Предоставляем учебный отпуск

4796
Одна из гарантий работникам, совмещающим работу с успешным обучением в определенных образовательных учреждениях, - предоставление им отпусков с сохранением среднего заработка. «Учебный» отпуск в законе назван дополнительным отпуском, но имеет ряд особенностей в порядке его предоставления и оформления кадровых документов.

Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением, предусмотрены гл. 26 ТК РФ и Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" (далее - Закон об образовании). Учебные отпуска, предоставляемые работодателем, делятся на отпуска с сохранением среднего заработка и без сохранения заработной платы.

Учебный отпуск имеет ряд особенностей. Он носит целевой характер и предназначен для участия работника, совмещающего работу с учебой, в образовательном процессе. Его нельзя перенести, продлить, разделить, спланировать заранее, получить за него компенсацию, нельзя отозвать из такого отпуска, он не зависит от времени предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.

В соответствии со ст. 173 ТК РФ аботникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения и успешно осваивающим эти программы, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением "среднего заработка".

Можно выделить следующие условия предоставления учебного отпуска.

Условие 1. Образовательное учреждение, в котором обучается работник, имеет государственную аккредитацию (ч. 1 ст. 173 ТК РФ).

Условие 2. Работник получает образование соответствующего уровня впервые (ч. 1 ст. 177 ТК РФ).

Условие 3. Основанием для предоставления учебного отпуска может служить только справка-вызов.

Условие 4. При обучении в двух образовательных учреждениях одновременно работнику предоставляется учебный отпуск по справке-вызову лишь одного из них - по выбору работника (ч. 3 ст. 177 ТК РФ).

Условие 5. Учебный отпуск предоставляется только успешно обучающемуся работнику (ч. 1 ст. 173 ТК РФ).

Учебный отпуск предоставляется на основании специального документа - справки-вызова, дающей право на предоставление студенту по месту работы дополнительного отпуска и других гарантий. Форма справки-вызова утверждена приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368 "Об утверждении формы справки-вызова, дающей право на предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с получением образования".

Обратите внимание: справка-вызов состоит из двух частей: справки- вызова и справки-подтверждения. Первая часть справки-вызова предоставляется до отпуска - это основание для его предоставления, а справка- подтверждение выдается по окончании отпуска для подтверждения факта использования отпуска по назначению.

Далее рассмотрим пошаговую процедуру оформления учебного отпуска.

Этап 1 Получение заявления работника о предоставлении дополнительного учебного отпуска

Продолжительность и период предоставления учебного отпуска не зависит ни от стажа работы в организации, ни от пожеланий сторон трудового договора. Определение времени (периода) предоставления учебного отпуска относится исключительно к компетенции учебного заведения.

Для получения дополнительного учебного отпуска работник, как правило, пишет заявление, к которому прилагает справку-вызов из образовательного учреждения, содержащую конкретные даты предоставления отпуска.

Предоставляем учебный отпуск

Шаг 1 Получаем и регистрируем заявление работника

Заявление работника о предоставлении дополнительного учебного отпуска должно быть надлежащим образом зарегистрировано в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в Журнале регистрации заявлений работников.

Заявление регистрируется в день поступления. Присвоенный регистрационный номер проставляется на заявлении.

Предоставляем учебный отпуск

Шаг 2 Направляем заявление работника руководителю

Для принятия решения по существу заявленной просьбы заявление направляется руководителю организации или другому должностному лицу, имеющему право принимать решение о предоставлении работнику учебного отпуска.

Шаг 3  Получаем заявление работника с резолюцией руководителя

Принятое решение руководитель организации или иной уполномоченный представитель работодателя оформляет резолюцией на заявлении работника. Обратите внимание: если соблюдены все условия предоставления учебного отпуска, работодатель не может отказать работнику в его предоставлении.

В резолюции определяется сотрудник, которому поручается оформить проект приказа о предоставлении дополнительного учебного отпуска работнику.

Предоставляем учебный отпуск

Шаг 4 Направляем заявление работника в дело

После ознакомления сотрудника, ответственного за подготовку проекта приказа о предоставлении учебного отпуска, с заявлением работника и резолюцией работодателя на заявлении проставляется отметка о направлении его в дело. Отметка включает слова «В дело» и номер дела, где будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована работником, направляющим документ в дело.

О направлении документа в дело делается запись и в регистрационной форме.

Шаг 5 Переносим сведения в регистрационную форму

В регистрационную форму, например в Журнал регистрации заявлений работников, переносится содержание резолюции руководителя организации.

Предоставляем учебный отпуск

Этап 2 Издание приказа о предоставлении работнику учебного отпуска

Далее работодателю необходимо издать приказ, где будет зафиксирована продолжительность учебного отпуска, конкретные даты его предоставления, а сам приказ будет передан в бухгалтерию для оплаты.

Шаг 1 Составляем проект приказа

В заголовочной части приказа о предоставлении отпуска работнику указываются: наименование организации (полное и сокращенное, если имеется) и код по ОКПО.

Содержательная часть приказа содержит следующие сведения:

  • Фамилия, имя, отчество работника, табельный номер;
  • Наименование структурного подразделения и должность работника;
  • Продолжительность дополнительного отпуска в календарных днях;
  • Даты начала и окончания дополнительного отпуска.

При этом в форме приказа учтены следующие особенности.

Особенность 1. Поскольку в ТК РФ не используется такое понятие, как учебный отпуск, то и в соответствующей строке приказа следует указывать, что работнику предоставляется дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка.

Особенность 2. Так как учебный отпуск предоставляется работнику в учебном, а не в рабочем году, то привычной графы «Период работы» в приказе о предоставлении учебного отпуска нет.

Особенность 3. В унифицированной форме приказа о предоставлении отпуска не было строки «Основание». В переработанную форму эту строку необходимо добавить.

Предоставляем учебный отпуск

Шаг 2 Подписываем приказ

Приказ о предоставлении учебного отпуска работнику подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

Шаг 3 Регистрируем приказ

Приказ о предоставлении учебного отпуска работнику необходимо зарегистрировать в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в Журнале регистрации приказов о предоставлении отпусков.

Предоставляем учебный отпуск

Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

Шаг 4 Знакомим работника с приказом под роспись

С приказом работодателя о предоставлении учебного отпуска работник должен быть ознакомлен под роспись. Срок такого ознакомления законом не предусмотрен. Очевидно, что это необходимо сделать до даты начала отпуска.

Шаг 5 Знакомим заинтересованных работников с приказом под роспись

С приказом о предоставлении учебного отпуска работнику должны быть ознакомлены все заинтересованные должностные лица. Как правило, это руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник.

Шаг 6 Направляем приказ в дело

Приказ о предоставлении дополнительного учебного отпуска является приказом по личному составу, который хранится отдельно от приказов по основной деятельности. О направлении приказа о предоставлении дополнительного учебного отпуска в дело делается отметка в левом нижнем углу приказа.

Обратите внимание: срок хранения приказов о предоставлении учебного отпуска 5 лет. Такие приказы регистрируются отдельно от приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет.

Этап 3 Оформление записки-расчета о предоставлении работнику учебного отпуска

По общему правилу, предусмотренному ч. 9 ст. 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска, как правило, применяется записка-расчет. Лицевую сторону формы заполняет работник кадровой службы, а затем она передается в бухгалтерию.

Унифицированная форма № Т-60 записки-расчета в настоящее время обязательна для применения только организациями государственного сектора. Остальные работодатели вправе утвердить свои формы этого первичного учетного документа.

В нашем примере за основу берется переработанная унифицированная форма № Т-60.

Шаг 1 Заполняем лицевую сторону записки-расчета

В заголовочной части записки-расчета указываются наименование организации и код по ОКПО.

Содержательная часть записки-расчета содержит следующие сведения:

  • Фамилия, имя, отчество работника, табельный номер;
  • Наименование структурного подразделения и должность работника;
  • Продолжительность дополнительного отпуска в календарных днях;
  • Даты начала и окончания дополнительного отпуска.

Предоставляем учебный отпуск

Шаг 2 Подписываем записку-расчет

Лицевая сторона записки-расчета должна быть подписана работником кадровой службы.

Шаг 3 Передаем записку-расчет в бухгалтерию

Записка-расчет передается в бухгалтерию для расчета причитающихся работнику выплат. Работники бухгалтерии заполняют оборотную сторону записки-расчета и оформляют документ для хранения.

Этап 4 Оформление личной карточки работника

Сведения о предоставленном учебном отпуске вносятся в личную карточку работника.

В этом разделе содержатся следующие сведения:

  • Вид предоставленного работнику отпуска;
  • Продолжительность отпуска в календарных днях;
  • Даты начала и окончания отпуска;
  • Основание (приказ о предоставлении отпуска).

Так как учебный отпуск предоставляется не за рабочий год, соответствующие графы таблицы личной карточки работника не заполняются.

Предоставляем учебный отпуск

Этап 5 Ведение табеля учета рабочего времени

Учет отработанного (неотработанного) работником времени - обязанность работодателя, и период нахождения сотрудника в учебном отпуске не исключение. Нужно обязательно отмечать его в табеле учета рабочего времени.

В табеле учета рабочего времени, как правило, проставляется буквенный код условного обозначения «У» или цифровой «11» в течение всего периода дополнительного учебного отпуска, независимо от выходных дней, так как учебный отпуск предоставляется в календарных днях.

Предоставляем учебный отпуск

Не забудьте, что после учебного отпуска работник должен предоставить вам заполненную справку-подтверждение.

Предоставляем учебный отпуск



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль