Документирование в системе управления охраной труда

2588
Все мероприятия по охране труда направлены, как известно, на обеспечение сохранности жизни и здоровья работников. Для этих целей работодатель проводит аттестацию рабочих мест по условиям труда, организует обязательные медицинские осмотры, обеспечивает обучение и проверку соответствующих знаний работников. Но обеспечить соблюдение норм по охране труда недостаточно, необходимо еще и правильно оформить все документы. Здесь, как и в случае с совершением любых кадровых действий, работодателю желательно иметь письменное подтверждение того, что все мероприятия были организованы и проведены согласно требованиям закона. В случае проведения проверки соблюдения работодателем законодательства в области охраны труда инспекторы в первую очередь обратятся к созданным документам. А значит, настало время поговорить о том, какие же документы по охране труда должны быть в каждой организации.

Oрганизация документооборота в системе управления охраной труда основывается на принципах и правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по оптимальному пути с минимальными затратами времени и максимальной интенсивностью их использования. Создаваемый документ не должен приводить к увеличению напряженности труда при его разработке. Он должен быть четким, кратким, информационным и не содержать указаний на двусмысленные действия. Конечно же, такой документ обязан обладать юридической силой и иметь все необходимые реквизиты.

Подобные документы инспектируются во время плановых и внеплановых проверок, чтобы выяснить, насколько работодатель соблюдает и защищает трудовые права и свободы граждан, включая право на безопасные условия труда, выполняет требования трудового законодательства и иных нормативных правовых актов в сфере труда и его охраны.

Как можно оптимизировать движение документов по охране труда?

Оптимизация обращения документа осуществляется путем указания в документе распределения обязанностей и ответственности конкретных лиц; способов, сроков исполнения работ и использования документов. Любой системный документ обязан давать ответы на пять вопросов: «что?», «кто?», «зачем?», «когда?» и «как?» должен делать.

Ответ на вопрос «что?» содержит информацию, позволяющую идентифицировать документ. В документе должно быть определено, к каким системам и (или) лицам, видам деятельности он относится.

Ответом на вопрос «кто?» в документе необходимо определить обязанности всех лиц, которых он касается, распределить их полномочия и ответственность.

Ответ на вопрос «зачем?» отражает цель создания документа в соответствии с политикой организации.

Ответ на вопрос «когда?» предусматривает указание сроков исполнения, периодичности, последовательности действий и т. п.

Ответ на вопрос «как?» содержит основной раздел документа, выражающий исполнительную и результативную сущность действий, способы организации работ. Здесь содержатся материалы, информация и (или) ответы, предписания и указания на конкретные процедуры, правила, нормативы, критерии, результаты и оценки.

Форма и содержание большинства документов по охране труда должны соответствовать требованиям государственного нормирования. Поэтому важно иметь навыки оптимального управления документами по охране труда и не только знать, какие из них должны быть на предприятии, но и уметь четко и быстро провести анализ соответствия деятельности по охране труда законодательным требованиям, знать приемы повышения эффективности документа для увеличения безопасности работ.

Перечень документов, соответствующий обязанностям работодателя, установленным ст. 212 ТК РФ, приведен в таблице.

В соответствии с ГОСТ 12.0.230-2007 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Системы управления охраной труда. Общие требования», введенным в действие приказом Ростех- регулирования от 10.07.2007 № 169-ст с 1 июля 2007 г., работодатель должен поддерживать документацию по охране труда в актуальном состоянии. Для этого предпринимаются следующие меры.

1. Проверка документов на предмет их адекватности до их утверждения и выпуска.

2. Анализ, актуализация (при необходимости) и внесение изменений в документы.

3. Обеспечение идентификации изменений и статуса действующей в настоящий момент редакции документов.

4. Обеспечение того, чтобы соответствующие версии (редакции) применяемых документов находились в местах их использования.

5. Обеспечение сохранности документов в состоянии, позволяющем их прочитать и легко идентифицировать.

6. Обеспечение того, чтобы документы, определенные работодателем как необходимые для планирования и функционирования системы управления охраной труда, могли быть выявлены и использованы.

7. Предотвращение непреднамеренного использования устаревших (вышедших из употребления) документов.

Записи данных по охране труда должны устанавливаться и поддерживаться в рабочем состоянии в соответствии с потребностями организации. Они должны быть идентифицируемыми и отслеживаемыми, а срок их хранения должен быть точно определен. Работники должны иметь право доступа к записям данных, относящимся к их производственной среде и здоровью, с учетом требований конфиденциальности. Записи данных по охране труда могут включать:

  • данные, вытекающие из осуществления системы управления охраной труда;
  • данные о связанных с работой травмах, ухудшениях здоровья, болезнях и инцидентах;
  • данные, вытекающие из национальных законов или правил по охране труда;
  • данные воздействий вредных производственных факторов на работников и наблюдений за производственной средой и за состоянием здоровья работников;
  • результаты как деятельного, так и реагирующего мониторинга.

Вся документация в области управления охраной труда должна быть актуальной и поддерживаться в «рабочем» состоянии для достижения следующих целей.

Кстати сказать

ГОСТ 12.0.230-2007 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Системы управления охраной труда. Общие требования» идентичен документу Международной организации труда ILO-OSH 2001. Guidelines on occupational safety and health management systems (Руководство по системам управления охраной труда).

Требования к системам управления охраной труда разработаны Международной Организацией Труда (МОТ) в соответствии с общепризнанными международными принципами на основе широкомасштабного подхода, которые определены входящими в МОТ представителями трех сторон социально-трудовых отношений и других заинтересованных организаций. Этот трехсторонний подход предполагает силу, гибкость и надлежащую основу для развития стабильной культуры безопасности труда в организации. Добровольно принимаемые требования к системам управления охраной труда отражают ценности и средства МОТ, позволяющие обеспечивать безопасность и здоровье работников.

Практические рекомендации, содержащиеся в Стандарте, предназначены для использования всеми, на кого возложена ответственность за управление охраной труда. Они не являются обязательными и не направлены на замену национального законодательства.

На работодателя возлагается непосредственная ответственность и обязанность по обеспечению безопасных условий и охраны здоровья работников в организации. Применение системы управления охраной труда способствует выполнению этих обязанностей. Поэтому Стандарт является практическим инструментом содействия организациям и компетентным учреждениям в осуществлении непрерывного совершенствования деятельности по безопасности и гигиене труда. Цель Стандарта - содействие защите работников от влияния опасных и вредных производственных факторов, исключению несчастных случаев, в том числе со смертельным исходом, и профессиональных заболеваний на производстве.

На уровне организации Стандарт предназначен:

  • служить руководящими указаниями по объединению элементов системы управления охраной труда в организации в качестве составной части общей политики и системы управления;
  • способствовать активизации всех работников организации с целью применения современных принципов и методов управления охраной труда, направленных на непрерывное совершенствование деятельности по охране труда.

Цель 1. Получение, документирование и реагирование на внешние и внутренние сообщения, связанные с охраной труда.

Цель 2. Гарантированное обеспечение внутренней передачи и обмена информацией по охране труда между соответствующими уровнями и функциональными структурами организации.

Цель 3. Гарантированное обеспечение того, что запросы, идеи и предложения работников и их представителей, касающиеся охраны труда, были получены, рассмотрены и на них был бы дан ответ.

Носитель документа в области охраны труда может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим, компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом либо их комбинацией.

Необходимо помнить, что документирование не должно быть самоцелью. Рекомендуется составлять текст документов таким образом, чтобы сократить необходимость пересмотра разрабатываемого документа при пересмотре ссылочных документов. Устаревшие, ненадлежащие документы должны быть изъяты из обращения, чтобы не допустить их непреднамеренного использования.

Перечень видов деятельности и документов по охране труда



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль