Построение системы управления персоналом: создаем обособленное подразделение

3551
Построение системы управления персоналом в филиале, как правило, базируется на ключевых положениях кадровой политики в работе с филиалами, а также на действующих внутренних стандартах выполнения работ, утвержденных регламентах, принятом в организации порядке реализации тех или иных кадровых мероприятий, исходя из стратегии работы с персоналом. Такой подход существенно сокращает вре-меннь/е, материальные и трудовые затраты на организацию процесса. Аналогичная стратегия выбрана руководством ООО «Р-Э-С».

В настоящее время структура службы персонала Группы компаний «Росинжиниринг» представлена тремя департаментами: подбора персонала, кадрового администрирования, компенсаций и льгот. Весь комплекс работ в области управления персоналом каждой компании в составе группы входит в компетенцию руководителя отдела по работе с персоналом соответствующей компании или HR-бизнес-партнера, привлекающего для решенияузкоспециализированных задач специалистов соответствующих департаментов. Сотрудники службы персонала всех филиалов подчинены директору по персоналу группы компаний, в зону ответственности которого входит управление ситуацией во всех регионах присутствия, в частности разработка и утверждение единой методики формирования планов работ, формы контроля выполнения работ, системы отчетности.

Справка о компании

Общество с ограниченной ответственностью «Росинжиниринг-Энерго-Строй» - организация, зарегистрированная и имеющая головной офис в Санкт-Петербурге, входит в Группу компаний «Росинжиниринг». Основная сфера деятельности компании - проектирование и строительство объектов электро- и теплоэнергетики, в частности теплоэлектростанций и высоковольтных линий электропередач. Общество основано весной 2012 г. для реализации приоритетных задач бизнеса по строительству объектов в Краснодарском крае. В настоящее время численность персонала составляет более 120 штатных сотрудников, задействованных в Санкт-Петербурге и на объектах Краснодарского края.

В июле 2012 г. с целью обеспечения выполнения строительно-монтажных работ в Краснодарском крае руководство организации приняло решение об открытии обособленного подразделения ООО «Росинжиниринг-Энерго-Строй». В рамках данного проекта генеральный директор поставил перед сотрудниками отдела по работе с персоналом задачи по внедрению корпоративных стандартов системы управления персоналом и оперативному подбору квалифицированных работников в регионе.

Организация и курирование работы в Краснодарском крае находится в зоне ответственности руководителя отдела по работе с персоналом ООО «Р-Э-С». Весь объем работы сконцентрирован и реализуется специалистами отдела в удаленном режиме из Санкт-Петербурга. В Краснодарском крае в роли кураторов и ответственных за своевременную передачу в службу персонала основного подразделения необходимых документов, организацию встреч с руководителями подразделений и решение иных организационных вопросов выступают административные сотрудники -секретари и помощники руководителей.

Создание и развитие системы управления персоналом в филиалах и дочерних компаниях всегда представляет собой очень трудоемкий и затратный по времени процесс. В условиях ограниченности временных ресурсов HR-специалистам было важно определить приоритеты и сфокусироваться на ключевых вопросах управления персоналом в регионе:

  • создание организационно-функциональной структуры обособленного подразделения и прогнозирование числен-ности персонала на ближайший и длительный период;
  • организация системы взаимодействия с основным подразделением в Санкт-Петербурге;
  • закрепление за руководителем отдела по работе с персоналом основного подразделения ответственности за соблюдение единых корпоративных стандартов работы с персоналом;
  • внедрение единых корпоративных стандартов работы с филиалами в области подбора и отбора, обучения и развития персонала, контроля над осуществлением кадрового документооборота, подготовки и сопровождения менеджеров в вопросах управления персоналом;
  • формирование системы мотивации персонала;
  • поиск и подбор сотрудников на открытые вакансии.

Анализ ситуации в регионе открытия обособленного подразделения

С целью учета имеющихся особенностей региона при внедрении корпоративных стандартов сотрудники HR-службы провели мониторинг рынка труда и заработной платы Краснодарского края с использованием информации из открытых источников: СМИ, Интернета, сведений, поступающих от входящих в группу компаний, реализующих проекты в крае, и их партнеров.

В последние годы регион достаточно быстро развивается в экономическом плане, что, в свою очередь, отражается на занятости населения, снижении уровня безработицы. Так, существенно растет спрос на высококвалифицированных специалистов в области промышленности и строительства. В последние годы немаловажную роль играет предстоящая зимняя Олимпиада 2014 г., что наиболее актуально для сферы строительства.

На основании анализа рынка труда и заработной платы Краснодарского края HR-служба ООО «Р-Э-С» выявила ряд основных тенденций, характеризующих ситуацию к моменту открытия обособленного подразделения (II квартал 2012 г.):

  • миграция специалистов внутри региона. В Краснодарском крае наблюдается тенденция миграции специалистов в рамках региона в связи со строительством объектов для Олимпиады 2014 г.;
  • миграция специалистов из других регионов. Для Краснодарского края характерно привлечение сотрудников из других регионов России, в частности из Сибири, Дальнего Востока и Центрального федерального округа с компенсацией релокации в Краснодарский край. Такая потребность обусловлена дефицитом внутри региона специалистов, необходимых для выполнения работ по строительству объектов олимпийской инфраструктуры;
  • предложение компаниями-работодателями расширенного пакета компенсаций и льгот. Ситуация на рынке труда обусловливает предложение работодателями расширенного компенсационного пакета, включающего компенсацию перемещения к региону работы; оплату проживания, питания и мобильной связи; корпоративный транспорт к месту работы; иные бонусы и льготы, направленные на привлечение персонала.

По итогам анализа рынка труда были определены ключевые ориентиры в области подбора и мотивирования сотрудников ООО «Р-Э-С»:

  • привлечение квалифицированных специалистов из других регионов с компенсацией релокации и проживания в Краснодарском крае на период реализации проекта;
  • привлечение сотрудников из краевых центров с компенсацией проживания в непосредственной близости от района проведения строительно-монтажных работ;
  • предложение кандидатам привлекательного по сравнению с конкурентами компенсационного пакета при условии релокации.

Создание организационно-функциональной структуры обособленного подразделения

Организационно-функциональная структура ООО «Р-Э-С» проектировалась с учетом специфики предстоящих задач и видов работ в Краснодарском крае. Для сохранения централизованного контроля вспомогательные функции (финансы, бухгалтерия,юридический департамент, отдел по работе с персоналом) были сохранены за головным офисом в Санкт-Петербурге, ответственность за выполнение производственных задач (строительно-монтажное управление, отдел ПТО, снабжения) закреплена за обособленным подразделением. Варианты решения проблемных вопросов при создании организационно-функциональной структуры обособленного подразделения показаны в табл. 1.

Построение системы управления персоналом: создаем обособленное подразделение

На основе планируемой организационной структуры службой персонала были определены вакантные должностные позиции, подготовлен прогноз численности сотрудников организации на второе полугодие 2012 г. и на 2013 г. Форма планирования численности персонала приведена в приложении. Она может включать план как по организации в целом, так и в разрезе конкретных подразделений. В зависимости от этого план утверждается генеральным директором организации или руководителем конкретного подразделения.

Внедрение регламентации кадровых документов в обособленных подразделениях

Традиционно при создании обособленного подразделения каждая организация выбирает для себя либо сохранение централизованного кадрового документооборота, либо передачу всех функций в обособленное подразделение.

Для внедрения корпоративных стандартов и сохранения контроля над качеством работы в обособленном подразделении ООО «Росинжиниринг-Энерго-Строй» приняло решение о внедрении централизованного кадрового документооборота. Варианты решения проблемных вопросов при внедрении централизованного кадрового документооборота показаны в табл. 2.

Построение системы управления персоналом: создаем обособленное подразделение

При централизованном ведении кадрового делопроизводства все документы, которые предъявляют кандидаты при приеме на работу и работники в процессе трудовой деятельности, передаются и хранятся в головной организации. Здесь же создаются, обрабатываются и хранятся все документы по кадровым функциям, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации в целом, в том числе работников обособленных структурных подразделений.

Внедрение системы мотивации персонала при создании обособленного подразделения

Система мотивации сотрудников ООО «Р-Э-С» формируется на основе политики в области материальной и нематериальной мотивации ГК «Росинжиниринг» с учетом специфики региона. Так, во внимание принимаются: средние показатели рынка по заработной плате, традиционные выплаты и льготы в период второго квартала 2012 г. Утвержденная схема зарплаты варьируется от повременной для рабочих до окладно-премиальной для специалистов и руководителей отделов.

Компенсационный пакет для сотрудников подразделения, разработанный на основе мониторинга рынка труда региона специалистами HR-службы, включает компенсацию (полную или частичную) релокации в Краснодарский край, оплату проживания в непосредственной близости от места осуществления строительно-монтажных работ, мобильной связи и ГСМ, а также доставку сотрудников к месту работы. Вопрос о компенсации перемещения в Краснодарский край из другого региона решается в индивидуальном порядке.

В 2013 г. планируется введение компенсации питания сотрудников и заключение договоров добровольного медицинского страхования.

Подбор персонала в обособленное подразделение

Проект по подбору сотрудников в ООО «Р-Э-С» был ориентирован на закрытие вакансий разного уровня: руководителей высшего и среднего звена, инженерно-технических работников (руководителей проектов и отделов, начальников участков, главных механиков, главных энергетиков), квалифицированных специалистов вспомогательных подразделений (бухгалтеров, кладовщиков), рабочих (электромонтеров, плотников, бетонщиков). В период с июля по декабрь 2012 г. с использованием ресурсов отдела по работе с персоналом было закрыто около 50 вакансий. Основные проблемы, возникающие при подборе сотрудников в обособленное подразделение, и варианты их решения отражены в табл. 3. При подборе сотрудников в обособленное подразделение использованы профессиональные компетенции, разработанные для специалистов головного офиса. Например, профессиональные и корпоративные компетенции руководителя отдела снабжения приведены в табл. 4.

Построение системы управления персоналом: создаем обособленное подразделениеПостроение системы управления персоналом: создаем обособленное подразделение

Подбор специалистов в обособленном подразделении включает несколько основных этапов:

  • формирование требований к должности и заполнение заявки на подбор персонала;
  • размещение вакансий в региональных печатных изданиях и сайтах по поиску работы по всем регионам России, поиск по рекомендациям; отбор резюме, соответствующих формальным требованиям к должности;
  • первичное телефонное интервью сотрудников HR-службы с кандидатами;
  • организация собеседования с непосредственным руководителем и оценка кандидата или телефонное собеседование в ситуации, когда кандидат на вакантную должность проживает в другом регионе (если позиция высшего звена - кандидат обязательно вызывается на собеседование);
  • принятие решения о приеме на работу, согласование и утверждение компенсационного пакета, формирование предложения кандидату;
  • сопровождение кандидата при выходе на работу, формирование пакета документов для трудоустройства. В настоящее время более 50% работающих в организации руководителей высшего и среднего звена и квалифицированных специалистов привлечено из других регионов страны: Северо-Запада России, Урала, Дальнего Востока.

В ноябре 2012 г. руководство ООО «Р-Э-С» поставило сотрудникам HR-службы задачу по поиску и привлечению руководителя отдела снабжения. В зону его ответственности входят задачи по оперативной комплектации строительных объектов необходимыми для работы материалами, осуществление контроля над сбором и обработкой заявок, проведение мониторинга и отбора оптимальных поставщиков, договорная работа, контроль над поставкой товара. При подборе этого специалиста использовался метод интервью по компетенциям, в рамках которого оценивалось соответствие компетенций кандидата требованиям должности, разработанным для руководителя отдела снабжения подразделения в Санкт-Петербурге. Профессиональные и корпоративные компетенции руководителя отдела снабжения приведены в табл. 4.

Основные сложности при подборе были связаны, с одной стороны, с недостатком знаний у кандидатов из регионов России, с другой -с отсутствием необходимых квалификации и опыта работы на крупных объектах у местных претендентов. Таким образом, в процессе поиска было определено, что в основном будут привлекаться специалисты из крупных региональных центров с опытом работы не менее шести месяцев на строительстве крупных объектов в Краснодарском крае.

В настоящее время проект по выстраиванию системы управления персоналом в Краснодарском крае продолжает успешно реали-зовываться, штат обособленного подразделения составляет 80 сотрудников без учета специалистов, работающих по договорам гражданско-правового характера. Для реализации стратегических планов организации в 2013 г. прогнозируется увеличение численности персонала более чем на 100% по отношению к 2012 г.

В первом полугодии 2013 г. перед руководством организации и отделом по работе с персоналом стоят приоритетные задачи по совершенствованию системы управления обособленным подразделением, оптимизации системы мотивации персонала, разработке и внедрению системы оценки персонала, созданию кадрового резерва и внедрению автоматизированной системы управления персоналом.

В частности, в настоящее время реализуются следующие виды работ:

  • разрабатывается проект по корректировке организационной структуры и распределению функциональных обязанностей специалистов в связи с предстоящим началом работ на новом объекте;
  • в соответствии с занимаемыми сотрудниками должностями систематизируется размер компенсаций проживания и мобильной связи с учетом изменений стоимости аренды жилья и объема используемых сотрудниками услуг связи;
  • тестируется и выбирается максимально удобная для
  • реализации удаленной работы автоматизированная система управления персоналом на платформе SAP.

Во избежание типичных ошибок при выстраивании системы управления персоналом в территориально обособленном подразделении важно принимать во внимание несколько ключевых факторов:

  • наличие разработанной организационно-функциональной структуры для четкого распределения функциональных обязанностей сотрудников и организации оперативной работы и контроля ситуации;
  • прогноз численности сотрудников для оперативного поиска и привлечения таковых;
  • знание уровня зарплаты
  • и компенсаций, предлагаемых работодателями в регионе;
  • ключевые требования и критерии отбора;
  • присутствие в регионе HR-специалистов с необходимым уровнем квалификации и опытом выполнения аналогичных задач.

Приложение.

Форма для ежегодного прогноза численности сотрудников

Построение системы управления персоналом: создаем обособленное подразделение



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль