Аттестация работников. Шаг 2

6076
В прошлом номере «Справочника кадровика» мы выяснили, что основой аттестации работников в компании является пакет локальных нормативных актов о проведении аттестации. Сегодня мы рассмотрим следующий этап - подготовку к аттестации отдельных сотрудников. На этом этапе формируется аттестационная комиссия, определяются даты аттестации, подбираются документы с информацией о деловых качествах сотрудника.

Продолжение. См. предыдущую часть.

В процедуре проведения аттестации сотрудников можно выделить следующие подготовительные мероприятия:

  • создание аттестационных комиссий;
  • составление графиков проведения аттестации по категориям работников и структурным подразделениям;
  • подготовку аттестационных листов и отзывов (представлений) на аттестуемых работников;
  • ознакомление с документами членов комиссий и аттестуемых.

СОЗДАНИЕ АТТЕСТАЦИОННОЙ КОМИССИИ

Традиционно аттестация работников в компании начинается с издания приказа по основной деятельности о проведении аттестации. Этим же приказом может утверждаться состав аттестационной комиссии (приложение 1). Некоторые работодатели предпочитают издавать отдельный приказ о ее создании.

Обратите внимание: комиссия может создаваться всякий раз для проведения очередной аттестации, но может быть и постоянно действующим совещательным органом в компании. В этом случае один раз издается приказ по основной деятельности о создании постоянно действующей аттестационной комиссии, и тогда при проведении очередной аттестации формировать комиссию заново не придется. Есть и третий вариант, когда к постоянным членам аттестационной комиссии добавляются те или иные специалисты в зависимости от того, кто из сотрудников проходит аттестацию. В организации может быть несколько аттестационных комиссий.

Например, в компании создаются центральная аттестационная комиссия и комиссии структурных подразделений. Последние, как правило, возглавляются руководителями подразделений.

В прошлом году в компании было разработано и утверждено Положение об аттестации. К сожалению, в нем недостаточно подробно прописаны принципы формирования аттестационной комиссии. Указано только, что комиссия является постоянно действующей и ее состав утверждается руководителем организации. Сейчас нужно готовить проект приказа о создании аттестационной комиссии. Есть ли какие- то требования к ее составу?

Рекомендации по составу аттестационных комиссий в коммерческих компаниях давать достаточно сложно, поскольку решение этого вопроса целиком и полностью зависит от работодателя. Можно обратиться к опыту формирования такой комиссии в государственных органах.

Пунктом 10 ст. 48 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» предусмотрено, что в состав аттестационной комиссии включаются:

  • представитель нанимателя и (или) уполномоченные им гражданские служащие (в том числе из подразделения по вопросам государственной службы и кадров, юридического (правового) подразделения и подразделения, в котором гражданский служащий, подлежащий аттестации, замещает должность гражданской службы);
  • представитель соответствующего органа по управлению государ -ственной службой;
  • представители научных, образовательных и других организаций, приглашаемые органом по управлению государственной службой по запросу представителя нанимателя в качестве независимых экспертов - специалистов по вопросам, связанным с гражданской службой, без указания персональных данных экспертов. Причем число независимых экспертов должно составлять не менее одной четверти от общего числа членов аттестационной комиссии.

Основным принципом формирования комиссии можно назвать профессионализм ее участников. Это должны быть специалисты, которые в состоянии объективно, полно и всесторонне оценить квалификацию аттестуемых работников. Независимые эксперты не из числа сотрудников организации включаются в состав комиссии в целях обеспечения объективности оценки и результатов аттестации.

Обратите внимание: при наличии в компании профсоюза в состав аттестационной комиссии в обязательном порядке включается представитель выборного органа первичной профсоюзной организации. Это требование прямо предусмотрено ч. 3 ст. 82 ТК РФ.

Состав аттестационной комиссии обычно следующий:

1. Председатель. Хорошо, если занимающий этот пост имеет опыт проведения таких процедур: обычно председатель руководит аттестацией и полностью отвечает за ее организацию и проведение.

2. Заместитель председателя. Помимо участия в аттестации наряду с остальными членами комиссии его обязанностью является замещение председателя в случае, если тот не может присутствовать на заседании.

3. Секретарь. Чаще всего это один из сотрудников кадровой службы. На плечи секретаря ложится организационное и документационное обеспечение деятельности комиссии. Так, секретарь следит за наличием аттестационных материалов и их надлежащим оформлением, ведет протоколы заседаний, составляет документы по результатам аттестации. По причине большой загрузки и выполнения порой чисто технических функций секретарь может не принимать участия в голосовании.

4. Члены комиссии. Их основная функция - участие в процедуре аттестации.

Когда приказ о проведении аттестации можно не издавать?

Без издания такого приказа можно обойтись, если все организационные моменты решены работодателем в локальном нормативном акте, например в Положении об аттестации работников, и издан приказ о постоянно действующей аттестационной комиссии. В этом случае, как правило, сама процедура начинается с утверждения графика и ознакомления с ним сотрудников, подлежащих аттестации, под роспись.

СОСТАВЛЕНИЕ ГРАФИКА АТТЕСТАЦИИ

Форму такого графика, а также способ и сроки его утверждения работодатель - коммерческая организация определяет самостоятельно. График может утверждаться как приказом руководителя компании (например, приказом о проведении аттестации, приложение 1), так и в результате проставления на графике соответствующего грифа утверждения (приложение 2).

Технология подготовки графика в каждой компании своя. Например, графики могут составляться отдельно по структурным подразделениям, а потом сводиться воедино секретарем аттестационной комиссии. Или график может оформляться специалистом кадровой службы, ответственным за эту работу, затем согласовываться с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых подлежат аттестации, и только после этого передаваться на утверждение руководителю организации. В некоторых компаниях ответственных за составление графика назначают из состава аттестационной комиссии.

Какие сведения желательно отразить в графике проведения аттестации?

Этот документ может включать следующие сведения:

  • наименования структурных подразделений, сотрудники которых проходят аттестацию;
  • наименования должностей, фамилии, имена и отчества аттестуемых работников;
  • период проведения аттестации;
  • даты ее проведения по отдельным структурным подразделениям и должностям;
  • место и время.

В нашей компании аттестацию начали проводить совсем недавно, и сейчас мы совершенствуем эту процедуру. В прошлом году столкнулись с тем, что не все сотрудники, ответственные за подготовку отдельных документов (характеристик на работников, опросных листов и анкет), предоставляли эти документы в срок. Можно ли предусмотреть такую информацию - кто, когда и кому должен сдать документы на аттестуемых - в графике проведения аттестации? Может быть, выделить для этого специальную графу «График предоставления документов»?

Если перечисленные вопросы не решены или недостаточно подробно прописаны в локальном нормативном акте (допустим, в Положении об аттестации), эти сведения можно внести в соответствующий график (приложение 2). Главное, чтобы сотрудники, ответственные за подготовку, сбор и предоставление характеристик, опросных листов, анкет и других документов, были ознакомлены со сроками предоставления и списком оформляемых документов.

Нужно ли знакомить аттестуемых работников с графиком проведения аттестации?

Аттестуемые сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с графиком, желательно под роспись. Что касается сроков ознакомления, то обычно работников ставят в известность о предстоящей аттестации не менее чем за месяц до ее проведения.

В компании был составлен график проведения аттестации, работников ознакомили с ним под роспись за пять недель до ее начала. Во время аттестации несколько человек заболели, двое были направлены в командировку. Аттестацию они прошли, но в другие дни. Нужно ли вносить изменения в график?

Полагаем, что в подобных ситуациях можно поступать по аналогии с графиком отпусков. В случае когда сотрудники проходят аттестацию не в те дни, которые были им для этого отведены, в графике можно отразить фактические даты проведения аттестации и пояснить, почему так вышло.

АТТЕСТАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

При проведении аттестации работники комиссии работают с разными материалами. Чаще всего это отзывы (представления), характеристики, анкеты аттестуемых сотрудников и другие документы, в которых содержится информация о деловых и личностных качествах работника.

В ОАО «Кранэкс» (г. Иваново) используются унифицированные характеристики на работников и отчеты специалистов о внедрении творческих разработок.

Посмотрим, какие документы, составляемые на подготовительном этапе, чаще всего применяются при проведении аттестации.

Отзывы, представления, характеристики

Словарь кадровика Деловые качества работника - способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). Квалификация работника - уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы

Конкретные виды документов, содержащих сведения об аттестуемом работнике, определяются работодателем. Это может быть отзыв (приложение 3), представление или, например, характеристика. Такие документы обычно составляются по утвержденному в компании шаблону руководителем обособленного структурного подразделения, в котором работает аттестуемый сотрудник.

Как отзыв, так и представление должны содержать информацию о деловых, личностных, моральных и иных качествах работника, которые имеют непосредственное отношение к занимаемой должности или выполняемой работе. Чтобы уменьшить влияние субъективных факторов, иногда используют экспертно-балльные системы аттестации - они учитывают количественные показатели работы и потому удобны для различных сравнений, необходимых при оценке профессиональных качеств работника.

Отзывы, составляемые в ОАО «Автокран», содержат более 20 пунктов, характеризующих различные свойства работника. Следует отметить показатели оценочного свойства, учитываемые по пятибалльной шкале:

  • уровень выполнения должностных обязанностей;
  • уровень исполнения приказов (распоряжений);
  • трудовая активность;
  • творческая активность.

В отзывах надо указывать конкретные количественные и качественные характеристики, учитываемые при оценке деловых качеств и квалификации работников. Кроме показателей, общих для всех категорий сотрудников, таких как уровень образования, объем специальных знаний, стаж работы в данной или аналогичных должностях, для отдельных групп специалистов целесообразно предусмотреть особые показатели и критерии оценки.

Например, степень самостоятельности выполнения должностных обязанностей и качество их выполнения, степень ответственности за порученное дело; способность адаптироваться к новой ситуации и применять новые подходы к решению возникающих проблем; умение организовать труд подчиненных, обеспечить руководство их работой, стиль общения с подчиненными, реальный масштаб руководства и т. п.

Нужно ли знакомить аттестуемого сотрудника с подготовленным на него отзывом (представлением)?

Полагаем, что работника желательно заранее ознакомить с отзывом (представлением), поступившим в аттестационную комиссию. Это позволит ему подготовиться к вопросам комиссии, а также направить ей письменные возражения, если такая возможность предусмотрена порядком проведения аттестации, действующим в компании. Оформить свои возражения работник может, например, написав заявление (приложение 4).

Наш совет Установите сроки для составления отзыва. С отзывом работник должен быть ознакомлен заблаговременно до начала аттестации

Обратите внимание: в современных правовых актах обычно указывается двухнедельный срок ознакомления работника с отзывами или представлениями. Несоблюдение данного и иных аттестационных сроков расценивается судами как нарушение установленного порядка проведения аттестации.

Так, районным судом были удовлетворены требования Р. к Управлению социального развития и труда администрации муниципального образования о восстановлении на работе. Решение суда было основано на фактах нарушения работодателем сроков составления представления на Р. и ознакомления ее с этим документом.

Анкета аттестуемого работника

Некоторые работодатели дают аттестуемым сотрудникам возможность заполнить отдельные строки в отзыве или представлении, но чаще для этого используется отдельная анкета. Такой подход к подготовке документов повышает защищенность работников, с одной стороны, и ответственность непосредственного руководителя за достоверность, объективность информации - с другой.

Желательно признать за аттестуемым право представлять в комиссию дополнительные сведения о своей работе, например отчеты о выполненных заданиях, отзывы независимых организаций о выполнении конкретных поручений, свидетельства об изобретениях и проч. Закрепление таких положений соответствует целям аттестации и способствует объективной, непредвзятой оценке деловых качеств работника. В комиссию дополнительные документы могут поступать вместе с заявлением сотрудника (приложение 4).

Так, для государственных гражданских служащих предусмотрена возможность активно участвовать в проведении аттестации: они могут представлять в комиссию сведения о выполненных за прошедший период поручениях и подготовленных проектах, а также пояснительные записки на отзыв непосредственного руководителя.

В следующем номере мы рассмотрим порядок работы аттестационной комиссии, основные правила ведения протоколов и способы оформления результатов аттестации.

Приложение 1

Пример оформления приказа о проведении аттестации (фрагмент)

Аттестация работников. Шаг 2

Приложение 2

Пример оформления графика проведения аттестации (фрагмент)

Аттестация работников. Шаг 2

Приложение 3

Примерная форма отзыва на аттестуемого

Аттестация работников. Шаг 2

Приложение 4

Пример оформления заявления аттестуемого работника о несогласии с отзывом

Аттестация работников. Шаг 2



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль