Головной офис организации стал филиалом. Что делать с сотрудниками, которые там остались?

4225
Я работаю кадровиком в организации, зарегистрированной в г. Москве. Не от хорошей жизни, а желая сэкономить на аренде, учредители организуют осенью переезд компании в г. Тулу. Но переезд должен быть хитрый: в Москве - на месте головного офиса - будет создан филиал. Планируется, что часть сотрудников продолжит работу в филиале на прежних должностях, а часть (в основном руководящий состав) переедет в Тулу и будет работать в головном офисе. Вот такая чехарда... Хорошо еще, что сотрудники согласны на любые изменения. Главный вопрос: как оформить продолжение трудовых отношений с теми, кто остается в Москве? Боимся ошибиться, потому и обращаемся за помощью.

Для начала отметим, что в результате такого «хитрого» переезда и изменений, внесенных в учредительные документы, изменится и место нахождения компании (адрес государственной регистрации). Новый юридический адрес появится в Туле, где будет находиться основной офис. А в Москве появится филиал компании, место нахождения которого будет совпадать с прежним юридическим адресом. Полагаем, что по окончании всех регистрационных процедур руководитель организации должен издать соответствующий приказ по основной деятельности.

Но что делать с сотрудниками, которые остаются работать в филиале на прежних должностях? Вносить ли изменения в их трудовые договоры и другие документы? При ответе на этот непростой вопрос необходимо учитывать, что изменения не затрагивают:

1) организацию-работодателя;

2) адрес места работы;

3) наименование должности, трудовую функцию и размер оплаты труда работников.

Что же изменится для тех сотрудников, которые остаются в Москве? Определенное сторонами условие трудового договора о месте работы. Напомним, что в соответствии с абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ условие о месте работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения в случае, когда сотрудник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении, расположенном в другой местности, обязательно для включения в трудовой договор. В нашей ситуации сотрудники не принимаются на работу в филиал, но в связи с реорганизацией меняется структурное подразделение, в котором они будут работать. Фактически они переводятся на работу в филиал (кстати, это возможно только с согласия сотрудников), что должно найти отражение в дополнительных соглашениях к их трудовым договорам.

Наша справка

Ни трудовое, ни гражданское законодательство не содержат понятия «юридический адрес». На практике под юридическим адресом понимают место нахождения юридического лица, определяемое местом его государственной регистрации. Место нахождения юридического лица указывается в учредительных документах организации. В свою очередь, государственная регистрация осуществляется по месту нахождения постоянно действующего исполнительного органа, а в случае отсутствия такового - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности (ч. 2 ст. 54 Гражданского кодекса РФ; далее - ГК РФ).

В рассматриваемой ситуации учредители приняли решение о переносе места государственной регистрации организации и об образовании филиала на прежнем месте. Для этого в регистрирующем органе по месту нахождения организации (ФНС России) необходимо оформить свидетельство о регистрации изменений в учредительных документах (см. приказ Минфина России от 22.06.2012 № 87н «Обутверждении Административного регламента предоставления Федеральной налоговой службой государственной услуги по государственной регистрации юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств»).

Филиалом называется обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Руководитель филиала назначается юридическим лицом и действует на основании его доверенности. Филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица (ст. 55 ГК РФ).

НАШ СОВЕТ

До подписания соглашения о переводе на другую постоянную работу ознакомьте сотрудника со всеми документами, касающимися его будущей деятельности, с которыми он не был ознакомлен ранее

Прежде чем оформлять изменение места работы «москвичей», нужно получить лист записи Единого государственного реестра юридических лиц по форме № Р50007, утв. приказом ФНС России от 13.11.2012 № ММВ-7-6/843@. В этом документе указывается, какие записи внесены в ЕГРЮЛ в отношении юридического лица, - в рассматриваемой ситуации это будет запись об образовании филиала.

Как можно изменить условие о месте работы? Оформить перевод сотрудников, остающихся в Москве, в другое структурное подразделение - из головной организации в филиал. Тем более что в нашем случае работники на такие изменения согласны.

Процедура перевода следующая.

Шаг 1 Направить работнику письменное предложение о переводе в филиал

Трудовое законодательство не требует обязательного наличия такого документа. Тем не менее он может сослужить хорошую службу: в случае спора у вас будет доказательство, что стороны достигли соглашения. Поэтому мы рекомендуем составлять предложение о переводе письменно (пример 1) и в двух экземплярах. Если сотрудник согласен, он может поставить свою отметку на предложении.

Шаг 2 Ознакомить работника с документами, связанными с его трудовой деятельностью после перевода

Сотрудников необходимо ознакомить только с теми документами, с которыми они не были ознакомлены ранее. В рассматриваемой ситуации в компании могут быть приняты документы, например, касающиеся деятельности филиала.

Шаг 3 Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору

В этом документе (пример 2) следует указать, что работник переводится в обособленное структурное подразделение; адрес, а также новые реквизиты компании.

Шаг 4 Издать приказ о переводе сотрудника на другую работу

Перевод сотрудника на другую постоянную работу во всех случаях оформляется приказом работодателя.

С 1 января 2013 г. форма такого приказа разрабатывается и утверждается самим работодателем. В приказе необходимо указать прежнее и новое место работы, причину перевода (пример 3).

Шаг 5 Решить вопрос с инструктажем по охране труда

В соответствии с ч. 2 ст. 225 ТК РФ для сотрудников, переводимых на другую работу, работодатель обязан провести инструктаж по охране труда, организовать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим.

Однако в нашем случае у сотрудников не меняются трудовые функции и рабочие места, а значит, инструктаж проводить не требуется. Советуем все имеющиеся журналы регистрации инструктажей оставить в филиале, а в головном офисе (в Туле) завести новые журналы, тем более что всех сотрудников нового офиса придется инструктировать по охране труда.

Шаг 6 Внести запись о переводе в трудовую книжку

Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). В графе 3 раздела «Сведения о работе» делаются записи в точном соответствии с приказом о переводе (пример 4).

ВАЖНО!

С приказом о переводе сотрудник должен быть ознакомлен под роспись до начала выполнения им новой работы

Шаг 7 Оформить личную карточку

Пункт 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», гласит, что с каждой записью о переводе на другую постоянную работу работодатель обязан ознакомить владельца трудовой под роспись в его личной карточке, где повторяется запись, внесенная в книжку.

В графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» трудовых книжек обязательно указывается, что перевод произведен в обособленное структурное подразделение (филиал) (пример 5).

Для грамотного и своевременного оформления документов в нашей ситуации нужно решить еще один вопрос. Каким образом будет организовано кадровое делопроизводство в компании, имеющей филиал в другом регионе?

На практике работодатели выбирают или централизованное делопроизводство, при котором все документы оформляются в головном офисе, или децентрализованную модель, когда полномочия в части ведения кадровой документации делегируются обособленным структурным подразделениям.

Резюме

В случае когда головной офис компании становится филиалом, сотрудники, остающиеся в нем, должны быть переведены на другую постоянную работу в обособленное структурное подразделение.

ПРИМЕР 1

Предложение о переводе на другую постоянную работу в филиал

Головной офис организации стал филиалом. Что делать с сотрудниками, которые там остались?

ПРИМЕР 2

Дополнительное соглашение к трудовому договору при переводе работника в филиал (фрагмент)

Головной офис организации стал филиалом. Что делать с сотрудниками, которые там остались?

ПРИМЕР 3

Приказ о переводе работника на другую постоянную работу в филиал (фрагмент)

Головной офис организации стал филиалом. Что делать с сотрудниками, которые там остались?

ПРИМЕР 4

Запись в трудовой книжке работника о переводе из головной организации в филиал

Головной офис организации стал филиалом. Что делать с сотрудниками, которые там остались?

ПРИМЕР 5

Личная карточка работника (фрагмент)

Головной офис организации стал филиалом. Что делать с сотрудниками, которые там остались?



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль