Закрываем вакансию управляющего проектным офисом

1787
В последнее время многие организации стали расширять штат, открывать новые бизнес-направления и в связи с этим более активно привлекать подрядчиков, что спровоцировало рост цен на услуги консалтинговых компаний. Выходом из сложившейся ситуации может стать создание собственного проектного офиса. Рассмотрим реализацию такого проекта на примере НПП «ЭЛЕМЕР».

Создание собственного проектного офиса в компании позволяет решить вопрос сопровождения внедрения изменений, глубоко вникнуть в суть которых приглашенным консультантам не всегда под силу.

НПП «ЭЛЕМЕР» занимает на рынке прочную позицию по отношению к конкурентам. Однако на определенном этапе руковод ство компании пришло к выводу о необходимости проведения изменений в ее структуре для перехода на новый уровень развития.

В компании нет отдела персонала, за работу с сотрудниками отвечает заместитель генерального директора. Для реализации проекта по оптимизации организационной структуры были привлечены консультанты.

В ходе проведения сессий стратегического планирования с руководителями компании было принято решение о ряде изменений, в том числе о реструктуризации. Ввиду проектного формата предстоящих изменений следующим этапом стало создание эффективно работающего проектного офиса - центра, по зволяющего консолидировать вокруг себя имеющиеся в распоряжении компании ресурсы с целью создания нового. В данном случае новым можно считать качество процессов управления, напрямую влияющих на снижение общего уровня издержек и повышение эффективности данного процесса.

Справка о компании

НПП «ЭЛЕМЕР» - ведущий российский приборостроительный завод, более 20 лет разрабатывающий и выпускающий надежные системы и средства автоматизации. Предприятие имеет филиалы в Москве и Санкт-Петербурге, более 15 представительств в России, а также представительства в Украине, Казахстане, Чехии, Беларуси и Узбекистане. Численность персонала предприятия, включая филиалы, составляет около 1 тыс. человек.

Возглавить создаваемую структуру должен был управляющий, не имевший сотрудников в непосредственном подчинении. По сути, отдел состоял из одного человека, но в зависимости от реализуемого проекта планировалось в процессе работы привлекать из профильных отделов завода сотрудников, являющихся специалистами в той или иной области.

В итоге в компании была создана стандартная линейная матричная структура управления.

Разработкатребований, предъявляемых к управляющему проектным офисом

Далее внешним провайдерам была поставлена задача - подобрать такого сотрудника, который сможет быть эффективным и результативным в рамках созданной структуры. Для этого были определены требования к должности, отражающие ключевые характеристики сотрудника на данной позиции (табл.).

Закрываем вакансию управляющего проектным офисом

HR-консультанты рассматривали кандидатов с опытом работы в консалтинговых компаниях (предпочтение отдавалось тем, кто специализируется на реализации проектов у заказчиков аналогичной или смежных отраслей), а также в производственных компаниях (в идеале требовался кандидат с опытом работы в компании, занятой аналогичной деятельностью). По уровню занимаемых должностей на предыдущих местах работы предпочтение отдавалось прежде всего тем, кто работал в консалтинговых компаниях на позиции менеджера или руководителя проектов и отвечал при ведении проектов как за взаимодействие с заказчиком, так и за координацию проекта (возможно, нескольких его этапов), а также кандидатам, которые в производственных компаниях занимали должности руководителей отделов продаж, маркетинга, производства или должность руководителя технического отдела. Дополнительным фактором успешности кандидата служило отличное знание отрасли и конкурентов.

Поиск кандидата

Для замещения должности управляющего проектным офисом применялся метод прямого поиска, состоящий из нескольких этапов.

Этап 1. Выбор кандидатов для проведения собеседования

Консультантами был составлен список компаний (Long list), в которых, предположительно, работает потенциальный кандидат. Long list включал кандидатов из 20 консалтинговых компаний, имеющих специализацию в производстве, и пяти производственных компаний, занимающихся аналогичным НПП «ЭЛЕМЕР» видом деятельности. В итоге из производственных компаний было отобрано восемь кандидатов. При отборе учитывалось наличие у них рекомендаций с предыдущих мест, опыта работы не менее пяти лет в интересующей консультантов отрасли и готовность к диалогу. Таковыми были преимущественно руководители отдела маркетинга, несколько руководителей технического отдела и руководитель отдела продаж. Из консалтинговых компаний отобрали 25 человек. Отбор проводился

на основе отзывов о кандидате, полученных от коллег, участвовавших с ним в одних проектах, и компаний, выступавших заказчиками по проектам, а также на основе наличия опыта реализации проектов, смежных с интересующей отраслью.

В процессе дистанционного общения (посредством телефонных переговоров и переписки по электронной почте) консультанты отобрали десять кандидатов (Short list) для проведения персонального интервью. Большинство из них - восемь человек - составляли представители консалтинговых компаний с опытом реализации проектов в сфере производства комплектующих, двое были из производственных компаний.

Этап 2. Проведение персонального интервью

Процесс собеседования с кандидатамипроходилпоэтапно: беседа, решение кейса, психологическое тестирование. В ходе интервью акцент делали на вопросы о реализованных проектах (что было сложно реализовать, и какие пути решения проблем были найдены).

Использовался кейс, посвященный условиям реализации проекта по выводу нового продукта на рынок. Кандидату предлагалось составить краткий план реализации проекта с учетом главных этапов, количества за действованных сотрудников, временных рамок, а также финансовых затрат. При этом в помощь при расчетах ему были предоставлены необходимые данные в цифрах.

Пример применения теста Деллингер «Фигуры»

Кандидатам были предложены на выбор круг, квадрат, треугольник, зигзаг и прямоугольник, которые следовало ранжировать с точки зрения привлекательности. По их расстановке были сделаны выводы о некоторых особенностях личности и поведения кандидатов.

По результатам встреч консультанты представили руководству НПП «ЭЛЕМЕР» трех финальных кандидатов, из которых заказчик выбрал двух (табл. 2).

Закрываем вакансию управляющего проектным офисом

О чем говорит такая расстановка? Прежде всего треугольник в профиле первого кандидата означает лидера, организатора, руководителя. Такой сотрудник способен концентрироваться на значимой цели, идти вперед и достигать намеченный результат. Правда, существует опасность его сильной концентрации на себе, но если вторым по счету будет круг, то это может существенно сгладить такой недостаток треугольника.

Треугольник на третьем месте у второго кандидата свидетельствует о средних организаторских способностях. Зато у этого кандидата на первом месте зигзаг, который отвечает за творчество и креативность. Такой сотрудник неординарно подходит к решению большинства вопросов, нестандартно мыслит. Правда, у него могут быть некоторые сложности с организацией какой-либо гениальной идеи. Он является слабым организатором, поэтому третья позиция в профиле первого кандидата выглядит гораздо выигрышнее.

Круг, который означает гармонию и коммуникации с окружающими (что важно при командной работе), у обоих кандидатов занимает вторую позицию. Четвертая позиция у обоих кандидатов накладывает уже не столь существенный отпечаток на личность тестируемого. Квадрат характеризует человека как неустанного работника, единственный недостаток которого заключается в концентрации на деталях, а не на главном в отличие, например, от треугольника. На пятой позиции у обоих кандидатов расположен прямоугольник, свидетельствующий о неопределенности. Такую позицию можно характеризовать с двух сторон. На это место может быть поставлен тот, с кем тестируемому сложнее всего взаимодействовать. Для рассматриваемой должности это хорошо. Могут срабатывать также психологические защитные механизмы, и человек будет пребывать в состоянии неопределенности.

Наряду с кейсами HR-консультанты использовали информативные проективные методики (разновидность психологических тестов). Одной из них является тест Деллингер, по которому можно сделать некоторые выводы о типе и особенностях поведения человека.

После тестирования, решения кейсового задания и проведения интервью по компетенциям руководство компании приняло решение в пользу первого кандидата. Сразу после этого были определены показатели эффективности нового управляющего проектным офисом. Кроме базового оклада, который составил 80% от общего дохода кандидата, был введен бонус по результатам проекта. Успешность реализованных проектов оценивалась по следующим показателям: срок реализации, соответствие поставленных задач результату, соответствие реальных финансовых затрат запланированным (наличие перерасхода).

К настоящему времени сотрудник, принятый на должность управляющего проектным офисом, работает в компании уже третий год. Наличие проектного офиса оправдало ожидания топменеджмента НПП «ЭЛЕМЕР». С помощью этой структуры стало возможным решение ряда задач.

Разработка общекорпоративныхпрограмм развития.

Очень часто руководители структурных подразделений и отделов сосредоточены преимущественно на решении задач, касающихся непосредственно вверенных им подразделений, и крайне неохотно используют свои ресурсы для решения общекорпоративных задач. Создание единого центра, подчиняющегося напрямую генеральному директору и действующего исходя из интересов всей компании, позволило преодолеть подобную преграду.

Анализ и последующий реинжиниринг действующих, а также разработка, моделирование и внедрение новых бизнес-процессов, организация документооборота (экспертиза регламентов, разработка системы первичного управленческого учета). Каждое из подразделений заинтересовано в повышении собственной эффективности, но зачастую то, что выгодно в масштабах одного отдела, противоречит общим интересам. Попытка обеспечить себе удобство в границах одного подразделения неизбежно приводит к увеличению нагрузки на соседнее звено в цепи единого процесса и снижает общую эффективность. Создание проектного офиса позволило решить эту проблему, сосредоточив в одном месте разрозненные ранее регламенты взаимодействия, что сделало возможным проведение экспертизы процессов на конфликтность и разработку оптимизированных схем организации взаимодействия подразделений на всех этапах того или иного бизнес-процесса.

Управление проектами. Если под определением «проект» понимать любую совокупность мероприятий, направленных на достижение конечного результата и ограниченных по времени, то легко заметить, что при организации взаимодействия в матричной структуре выпадает элемент центра принятия решений и обеспечения координации. Переключение управления проектами на проектный офис позволяет восполнить подобные пробелы.

Таковы основные задачи, которые решаются проектным офисом в НПП «ЭЛЕМЕР». Результатом работы структуры можно считать успешную реализацию ряда проектов, что позволило сократить издержки производства (вследствие исключения избыточных затрат за счет оптимизации процессов управления) и повысить его общую рентабельность по сравнению с предыдущими показателями на9-11%.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль