Многоступенчатая система адаптации

2897
Одна из самых важных задач подразделения по работе с персоналом - построение грамотной системы адаптации в компании - снижает или сводит к минимуму негативное и травмирующее эмоциональное состояние нового работника в связи с возможным возникновением неловких ситуаций.

Принято считать, что система адаптации существует только для новых сотрудников, однако она значительно облегчает жизнь и старожилам компании. Если есть возможность в любое время обратиться с вопросом к сотруднику отдела, ответственному за его адаптацию, или к специалисту отдела персонала, новому сотруднику не придется расспрашивать каждого и опасаться получить какой-нибудь резкий ответ на свой «глупый вопрос» или вообще остаться в неведении.

В идеале, в любой компании сотрудники должны быть вежливы и внимательны к новым членам коллектива, всегда оказывать им помощь, но в реальности так бывает не всегда, поскольку всюду работают люди с разными характерами и воспитанием. В рамках поддержки системы адаптации HR-отдел призван повышать и общую культуру персонала компании.

Пример

Одним из способов может стать проведение регулярных встреч на тему межкультурного и межкоммуникативного взаимодействия внутри коллектива. Как минимум, раз в квартал в компании нужно проводить семинары с приглашением внешних экспертов по деловому этикету, которые в своих беседах обычно затрагивают вопросы внешнего вида сотрудников, культуры деловых контактов и переписки.

Чтобы свести негативные ситуации к минимуму, система адаптации должна включать несколько элементов согласно разработанному и утвержденному Положению об адаптации. На примере группы компаний по производству и продаже пищевых ингредиентов рассмотрим систему адаптации, состоящую из восьми шагов.

Шаг 1. Подготовка рабочего места

За исполнение этого шага отвечает сотрудник отдела внутреннего сервиса.

Компании предоставляется лишь один шанс произвести хорошее впечатление на нового сотрудника - первый рабочий день запо

минается ему особенно хорошо. Значит, к его приходу должно быть подготовлено технически оснащенное и укомплектованное всем необходимым рабочее место, установлен компьютер, подключен интранет, присвоен e-mail, на столе должны находиться новые канцтовары, чтобы сотруднику не пришлось разыскивать авторучку или блокнот для записей.

В рассматриваемой компании на стол нового работника кладут пакет с корпоративной символикой, в котором находится канцелярский набор, тетрадь или блокнот для записей, а на клавиатуру компьютера - корпоративную открытку с приветствием от имени коллектива компании и указанием фамилии, имени и отчества сотрудников, ответственных за его адаптацию, непосредственно из его подразделения и из отдела персонала. В пакете также находится путеводитель нового сотрудника по компании. Его краткое содержание:

  • приветствие от владельца компании;
  • история компании (год образования, кто стоял у истоков, история развития; информация об открытии филиалов, представительств в СНГ, значимых достижениях, победах и наградах);
  • миссия, ценности компании;
  • организационная структура (специализация каждой бизнес-единицы, ассортиментная политика, количество клиентов, география закупок, основные финансовые показатели);
  • принципы деятельности, специфика корпоративной культуры, социальная политика, требования к внешнему виду сотрудников, правила внутреннего трудового распорядка, сроки и порядок выплаты заработной платы;
  • сведения о работниках, а также о том, к кому и в каких случаях необходимо обращаться по тем или иным вопросам;
  • перспективы карьерного и профессионального роста в компании: от менеджера до директора по продажам, от секретаря до менеджера, от технолога до ведущего технолога.

Менеджер по работе с персоналом следит за тем, чтобы новый сотрудник ознакомился с представленной в книге информацией вдумчиво, с комментариями и уточняющими вопросами.

Шаг 2. Встреча с наставником

За исполнение этого шага отвечает сотрудник, выступающий в роли наставника.

В первый рабочий день нового работника сотрудник по подбору персонала приводит его в HR-отдел, представляет кадровику и затем лично знакомит с сотрудником HR-службы, который в дальнейшем будет нести ответственность за его адаптацию и к которому можно будет обратиться по любому вопросу.

Далее нового работника знакомят с его подразделением (представляют его руководителю, коллегам) и отдельно с наставником из числа опытных работников, который будет отвечать за его адаптацию в коллективе и рабочем процессе. Обычно этот человек входит в число профессиональных наставников и имеет соответствующую подготовку. Для роли наставника отбираются высокорезультативныесотрудники, проработавшие в данной организации не менее 2,5 лет, обладающие определенными личностными качествами, такими как доброжелательность, готовность и умение обучать, позитивный и лояльный настрой по отношению к компании. Показателем эффективности работы наставника служит результат деятельности нового сотрудника по окончании испытательного срока. Причем данный показатель складывается из трех составляющих: оценки его работы, выставленной линейным руководителем; оценки сотрудника отдела персонала; и оценки подопечного.

За наставничество выплачивается денежное вознаграждение, но только после того как аттестационная комиссия вынесет положительное решение об успешном прохождении новым сотрудником испытательного срока. Кроме того, для наставников предусмотрена нематериальная мотивация в виде возможности принять участие в конкурсе «Наставник года» и получить соответствующее вознаграждение за наиболее эффективное введение в должность новых сотрудников. Для этого в первые дни работы нового сотрудника обсуждается круг задач, которые входят в его компетенцию, уточняются его обязанности согласно должностной инструкции, а также функции других сотрудников этого подразделения, согласовывается порядок взаимодействия с руководителем. Непосредственный руководитель рассказывает новому работнику о применяемых в отделе методах планирования, отчетности и контроля.

Введение в должность (пример плана введения в должностьсм. в приложении) напрямую связано с получением информации о компании (что называется, из первых рук).

Шаг 3.Ориентационныи семинар

За исполнение этого шага отвечает руководитель отдела персонала.

На протяжении четырех лет раз в месяц на территории корпоративного университета компании проходит welcome-тренинг, который собирает до десяти новых сотрудников. В свое время его проведение стало ответным решением отдела персонала на задачу, поставленную владельцем компании, - максимально ускорить процесс адаптации новых сотрудников. Данная часть адаптационной системы получила название «Ориентационныи семинар "Здравствуйте!"». Ориен-тационным семинар называется потому, что действительно помогает быстрее сориентироваться в информационном потоке, от которого в первые дни работы у нового сотрудника голова может пойти кругом. Его приглашают принять участие в ориентационном семинаре в течение первых двух-трех недель пребывания в компании.

Основная цель ориентацион-ного семинара - дать представление о деятельности группы компании, рассказать о ее целях, задачах и структуре, познакомить с корпоративной культурой, правилами и стилем работы менеджмента, рассказать о людях, которые внесли большой вклад в историю развития организации (кто открыл новый цех, запустил новую линию производства, прошел путь от простого менеджера до генерального директора и т. д.), а также показать перспективы развития (профессионального и карьерного роста нового сотрудника).

Семинар проводится в течение трех часов и состоит из пяти частей:

1) структура группы компаний (информирование о целях и задачах основных подразделений, демонстрация роликов о компании);

2) экскурсия по компании (посещение производственных цехов, где можно увидеть реальный процесс производства пищевых ингредиентов, и лабораторий с уникальным оборудованием, а также складов для составления представления о системе и правилах хранения товара);

3) ознакомление с корпоративной культурой организации (рассказ об особенностях межличностного взаимодействия, а также о том, как принято проводить корпоративные мероприятия в компании);

4) ознакомление с действующей в компании системой обучения (рассказ о корпоративном университете, презентация системы дистанционного обучения, которая особенно необходима менеджерам по продажам и технологам);

5) знакомство с «нужными людьми» - представление участникам семинара руководителей различных сервисных отделов, таких как IT, бухгалтерия, административный, юридический, клиентский и др. (в связи с занятостью ответственных работников данная часть семинара может проводиться как сеанс видеосвязи).

После семинара участникам раздают анкеты обратной связи. Каждый из линейных руководителей в любое время может посетить ориентационный семинар и внести какие-либо предложения или просто поделиться своими наблюдениями по поводу эффективности данного мероприятия на примере адаптируемого сотрудника.

Шаг 4. Создание электронного помощника

Для работников компании действует электронный помощник - путеводитель.

В нем отражена краткая информация обо всех сервисных сотрудниках (напрямую связанных клиентами, поставщиками и т. д.). Например, сотрудник желает заказать цветы на день рождения для своего коллеги, поинтересоваться датой выдачи заработной платы, узнать, как связать клиента с технологической службой (на какого технолога переключить телефонный звонок) или заказать машину для поездки в командировку, -ответы на все вопросы он может найти в электронном путеводителе по компании, который базируется на корпоративном портале и находится непосредственно в разделе о работе с персоналом: здесь отражены координаты ответственных лиц и их фотографии. Изначально электронный помощник был разработан руководителями отдела персонала и IT-отдела специально для новых работников, но в ходе его использования оказалось, что этоочень полезная вещь для всех сотрудников компании.

Шаг 5. Создание HR-странички на внутреннем информационном портале

Процесс адаптации подразумевает передачу общекорпоративных ценностей и оказание помощи в их освоении.

В этот период компания знакомит нового работника со своей корпоративной культурой и одновременно формирует его лояльность. Для того чтобы адаптационная система работала без перебоя, важна каждая мелочь: дата рождения в карточке сотрудника компании, информирование обо всех происходящих в компании событиях в доступном и понятном виде, отражение всех организационных изменений.

В компании действует внутренний портал, в информационном наполнении которого задействованы все сотрудники HR-департамента, отдельные специалисты IT-департамента и сотрудник отдела сервиса. Так, HR-менеджеры отвечают за внесение кадровой информации о новом сотруднике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес, прописка, наличие детей, семейное положение). Специалист IT-отдела размещает на портале номер внутреннего телефона и адрес рабочей электронной почты нового работника, сотрудник отдела сервиса - номер кабинета и этаж, где он работает. Другой сотрудник отдела персонала заполняет раздел конкурсов, в котором есть большой блок, посвященный персоналу. Здесь размещается информация обо всех корпоративных конкурсах, например таком, как «Лучший сотрудник месяца», в котором могут участвовать и новые сотрудники, о том, кто из отделов продаж стал лидером месяца, какого числа пройдет отраслевая выставка и кто примет в ней участие, здесь же анонсируется новый выпуск корпоративной газеты с указанием, где ее можно получить, и пр.

Также на внутреннем портале компании есть раздел, который называется «В нашем полку прибыло». Здесь отражаются фотографии недавно пришедших сотрудников. На следующий день после появления в коллективе нового работника система автоматически рассылает всем оповещение о том, что такого-то числа новый сотрудник (дается его фото) вышел на работу (с указанием должности и подразделения), далее следует соответствующая контактная информация (номер кабинета и внутреннего телефона, электронный адрес).

Шаг 6. Размещение сведений на информационных досках

За исполнение этого шага отвечает сотрудник отдела персонала.

Информационные доски отражают электронные материалы, которые размещаются на новостной HR-страничке на внутреннем портале компании, только в печатном варианте. Информационная доска разделена на блоки: цитата недели (тематическая цитата или афоризм про работу), результаты конкурсов (итоговые и текущие), поздравления (в этом разделе сотрудник отдела персонала вывешивает портреты сотрудников, успешно прошедших испытательный срок, и поздравление по этому случаю, а также поздравления с днем рождения, рождением ребенка, со свадьбой, с новой должностью, новым клиентом и т. д.), анекдот недели (на тему трудовой деятельности). Благодаря такой информации новый сотрудник быстрее адаптируется к культуре компании.

Шаг 7. Издание корпоративной газеты

За исполнение этого шага отвечает команда, куда входят руководитель отдела персонала, его помощник, а также двое сотрудников из отдела маркетинга под руководством главного редактора - директора по персоналу.

Издание корпоративной газеты «Вестник» преследует несколько целей: во-первых, информационную цель («верхи» компании хотят донести свою позицию до «низов»); во-вторых - общеновостную (информирует обо всем происходящем в компании). Газета из четырех листов формата A3 выходит раз в квартал. Она включает следующие разделы: «От первого лица, «Слово редактора», «События, факты, комментарии», «Новости компании», «Итоги квартала» (полугодия, года), «Мы - профессионалы», «Мы в развитии», «Наше творчество», «Корпоративная жизнь, «Поздравляем!». Писать для корпоративной газеты почетно. Кроме того, это прекрасный инструмент для поднятия корпоративного духа и сплочения коллектива единомышленников. Для нового сотрудника это источник информации о том, чем живет компания.

Шаг 8. Проведение корпоративных мероприятий

Корпоративные мероприятия помогают наладить неформальные отношения между сотрудниками компании, способствует сплочению коллектива. В рассматриваемой организации внутренние мероприятия условно делятся на два вида: познавательно-развивающие (командообра-зующие тренинги - team-beald-ing) и развлекательные (общие корпоративные мероприятия -празднование 8 Марта, 23 Февраля, Нового Года, Дня рождения компании и профессионального праздника «День пищевика»). Тренинги по командообразова-нию бывают выездные либо проходят на территории компании, периодичность их проведения -два раза в год. Причем на один тренинг, который всегда проходит в конце лета, приглашают членов семей и детей, которые могут принять активное участие в борьбе за победу в команде своих родителей. Этот тренинг уже давно превратился в большой праздник для детей сотрудников, к которому они заранее готовятся. Компания приглашает аниматоров, устанавливает на своей территории разнообразные детские батуты (к слову, на которых их родителям тоже приходится попрыгать во время проведения одного из конкурсов). В результате многие дети сотрудников начинают дружить между собой, а и их родители - более тесно общаться друг с другом.

Все описанные шаги не только способствуют быстрой адаптации новых сотрудников, но и укрепляют лояльность персонала по отношению к компании.

Заключительный (контрольный) шаг

Об эффективности системы наставничества для нового сотрудника свидетельствует результат аттестации по окончании им прохождения испытательного срока. Если по итогам оценки он получает балл, позволяющий остаться в компании для дальнейшей работы, то можно констатировать, что адаптационная система поспособствовала его вхождению в компанию и должность. Как раз на этом этапе оценки HR-специалист подробно узнает уже у бывшего новичка о том, что больше всего помогло ему при адаптации.

Приложение.

Пример плана введения в должность менеджера по закупкам

Многоступенчатая система адаптацииМногоступенчатая система адаптации



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль