Как организовать и провести эффективное совещание

6620
 Бармакова Натэлла Геннадиевна
Преподаватель курса «Управление персоналом» ММВШБ «МИРБИС», независимый эксперт в области управления персоналом.
Если вы хотя бы раз проводили совещание, то понимаете, насколько сложно не просто донести до собеседников свои идеи, но и добиться того, чтобы по окончании совещания достигнутые договоренности и поставленные задачи не были забыты или отложены в долгий ящик. Даже самые опытные руководители периодически сталкиваются с необходимостью совершенствования собственных навыков проведения совещания, чтобы добиваться большей эффективности от подчиненных. И чем глобальнее задачи, стоящие перед компанией, тем актуальнее становится вопрос о повышении эффективности производственных собраний. Чтобы правильно организовать и продуктивно провести совещание, воспользуйтесь нашей пошаговой инструкцией.

Этап 1 Подготовка к совещанию

Шаг 1. Выбор формата совещания

Инициатор совещания должен определить, в каком формате его проведение будет наиболее эффективным. Если это информирование персонала компании об общефирменных нововведениях или какая-то презентационная встреча, - лучше делать официальное собрание с приглашением широкого круга участников.

Если же это просто очередное подведение итогов, постановка планов или решение текущих проблем, круг участников может быть более узким, формат более кулуарным и простым.

Шаг 2. Определение цели собрания - сформулировать цель собрания, т. е. его результат

Основная цель проведения любого совещания или собрания - принятие совместного решения после коллективного обмена информацией, т. е. достижение определенного результата.

При решении созвать совещание, инициатор должен четко эту цель знать.

ПОДРОБНЕЕ

О правильном выборе времени проведения совещания см.: Электронная система кадровика. Полезные советы.

Получить бесплатный доступ на один день можно по тел.: 8 (495) 937-90-82 или на сайте: www.pro-personal.ru/esk-demo

Шаг 3. Назначение даты и времени проведения совещания

При выборе даты и времени необходимо помнить, что подобные мероприятия эффективнее проводить в понедельник, нежели в пятницу, и лучше утром, чем вечером.

Шаг 4. Определение повестки дня или перечня вопросов, подлежащих обсуждению

Хорошо подготовленная повестка дня содержит:

НАШ СОВЕТ

Обсуждайте сначала легкие для принятия решения вопросы, а уже потом - спорные. Сказав «да» в первый раз, люди будут склонны к утвердительному ответу и в остальных случаях

  • цель, дату, время и место проведения собрания;
  • список приглашенных лиц;
  • перечень обсуждаемых проблем;
  • главную тему;
  • разное;
  • дату следующего собрания.

Повестка дня определяет ход совещания. Вначале нужно обсуждать легкие для принятия решения вопросы, а уже потом - спорные. Чтобы заставить присутствующих последовательно принимать решение, следует начинать собрание с вопросов закрытого типа, подразумевающих выбор между «да» и «нет». Сказав «да» в первый раз, люди будут склонны к утвердительному ответу и в остальных случаях.

Повестка дня информирует участников о том, какие вопросы выносятся на обсуждение и требуют принятия решения.

Если ответственный за проведение собрания заранее разошлет повестку дня (пусть даже в черновом варианте) всем участникам, каждый приглашенный сможет подготовиться и внести свои предложения для обсуждения.?

Кроме того, это дает возможность своевременно узнать, будет ли сам приглашенный присутствовать на собрании или же пришлет вместо себя другое лицо.

Шаг 5. Определение списка присутствующих на совещании

Заседание, на котором присутствуют два-три человека, может оказаться намного результативнее, чем то, на котором присутствует 10-12 человек. Чем больше людей приглашено на собрание, тем лучшей организации и контроля оно требует.

Если на собрание приглашено много людей, подумайте, обязательно ли их постоянное присутствие или же их участие необходимо в обсуждении отдельных вопросов.

При определении состава приглашенных на совещание нужно учитывать некоторые факторы.

Фактор 1. Обсуждаемые вопросы и решения, которые необходимо принять.

Фактор 2. Информацию, которую необходимо получить во время совещания.

Фактор 3. Информацию, которую необходимо предоставить приглашенным.

Фактор 4. Потенциальную роль каждого приглашенного в обсуждении поднятых вопросов.

Результат собрания во многом зависит от компетентности участников. Принимая решение о составе участников совещания, руководствуйтесь целями встречи, профессиональными интересами, личными характеристиками, чтобы решить, имеет ли смысл звать того или иного человека.

Шаг 6. Выбор места проведения совещания

Если на совещании будут присутствовать всего два или три человека, то место проведения должно быть неофициальным, т. е. должно способствовать созданию непринужденной обстановки. Вполне подойдет фойе гостиницы, небольшая комната или площадка для игры в гольф.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Правильное размещение людей во время проведения совещания играет немало важную роль

Собрание с участием большого количества людей предполагает помещение с комфортными условиями - теплое, светлое, хорошо проветриваемое. Следует правильно разместить всех приглашенных, позаботиться о том, чтобы никто не беспокоил участников во время проведения совещания. Размещая приглашенных, учитывайте два очень важных фактора, о которых часто забывают:

  • присутствующие должны видеть друг друга;
  • ведущий должен находиться в таком месте, которое позволяет наладить зрительный контакт с каждым из присутствующих.

Если присутствующие чувствуют себя некомфортно, не видят друг друга или же не видят наглядные материалы - диаграммы, графики и т. п., их внимание рассеивается.

В результате люди просидят с начала и до конца совещания, думая о чем-то своем, а итогом может стать получение не того результата, который планировался.

Если на совещании будут присутствовать два человека, которые испытывают неприязнь друг к другу, нужно удостовериться, что они не сидят рядом или напротив друг друга.

По возможности разместите рядом участников с разными точками зрения: это лучше, чем собрать единомышленников на одной стороне стола.

Чтобы приглашенные без суеты заняли свои места, необходимо сделать план размещения и табличку-идентификатор для каждого места. Имена приглашенных должны быть указаны на табличках с обеих сторон, так как некоторые из участников могут быть незнакомы друг с другом.

Шаг 7. Обеспечение участников всем необходимым

Если совещание предполагается длительным, заранее подумайте об обеспечении участников всем необходимым. Если совещание носит официальный характер, организуйте наличие для каждого участника блокнота, маркера и ручки. Помимо этого, обеспечьте присутствие напитков (чай, кофе, вода).

Шаг 8. Планирование времени

Проводя заседание, следует распланировать обсуждение каждого вопроса по времени. Например:

«вопрос № 1 - 10 мин [10.10];

вопрос № 2 - 15 мин [10.25];

вопрос № 3 - 20 мин [10.45]».

Это экономит время и позволяет не задерживаться долго на обсуждении одного вопроса.

Этап 2 Проведение совещания

Шаг 1. Выбор ведущего

Ведущим совещания обычно является его инициатор. Но в случае крупного официального мероприятия выбор может быть сделан и в пользу другого сотрудника компании или даже ее руководителя. При выборе ведущего необходимо отталкиваться от цели мероприятия, уровня приглашенных лиц и повестки дня.

Шаг 2. Приветствие

Каждое совещание нужно начинать с приветствия. Если на заседании присутствуют новые лица, то они должны по очереди представиться, называя имя и должность. И только после этого можно приступать к обсуждению вопросов, вынесенных на повестку дня.

В случае если кто-то вынужден прийти на собрание позже или уйти раньше всех, об этом необходимо предупредить присутствующих с самого начала.

Как организовать и провести эффективное совещание

Шаг 3. Экономия времени

Экономия времени - это основной фактор успешного проведения собрания. С са-

мого начала надо контролировать регламент, чтобы избежать пустой траты времени. Для этого придерживайтесь нескольких простых правил.

Правило 1. Начинайте совещание вовремя, даже если пришли еще не все приглашенные.

Правило 2. В комнате должны быть часы, циферблат которых виден всем участникам. В конце собрания для подведения итогов ведущему нужно оставить десять минут.

Правило 3. Если собрание длится долго, стоит делать небольшие перерывы (в зависимости от продолжительности совещания 5-10 минут каждый час или несколько коротких и один на 20-30 минут, если совещание длится более трех часов).

Правило 4. Ведущий должен дать всем присутствующим время для обдумывания вопросов повестки дня:

«Я считаю, необходимо сделать десятиминутный перерыв и потом жду ваших предложений».

Правило 5. Ведущий должен закончить заседание вовремя или даже раньше, если удалось обсудить все вопросы до истечения намеченного времени.

Необходимо, чтобы каждый присутствующий осознал важность собрания. Это позволит не сожалеть о потраченном времени. Все участники должны знать, что на обсуждение поднятых вопросов тратится ровно столько времени, сколько нужно.

Шаг 4. Концентрация внимания

С самого начала заседания будет разумно напомнить людям о его целях. Это поможет сразу же направить обсуждение в нужное русло.

Стоит четко описать существующую ситуацию или проблему: «Штат наших сотрудников значительно увеличился, поэтому в офисе стало тесно».

Нужно напомнить людям о главной цели встречи:

«Наша цель - найти способ реорганизовать существующее пространство».

Ведущий должен определить порядок обсуждения:

«Во-первых, необходимо решить, где лучше разместить технику, к которой все должны иметь доступ. Во-вторых, решить, как лучше расставить столы, чтобы организовать еще одно рабочее место».

Это заставит людей задуматься и сконцентрироваться на решении вопросов, вынесенных на повестку дня.

Шаг 5. Управление дискуссией

С самого начала собрания ведущий должен направлять дискуссию в нужное русло. Для этого следует:

  • придерживаться повестки дня. Если не было принято решение об изменениях в повестке дня, то следует придерживаться утвержденного плана:

«Переходим к обсуждению вопроса № 4»;

способствовать решению вопросов. Если люди стали обсуждать вопросы, не включенные в повестку дня, необходимо приложить все усилия, чтобы напомнить им о поставленных целях:

«Помнители вы, для чего мы все собрались?» или«Я не думаю, что нам стоит обсуждать этот вопрос сейчас...» Удерживая дискуссию в нужном русле, вы позволите каждому

присутствующему принять участие в обсуждении вопросов. Этого можно добиться следующим образом: обращать внимание на «отсутствующих» в комнате. Заметив, что кто-то из присутствующих задумчиво смотрит в пространство или же молчит, побудите человека присоединиться к обсуждению, задав вопрос непосредственно ему:

«Вы можете что-то еще добавить?» или«А что вы думаете об этом предложении?»;

учитывать опыт каждого присутствующего. Для принятия правильного решения необходимо, чтобы квалифицированные сотрудники поделились своим опытом; вносить предложения. Подавая идеи, которые содержат возможные варианты действий, вы поможете людям подойти к решению вопросов творчески и не сбиться с темпа:

«Было бы не плохо сделать?..» или«Будемли мы обсуждать возможность?..»;

поддерживать идеи. Одобрение мнений и взглядов других людей делает дискуссию более продуктивной:

«Это действительно может сработать» или«Эта идея многообещающая. Что вы думаете?»

Шаг 6. Поддержание порядка

Собрания не всегда проходят так, как хочется. Иногда поведение некоторых участников негативно влияет на его ход. Обычная словесная перепалка может перерасти в настоящий скандал. Ведущий собрания в таком случае должен применить данную ему власть, чтобы прекратить конфликт.

Во избежание подобных ситуаций необходимо предпринять некоторые меры:

  • напомните, что не стоит переходить на личности:

«Не нужно все комментировать. Давайте вернемся к вопросу.»;

препятствуйте появлению деструктивных заявлений, задавая конкретные вопросы:

«Если Вы не согласны с этой идеей, что Вы можете предложить для решения этой проблемы?»;

двигайтесь вперед, если поступило разумное предложение:

«Я думаю, этот вопрос можно обсуждать долго, но надо двигаться дальше. Давайте будем принимать решение путем голосования».

Напряженную обстановку может разрядить напоминание о целях заседания и соответствующие комментарии:

«Очевидно, что эта тема близка каждому. Но все-таки давайте закончим обсуждение».

Хотя участники совещания редко нарушают порядок, все же необходимо знать, как исправить такую ситуацию, если она возникнет.

Шаг 7. Борьба с отклонениями от темы

Иногда в процессе дискуссии люди могут отклониться от решения наиболее важных проблем или же «ходить вокруг да около» того или иного вопроса, не принимая решения. Подобные брожения надо прекратить - и чем раньше, тем лучше.

Чтобы удерживать совещание в нужном русле, понадобится такт и дипломатичность. Но для начала необходимо распознать некоторые приемы отвлечения внимания от решения запланированных вопросов.

Создание трудностей.

Нередко участники совещаний уходят от темы, обсуждая проблемы и ошибки:

«Мы не можем этого делать, потому что...», «Мы попытались сделать это в прошлый раз, но ничего не вышло».

Задавая подходящие вопросы, ведущий заставляет людей обосновать свою точку зрения и тем самым препятствует вовлечению других участников в спор.

Навязчивые идеи.

Во время проведения собрания у кого-то из присутствующих может появиться навязчивая идея. Этот человек постоянно напоминает о ней другим людям. Ведущий должен тактично напомнить ему, что все уже услышали его предложение, и нет необходимости повторять его снова.

Обсуждение посторонних вопросов.

Некоторые люди могут отклоняться от темы, даже не осознавая этого:

«Кто-нибудь из присутствующих видел второй том оксфордского словаря?»

- говорит кто-то при обсуждении вопроса о том, где лучше оборудовать место для хранения книг. Можно направить дискуссию в нужное русло, указав человеку, что это не тема данного обсуждения.

Шаг 8. Достижение согласия

Ведущий совещания или собрания должен управлять дискуссией, плавно подводя участников к достижению консенсуса. Чтобы принятые решения были поддержаны всеми участниками, можно использовать несколько проверенных приемов.

Прием 1. Сопоставить все «за» и «против». Подводя итоги, необходимо указать вопросы, по которым согласие было достигнуто, а затем остановиться на спорных моментах:

«Итак, мы достигли согласия в вопросе... Но все еще не решили...»

Наша справка

В протоколе обязательно должны быть перечислены:

  • цели встречи и даты проведения;
  • список присутствующих лиц;
  • список лиц, не пришедших на собрание;
  • краткое содержание принятых решений, вклад участников заседания в решение того или иного вопроса;
  • принятые решения и перечень сотрудников, получивших задание.

Протокол должен содержать краткое описание собрания в деловом стиле. Для этого необходимо:

  • использовать только косвенную речь, писать в прошедшем времени;
  • записывать только основные факты, не указывая личных мнений;
  • выделять задания жирным шрифтом или же записывать в таблице с заданиями, указывая фамилию и должность человека, отвечающего за их выполнение

Прием 2. Задавать уточняющие вопросы. Задавайте вопросы, чтобы удостовериться, правильно ли вы поняли человека. Это также поможет прояснить ситуацию и для других людей, если они постеснялись задать вопрос.

«Вы имели в виду, что...», «Позвольте узнать, правильно ли я вас понял?..»

НАШ СОВЕТ

Оформляйте протокол сразу после совещания, не откладывая

Прием 3. Подводить итоги обсуждения каждого вопроса. Завершая обсуждение, обязательно подводите итоги, чтобы участвующие смогли осознать результаты встречи: «Давайте вспомним, какие решения были приняты. Все согласны, что для вопроса № 2 наилучшим решением будет...»

Прием 4. Убеждаться в достижении консенсуса. Переходить к обсуждению следующего вопроса можно, только удостоверившись в единогласной поддержке принятого решения:

«Скажите, все ли согласны с принятым решением?», «Кто- нибудь желает еще что-либо добавить к обсуждению, прежде чем мы перейдем к решению следующего вопроса?», «Все согласны?»

Такая тактика помогает поддерживать активное участие присутствующих в обсуждении вопросов и подтолкнуть их к принятию общего решения.

Принятое решение необходимо сразу же записать. Так вы будете уверены, что позже никто не изменит свою точку зрения или же не выразит несогласие с принятым решением. Если не удостовериться в общем согласии по поводу принятого решения, то этот же вопрос может возникнуть позже или на следующем заседании.

Шаг 9. Подведение итогов

В конце совещания желательно удостовериться в том, что все его участники согласны с принятым решением. Необходимо также восстановить в памяти все принятые решения.

Сделать это можно с помощью следующих методов.

Метод 1. Подводя итоги, надо еще раз объявить о принятых решениях. Так ведущий будет уверен, что все присутствующие согласны с принятым решением и позже не смогут сказать, что они не знали, о чем шла речь:

«А сейчас я хочу подвести итоги. На повестке дня стоял вопрос о реорганизации существующего пространства офиса. Итак, мы решили: во-первых... Также мы решили, что...»

Метод 2. Фиксируйте задания и временные рамки. Это поможет проконтролировать, кто получил задания и каковы сроки его выполнения.

«Было решено, что Смирнов отвечает за организацию... до 30 мая и поддерживает связь с Ермаковой, которая отвечает за...»

Оформляйте протокол сразу после совещания, не откладывая

Метод 3. Подведение итогов - ключевой момент совещания. Результат может быть незначительным, а силы - потраченными зря, если в конце собрания не указать на принятые решения. Люди должны быть уверены, что все вопросы решены, у всех есть задания, следовательно, совещание прошло успешно.

Шаг 10. Протоколы

Нежелательно, чтобы протокол вел председатель собрания. Записи должен делать специально назначенный секретарь, чтобы у председателя была возможность контролировать обсуждение.

Человек, который ведет протокол, должен в ходе совещания делать следующее:

  • записывать важные мысли напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня; фиксировать принятое решение и лицо, ответственное за его выполнение;
  • помогать председателю вести собрание (особенно при проведении официальных встреч) согласно правилам;
  • иметь под рукой протокол и повестку дня предыдущего собрания, а также дубликаты этих документов для неинформированных участников;
  • контролировать время, предназначенное для обсуждения каждого вопроса. Это поможет не задерживаться на какой-либо одной теме.

Иногда во время проведения собрания приходится одновременно делать стенограмму и краткие записи.

Этап 3 Итоги и оценка проведения совещания

Шаг 1. Оформление итогового протокола

После совещания протокол необходимо оформить согласно правилам. Это лучше сделать сразу же после совещания, «по горячим следам». Откладывать на потом - плохое решение.

Прежде чем напечатать протокол, стоит убедиться, что его содержание соответствует реальному положению дел, так как неточности могут привести к недоразумениям.

Необходимо помнить, что протокол не конечный результат собрания, а руководство к дальнейшим действиям. Имея протокол, председатель собрания будет уверен, что все сотрудники в курсе обсуждавшихся на совещании вопросов и принятых решений.

Шаг 2. Выводы и предупреждение повторения ошибок при проведении следующих совещаний

Ведущий совещания должен проанализировать его ход, при наличии - рассмотреть ошибки и сделать выводы, чтобы они не повторялись в дальнейшем. Также надо обязательно проконтролировать выполнение принятых решений и при необходимости назначить дату следующего совещания.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль