Я знаю как правильно… ознакомить работника с документами работодателя при приеме на работу

65133
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Расхожее выражение «меньше знает – крепче спит» не применимо к трудовым отношениям. Работодатель должен обеспечить работника необходимой информацией, касающейся его работы и условий труда. В некоторых случаях Трудовой кодекс прямо указывает – с документом работник должен быть ознакомлен под роспись. Специальные правила ознакомления работников с документами работодателя предусмотрены для случая приема на работу. Обязанности прописаны, но вот как их соблюдать? Об этом нашим читателям расскажет тот, кто точно знает, как…

Из этой статьи вы узнаете: 

  • какие документы работодатель обязан предоставить работнику при приеме на работу
  • какие локальные нормативные акты могут действовать у работодателя
  • какие документы обязательны для ознакомления "под роспись"
  • чем удобен Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами

Несложная, казалось бы, процедура, а не скажите. Все дело в деталях, последовательности действий и тонкостях. Итак, при приеме на работу работник должен быть ознакомлен под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). При этом форма и порядок ознакомления с документами, как, впрочем, и перечень документов, которые должен предоставить работодатель, не установлены. Можно выделить только два требования закона:

  1. Ознакомление работника с документами должно производиться под роспись.
  2. Работника следует ознакомить с документами до подписания трудового договора.

Помните об одном из важнейших документов, которые должен предоставить работодатель!

Правила внутреннего трудового распорядка должны быть в каждой компании.

Очевидно, что со всеми остальными вопросами работодатель должен определиться самостоятельно.

Более подробное разъяснение смотрите в видео:

Итак, прежде всего, нужно ответить на вопрос:

С какими именно документами необходимо ознакомить будущего работника?

В этот список входят:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка;
  2. иные локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника. Перечень этих документов каждый работодатель определяет самостоятельно исходя из того, какие локальные акты действуют в организации и какие нормы они содержат. Главное – определить, касаются ли нормы, содержащиеся в том или ином документе, работы и условий труда работника;
  3. коллективный договор, если он заключен у данного работодателя.

Какие локальные нормативные акты могут действовать у работодателя?

Какие локальные нормативные акты могут действовать у работодателя?

– Правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);

– документы работодателя, устанавливающие порядок обработки персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ), например Положение о персональных данных;

Наши рекомендации о предоставляемых работодателем документах

Чтобы проще было решить, с какими документами работодателю нужно ознакомить того или иного работника при приеме на работу, подготовьте себе памятку с полным перечнем всех локальных нормативных актов работодателя. Сделайте в нем примечание о том, на всех ли работников организации распространяются эти документы или касаются трудовой деятельности отдельных сотрудников

– документы работодателя, устанавливающие систему оплаты труда (ч. 4 ст. 135 ТК РФ), например Положение об оплате труда, Положение о премировании.

У отдельных работодателей, с учетом специфики их деятельности, должны действовать следующие локальные акты:

– Перечень должностей с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);

графики сменности (ч. 2 ст. 103 ТК РФ);

– документы работодателя, устанавливающие порядок проведения аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ), например Положение об аттестации;

Наши рекомендации к предоставляемым работодателям документам для будущих сотрудников

Передайте работнику копию должностной инструкции, а визу ознакомления с этим документом дополните словами: «Экземпляр должностной инструкции получил»

– документы работодателя, устанавливающие разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);

– документы работодателя, устанавливающие размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни (ч. 3 ст. 112 ТК РФ);

– документы работодателя, устанавливающие нормы труда (ч. 1 ст. 162 ТК РФ);

– документы работодателя, устанавливающие порядок и размеры оплаты времени нахождения в командировке (ч. 2 ст. 168 ТК РФ), например Положение о командировках;

– документы работодателя, устанавливающие условия и порядок проведения профессиональной подготовки, переподготовки, повышения квалификации работников, обучения их вторым профессиям (ч. 2 ст. 196 ТК РФ).

Ну и наконец, работодатели могут по своему усмотрению разрабатывать и утверждать другие документы: например Положение о персонале, Положение о повышении квалификации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и др.

Что значит «ознакомить с документом под роспись»?

Это значит, что работник должен ознакомиться с содержанием документа работодателя, а затем поставить специальную отметку – визу ознакомления – на самом документе или в другом предназначенном для этого месте, о чем мы поговорим чуть ниже.

Виза ознакомления начинается словами «С … (наименование документа работодателя) ознакомлен(а)», включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату ознакомления, например:

ПРИМЕР

Коллективный договор (фрагмент)

Я знаю как правильно… ознакомить работника с документами работодателя при приеме на работу

Где можно оформлять визы ознакомления с документом, предоставленным работодателем «под роспись»?

В случае, когда поступающего на работу нужно ознакомить с локальным нормативным актом, имеющим отношение к небольшому кругу работников (например, с должностной инструкцией - документом предоставляемым работодатеем каждому сотруднику), целесообразнее всего поставить визу ознакомления непосредственно на самом документе.

Кстати, с должностной инструкцией особая ситуация. Если для должности, на которую принимается работник, разработана должностная инструкция, то при приеме на работу (до подписания трудового договора и оформления приказа о приеме работника) работодатель обязан ознакомить сотрудника с этим документом под роспись. Но поскольку каждый работник непосредственно отвечает за выполнение требований должностной инструкции, хорошо бы после ознакомления передать ему заверенную копию данного документа. В этом случае работник не сможет сослаться на то, что не запомнил содержание инструкции. Проверяющие инстанции или суд (в случае трудового спора) не смогут предъявить работодателю претензии, что содержание должностной инструкции не доведено до сведения работника.

ПРИМЕР

Должностная инструкция (фрагмент)

Я знаю как правильно… ознакомить работника с документами работодателя при приеме на работу

Кроме того, к документу работодателя можно приложить отдельный лист для оформления всех необходимых виз ознакомления (лист ознакомления). Например, так может выглядеть лист ознакомления с Правилами внутреннего трудового распорядка:

ПРИМЕР

Лист ознакомления работников с Правилами внутреннего трудового распорядка

Я знаю как правильно… ознакомить работника с документами работодателя при приеме на работу

Такой способ удобен в тех случаях, когда с документом работодателя необходимо ознакомить большое количество работников. К тому же лист никогда не потеряется, поскольку является приложением к локальному нормативному акту, а значит, хранится вместе с ним как его неотъемлемая часть.

Для оформления виз ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя могут применяться специально разработанные учетные формы. В этом случае работники после ознакомления с содержанием того или иного документа оформляют соответствующую визу не на самом документе предоставленном работодателем, и не в приложении к нему, а в отдельной форме. Например:

ПРИМЕР

Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами

Я знаю как правильно… ознакомить работника с документами работодателя при приеме на работу

Подобные журналы учета могут вестись много лет, они очень удобны, поскольку содержат полную информацию о том, с какими документами, предоставленными работодателем, и когда был ознакомлен тот или иной работник.

Наконец, можно предложить такой вариант оформления ознакомления работника с документами работодателя при приеме на работу: составить (например, в табличной форме) перечень документов, с которыми должен быть ознакомлен работник, ознакомить его с содержанием каждого документа, оформить соответствующие визы на отдельном листе бумаги. В дальнейшем оформленный перечень приложить к трудовому договору, заключенному с работником, указав (от руки) дату и номер договора.

ПРИМЕР

Перечень документов работодателя, с которыми ознакомлен работник, как приложение к трудовому договору

Я знаю как правильно… ознакомить работника с документами работодателя при приеме на работу

Чем хорош такой способ подтверждения ознакомления работника с документами работодателя? Перечень является приложением к трудовому договору, хранится вместе с ним, и вся информация о том, с какими документами был ознакомлен работник при приеме на работу, находится в одном месте. Поэтому, если возникнет необходимость подтвердить факт ознакомления конкретного работника, например, с Правилами внутреннего трудового распорядка, не нужно будет искать его визу ознакомления ни в приложениях к Правилам, ни в оформленном Журнале ознакомления с локальными нормативными актами. Достаточно будет достать трудовой договор, заключенный с этим работником.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль