Если нельзя, но очень хочется... можно оформить дубликат трудовой книжки, оформленной на ненадлежащем бланке

3043
В кадровой службе я работаю уже почти 15 лет. По моему убеждению, | в любой компании и при любом состоянии дел необходимо периодически проводить проверку кадровых документов на соответствие требованиям трудового законодательства. Ведь нарушения порой могут привести к серьезным последствиям! Недавно я устроилась на новое место работы и предложила провести аудит кадровых документов. Предложение руководство одобрило. Начала я проверку с трудовых книжек сотрудников и обнаружила, что одна трудовая книжка, выданная работнику в 2009 г., работодателем не приобреталась. Налицо нарушение! Руководитель распорядился эту проблему разрешить «любой ценой». Как это сделать - ума не приложу. Полагаю, что единственный выход - оформить дубликат трудовой книжки, но сомневаюсь, ведь законом такая ситуация не предусмотрена.

Вы абсолютно правы, периодически проводить экспертизу кадровых документов весьма полезно. И важно это делать не только в связи с предстоящим визитом инспектора ГИТ, но и для своевременного выявления нарушений трудового законодательства и прав работников.

Трудовая книжка, несмотря на все разговоры о ее отмене, по-прежнему остается основным документом, фиксирующим трудовую деятельность и трудовой стаж работника. Поэтому при ведении и хранении этих документов следует быть весьма внимательным и аккуратным. А при обнаружении ошибки ее, конечно же, следует как можно скорее исправить. Главное при этом помнить - безвыходных ситуаций не бывает! Поэтому давайте вместе разбираться, как необходимо поступить в вашей непростой ситуации.

Так должно быть

Работа с трудовыми книжками регламентируется Трудовым кодексом РФ (далее - ТК РФ), Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция), утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Трудовую книжку работник по общему правилу предъявляет при заключении трудового договора (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Вместе с тем законом предусмотрены случаи, когда трудовая книжка работнику оформляется по месту работы.

Случай 1. Лицо поступает на работу впервые.

Случай 2. У лица, поступающего на работу, трудовая книжка отсутствует в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине. По письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) ему оформляется новая трудовая книжка.

В любом случае оформлять трудовую книжку работодатель должен только на бланке, приобретенном им в установленном порядке и оприходованном соответствующим образом.

При этом работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил). Сам факт отсутствия бланка трудовой книжки для вновь принимаемого работника считается нарушением трудового законодательства.

Общеизвестно, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее без каких-либо ограничений реализуются в магазинах, и работник может без труда приобрести бланк. Вот только работодатель не имеет права его принять и оформить трудовую книжку - такой порядок действий противоречит установленному нормативными актами.

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка вносятся в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации (п. 41 Правил).

ПОДРОБНЕЕ

О последствиях оформления трудовой книжки на бланке, представленном работником, см.: Электронная система кадровика. Типичные ошибки.

Получить бесплатный доступ на один день можно по тел.: 8 (495) 937-90-82 или на сайте: www.pro-personal.ru/esk-demo

Поскольку бланки трудовой книжки и вкладыша в нее являются документами строгой отчетности, они подлежат хранению в организации в соответствующем порядке и выдаются только по заявке лицу, ответственному за ведение трудовых книжек (п. 42 Правил). Правилами также предусмотрена отчетность о расходовании бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Работодатель обязан обеспечивать работников бланками трудовой книжки и вкладышей в нее

При оформлении трудовой книжки, ее серия и номер регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней также отражается размер суммы, взысканный с работника за заполненную трудовую книжку (или вкладыш в нее).

А можно и так.

Итак, оформление бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, принесенных работником, является нарушением трудового законодательства.

ВАЖНО!

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности

Но на практике, к сожалению, такие ошибки допускаются, как это и произошло в рассматриваемой ситуации.

Что же делать в подобных случаях?

Сразу скажем, что законодательством выход из этой ситуации не предусмотрен. Но в интересах работника работодатели нередко оформляют дубликат трудовой книжки. Чем грозят такие действия? Проверяющие органы, конечно, могут выявить факт нарушения порядка оформления трудовой книжки, а затем и ее дубликата. Но, с другой стороны, работодатель в свое «оправдание» может заявить, что таким образом была исправлена допущенная ранее и обнаруженная ошибка.

Наша справка

Порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливается уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (ч. 2 ст. 66 ТК РФ). В настоящее время действует Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее (далее - Порядок), утв. приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

Данный Порядок предусматривает, что работодатели должны приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей в них у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (распространителей) на платной основе на основании договора, заключенного с распространителем или изготовителем - Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков (Объединением «ГОЗНАК» Минфина России).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Получается, что приобрести бланки трудовых книжек и вкладышей в них работодатель может только у изготовителя или распространителей. При этом распространители - юридические лица и индивидуальные предприниматели должны отвечать требованиям, установленным Изготовителем.

Конечно, оформление дубликата в указанной ситуации Правилами не предусмотрено. Так, дубликат трудовой книжки выдается согласно Правилам только в следующих ситуациях:

1. При массовой утрате работодателем трудовых книжек;

2. При потере работодателем или работником трудовой книжки;

3. Если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность;

4. Если работодатель внес в трудовую книжку запись об увольнении или переводе на другую работу, признанную в установленном порядке недействительной.

Строго говоря, в рассматриваемом случае трудовая книжка недействительна, так как была оформлена незаконно на ненадлежащем бланке. И выдать дубликат недействительной книжки невозможно... Но и продолжать ведение трудовой книжки, оформленной на бланке, принесенном работником, нельзя. Вот и приходится в этой ситуации выбирать из двух зол меньшее.

Порядок действий для оформления дубликата будет следующим.

Шаг 1. Направить работнику уведомление о необходимости оформления дубликата трудовой книжки.

В указанном документе следует поставить работника в известность о том, что, поскольку его трудовая книжка была оформлена на ненадлежащем бланке, ему будет оформлен дубликат трудовой книжки на бланке трудовой книжки, приобретенном работодателем.

Полагаем, что так как ошибка была допущена по вине работодателя, то с работника стоимость бланка трудовой книжки взиматься не должна. Дубликат трудовой книжки оформляется за счет средств работодателя, и данное обстоятельство желательно указать в уведомлении (пример 1).

Наша справка

Дубликат (duplicatus - удвоенный) - это второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

Шаг 2. Получить в бухгалтерии бланк трудовой книжки для оформления дубликата.

Для получения бланка трудовой книжки лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо обратиться в бухгалтерию с соответствующей заявкой о получении бланка трудовой книжки (пример 2).

Шаг 3. Оформить дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1-6 Инструкции.

Шаг 4. Уничтожить бланк трудовой книжки, принесенный работником.

Бланк трудовой книжки подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (пример 3).

НЕЛЬЗЯ!

Принимать к оформлению принесенный работником бланк трудовой книжки

ПРИМЕР 1

Уведомление о необходимости оформить дубликат трудовой книжки

Если нельзя, но очень хочется... можно оформить дубликат трудовой книжки, оформленной на ненадлежащем бланке

ПРИМЕР 2

Заявка на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Если нельзя, но очень хочется... можно оформить дубликат трудовой книжки, оформленной на ненадлежащем бланке

ПРИМЕР 3

Акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки

Если нельзя, но очень хочется... можно оформить дубликат трудовой книжки, оформленной на ненадлежащем бланке



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль