Должностные инструкции: оформляем и утверждаем

17939
 Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
В прошлом номере «Справочника кадровика» мы обсудили «плюсы» и «минусы» наличия у работодателя должностных инструкций* Эта статья будет актуальна для тех, кто решил разработать и утвердить должностные инструкции в своей компании или проверить актуальность уже утвержденных, внести в них необходимые изменения или исправить допущенные ранее ошибки.

Порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не предусмотрен, и каждый работодатель самостоятельно решает, кто ее разрабатывает, как оформить этот документ, что в нем предусмотреть и как вносить изменения.

Так, работодатель может прописать порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций в Инструкции по кадровому делопроизводству или даже в отдельном локальном нормативном акте компании, например в Положении о должностных инструкциях.

Пример оформления положения о должностных инструкциях

Должностные инструкции: оформляем и утверждаем

Увеличить изображение

Кто в организации отвечает за разработку и составление должностных инструкций?

На практике составлением должностных инструкций занимается:

  • либо департамент управления персоналом при участи привлеченных специалистов специализированных кадровых или консалтинговых агентств (в больших компаниях);
  • либо отдел кадров с привлечением руководителей соответствующих структурных подразделений (в средних компаниях);
  • либо руководители структурных подразделений в отношении своих подчиненных (средние компании);
  • либо специалист по кадрам (в маленьких фирмах).

Иногда составлением должностных инструкций на все штатные должности занимаются кадровики. По нашему мнению, такой подход неверен в принципе, поскольку должностная инструкция разрабатывается в том числе и для того, чтобы распределить обязанности между сотрудниками в рамках конкретного структурного подразделения. И лучше всех справиться с такой задачей способен руководитель такого подразделения. В задачи кадровика может входить организация процесса составления должностных инструкции, сопровождение этапов подготовки проектов инструкции, оказание составителям помощи по оформлению инструкций, согласование подготовленных проектов с заинтересованными должностными лицами, оформление и передача окончательного варианта на утверждение руководителю.

ФОРМА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, должностная инструкция отнесена к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации (код 02), подклассу «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия» (код 52), ее регистрационный номер - 051, контрольное число в ОКУД - 9.

Форма должностной инструкции

Должностные инструкции: оформляем и утверждаем

Увеличить изображение

Унифицированная форма, в соответствии с которой разрабатывается должностная инструкция, нормативными актами не установлена. При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-б).

В зависимости от категории, уровня и правового статуса сотрудников компании должностные инструкции для них как локальные нормативные акты могут иметь различия в названии и структуре.

Например:
  • для всей компании и ее структурных подразделений разрабатываются положения, к которым прилагаются должностные инструкции руководителя компании, его заместителей и руководителей структурных подразделений;
  • для рядовых сотрудников и специалистов разрабатываются должностные инструкции;
  • для рабочих профессий - тарифно-квалификационные характеристики, так как наличие должностной инструкции в этом случае не предусмотрено (постановления Минтруда России от 16.07.2003 № 54, от 10.11.1992 № 31).

Как именно будет называться должностная инструкция, принципиального значения при этом не имеет. Такой вывод следует из письма Рос- труда от 24.11.2008 № 6234-T3. Между тем для работников, замещающих определенные должности, целесообразно составлять и утверждать «должностные инструкции», а для профессий рабочих следует использовать термины «рабочая инструкция», «производственная инструкция», «инструкция по профессии».

СОДЕРЖАНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Обязательных нормативных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Обычно должностная инструкция включает в себя следующие основные разделы.?

Раздел 1 «Общие положения».

Содержит официальное название должности согласно штатному расписанию, наименование структурного подразделения, к которому относится данная должность согласно организационной структуре компании, порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника, а также общую нормативно- правовую и методическую документацию, внутренние локальные нормативные акты компании и ее организационно-распорядительные документы (устав, приказы, распоряжения и др.), необходимые для профессиональной деятельности должностного лица.

Обратите внимание! С 1 сентября 2013 г. вступает в сипу Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»

Раздел 2 «Требования к квалификации, знаниям».

Предусматривает требования к уровню необходимой профессиональной подготовки (в частности, к образованию, квалификации) и к требуемому стажу работы. При подготовке данного раздела целесообразно учесть нормы Закона РФ от 10.07.1992 № 3266-1 «Об образовании». Этот раздел также включает основные требования в отношении специальных знаний, умений и навыков, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые специалист должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Например, согласно п. 4 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 1 января 2012 г. главный бухгалтер или иное должностное лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета в открытых акционерных обществах (кроме кредитных организаций), должны отвечать следующим требованиям:

  • иметь высшее профессиональное образование;
  • иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего профессионального образования по специальностям бухгалтерского учета и аудита - не менее пяти лет из последних семи календарных лет;
  • не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

Эти требования нужно предусмотреть в данном разделе должностной инструкции главного бухгалтера.

В этом же разделе указываются требования к специальным правам (например, допуск к государственной тайне и т. д.), которые необходимы для работы по должности и закреплены нормативными актами.

Какое значение имеет грамотное составление первых двух разделов должностной инструкции?

От правильного составления разделов 1 и 2 зависит, например, обоснование отказа при приеме на работу соискателя по причине его несоответствия требуемым деловым качествам, а также обоснование разных размеров должностных окладов для должностей с приблизительно одинаковым набором функций, но разным уровнем квалификации.?

Раздел 3 «Должностные обязанности».

Включает детализированный перечень должностных обязанностей работника, занимающего данную должность. Раздел описывает подробно конкретные виды работ, каждую операцию, из которых складывается выполнение трудовой функции, а также сроки их выполнения.

Разрабатываем должностные инструкции для сотрудников экономической службы и бухгалтерии. Достаточно ли указать в должностной инструкции специалиста по международной финансовой отчетности обязанность по составлению и сдаче отчетных документов? Какие операции и виды работ могут быть предусмотрены в должностной инструкции бухгалтера, занятого на участке НДС?

Полагаем, что при составлении должностной инструкции специалиста по МСФО недостаточно указать только тот факт, что он формирует международную финансовую отчетность. Здесь также нужно конкретизировать:

1) в каких стандартах составляется такая отчетность - МСФО, IFRS, US GAAP, UK GAAP и т. д.);

2) с использованием каких компьютерных систем учета формируется эта отчетность - SAP, 1C, Excel, Hyperion и т. д.

Кроме того, необходимо еще зафиксировать, что специалист по МСФО обязан участвовать в подготовке итогового годового комплекта финансовой отчетности компании и при необходимости - в формировании управленческих отчетов.

В должностной инструкции бухгалтера (участок НДС) могут быть предусмотрены:

  • работа в бухгалтерской программе;
  • проверка правильности начисления НДС;
  • контроль вычетов по НДС;
  • ведение раздельного учета НДС и проверка правильности распределения НДС по облагаемым и необлагаемым операциям;
  • ежедневное заполнение журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж;
  • составление счетов-фактур в течение пяти календарных дней со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) или со дня получения авансовых платежей в счет предстоящей отгрузки товаров (работ, услуг);
  • формирование показателей налоговой декларации по НДС в срок до 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
  • представление налоговой декларации по НДС на согласование и подписание главному бухгалтеру в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
  • представление в ИФНС налоговых деклараций по НДС в срок до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
  • ежеквартальная сверка расчетов по НДС с ИФНС;
  • подготовка ответов и подбор документов, запрашиваемых ИФНС в рамках камеральных и налоговых проверок;
  • анализ итоговой суммы НДС за налоговый период и сопоставление с утвержденным бюджетом доходов и расходов;
  • выборочная проверка реализации льготных товаров, облагаемых по ставке НДС 10 %.

При заполнении раздела 3 стоит воспользоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, а также Общероссийским классификатором занятий ОК 010-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 298 (см. письмо Роструда от 30.04.2008 № 1028-с).

Кстати сказать

Некоторые работодатели предусматривают в должностных инструкциях отдельный пункт, устанавливающий обязанность работника, занимающего данную должность (соискателя на должность), проходить тестирование на полиграфе (детекторе лжи).

Полиграф - техническое средство, предназначенное для гласной синхронной регистрации в процессе опроса человека параметров его физиологических процессов (в том числе дыхания, сердечно-сосудистой активности, изменения электрических свойств кожи, двигательной активности и других процессов) и позволяющее представить результаты регистрации в аналоговом и (или) цифровом виде. Законодательно возможность тестирования на полиграфе никак не урегулирована, и оно может проводиться только с согласия самого работника (соискателя на должность). Любое принуждение является нарушением конституционных прав человека.

Трудовой кодекс РФ также не содержит норм, разрешающих или запрещающих использовать такой аппарат при работе с кадрами. Поэтому если работодатель решит применять это дорогостоящее исследование, то порядок и условия применения полиграфа необходимо предусмотреть в локальном нормативном акте. В этот документ обязательно нужно включить следующие положения:

  • тестирование на полиграфе осуществляется регулярно для проверки текущей работы сотрудников (в процессе ежегодной аттестации и т. д.) с целью выявления недобросовестных работников, а также для более качественного отбора соискателей на соответствующую должность;
  • тестирование на полиграфе проводится исключительно на добровольной основе при наличии письменного согласия работника (соискателя на должность) в каждом конкретном случае;
  • отказ работника от тестирования на полиграфе не является основанием для применения к нему мер дисциплинарного воздействия (отказ соискателя от тестирования не может служить причиной отказа в заключении трудового договора);
  • тестирование на полиграфе должно проводиться с соблюдением прав и свобод человека и гражданина, установленных Конституцией РФ, в соответствии с принципами законности, гуманности, научности и конфиденциальности. При тестировании на полиграфе полиграфолог не вправе задавать вопросы, касающиеся военной, государственной, медицинской, коммерческой тайны, а также вопросы о расовых, религиозных, политических убеждениях и интимной жизни (ст. 19 Конституции РФ).

Разработанный проект Федерального закона № 478780-5 «О применении полиграфа» в настоящее время направлен на доработку в связи с необходимостью получить заключение Правительства РФ. В случае принятия этого закона работодатели получат больше прав в использовании полиграфа при работе с кадрами. Так, согласно ст. 12 законопроекта отказ от опроса с применением полиграфа лиц, подпадающих под действие ст. 9 законопроекта, является основанием для отказа в поступлении на работу (службу) или в допуске к исполнению ими трудовых (должностных) обязанностей, за исключением случаев, определенных статьей 7 законопроекта.

До внесения изменений в законодательство предусматривать в должностной инструкции работника его обязанность проходить тестирование на полиграфе недопустимо.

Иногда в дополнительный раздел должностной инструкции «Права и обязанности» включают следующие условия:

  • «в целях использования корпоративной электронной почты строго по назначению и пресечения личной переписки с корпоративного адреса, а также в целях получения срочной информации от контрагентов при отсутствии специалиста на рабочем месте руководитель специалиста вправе проверять корпоративную электронную почту специалиста с использованием переадресации»;
  • «в целях контроля качества обслуживания контрагентов, предотвращения фактов хищения имущества работодателя, предупреждения недобросовестности исполнения специалистом должностных обязанностей на его рабочем месте, в коридорах, помещениях для курения, помещениях для приема пищи, туалетах используются средства аудиовизуального контроля (камеры видеонаблюдения, прослушивание телефонов)».

Чтение электронной почты. Согласно абз. 6 ст. 209 ТК РФ рабочее место прямо или косвенно подконтрольно работодателю. Кроме того, ст. 23 Конституции РФ установлено, что каждый имеет право, в частности, на неприкосновенность частной жизни, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Однако чтение работодателем электронной почты специалиста нельзя квалифицировать, как нарушающее требования Конституции РФ, поскольку компьютер, на котором ведется переписка, - это имущество работодателя, и оно должно использоваться работником только для выполнения трудовых обязанностей. Следовательно, получение работодателем личной информации с рабочего компьютера специалиста не будет нарушением законодательства. Поэтому условие должностной инструкции о проверке руководителем специалиста его корпоративной электронной почты с использованием переадресации допустимо.

Аудиовизуальный контроль. Видеонаблюдение должно ограничиваться только рабочим местом (ст. 23 Конституции РФ, абз. 6 ст. 209 ТК РФ). Это можно предусмотреть в должностной инструкции. В других местах (коридоры, курительные комнаты и т. д.) видеонаблюдение допускается только в целях обеспечения безопасности своих работников (ст. 212 ТК РФ).

Необходимо также иметь в виду, что использования видеозаписей как доказательства опоздания или отсутствия на рабочем месте недостаточно, поскольку применить дисциплинарное взыскание только на основании записи с камер наблюдения нельзя. Статья 193 ТК РФ обязывает иметь документальную фиксацию дисциплинарных нарушений (акт об отсутствии на рабочем месте, докладная записка, письменное объяснение работника или акт об отказе от дачи объяснений).

Прослушивание телефонов запрещено, поскольку такие действия работодателя нарушают тайну телефонных переговоров (ст. 23 Конституции РФ). Исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях защиты здоровья, жизни и безопасности своих работников (ч. 3 ст. 55 Конституции РФ). Только так права работников не будут ущемлены.

В то же время компании, оказывающие различные услуги, вправе предусмотреть в локальном нормативном акте необходимость записи всех телефонных переговоров операторов с клиентами в целях улучшения качества обслуживания последних и нормального функционирования службы. Это законом не запрещено. В этом случае запись в должностной инструкции о прослушивании и записи всех разговоров клиентов с операторами правомерна. Кроме того, использование средств аудиовизуального контроля надо закрепить в локальном нормативном акте и ознакомить с ним работников под роспись.

Негласное установление аудиовидеосистем наблюдения может повлечь за собой привлечение работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Если же действия работодателя подпадают под признаки уголовного преступления, предусмотренного ст. 137 «Нарушение неприкосновенности частной жизни» УК РФ, инспектор ГИТ направит соответствующую информацию в правоохранительные органы.

Для чего необходимы сведения, указанные в разделе 3 должностной инструкции?

Обратите внимание! Обязанности в должностной инструкции для всех работников, занимающих одноименные должности, должны совпадать. Если это не так то должности лучше переименовать

Раздел 3 необходим:

  • для обоснования несоответствия должности вследствие недостаточной квалификации, выявленной по результатам аттестации, при переводе работника на другую работу, а также при увольнении работника, не выдержавшего испытание;
  • для передачи полномочий работника на период его отпуска, болезни, командировки лицу, временно его замещающему;
  • для обоснованного применения к работнику мер дисциплинарной ответственности;
  • для учета отдельных видов расходов (сотовая связь, расходы на проезд общественным транспортом, компенсация использования личного транспорта и т. д.) для целей налогообложения прибыли.

Раздел 4 «Права».

Включает перечень прав работника, занимающего данную должность, и порядок осуществления этих прав.

Например, право на использование ресурсов компании для исполнения трудовых обязанностей, доступ к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе; право визирования определенных видов документов; право контроля оформления определенных документов, работы подчиненных, соблюдения трудовой дисциплины и т. д.

Содержание этого раздела непосредственно зависит от должностных обязанностей работника. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставленные ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Раздел 5 «Ответственность».

Содержит описание зоны ответственности работника, занимающего данную должность, за результаты и последствия его трудовой деятельности, за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к обязанностям работника. В данный раздел можно перечислить группы возможных нарушений, характерных для данного вида деятельности и включить меры уголовной, административной, материальной и дисциплинарной ответственности согласно действующему законодательству.

Руководство торговой компании озабочено проблемой борьбы с откатами - суммами, негласно выплачиваемыми лицу, принимающему решение или влияющему на принятие решения в организации-покупателе о приобретении товаров и (или) услуг представителем компании-поставщика, предлагающим эти товары или услуги. Можно ли как-то повлиять на ситуацию, закрепив нормы об ответственности в должностных инструкциях «ключевых» сотрудников, например коммерческого директора?

Указанные действия должностных лиц подпадают под ст. 204 УК РФ и на юридическом языке называются «коммерческий подкуп».

В связи с этим в должностной инструкции, например коммерческого директора, необходимо предусмотреть риски таких злоупотреблений:?

  • обеспечение прозрачности ценообразования и заключаемых сделок в соответствии с Положением компании о порядке анализа договоров (контрактов);
  • недопустимость закупок товаров по завышенным ценам;
  • недопустимость закрытых договоренностей с закупщиками партнеров с целью выплаты неофициальных гонораров («откатов») и т. д. В случае выявления таких фактов работник привлекается к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Кроме основных, должностная инструкция может включать в себя и дополнительные разделы.

Раздел «Взаимоотношения. Связи по должности».

Описывает, с кем и как работник внутренне и внешне взаимодействует (внутренне - с руководством компании, с руководителем подразделения, с другими подразделениями; внешне - с поставщиками, покупателями, клиентами, отделениями ПФР, ФСС России, органами Росстата, ИФНС, ГИТ и т. д., а также контакты работника между сотрудниками одного и разных отделов).

В этом разделе целесообразно установить форму, сроки и периодичность представления и получения работником определенных документов, в том числе от контрагентов, и отчетов согласно графику документооборота компании. Этот раздел необходим для соблюдения работниками графика документооборота.

Раздел «Права и обязанности руководителя специалиста».

Разъясняет работнику, занимающему данную должность, обязанности и полномочия его непосредственного руководителя.

Раздел «Результаты».

Должен разъяснять работнику, для чего нужна данная должностная единица в компании, т. е. каких результатов должен достигать работник теми или иными действиями. Это лучше сделать, даже если результат работы работника невозможно выразить в числах, процентах. Результатом может быть, например, бесперебойная работа компьютерной сети, отсутствие конфликтов и жалоб со стороны клиентов и посетителей, отсутствие штрафов со стороны налоговых органов и внебюджетных фондов и т. п.

Раздел «Оценка эффективности работы (критерии оценки деятельности по должности)».

Дополняет раздел «Результаты» и устанавливает критерии оценки эффективности труда работника, успешности выполнения им трудовых обязанностей. Не в каждом случае такое описание возможно, но его наличие помогает в дальнейшем при материальном стимулировании работника. Наличие такого раздела может гарантировать работнику непредвзятое отношение к нему руководства и позволит сделать оценку его работы прозрачной и понятной.

В различных компаниях могут использоваться разные формулировки основных и дополнительных разделов должностной инструкции, но содержание этих разделов остается примерно одинаковым.

ОШИБКИ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

В должностные инструкции нельзя включать положения, противоречащие действующему трудовому законодательству. Рассмотрим самые распространенные ошибки.

Ошибка 1. В должностной инструкции работодатели указывают обязанность работника уволиться по определенным причинам, в том числе по собственному желанию.

Роструд в письме от 30.11.2009 № 3520-6-1 «О включении в должностную инструкцию положения об обязанности увольнения по определенным основаниям» разъяснил, что положение об обязанности увольнения по определенным основаниям (в том числе по собственному желанию) не является предметом должностной инструкции, поскольку не относится к трудовой функции работника.

Обратите внимание: если в должностной инструкции работника будет содержаться такое положение, то в случае оспаривания увольнения в суде ему будет легче доказать, что заявление по собственному желанию было подано под давлением работодателя. Помните, что суд при увольнении работника по собственному желанию руководствуется п. 22 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», согласно которому расторжение трудового договора по инициативе работника допустимо, только если подача заявления об увольнении была его добровольным волеизъявлением.

Ошибка 2. В должностных инструкциях предусмотрена система штрафных санкций, в частности:

  • за оставление рабочего места в течение рабочего времени суммарно более чем на 30 минут (за исключением времени обеда в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка компании);
  • за игру в рабочее время на рабочем месте в компьютерные игры;
  • за прием пищи, включая чипсы и конфеты, на рабочем месте;
  • за выход в Интернет в личных целях;
  • за пользование плеерами, иной звуковоспроизводящей аппаратурой и устройствами;
  • за чтение любой литературы, не имеющей отношения к должностным обязанностям;
  • за иные занятия (вязание, маникюр, рисование, просмотр фильмов на рабочем месте и т. д.), не имеющие прямого отношения к исполняемым обязанностям;
  • за опоздания на работу или несвоевременное появление на работе по окончании обеденного перерыва;
  • за курение непосредственно на рабочих местах или в неустановленных местах в неустановленное время;
  • за появление на работе без специальной или форменной одежды или за несоблюдение корпоративного дресс-кода и т. д.

За нарушения трудовой дисциплины работодатель вправе применять только дисциплинарные взыскания - замечание, выговор, увольнение работника по соответствующим основаниям (ст. 192 и 193 ТК РФ). Это исчерпывающий перечень дисциплинарных взысканий, и такого наказания, как штраф в их числе нет. Кроме того, ТК РФ запрещает вычеты из зарплаты (ст. 22 и 137 ТК РФ), за исключением некоторых вариантов бухгалтерских удержаний (исполнительные листы, неотработанный аванс, неотработанный отпуск, счетные ошибки и др.). Поэтому включать подобные условия в должностную инструкцию работника недопустимо. Если трудовая инспекция обнаружит, что работодатель штрафует работников, то компанию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (см. постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.07.2006, 28.07.2006 № 09АП-7824/2006 по делу № А40-25961/06-92-189).

Ошибка 3. В должностной инструкции предусмотрена обязанность работника быть на связи 24 часа в сутки.

Предположим, что это действительно необходимо работодателю в силу специфики его деятельности или из-за расположения филиалов (контрагентов) в разных частях России и мира с другими часовыми поясами. Но независимо от причин такой необходимости, работник не обязан отвечать на звонки круглосуточно.

Устанавливая обязанность в виде круглосуточной связи с работником в должностной инструкции, работодатель нарушает право работника на отдых (абз. 5 ст. 2, абз. 6 ч. 1 ст. 21 ТК РФ). Поэтому наличие такой обязанности в должностной инструкции незаконно. Соответственно, если работник не ответит на звонок в нерабочее время, это не может послужить основанием для его увольнения или иного дисциплинарного взыскания (ст. 192 ТК РФ).

Исключением может быть только ситуация установления круглосуточной связи с работником, выполняющим функции консультанта с гибким графиком работы, но при условии установления в трудовом договоре продолжительности рабочего времени, не превышающей 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Но и в этом случае риски трудового спора нельзя исключить полностью, поскольку слишком частные звонки работнику в течение суток могут быть квалифицированы инспектором ГИТ как нарушение права работника на отдых.

Ошибка 4. Установление в должностных инструкциях заведомо завышенных, «запредельных» норм выработки, необходимых для оценки трудовой деятельности.

В должностной инструкции оператора на телефоне в разделе «Критерии оценки деятельности» в качестве одного из таких критериев предусмотрено «достижение целевого показателя 180 исходящих звонков в день по «горячей» базе клиентов и 20 исходящих звонков в день по картотеке «заснувших» клиентов» с соответствующей одновременной регистрацией в компьютерной программе всех сделанных исходящих звонков и оперативной передачей (в течение рабочего дня) полученной информации менеджерам соответствующих отделов». Подобные критерии применяются в call-центрах головного офиса и филиалах (операторских центрах, центрах обработки вызовов, контакт-центрах, центрах интегрированного обслуживания абонентов) в целях установления зависимости размера оплаты труда оператора на телефоне от установленного общего количества звонков, а также от количества результативных звонков. Не нарушают ли такие положения должностной инструкции действующее законодательство?

Установление запредельного количества телефонных звонков в день, их компьютерная обработка и последующая маршрутизация менеджерам означает, во-первых, что операторы на телефоне вынуждены регулярно перерабатывать, но и это не единственное нарушение.

Работа оператора на телефоне, непосредственно связанная с активным речевым взаимодействием, требует постоянного слухового контроля и дополнительно к этому - еще обработки поступившей информации на компьютере. Запредельное количество звонков, которое выдерживает оператор, приводит к превышению уровня звукового давления на рабочем месте против установленных предельно допустимых норм, что является нарушением ст. 11, п. 2 ст. 25, п. 2 ст. 27 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения», п. 3 Таблицы 2 «Предельно допустимые уровни звукового давления, уровни звука и эквивалентные уровни звука для основных наиболее типичных видов трудовой деятельности и рабочих мест» и п. 5.3.1 «СН 2.2.4/2.1.8.562-96. 2.2.4. Физические факторы производственной среды. 2.1.8. Физические факторы окружающей природной среды. Шум на рабочих местах, в помещениях жилых, общественных зданий и на территории жилой застройки. Санитарные нормы», утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 31.10.1996 № 36.

Поэтому мы рекомендуем работодателю при определении критериев оценки деятельности в должностной инструкции оператора на телефоне устанавливать разумное количество звонков в день (например, до 100 звонков), не нарушающее требование санитарных правил и норм.

Ошибка 5. В случае обучения работника за счет средств работодателя (речь идет о дорогостоящем обучении по программам МВА, получение международной квалификации IAB или DipIFR, англоязычной международной квалификации АССА или СРА и т. д.) работодатели нередко включают в должностную инструкцию:

  • либо безусловную обязанность работника полностью отработать срок, установленный трудовым договором или соглашением об обучении, в случае оплаты обучения работодателем;
  • либо положение о том, что досрочное увольнение работника (независимо от оснований и причин увольнения) в случае оплаты обучения работодателем запрещено.

Предусматривать подобные условия ни в должностных инструкциях работников, ни в трудовых договорах или соглашениях об обучении нельзя, поскольку принудительная отработка после обучения оговоренного срока не предусмотрена законом. Работодатель имеет право только взыскать плату за обучение (см. определения Московского областного суда от 01.06.2010 по делу № 33-10642, Московского городского суда от 26.09.2011 по делу № 33-30833).

Часть 4 ст. 57 ТК РФ предусматривает возможность включения в трудовой договор с работником дополнительного условия об обязанности отработать после обучения не менее определенного срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя. При этом согласно ст. 249 ТК РФ, если работник, обучение которого оплатил работодатель, увольняется до окончания оговоренного срока без уважительных причин, он обязан возместить работодателю соответствующие затраты. Эта сумма рассчитывается пропорционально фактически не отработанному по окончании обучения времени, если иное не установлено трудовым договором или соглашением об обучении. При этом ст. 249 ТК РФ позволяет закрепить и иные правила возмещения расходов на обучение в трудовом договоре или соглашении об обучении. Именно такой подход, обеспечивающий баланс прав и интересов сторон (повышение профессионального уровня работника и компенсация работодателю понесенных им затрат на обучение работника), подтвержден и в Определении КС РФ от 15.07.2010 № 1005-О-О.

Ошибка 6. Должностные и рабочие инструкции отдельных категорий работников составляются без учета монотонности нагрузок и содержат количественные показатели, превышающие допустимые нормы, установленные санитарными правилами и нормами (см. Таблицу 4 «Показатели допустимой трудовой нагрузки», п. 11 «Монотонность нагрузок» «СанПиН 2.2.0.555-96. 2.2. Гигиена труда. Гигиенические требования к условиям труда женщин. Санитарные правила и нормы», утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 28.10.1996 № 32, п. 4 «Монотонность нагрузок» разд. 5.10, Таблицу 18 Руководства Р 2.2.2006-05 «Руководство по гигиенической оценке факторов рабочей среды и трудового процесса. Критерии и классификация условий труда», утв. Роспотребнадзором 29.07.2005, п. 7.4.10 Санитарных правил по гигиене труда для обувных предприятий, утв. Главным государственным санитарным врачом СССР 27.06.1989 № 5047-89, п. 6.10 Санитарных правил для швейного производства, утв. Главным государственным санитарным врачом СССР 21.06.1990 № 5182-90).

Хотим включить в инструкцию флориста следующие требования:

в раздел «Требования к работнику»: «отсутствие медицинских противопоказаний для опорно-двигательного аппарата, ограничивающих движения рук; отсутствие аллергических реакций на химические вещества, пыльцу растений, сухоцветы»; в раздел «Должностные обязанности» в числе прочих обязанностей: «в предпраздничные дни прием поставок, распаковка товара, обработка свежесрезанных цветов (косая подрезка, отсекание нижних отростков, удаление листьев с нижней части, надрезы и т. д.) в количестве не менее 3000 штук ежедневно и помещение их в холодильные камеры».

Обязанности ряда специалистов (работники конвейеров, флористы при приемке, распаковке товара и выставлении его в холодильник и др.) связаны с осуществлением монотонной работы, требующей от человека длительного выполнения однообразных элементарных действий. За монотонность работы (в зависимости от длительности выполнения операции и числа элементов в операции) предусмотрено время на отдых (см. разд. 2.4 Межотраслевых методических рекомендаций «Определение нормативов времени на отдых и личные надобности», утв. Госкомтрудом СССР, действующих в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ)). Повторяющиеся однообразные нагрузки могут привести к физическому повреждению суставов и сухожилий.

Выполнить указанные в ситуации количественные показатели как с точки зрения напряженности трудового процесса, так и с точки зрения риска получения профессионального заболевания, может разве что робот. При составлении должностных инструкций специалистов, выполняющих монотонную работу, необходимо учитывать длительность выполнения операций, а также число элементов в операции согласно действующим санитарным нормам и на основе этого устанавливать разумные количественные показатели для трудовой нагрузки на работника, не причиняющие вреда его здоровью.

Кроме того, если говорить о флористах, то на практике флористы крупных салонов и цветочных магазинов обрабатывают срезанные цветы прямо в холодильных камерах, что также не соответствует допустимым параметрам микроклимата на рабочих местах.

ОЗНАКОМЛЕНИЕ РАБОТНИКА С ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ

Работник должен быть под роспись ознакомлен со «своей» должностной инструкцией. Для оформления виз ознакомления можно использовать специальные листы ознакомления, приложенные к инструкции. Поскольку каждый работник организации непосредственно отвечает за невыполнение требований должностной инструкции, необходимо после ознакомления работника с инструкцией передать ему заверенную копию этого документа.

Форма листа ознакомления работников с должностными инструкциями

Должностные инструкции: оформляем и утверждаем

Увеличить изображение

РЕГИСТРАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

Законодательство не обязывает работодателя регистрировать должностные инструкции. Мы же рекомендуем регистрировать утвержденные должностные инструкции в специальном Журнале регистрации должностных инструкций и изменений к ним, форму которого работодатель разрабатывает самостоятельно. Это облегчит поиск таких документов, а также защитит в случае возникновения налоговых или индивидуальных (коллективных) трудовых споров с конфликтными работниками.

Форма журнала регистрации должностных инструкций и изменений к ним

Должностные инструкции: оформляем и утверждаем

Увеличить изображение

Согласно ст. 77 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, типовые положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц необходимо хранить постоянно (по месту разработки и/или утверждения) и три года после замены новыми (в прочих организациях). В свою очередь, индивидуальные должностные инструкции работников должны храниться 75 лет.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль