Создание кадровой службы. Шаг 5

2533
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Ежедневная работа сотрудников кадровой службы связана с оформлением множества документов. О системе кадровой документации, видах и разновидностях кадровых документов мы писали в прошлом номере журнала. В этой статье напомним основные правила их оформления.

При оформлении любых документов, в том числе и документов кадровой службы, т. е. при проставлении необходимых стандартных надписей, установленных правилами документирования, выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под роспись. При этом на документах проставляются, например, подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления и т. д.

Отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления официальных документов, называются реквизитами документа. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативными актами. Правила оформления реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов.

При этом каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе.

Некоторые реквизиты обязательны для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Обратите внимание: отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

К обязательным реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, текст, подпись.

Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов.

Для письма, направляемого работодателем, например, в органы службы занятости населения, необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов по личному составу - наименование вида документа (ПРИКАЗ) и место его издания. Заявление же работника недействительно без личной подписи заявителя.

Среди обязательных реквизитов, в свою очередь, можно выделить постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации). Но многие реквизиты не могут быть постоянными. Они называются переменными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

Отдельные реквизиты, не влияя на юридическую силу документа, тем не менее выполняют важные функции информационного характера, например показывают, кто из сотрудников кадровой службы составлял текст письменного отказа в заключении трудового договора, подписанного руководителем организации; кто отправлял бывшему сотруднику по почте уведомление о необходимости получить трудовую книжку; в какое дело подшит экземпляр предложения сотруднику перевода на другую работу в соответствии с медицинским заключением и т. д. Такие реквизиты документа называют отметками, например отметка о контроле, отметка об исполнителе и др.

Состав реквизитов документов, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003). Требования этого документа являются рекомендуемыми, однако желательно их придерживаться при оформлении приказов, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000).

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

При изготовлении служебных бланков используют два основных стандартных формата бумаги: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Бланки документов должны иметь поля: левое, верхнее, нижнее - не менее 20 мм; правое - не менее 10 мм.

Реквизиты документов располагаются на стандартных листах бумаги формата А4 двумя способами: угловым и продольным.

Угловое расположение реквизитов - это такое расположение, при котором основные сведения об организации и документе размещаются в левом верхнем углу документа. Оно характерно, например, для письма, уведомления, положения, инструкции.

Создание кадровой службы. Шаг 5

При продольном расположении сведения об организации и документе приводятся по центру бланка. Такое расположение характерно для приказа, протокола, акта и др.

Создание кадровой службы. Шаг 5

Словарь кадровика Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк представляет собой стандартный лист бумаги с заранее нанесенными постоянными реквизитами и отведенными местами для переменных реквизитов

Требования к бланкам документов, в том числе к бланкам, на которых воспроизведен Государственный герб России или гербы субъектов России, изложены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланки изготавливаются как типографским способом, так и на компьютере. Для документов временного срока хранения допускается использование ксерокопированных бланков (за исключением бланков с изображением герба).

ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрены три вида служебных бланков:

  • общий бланк;
  • бланк письма;
  • бланк конкретного документа, кроме письма.

Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому могут добавляться герб, эмблема, наименование головной организации, если документ создан в обособленном структурном подразделении.

Создание кадровой службы. Шаг 5

Выделение письма как вида документа и разработка специального бланка письма связана с особенностями этого вида документа, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего адресные данные работодателя.

Создание кадровой службы. Шаг 5

Другие виды документов являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основныхчастей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть - это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа), первичные данные о документе.

Содержательная часть - главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение. Оформляющая часть - совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

Главной частью документа, безусловно, является содержательная часть (текст, таблица, анкета), отражающая цели и задачи документа, ради которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа - придание документу юридической силы.

Изучение практики работы современных кадровых служб показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист кадровой службы должен хорошо знать правила оформления всех надписей на документах, а также способы расположения реквизитов документов.

В отделе кадров нашей организации требуется оформлять большое количество многостраничных документов. Мы готовим и новые редакции локальных нормативных актов, и тексты трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, и обязательства отдельных сотрудников о неразглашении конфиденциальной информации и др. Бумаги расходуется очень много. В связи с этим вопрос - можно ли при создании кадровых документов использовать печать с двух сторон, то есть печатать текст и на оборотной стороне документа?

Реквизиты документов наносятся, как правило, на одну сторону листа бумаги. Допускается печатание документов и с использованием оборотной стороны листа. Однако нежелательно двустороннее оформление тех документов, которые имеют длительные сроки хранения, а это большая часть кадровых документов. В этом случае реквизиты документа лучше печатать на лицевой стороне листа, а непоместившуюся часть документа переносить на следующий лист. На оборотной стороне листа могут располагаться отдельные реквизиты, например визы согласования, отметка об исполнителе.

Большинство реквизитов документов имеют в составе несколько структурных частей.

Реквизит «Дата документа» состоит из трех частей: число, месяц, год. Реквизит «Гриф утверждения» состоит из пяти частей: слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего документ, его личной подписи, расшифровки подписи, даты утверждения документа.

В связи с этим принципиальное значение имеет правильное оформление каждого реквизита, без чего документ не может иметь юридической силы. Придание документу юридической силы - это, прежде всего, правильное оформление его реквизитов (конечно, при условии, что содержание документа также не имеет грубых ошибок или не нарушает установленной структуры текста или формы таблицы).

Далее ответим на самые распространенные вопросы о правилах оформления отдельных реквизитов.

Как правильно указывать в кадровых документах наименование организации?

Наименование работодателя указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

Такие же правила действуют при указании наименования работодателя в трудовой книжке работника.

При наличии в уставе организации наименования на иностранном языке это наименование указывается в служебных письмах. При наличии вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, указывают выше наименования организации.

В каких документах указывается реквизит «Наименование вида документа»?

Вид письменного документа — это его принадлежность к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Наименование документа является обозначением вида письменного документа. Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Этот реквизит пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренных УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

Какое время показывает дата создания документа?

Дата официального документа показывает время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Так, для приказа - это дата его подписания, для графика отпусков - дата утверждения, для протокола аттестационной комиссии — дата заседания, для акта - дата события.

Можно ли печатать дату при изготовлении документа?

Во многих современных организациях можно наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Однако дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставлять от руки при подписании документа. Вместе с тем в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах), допускается печатать дату на документах при их оформлении.

Кому можно адресовать документ и как при этом должен оформляться реквизит «Адресат»?

Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже.

Создание кадровой службы. Шаг 5

Не допускается адресование типа: «В ГКУ Московской области Мытищинский центр занятости населения» или «Профсоюзному комитету ООО "Радуга"».

Для ускорения движения документов при их обработке в организации-получателе рекомендуем адресовать документы конкретному должностному лицу: руководителю организации, его заместителю, руководителю структурного подразделения, специалистам. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

Создание кадровой службы. Шаг 5

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Создание кадровой службы. Шаг 5

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т. е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.

Создание кадровой службы. Шаг 5

Какие элементы включает в себя реквизит «Резолюция»?

Резолюция представляет собой надпись на документе, сделанную должностным лицом и содержащую принятое им решение. В резолюции определяются структурные подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания. Резолюция включает: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется.

Создание кадровой службы. Шаг 5

Как правильно оформить заголовок к тексту?

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и грамматически согласовывается с наименованием вида документа.

Положение об отделе кадров, должностная инструкция инспектора по кадрам, правила внутреннего трудового распорядка, протокол заседания аттестационной комиссии, акт об отсутствии работника на рабочем месте, приказ о привлечении к работе в выходной день и т. д.

Заголовок должен быть кратким и точно передающим содержание. Он формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже «О предоставлении...», «О направлении...» и обычно начинается с предлогов о или об. Точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок не помещается в одной строке, то переносы в словах не ставятся. Заголовок к тексту пишется строчными буквами (за исключением начальной буквы первого слова, которая обычно пишется как прописная) и может выделяться полужирным шрифтом.

Как должна быть оформлена отметка о наличии приложения?

Отметка о наличии приложения может иметь несколько вариантов оформления в зависимости от конкретной ситуации (табл.).

Итак, отметка включает: слово «Приложение», которое всегда употребляется в единственном числе, независимо от количества прилагаемых документов; указание на количество листов и экземпляров прилагаемого документа (л., экз.) и при необходимости наименование приложенных документов.

Варианты оформления отметки о наличии приложения

Создание кадровой службы. Шаг 5

Обратите внимание: документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа.

Создание кадровой службы. Шаг 5

В каких случаях и каким образом визируются кадровые документы?

Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой официального документа. Чтобы упорядочить процедуру внутреннего согласования документов, в локальном нормативном акте, например в Инструкции по кадровому делопроизводству, желательно установить порядок визирования (кто какие документы и в какие сроки согласовывает) и очередность проставления виз.

По общему правилу проект документа визируется:

  • руководителем структурного подразделения, в котором готовился документ;
  • заинтересованными должностными лицами других подразделений организации;
  • руководителем подразделения документационного обеспечения;
  • руководителем финансовой службы или бухгалтерии;
  • руководителем юридической службы или юрисконсультом организации.

Документы визируются до их подписания. Визы проставляются ниже текста и подписи по определенной в организации последовательности (визы располагают одну под другой).

Например, в некоторых организациях может быть принято, что в проектах приказов по личному составу первым свою визу ставит руководитель кадровой службы. Затем, если решение кадрового вопроса в отношении работника отражается на работе структурных подразделений, на документе проставляются визы руководителей этих подразделений. На некоторых документах необходима виза главного бухгалтера, на многих - начальника юридического отдела (юриста). И только потом документ поступает на подпись к руководителю организации.

Пункт 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 включает в визу согласования:

  • наименование должности работника, визирующего документ;
  • подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию);
  • дату подписания визы.

Обратите внимание: при согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются». Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. При внесении в проект документа уточнений, не меняющих его сути, повторного визирования не требуется.

Если вы будете руководствоваться этими и другими правилами оформления реквизитов, документы вашей кадровой службы будут идеальными не только по содержанию, но и по форме.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль