Работник сменил пол. Какие документы изменить?

4019
 Офман Е.М.
канд. юрид. наук, доцент кафедры «Трудовое и социальное право» Южно-Уральского государственного университета, г. Челябинск
В нашей организации уже довольно давно работает сотрудник Макар. Общительный, приятный молодой человек. За время работы зарекомендовал себя с очень хорошей стороны. Месяц назад мы предоставили ему ежегодный оплачиваемый отпуск. Однако на работу вышел из отпуска вовсе не Макар, а... Мария. Такие изменения, конечно, потрясли всех! Но тут уж ничего не поделаешь: это, как говорится, не наше дело. Сейчас мне необходимо внести изменения в кадровые документы сотрудника. Честно говоря, я с такой ситуацией никогда не сталкивалась, коллеги тоже разводят руками. В общем, посоветоваться не с кем… Подскажите, в какие документы и как внести изменения? Или их надо заменить на новые?

Да уж, подобная ситуация встречается в России не так часто, как это происходит в США или странах Европы. Хотя уже сегодня смена пола - явление достаточно распространенное, к которому относятся вполне адекватно. Однако, как вы правильно подметили, это личное дело каждого! Наша с вами задача - разобраться с кадровыми документами работника, сменившего имя и пол.

Основные правовые проблемы, возникающие в связи со сменой пола, сводятся к нескольким моментам, а именно: порядку замены пола, смене правового статуса лица и правопреемству.

Пункт 2 ст. 69 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-Ф3 «Об актах гражданского состояния» устанавливает, что основанием для внесения исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния является запись акта о перемене имени. Таким образом, человеку гарантируется право на изменение любых документов, в которых присутствует указание имени и пола.

Поэтому до того как обратиться к работодателю с просьбой внести изменения в кадровые документы, работнику необходимо самостоятельно позаботиться о замене личных документов, таких как паспорт гражданина РФ, заграничный паспорт, водительское удостоверение.

Поскольку персональные данные работника содержатся в кадровых и бухгалтерских документах, в случае их изменений требуется внести соответствующие сведения в личные документы работника, в учетные документы, регистрационные формы, в том числе: трудовой договор, трудовую книжку, Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, личную карточку работника и лицевой счет.

ВАЖНО!

Замена страхового пенсионного свидетельства работника, сменившего фамилию, имя, отчество и пол, - обязанность работодателя

При этом в одни документы вносятся именно изменения, другие же требуют переоформления.

Итак, порядок оформления документов в связи с изменением данных работника заключается в следующем.

Шаг 1. Получаем заявление работника об изменении его персональных данных.

Чтобы работодатель внес изменения в кадровые документы, работник, как правило, обращается к нему с соответствующим заявлением (пример 1). К такому документу необходимо приложить копии подтверждающих изменения документов (копию паспорта).

Наша справка

Под «гражданским полом» понимается пол, указанный в паспорте гражданина. Смена гражданского пола происходит путем замены документов, внесением исправлений, новых записей в специальные книги.

Обратите внимание: необходимость подачи письменного заявления в подобных ситуациях напрямую не установлена законом. Однако желательно, чтобы оно было написано работником.

Заявление работника с просьбой об изменении фамилии, имени, отчества и пола в кадровых документах позволит в будущем избежать проблем с перечислением платежей в бюджет, заработной платы на банковскую карточку работника, страховых взносов в Пенсионный фонд РФ (далее -ПФ РФ), ФСС России, ФФОМС, с действительностью пенсионного страхового свидетельства и других документов, за оформление которых отвечает работодатель.

На заявлении руководитель организации проставляет резолюцию о назначении ответственного за внесение изменений в кадровые и бухгалтерские документы, а также определяет срок внесения указанных изменений.

Наша справка

Операции по смене пола проводятся в России и за рубежом. Первая из них, о которой официальнобылапроинформированаобщественность, осуществлена в 1953 г. в Дании – американец сменил мужской пол на женский. В СССР в 1970 г. в Риге в НИИ травматологии и ортопедии профессор В. Калнберз провел операцию по перемене пола женщине и получил авторское свидетельство на способ осуществления операции как изобретение.

Шаг 2. Издание приказа о внесении изменений в персональные данные работника.

Далее на основании заявления работника издается приказ о внесении изменений в учетные документы (пример 2). Данный приказ по личному составу является основанием для начала работы по внесению изменений и переоформлению кадровых документов работника.

Шаг 3. Внесение изменений в трудовой договор с работником.

Фамилия, имя, отчество работника, информация о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к необходимым сведениям трудового договора. На практике для изменения персональных данных работника пользуются несколькими способами.

Способ 1. Внесение сведений непосредственно в текст трудового договора.

Изменения вносятся в текст трудового договора (в экземпляр работника и работодателя) и удостоверяются подписями обеих сторон трудового правоотношения - работника и работодателя.

Способ 2. Заключение дополнительного соглашения к трудовому договору.

Изменения вносятся путем составления дополнительного соглашения (пример 3).

Шаг 4. Внесение изменений в трудовую книжку работника и Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция), утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке.

Правило 1. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Правило 2. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки.

Правило 3. Последняя запись (фамилия, имя, отчество) аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху или снизу записываются новые данные. Зачеркнутая запись должна легко читаться.

Для изменения записей о фамилии, имени, отчестве на титульном листе трудовой книжки необходимо одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию, имя, отчество и указать рядом новые данные работника (п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225 «О трудовых книжках»).

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

... в соответствии с положениями ч. 2 ст. 57 ТК РФ допускается внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных, поэтому вносить изменения в сведения о фамилии и иных персональных данных непосредственно в текст трудового договора не совсем правильно. К тому же это противоречит и основным правилам внесения изменений и исправлений в кадровые документы. Поэтому мы считаем правильным заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки необходимо сделать ссылку на соответствующий документ с указанием его номера и даты. В данном случае таким документом является паспорт гражданина РФ. Согласно п. 2.3 Инструкции произведенная запись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (пример 4).

Необходимо внести изменения данных работника и в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Как это сделать? В нормативных актах правила не предусмотрены. Полагаем, что работнику кадровой службы, ответственному за ведение и хранение трудовых книжек, необходимо зачеркнуть прежнюю фамилию, имя, отчество работника и вписать новые данные. Запись следует заверить собственной подписью и указать дату (пример 5). На полях Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них также можно сделать ссылку на документ, на основании которого были произведены изменения, т. е. на паспорт работника.

НЕ ЗАБЫТЬ!

Если работник является материально ответственным лицом, его данные необходимо изменить и в договоре о полной материальной ответственности, а также в случае необходимости выдать новую доверенность

Шаг 5. Внесение изменений в личную карточку работника и иные учетные документы работника.

Здесь можно поступить аналогично ситуации с трудовой книжкой. Фамилию, имя и отчество работника зачеркнуть одной чертой и рядом или сверху указать новые фамилию, имя и отчество. Исправления желательно заверить подписью вносившего их лица и указать дату внесения изменений (пример 6).

Изменение данных работника также необходимо внести в график отпусков, табель учета рабочего времени. Как правило, изменения в эти документы производятся таким же способом, что и в личной карточке работника.

Итак, мы рассмотрели кадровые документы, в которые необходимо внести изменения. Теперь обратимся к документу, в который изменения вносить нельзя - его необходимо заменить - это страховое пенсионное свидетельство.

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится в Пенсионном фонде России в течение всей жизни застрахованного лица (п. 7ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»; далее - Закон о персонифицированном учете). При изменении у застрахованного лица фамилии, имени, отчества, даты рождения, пола новые анкетные данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.

Наша справка

Индивидуальный лицевой счет - совокупность сведений о поступивших страховых взносах за застрахованное лицо и другой информации о застрахованном лице, содержащих его идентификационные признаки в ПФ РФ, а также иные сведения, учитывающие пенсионные права застрахованного лица в соответствии с Законом о персонифицированном учете.

Постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению» утверждена форма Заявления об обмене страхового свидетельства. Это заявление и будет основанием для внесения записи об изменении персональных данных в территориальном органе ПФ РФ.

ВАЖНО!

Заменой страхового пенсионного свидетельства работника занимается страхователь

По общему правилу документ заполняется лично застрахованным лицом, но допускается его заполнение и кадровой службой организации. Заявление об обмене страхового свидетельства оформляется в течение двух недель и подается в территориальный орган ПФ РФ, после этого соответствующий орган ПФ РФ выдает застрахованному лицу новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета.

Заменой страхового пенсионного свидетельства работника занимается страхователь, т. е. работодатель.

Резюме

Приизмененииработникомпола и имени работодатель обязан внести необходимые изменения в документы, содержащие персональные данные сотрудника: трудовой договор, трудовую книжку работника, учетные документы. Некоторые документыподлежатзамене,например,страховоепенсионное свидетельство.

ПРИМЕР 1

Заявление работника об изменении персональных данных

Работник сменил пол. Какие документы изменить?

ПРИМЕР 2

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные

Работник сменил пол. Какие документы изменить?

ПРИМЕР 3

Дополнительное соглашение к трудовому договору(фрагмент)

Работник сменил пол. Какие документы изменить?

ПРИМЕР 4

Запись об изменении фамилии на титульном листе трудовой книжки работника

Работник сменил пол. Какие документы изменить?

ПРИМЕР 5

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них(фрагмент)

Работник сменил пол. Какие документы изменить?

ПРИМЕР 6

Личная карточка работника(фрагмент)

Работник сменил пол. Какие документы изменить?



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль