится 75 лет, а значит, регистрируется отдельно или вместе с приказами, имеющими такой же срок хранения.

Журнал регистрации приказов о приеме на работу (журнал по личному составу) может иметь следующую форму:

Журнал регистрации приказов по личному составу

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

16. Виза ознакомления работника с приказом о приеме на работу
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Подтверждением выполнения этого требования является дата, собственноручно проставляемая работником в момент ознакомления с приказом (распоряжением).

Наши рекомендации по оформлению и регистрации приказа о приеме на работу

Составьте три регистрационные формы:

  • Журнал для приказов по основной деятельности (со сроком хранения постоянно);
  • Журнал для приказов по личному составу (со сроком хранения 75 лет);
  • Журнал для приказов по личному составу (со сроком хранения 5 лет)

Особенность оформления визы работника, который ознакомился с унифицированной формой приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, в том, что в ней отсутствует такой элемент, как наименование должности, поскольку оно указывается в тексте приказа.

Поэтому в приказе о приеме работника на работу виза ознакомления работника оформляется следующим образом:

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

Приказ о приеме работника на работу

Увеличить изображение

Хранение приказа о приеме на работу

Обычно приказ о приеме на работу изготавливается в одном экземпляре, который остается на хранении в кадровой службе. В бухгалтерию и другие заинтересованные структурные подразделения, как правило, передаются копии приказа.

Что важно помнить при оформлении и регистрации приказа о приеме на работу?

На основании приказа о приеме на работу внести соответствующую запись в трудовую книжку работника и указать аналогичные сведения в личной карточке работника

Однако работодателем может быть установлено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинники приказов  о приеме на работу. В таком случае приказы по личному составу изготавливают и подписывают в двух экземплярах.

Хранятся приказы по личному составу отдельно от приказов по основной деятельности. О направлении приказа о приеме на работу в дело проставляется отметка в левом нижнем углу приказа.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль