Справки о заработной плате. Правила составления и выдачи

25064
Оформить кредит в банке, получить визу для выезда за границу, а с недавних пор и получить «полноценное» пособие по временной нетрудоспособности на новом месте работы сотрудник может только подтвердив размер своего заработка. Информацию о заработной плате содержат справки с места работы. Мы расскажем вам, в каких случаях выдаются такие справки и как их правильно оформить.

Из этой статьи вы узнаете: 

  • как правильно оформить справку о заработной плате
  • правила оформления различных видов справок
  • какую информацию необходимо отразить в справке
  • кто несет ответственность за достоверность сведений, указанных в справке

Oсобое место среди документов кадровой службы занимают справки с места работы, в частности справки о заработной плате. Можно выделить три вида таких документов:

1) справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ);

2) справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись (далее - Справка о зарплате);

3) справка о среднем заработке для назначения пособия по безработице (далее - Справка о среднем заработке).

Рассмотрим подробно порядок оформления и выдачи каждой из этих справок.

СПРАВКА О ДОХОДАХ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА

Форма справки о доходах физического лица (2-НДФЛ) утверждена приказом от 30 октября 2015 года № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».

Такая справка выдается организацией - налоговым агентом в следующих случаях.

Случай 1. При невозможности удержать налог на доходы физических лиц (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ). В этом случае заявление работника не требуется. В заголовке справки в поле «Признак» проставляется код «2» и указываются только сумма дохода, с которой налог на доходы физических лиц не удержан, и сумма неудержанного НДФЛ.

Наш совет: Рекомендуем выдавать справку 2-НДФЛ не позднее чем через три рабочих дня с момента обращения за ней работника

Справка с признаком «2» предоставляется физическому лицу не позднее первого месяца с даты окончания календарного года (не позднее 31 января следующего года). По сути, такая справка - это извещение о невозможности удержать НДФЛ. Она необходима работнику, поскольку в этой ситуации ему придется самому заплатить неудержанный налог, а для этого понадобится заполнить налоговую декларацию по НДФЛ и показать сумму полученного дохода и неудержанного налога (подп. 4 п. 1 ст. 228, пп. 1, 4 ст. 229 НК РФ).

Более подробное разъяснение смотрите в видео:

Случай 2. По письменному заявлению работника (п. 3 ст. 230 НК РФ).

В заголовке справки в поле «Признак» код указывать не нужно. Такая справка без признака содержит большее, нежели справка с признаком «2», количество информации. В ней перечисляются все доходы (с расшифровкой по видам) и НДФЛ, а также суммы предоставленных стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетов.

Один из наших сотрудников обращается за справкой по форме 2-НДФЛ каждый месяц. Установлено ли законом ограничение на количество выдаваемых налогоплательщику справок по форме 2-НДФЛ в течение года? Можно ли вообще отказать работнику в выдаче справки?

Выдача работнику справки по форме 2-НДФЛ трудовым законодательством не регламентируется, однако по смыслу п. 3 ст. 230 НК РФ работодатели как налоговые агенты обязуются выдавать работникам по их заявлениям справки о доходах и удержанных суммах налога по установленной форме. Отказать работнику в выдаче такой справки нельзя (письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 № 20-14/3/16873).

Глава 23 НК РФ не ограничивает количество выдаваемых налогоплательщику справок о доходах физического лица. При этом работнику всегда предоставляется подлинный экземпляр справки. Учтите, что в некоторых ситуациях сотрудник может попросить предоставить ему сразу несколько оригиналов справки. Так, несколько оригиналов формы 2-НДФЛ могут потребоваться работнику, если:

  • он претендует на получение по новому месту работы стандартных налоговых вычетов по НДФЛ (ст. 218 НК РФ);
  • хочет взять кредит в банке;
  • собирается получить визу для выезда за границу;
  • требуется подтвердить факт получения (неполучения) материальной помощи одним из родителей в связи с предоставлением другому материальной помощи в сумме 50 000 руб., выплачиваемой при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения) и освобождаемой от обложения НДФЛ (абз. 7 п. 8 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 25.01.2012 № 03-04-05/8-67).

Сроки выдачи справки законом не установлены. Но это не значит, что ее можно составлять сколь угодно долго. Такое поведение может быть расценено как отказ выдать работнику справку, в связи с чем возникает риск привлечения к административной ответственности по ст. 5.39 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

СПРАВКА О ЗАРПЛАТЕ

Этот документ необходим для расчета пособий по социальному страхованию (п. 3 ч. 2 ст. 4.1, ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»; далее - Закон № 255-ФЗ).

Форма справки о зарплате тверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н, который начал действовать 2 июля 2013 г.

Форма справки о зарплате

Справки о заработной плате. Правила составления и выдачи

Увеличить изображение

Предусмотрены две ситуации, когда выдается справка о сумме зарплаты.

Ситуация 1. В последний день работы.

В данном случае заявление от работника не требуется.

Наш сотрудник, уволенный за прогул, ушел из компании буквально хлопнув дверью. С приказом об увольнении под роспись не ознакомился, трудовую книжку не забрал, справку о сумме заработка тем более. Что делать с приказом и трудовой книжкой понятно, но как быть с подготовленной справкой о зарплате?

Если вручить работнику справку в день увольнения (последний день работы) невозможно, следует направить ему уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Такое уведомление можно объединить с уведомлением о необходимости получить трудовую книжку, оформив один документ.

Уведомление о необходимости получить справку о зарплате

Справки о заработной плате. Правила составления и выдачи

Увеличить изображение

Ситуация 2. После прекращения работы.

В этой ситуации справка выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Бывший сотрудник ходит к нам как на работу за справками о зарплате. Документ мы ему, конечно, оформляем и выдаем, но задаемся вопросом: а можно ли отказать?

Законодательством не установлены ограничения по количеству выдаваемых работнику (в том числе бывшему) справок о зарплате (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Поэтому он может обращаться к вам за такими справками неоднократно или же единовременно попросить несколько экземпляров.

Может ли работник предоставить работодателю копию справки о зарплате?

Наш совет Вы можете выдать работнику сразу несколько экземпляров справки о зарплате

Пунктом 7.1 ст. 13 Закона № 255-ФЗ предусмотрено, что «застрахованным лицом вместо подлинника справки о сумме заработка, из которого должны быть исчислены пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком, может представляться копия справки о сумме заработка, заверенная в установленном порядке».

Предусмотрены следующие правила оформления справки о зарплате.

Правило 1. Документ заполняется от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой) или с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки).

Правило 2. Подчистки и исправления не допускаются.

Обратите внимание! Справка о зарплате составляется на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя

Правило 3. Справка подписывается руководителем организации (руководителем обособленного структурного подразделения) и главным бухгалтером.

Правило 4. Подписи не должны закрываться печатью.

Правило 5. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в отведенном месте («Место печати страхователя») в нижнем левом углу справки.

Какая информация указывается в справке о зарплате?

Заполняя документ, необходимо помнить, что в нем указывается сумма выплат работнику (п. 3 ч. 2 ст. 4.1, п. 2 ст. 14 Закона № 255-ФЗ):

  • за текущий год по день увольнения;
  • за время работы в организации в течение двух календарных лет, предшествующих году увольнения или году обращения за справкой.

При этом учитываются только выплаты, на которые начисляются страховые взносы в ФСС России на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Какие последствия для работодателя влечет указание в справке о зарплате недостоверных сведений?

Согласно ч. 1 ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ физические и юридические лица несут ответственность за достоверность сведений, содержащихся в документах, выдаваемых ими застрахованному лицу и необходимых для назначения, исчисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Если орган ФСС России выявит, что в справке указаны недостоверные сведения о зарплате и пособие работнику было выплачено в повышенном размере, ФСС России сможет взыскать причиненный организацией ущерб (ч. 2 ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ).

Недавно выяснилось, что один из наших новых сотрудников представил поддельную справку о зарплате, - в результате ему были излишне выплачены пособия по временной нетрудоспособности. Можно ли взыскать с него переплату?

С работника, представившего справку с недостоверными сведениями о сумме заработка, может быть взыскана излишне выплаченная сумма пособий (ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ, Порядок и условия назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н, ст. 137 ТК РФ).

В случае отказа ФСС России в возмещении организации выплаченного работнику пособия работодатель при каждой последующей выплате пособия либо зарплаты может производить удержание (не более 20% выплачиваемой суммы). При прекращении выплаты пособия либо зарплаты (если работник уволится) оставшаяся задолженность может быть взыскана через суд. Необходимо иметь в виду, что излишне выплаченная сумма пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком может быть удержана только с письменного согласия работника, которое оформляется как заявление (см. письмо ФСС России от 20.08.2007 № 02-13/07-7922), хотя Закон № 255-ФЗ прямо не устанавливает необходимость получения согласия работника на удержание части его зарплаты (пособия) в целях возмещения переплаты пособия в результате предоставления справки с недостоверными сведениями и уж тем более недобросовестности самого работника.

Приняли на работу сотрудника. Сейчас он заболел - нужно выплачивать пособие. Хватились справки, а он ее не предоставлял. Выяснилось, что на предыдущем месте работы ему такую справку не выдали, сам он об этом не позаботился, а теперь уже и обратиться некуда: компания ликвидирована. Как поступить в такой ситуации?

В случаях когда сотрудник не может предъявить по новому месту работы справку о зарплате из-за того, что прежний работодатель прекратил деятельность либо по иным причинам, он может написать заявление о направлении запроса в Пенсионный фонд РФ. На основании этого заявления работодатель сможет запросить указанные сведения в Пенсионном фонде (ч. 7.2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

Форма заявления застрахованного лица о направлении запроса в территориальный орган ПФР о предоставлении сведений о заработной плате и соответствующего запроса утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 № 21н.

СПРАВКА О СРЕДНЕМ ЗАРАБОТКЕ

После увольнения или спустя какое-то время гражданин может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице.

Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»; далее - Закон № 1032-1, п. 4 Правил регистрации безработных граждан, утв. постановлением Правительства от 07.09.2012 № 891). При этом справка в органы службы занятости представляется гражданами, уволенными по любым основаниям (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1). Форма справки нормативными актами на федеральном уровне не утверждена, поэтому работодатель может заполнить ее по форме, установленной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости.

Так, приказом Департамента труда и занятости населения города Москвы от 27.04.2010 № 132 утверждена форма справки о средней заработной плате (денежном довольствии) для определения размера пособия по безработице (стипендии).

Форма справки о средней заработной плате

Справки о заработной плате. Правила составления и выдачи

Увеличить изображение

Обратите внимание! Справку о среднем заработке работодатель должен выдать работнику в день увольнения или не позднее трех рабочих дней после обращения работника (ч. 1 ст. 62 ТК РФ)

Если же образец заполнения справки не установлен и на региональном уровне, она может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.

Обратите внимание: порядок исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости, утвержден постановлением Минтруда России от 12.08.2003 № 62. Таким образом, средний заработок для заполнения справки в службу занятости рассчитывается по специальным правилам, отличным от правил его расчета для оплаты отпусков, командировок, выходных и соцстраховских пособий.

Будет ли считаться недействительной справка, если она составлена не по форме, утвержденной нормативным актом субъекта РФ?

Разъяснение по данному вопросу дается в письме Роструда: там сказано, что непредставление справки по форме, утвержденной нормативными правовыми актами субъекта РФ, не может служить основанием для отказа в признании гражданина безработным и начислении пособия по безработице (см. письмо Роструда от 08.11.2010 № 3281-6-2).

Ответственность за достоверность сведений о заработке и периодах оплачиваемой работы, указанных в справке, несут руководитель и главный бухгалтер организации.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль