Библиотека KPI: все грани технологии

6715
Мы начинаем публикацию серии статей, в которой рассмотрим технологию работы с ключевыми показателями эффективности, определим целесообразность использования KPI для оценки отдельных HR-функций, разберем их роль в системе премирования руководителей и рядовых сотрудников кадровых служб.

Мы начинаем публикацию серии статей, в которой рассмотрим технологию работы с ключевыми показателями эффективности, определим целесообразность использования KPI для оценки отдельных HR-функций, разберем их роль в системе премирования руководителей и рядовых сотрудников кадровых служб.

Система ключевых показателей эффективности – это один из инструментов измерения и оценки деятельности по управлению персоналом. Применение KPI позволяет: устанавливать измеримые задачи, затем оценивать и стимулировать их выполнение сотрудниками. Метод может и должен использоваться как инструмент трансляции стратегии каждому специалисту службы персонала, обеспечения достижения бизнес-целей компании.

Ситуация с показателями эффективности служб персонала меняется от года к году. В ходе исследования, проведенного в 2003 г. компанией «Топ-Менеджмент Консалт», 64 % руководителей предприятий и 77 % HR-менеджеров заявили, что в их организациях формализованные методики оценки работы служб персонала не применяются. Тогда, в 2003 г., среди причин отсутствия KPI у HR-отделов чаще всего назывались следующие:
•     «такая задача руководством не ставилась, в этом нет необходимости “наверху”»;
•    «бесполезно, оценка практически не связана с системой оплаты труда»;
•    «топ-менеджер, курирующий вопросы, связанные с персоналом, сам оценивает деятельность HR-директора»;
•    «это подразделение не приносит прибыли, до него еще “руки не дошли”»;
•    «для обслуживающего подразделения очень сложно подобрать эффективные показатели оценки»;
•    «далеко не все вопросы персонала находятся в ведении HR-директора, вроде бы и спрашивать с него нельзя»;
•    «не хватает профессионализма для построения эффективной системы оценки».
Такое объяснение, как «пробовали – не прижилось», у участников опроса не прозвучало ни разу.

К 2010 г. ситуация изменилась: уже более 70 % директоров по персоналу, опрошенных консультантами компании «Axes Management», говорят о том, что в их организациях внедрена система измерения результативности кадровых служб.

Но даже на тех предприятиях, где KPI существуют, типична ситуация, когда критерии не охватывают все сферы деятельности отделов персонала. Чаще всего они относятся к общим, административным обязанностям HR, а также к функциям подбора сотрудников. Редко встречаются KPI, связанные с обучением, мотивацией.
Топ-5 наиболее часто встречающихся KPI*:
•    cоблюдение бюджета затрат на персонал (90 %);
•    соблюдение требований к ведению кадрового документооборота (90 %);
•    текучесть кадров (81 %);
•    время заполнения вакансий (79 %);
•    процент заполненных вакансий (74 %).

Консультанты обращают внимание: как и в прошлом году, наиболее популярные показатели – соблюдение бюджета и требований по документообороту. При этом в Топ-5 HR KPI’s попали два новых показателя, связанные с подбором. Эти метрики активно используются на Западе, однако странно, что они стали популярными в разгар кризиса. Эксперты делают вывод: грамотная постановка управленческого учета в сфере HR остается зоной роста даже для ведущих компаний. Технология оценки эффективности HR-службы

Библиотека KPI: все грани технологииПроцесс разработки и использования KPI как инструмента для измерения эффективности не может быть изолированным. Любая организация ставит перед собой определенные стратегические цели. Их необходимо «перевести» в конкретные тактические задачи с набором показателей, которые будут индикатором их выполнения.

KPI должны быть измеримыми и сравнимыми. Для этого каждый показатель должен иметь название и определение, формулу расчета, целевое значение (пример см. в табл. 1).

Определение целевого показателя, а именно того значения, с которым будет сравниваться текущая ситуация, зависит от ряда факторов, характеризующих саму компанию, отрасль, этап экономического развития предприятия. Очевидно, что, например, показатель «расходы на подбор одного сотрудника» отличается в IT-компании с численностью 70 человек и в сети аптек, где работают 350 сотрудников, а значит, сравнение значений этого показателя в двух указанных организациях будет некорректным. Но выход есть: сегодня проводится все больше бенчмаркинговых исследований, отчеты которых структурируются, как минимум, по отраслям.

Как видно из диаграммы (см. рисунок), самое высокое значение показателя «коэффициент руководства» в организациях FMCG-сектора, а самый низкий – в управляющих компаниях холдингов.

Альтернатива этому – работа с показателями конкретного предприятия и отслеживание их динамики. Для этого необходимо выбрать те показатели, алгоритм расчета которых понятен, и информация по которым доступна, накапливать по ним данные, отмечать рост и падение их значений через определенные периоды времени (квартал, полгода, год), анализировать изменения.

Бенчмаркинг– это сравнение разных аспектов работы или подразделений организации, в данном случае – HR-службы, с опытом лучших компаний отрасли. Большинство HR-менеджеров проводят бенчмаркинг системы управления персоналом, не называя этот процесс именно так. Хотя посещение профессиональных конференций, общение со спикерами и коллегами и последующая оценка своей ситуации относительно описываемой – это и есть бенчмаркинг. Если он является единственным источником данных, то для объективности целесообразно работать с результатами исследования, проведенного специализированными компаниями, в котором приняло участие несколько предприятий отрасли. Элемент системы премирования HR-специалистов

KPI представляет собой инструмент для организации и оценки работы сотрудников, помогает сфокусировать их внимание на достижении целей компании, если они используются в системе премирования.

Напомним, что есть несколько классификаций KPI (в скобках приведены примеры):
•    количественные (фонд оплаты труда как процент от расходов на персонал) и качественные (индекс удовлетворенности внутренних клиентов деятельностью службы персонала);
•    корпоративные (выручка на одного сотрудника), KPI подразделения (средние затраты на заполнение одной вакансии), индивидуальные (срок закрытия вакансий менеджером по подбору).

Часть работы специалистов службы персонала является проектной – организация конференции региональных представителей, проведение исследования удовлетворенности сотрудников и др. Каждый проект должен иметь свои KPI, по достижении которых будет рассчитываться премия. Проектные KPI могут устанавливаться как для сотрудника, самостоятельно реализующего проект, так и для проектной группы, в которую входят работники разных подразделений.

Для оценки таких показателей целесообразно использовать Бланк оценки выполнения проекта (или достижения функциональных целей), который включает перечень задач, вес каждой из них в процентах, оценку степени их выполнения исполнителем и его руководителем и комментарии в случае необходимости.

Рассмотрим пример системы премирования группы подбора и адаптации службы персонала розничной сети магазинов одежды (см. табл. 2).

Первые два показателя, приведенные в табл. 2, – корпоративные, т. е. размер премий всем сотрудникам зависит от выполнения плана продаж и открытия магазинов в срок. О степени влияния на указанные показатели говорит их вес, в данном случае – 10 %, так как работники воздействуют на них опосредованно:
•    план продаж окажется выполненным, если штат магазинов будет укомплектован квалифицированными сотрудниками;
•    магазин откроется в срок, если заранее будут подобраны продавцы, кладовщики, директор и т. д.

Следующие два показателя характеризуют эффективность работы сотрудников группы подбора. Наиболее весомый – «закрытие вакансий в срок», далее – «процент сотрудников, прошедших испытательный срок», говорящий о качестве процесса подбора.

Оставшиеся два показателя связаны со спецификой деятельности службы персонала в данной компании. «Процент соответствия расходов установленному бюджету» свидетельствует о том, что каждый сотрудник группы отвечает за исполнение предоставленного ему бюджета, что встречается не в каждой организации. Показатель «процент открытых вакансий в сети магазинов» подтверждает, что в компании сделан акцент на быстром и качественном их закрытии, так как превышение целевого значения будет говорить о том, что предприятие либо не выполняет план продаж из-за отсутствия необходимого персонала, либо несет дополнительные затраты на оплату работникам сверхурочных часов, когда они заменяют недостающих сотрудников.

Периодичность проведения такой оценки деятельности зависит от ряда факторов, в том числе от наличия инструментов анализа, трудоемкости процедуры оценки, и должна быть зафиксирована в положении об оплате труда организации. Таблица 1. Показатель эффективности «коэффициент руководства» (относится к группе показателей «численность»)

Определение

Отношение численности руководящего и контролирующего

персонала к численности работников.

Характеризует эффективность управления в компании. Позволяет определить норму управляемости, измеряемую количеством подчиненных у одного руководителя

Формула расчета

Среднесписочная численность сотрудников / (Численность руководителей + Численность топ-менеджеров)

Комментарии

Низкие значения показателя связаны с низкими нормами

управляемости – сложной структурой управления при небольшой численности персонала. Также они могут быть связаны

с высоким уровнем сложности и разнообразием работы, а также значительной степенью участия руководителей в ней.

Высокие значения показателя обычно связаны с высокими

нормами управляемости и чаще встречаются при большой

численности персонала компании и относительно простой

структуре управления, низкой сложности контролируемой деятельности или высокой управленческой квалификации

Таблица 2. Системы премирования сотрудников группы подбора и адаптации

KPI*

Целевой показатель

Вес, %

Выполнение плана продаж

100 % выполнения

10

Открытие магазинов в срок

100 % соблюдения даты открытия совместно с открытием

торгового центра

10

Закрытие вакансий в срок

Установленные сроки для разных типов вакансий согласно Положению о подборе персонала

30

Процент сотрудников, прошедших испытательный срок

100 %

20

Процент соответствия расходов установленному бюджету

100 % соответствия

15

Процент открытых вакансий

в сети магазинов

Не более 7 %

15

* Определение и формула большинства показателей будут приведены в статье, посвященной KPI функционального направления «Подбор и адаптация».

Продолжение статьи читайте в следующем номере журнала. (Мы рассмотрим и проанализируем финансовые и общие показатели эффективности службы персонала, а также KPI функциональных направлений: подбора и продвижения, адаптации, обучения и развития, стимулирования и удержания.)



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль