Оптимизация HR-затрат: секрет интегрированных решений

2072
Расходы, связанные с персоналом, зачастую достигают 60% и более от общей суммы расходов компании. Это весомый аргумент для совершенствования модели управления персоналом, в том числе с точки зрения автоматизации HR-процессов.

Главной целью любой организации (коммерческой или бюджетной), независимо от направления ее деятельности, является достижение запланированных результатов. Улучшение работы кадрового департамента одинаково важно для любой организации и всегда подразумевает:

  • сокращение расходов как составную часть повышения эффективности организации, особенно в переходный период, когда она переживает реструктуризацию, перепрофилирование и пр.;
  • адаптацию сотрудников к изменяющимся условиям - сокращение времени на приспособление к новой ситуации, когда гибкость и проактив-ность кадровой службы становятся все более важны;
  • информированность сотрудников - своевременный авторизованный доступ к актуальной, достоверной, полной, непротиворечивой информации, реально воздействующей на принятие оптимальных решений;
  • возможность поддержать работу организации в любой момент времени, обеспечив необходимым персоналом, а также соблюдением всех законодательных требований и процедур.

Достижению целей, поставленных кадровому департаменту, чаще всего мешают запутанные бизнес-процессы и избыточный документооборот, неоправданно длительные сроки принятия решений; неочищенная, неструктурированная информация о персонале; высокая стоимость кадровых процедур (например, подбора, обучения), а также необходимость поддерживать дорогостоящую интеграцию разрозненных систем.

Противостоять этим сложностям и успешно преодолевать их поможет переход на информационные технологии учета и управления персоналом. Компьютерные технологии в кадровом учете поддерживают базовые функции: подбор и наем персонала, его перемещение и увольнение, учет рабочего времени, расчет зарплаты. Кадровый менеджмент в его расширенном толковании также может в большей степени опираться на информационные технологии, если речь идет об обучении и развитии сотрудников, планировании их карьерного роста, мотивации и т. д.

Автоматизация кадровых процессов позволяет строго контролировать расходы, получать болееточнуюинформацию, лучше удовлетворять запросы на кадровые услуги. Интегрированные кадровые программы поддерживают учет персонала в соответствии с локальным законодательством, с учетом требований конкретной организации и текущего момента. Они значительно более результативны, чем набор разрозненных программ с разными источниками информации, различными справочниками и необходимостью интеграции всех этих разномастных систем.

Единая система управления персоналом позволяет организации автоматизировать все функции кадрового менеджмента. Возможность получать своевременно полную, достоверную информацию о персонале из единого источника в единых параметрах значительно сокращает количество ошибок, повторной работы, способствует лучшему использованию ресурсов организации. Заполнение форм вручную полностью заменяется работой в единой системе. Устраняется необходимость ручного переноса и копирования информации, полученной из различных источников, значительно снижается процент ошибок в данных.

Возможности аналитического решения

Вся полнота накопленной в транзакционной системе информации может быть использована в аналитическом решении.

Аналитика позволяет более эффективно управлять организацией благодаря следующим возможностям.

Предоставление информации о составе персонала и затратах на него по всем подразделениям организации, осуществление более строгого контроля затрат. Руководители узнают, как поддерживать численность сотрудников на минимально необходимом уровне без ущерба для общей производительности. Они видят, например, соотношение расходов по оплате сверхурочных и найму дополнительных сотрудников. Кроме того, руководители могут оценить, насколько имеющийся персонал готов к решению глобальных и текущих задач. Аналитика покажет сводную информацию, например, об имеющихся ресурсах для выполнения проекта, а затем позволит «провалиться в детали», чтобы подробно понять, где взять недостающий персонал, как удержать ключевых сотрудников, как подготовить резерв.

Возможности настроить информационное решение таким образом, чтобы оно отправляло уведомление (например, о превышении допустимого бюджета) для немедленного принятия мер на электронную почту пользователя, его телефон или другое устройство.

Предоставление информации в терминах и категориях, привычных для людей бизнеса, а не только для сотрудников информационного отдела.

Понимание того, как воздействует, например, текучесть персонала на эффективность работы отдельных подразделений и на уровень расходов компании.

К числу основных целей работы HR-службы относится выбор лучшего решения по обеспечению требуемыми ресурсами. Для этого проводят соответствующий подбор персонала, планирование и реализацию его обучения и развития, формирование мотиваци-онных схем. На пути каждого из этих процессов могут встречаться сложности. Часто процедура подбора отнимает много времени, например, из-за необоснованно большого количества согласований, что приводит к потере хороших кандидатов. Обучение сотрудников становится слишком затратным из-за использования старых схем планирования, не приносит ожидаемых результатов ввиду нерационального расходования средств. Аналитика позволит помимо совокупной картины увидеть детали проблемы, погрузиться в суть каждого процесса, с тем чтобы принимаемое решение учитывало все аспекты:

  • планирование и оптимизация персонала.Информация в системе позволяет получить сводную картину о численности персонала, трендах текучести, планируемом увольнении, например в связи с выходом на пенсию. Это позволит вовремя усилить кадровый резерв. В системе представлена вся информация о расходах по персоналу, тенденциях компенсационных схем;
  • подбор персонала. Рекру-теры в системе могут увидеть сводную картину подбора персонала с учетом целей организации, в разрезе по должностям, подразделениям, периодам, регионам, имеют полный перечень источников кандидатов с выявлением лучших и худших, скорость заполнения вакансий, эффективность работы каждого из сотрудников по найму, могут сравнить кандидата с уже работающим на аналогичной позиции специалистом;
  • обучение и развитие. На базе целей организации достигается видение полной картины соответствия сотрудников, выявление ключевых и планирование их дальнейшего развития, проводится оценка наиболее и наименее востребованных курсов обучения, ресурсов, выявляются факторы, способствующие формированию ключевого специалиста;
  • оплата. Авторизованный пользователь получает сводную картину всех видов компенсаций сотрудников по любым срезам - подразделениям, должностям, группамсотрудников и прочим, имеет возможность при помощи настроенных путей навигации видеть связь оплаты и результатов работы, оплаты и увольнений, оплаты и найма новых сотрудников, а также предсказать результаты изменения оплаты на названные процессы и сравнить показатели компании с ситуацией на рынке для выбора оптимального решения и внесения новых показателей в бюджет;
  • учет законодательных требований. Ведется учет требований подбора с внесением необходимых изменений, учет требований техники безопасности, соответствия закону № 152-ФЗ и прочим требованиям, осуществляется настройка соответствующих уведомлений. Имея детальную информацию о лучших сотрудниках, их потенциале, возможностях обучения, учитывая цели организации как в период выхода из кризиса, так и на перспективу, можно принимать действительно обоснованные решения по наилучшему использованию знаний и навыков работников.

Получение информации - принятие решения

Многие организации пользуются исключительно финансовыми показателями для оценки эффективности деятельности. Однако при этом видна лишь одна сторона медали. Полученные из информационной системы сведения (например, о нехватке определенных компетенций)позволят своевременно обучить сотрудников или привлечь новых специалистов.

Пример

Установленная в компании Oracle система «Аналитика в управлении персоналом» позволяет интегрировать данные из информационных систем управления персоналом, финансового информационного блока и других систем в организации, включая решения внешних поставщиков, и на базе обобщенной информации оценивать, как различные факторы влияют на персонал и всю организацию в целом. Последовательность действий в аналитике и встроенная поддержка принятия решений являются основой системы, используемой в Oracle, и участвуют в создании пользовательского интерфейса.

От информации к действию

Если задача кадрового департамента заключается в обеспечении требуемого кадрового ресурса для достижения определенной бизнес-цели, то для ее решения пользователь может сначала получить сводную информацию о наличии ресурса, а затем перейти к деталям, хранящимся в транз-акционной системе. В процессе решения этой задачи пользователь может получить ответы на вопросы относительно текучести персонала, его состава на настоящий момент. Процесс начинается с постановки задачи / видения проблемы. Затем по ходу процесса пользователь может «провалиться в детали», например, узнавая причины увольнения сотрудников, вызывающих численное сокращение доступного ресурса (рисунок).

Оптимизация HR-затрат: секрет интегрированных решений

На своей информационной панели пользователь сразу замечает выделенные зеленым цветом показатели текучести, превысившие допустимые пределы (для каждой организации такие пределы настраиваются по-своему). Поняв из приведенной таблицы, что увольняются, в основном, по собственному желанию, пользователь имеет возможность углубиться в детали и подробно рассмотреть причины увольнения, а после этого, не тратя лишнего времени на изучение всех групп уволившихся, сосредоточиться на изучении той категории, которая особенно ценна организации (например, на ключевых сотрудниках). Получив результаты аналитики, о том, что большой процент ценных сотрудников уволился в связи с достижением пенсионного возраста, пользователь может позаботиться о принятии мер для смягчения ситуации.

ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ

В компании Oracle установлена система «Управление персоналом», которая поддерживает все стандартные действия кадровой службы: подбор сотрудников, их наем, перемещение, увольнение. В системе настраивается информация об оргструктуре и штатном расписании, должностях и профессиях, с учетом всей хронологии, а также с возможностью моделирования различных версий организации и исполь-

Все кадровые процедуры полностью отражаются в системе: создание профилей профессий и должностей при формировании структуры организации как основы для подбора персонала, определения соответствия; подбор и наем сотрудников с одновременным занесением персональной информации и формированием соответствующих документов, учет затрат и выявление лучших путей подбора;

их перемещения с полной хронологией, включая сведения о подразделениях, должностях, разрядах, тарифах, грейдах; увольнение сотрудников, хранение всей истории в системе, основа анализа причин.

В системе реализованы все функции учета рабочего времени и расчета зарплаты. Кроме того, она позволяет реально управлять использованием трудовых ресурсов при помо талантами, которая включает такие функции, как определение соответствия занимаемой должности, формирование кадрового резерва, планирование карьерного роста, комплексное планирование и реализация в разных формах (включая дистанционную) обучения и развития сотрудников, проведение различных видов оценки и аттестации персонала с учетом целей компании, с возможностью совместить ников, мотивация работников, привязка достигнутых результатов к оплате их труда и продвижению, выявление их предпочтений и т. д.

Система позволяет осуществлять строгий контроль расходов по кадровым процедурам, выявлять наиболее затратные процессы; внесение обновлений информации. Преобладающая часть перечисленных процессов реализована в системе трудника с использованием новейших технологий кадрового менеджмента. Своевременное обновление интегрированной информации позволяет каждому авторизованному пользователю в любой момент времени получить из единого источника данных полное представление о подготовленности всех сотрудников и организации в целом к решению текущих и перспективных задач.

Зачастую сложившиеся бизнес-обстоятельства требуют немедленной реакции участника процесса. При знакомстве с картиной увольнений за прошедший период система может подтянуть поле, в котором представлен перечень сотрудников, которые могут вскоре подать заявление по собственному желанию, так как у сотрудников, отлично прошедших аттестацию, система зафиксировала отсутствие повышения по службе и в части окладов. Руководитель отдела, из которого могут вскоре уволиться сотрудники, получив соответствующее уведомление, может вовремя исправить ситуацию. Логика представления дополнительной информации базируется на лучших примерах использования аналитики (то есть система подсказывает пользователю, что в подобных ситуациях аналитики обычно используют такие-то разделы дополнительной информации).

Наличие актуальной совокупной и хорошо представленной информации позволяет департаменту персонала и всем пользователям системы принимать наиболее обоснованные и эффективные решения.

Применение информационных технологий может значительно улучшить деятельность организаций. Обоснованно доказать это можно, рассмотрев результаты деятельности ряда организаций, использующих такие технологии. Исследование CedarCrestone HR-Systems Survey, насчитывающее уже более 12 лет, описывает примеры использования кадровых технологий, включая информационные решения и достигнутые в организациях результаты.

Как отмечается в исследовании Сedar, практика показывает, что организации, работающие на информационных системах, обогнали «бессистемные» организации примерно на 35% по росту объемов продаж в расчете на одного сотрудника.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль