Допустимо ли использование факсимиле в кадровой службе?

3768
Наш генеральный директор – очень занятой человек. Он постоянно в разъездах и на совещаниях. Получить подпись – целая история, порой по две недели за ним охотимся. Разве ж это дело?! Сам же руководитель и предложил выход – изготовить факсимиле, хранить его в сейфе в отделе кадров и при необходимости штамповать подпись на документах. Тем более что все бумаги, которые готовит наш отдел, руководитель обычно подписывает без каких-либо замечаний. Такой вариант возможен?

Какая знакомая ситуация: срочно требуется подпись первого лица, а директора как назло нет в офисе! Подобные проблемы чаще всего возникают при оформлении бухгалтерской документации. А кадровые документы - как быть с ними? Можно ли найти решение? И какие способы законные, а какие нет?

Прежде всего давайте выясним, что такое факсимиле и можно ли применять его при работе с документами.

О возможности использования факсимиле говорится только в п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ (далее - ГК РФ): «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

Отсюда можно сделать вывод, что факсимиле применяется в гражданско-правовых отношениях при совершении сделок только тогда, когда это установлено:

  • законом, иными правовыми актами,
  • соглашением сторон гражданско- правового договора.

ВАЖНО!

Факсимильное воспроизведение - это копия собственноручной подписи, а электронная - аналог собственноручной подписи

А еще в статье говорится, что есть несколько способов воспроизведения собственноручной подписи:

Способ 1. Факсимильное воспроизведение с помощью средств механического или иного копирования.

Способ 2. Электронная подпись или иной аналог собственноручной подписи.

В чем главное отличие проставления копии подписи с помощью штампа от электронной подписи или иного аналога собственноручной подписи?

Штамп (средство механического копирования подписи) можно поставить на документе в отсутствие руководителя, а вот электронную подпись (аналог собственноручной) на электронном документе может поставить только он сам.

Использование аналога собственноручной подписи регламентируют два федеральных закона.

1. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон № 63-Ф3) регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Наша справка

Факсимиле (от лат. fac simile - сделай подобное) - 1)точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи) фотографическим или печатным способом; 2) клише-печать, воспроизводящая собственноручную подпись

2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее - Закон № 149-ФЗ) устанавливает (п. 4 ст. 11), что в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в по рядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

В тех статьях Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), где содержатся правила оформления документов, не сказано, что подпись должна ставиться собственноручно.

ПРИМЕР

Частью 1 ст. 67 ТК РФ предусмотрено, что «трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами»

НЕЛЬЗЯ!

Использовать факсимиле при оформлении кадровых документов

Однако возможность использования факсимиле при оформлении кадровых документов трудовым законодательством прямо не предусмотрена.

С 19 апреля 2013 г. действуют нормы трудового законодательства о дистанционной работе. Может быть, в этих новых нормах что-нибудь сказано о факсимильном воспроизведении подписи? Давайте проверим.

ПРИМЕР

Частью 1 ст. 312.2 ТК РФ определено, что трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении условий трудового договора могут заключаться путем обмена электронными документами.

Однако возможность использования факсимиле при оформлении кадровых документов трудовым законодательством прямо не предусмотрена.

С 19 апреля 2013 г. действуют нормы трудового законодательства о дистанционной работе. Может быть, в этих новых нормах что-нибудь сказано о факсимильном воспроизведении подписи? Давайте проверим.

В приведенной норме, а также в других статьях, регламентирующих порядок работы с документами дистанционных работников, речь идет об обмене электронными документами и использовании сторонами электронных подписей, но не факсимиле.

Делаем вывод: раз трудовым законодательством не установлена возможность использования факсимиле, следовательно, в трудовых отношениях оно неприменимо.

Можно ли найти какое-то решение в данной ситуации? Несомненно!

Отсутствие генерального директора на работе наверняка как-то официально оформляется. В те дни, когда он уезжает в командировку, уходит в отпуск, болеет или отсутствует на рабочем месте и не может выполнять свои обязанности, в компании должен оставаться его заместитель, уполномоченный решать различные вопросы, в том числе кадровые, и подписывать подготовленные сотрудниками документы.

Полагаем, что руководителю, который часто находится в отъезде или слишком занят другими делами, чтобы подписывать кадровые документы, стоит передать соответствующие полномочия другому сотруднику организации, например своему заместителю или начальнику кадровой службы.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

...использование факсимиле в работе с другой документацией возможно.

Выше отмечалось, что гражданским законодательством определены два условия использования факсимильной подписи:

Условие 1. Такая возможность напрямую предусмотрена законом.

Условие 2. Наличие согласия всех сторон сделки.

При этом стороны могут зафиксировать условие об использовании факсимиле в тексте договора либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным, поскольку в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки.

Помимо заверения договорных документов факсимиле также может использоваться для:

  • проставления на оригиналах исходящих писем (при наличии соглашения сторон об использовании факсимиле);
  • заверения визовых экземпляров отправляемых документов (в том числе исходящих писем);
  • заверения копий документов;
  • проставления на поздравительных открытках, адресах, приглашениях, дипломах, благодарностях, почетных грамотах.

Как правило, факсимиле ставится только при наличии подписанного подлинника документа. Но практикуется также проставление факсимиле на подлинники при условии:

  • наличия согласия сторон на использование факсимиле (во внешних контактах);
  • четкого определения круга вопросов и документов, на которые допускается его проставление (внутри организации).

При принятии решения об использовании факсимиле в компании очень важно учитывать сложившуюся практику и положения отдельных нормативных правовых актов. Например, при подписании векселей и банковских карточек допустима только собственноручная подпись. Также не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных и иных документах, имеющих финансовые последствия.

Резюме

При работе с кадровой документацией использование факсимиле (не путать с электронной подписью!) не допускается. При оформлении других документов допускается, но с большими ограничениями.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль